プロジェクト管理とは？目的や手法・効果的に行うポイントも紹介

プロジェクト管理とは目標を達成するために計画を立案し、その実行過程を管理するプロセスです。正しく実践すれば、成果の最大化につながる可能性があります。

しかし、「効率的な管理方法がわからない」「そもそもプロジェクト管理の目的が明確になっていない」といった悩みを抱えている方も少なくありません。

本記事では、プロジェクト管理とは何か、具体的な手法や効果的な進め方まで、初心者にもわかりやすく解説します。メリットやツール、成功のポイントまで、プロジェクト管理の基礎知識を網羅しました。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、目標達成のために、計画、実行、監視、完了までの一連を体系的に管理するプロセスです。プロジェクトは、明確な開始と終了があり、特定の成果物を生み出すためにリソースを効率的に活用する必要があります。

従来、プロジェクト管理はアナログな方法で管理され、体系的な手法は確立されていませんでした。しかし、近年はPMBOK（Project Management Body Of Knowledge：ピンボック）と呼ばれるプロジェクトを管理する手法が確立し、プロジェクトマネジメントに役立てられています。

プロジェクト管理を行うと、品質管理やコスト管理が行いやすくなります。ただし、プロジェクト管理を行う際は、リアルタイムで情報共有できる環境が必須です。

プロジェクト管理の主な項目

プロジェクト管理を成功させるには、様々な項目を管理する必要があります。下表に、プロジェクト管理において特に重要な項目をまとめました。

項目	詳細
スコープ管理	・プロジェクトの目標、タスク、成果物を明確化し、実行可能な計画を策定する ・プロジェクトにおいて「何を、どこまでやるか」といった範囲を定め、達成するために管理する ・タスク漏れを防ぎ、プロジェクトメンバーが同じ目標に向かって取り組めるようにする
スケジュール管理	・プロジェクトの進捗状況を把握し、計画通りに進めるために重要な項目 ・プロジェクトの納期を設定し、進捗状況を監視する ・計画通りに進むように、必要な時間と人的リソースを管理する
コスト管理	・プロジェクトの予算を設定し、予算内でプロジェクトを完了するための計画を策定する ・人件費や材料費など、プロジェクトにかかる費用を適切に管理し、利益を出すことが重要
リスク管理	・プロジェクトの進行中に発生する可能性のあるリスクを特定し、適切に対処するための計画を策定する ・スケジュール、予算、品質などの指標を維持し、影響を最小限に抑えてプロジェクトを成功に導く
品質管理	・プロジェクトの成果物が品質基準を満たしているかを確認する ・要件を満たすために必要な手段を実施し、製品やサービスが要件を満たしているかを監視し、必要に応じて改善策を講じる

上記の項目をバランス良く管理すると、プロジェクトを成功に導けます。そのため、プロジェクトの規模や内容に応じて、管理する項目を調整しましょう。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は単にスケジュールや予算を守るだけでなく、プロジェクトを成功に導くために実施されます。プロジェクト管理を行う目的は、主に以下の通りです。

これらの目的の達成により、プロジェクトは成功へと導かれ、組織全体の成長にも貢献します。

目的	詳細
目標達成	プロジェクトを成功させるために、計画通りに業務やリソースを管理し、最終的な目標を達成します。
問題管理	プロジェクトの目標を期限内に達成できるよう、発生する様々な問題を管理します。
期限厳守と品質維持	組織がプロジェクトを期限内に完了させ、品質要件を満たせるよう支援します。
効率的な管理	目標達成のためにプロジェクト全体を効率的に管理します。
ステークホルダーとの連携強化	プロジェクトに関わるすべてのステークホルダーとのコミュニケーションを密にし、期待値を調整して共通認識を醸成し、プロジェクトの成功に貢献します。
組織学習の促進	プロジェクトの経験を組織内で共有して、ベストプラクティスを確立し、組織全体のプロジェクト管理能力を向上させます。

プロジェクト管理を適切に行うと、計画の遅延や予算超過、品質低下といったリスクを回避し、最終的な成果を最大化させられます。

プロジェクト管理の主な手法

プロジェクト管理を成功させるには、適切な手法の選択と適用が重要です。

本章では、代表的なプロジェクト管理手法を特徴、メリット・デメリット、具体的な活用例と合わせて5つ紹介します。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトのスケジュールを視覚化する手法です。タスクの開始日、終了日、期間、担当者などを横棒グラフで表示し、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくします。

ガントチャートにおける、プロジェクトをタスクに分割する発想は、後に解説するWBSの基礎にもなっています。

ガントチャートの概要	詳細
目的	スケジュール管理、進捗状況の可視化
メリット	プロジェクト全体のスケジュールを把握しやすい、タスクの遅延を早期に発見しやすい
注意点	タスク間の依存関係が複雑になると、その表現が困難になることがある
活用例	Webサイト制作、イベント企画、ソフトウェア開発

ガントチャートとは？使用方法や作成手順、WBSとの違いも解説

WBS（Work Breakdown Structure）

WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトをより小さな管理しやすいタスクに分解する手法です。プロジェクトの目標を達成するために必要な作業を階層構造で表現してタスクの洗い出し、漏れを防いで責任範囲を明確にします。

WBSの概要	詳細
目的	タスクの洗い出し、責任範囲の明確化
メリット	タスクの洗い出し漏れを防げる、プロジェクト全体の作業範囲を明確化できる
注意点	タスクの分解に時間を要する場合がある、プロジェクト途中での変更に弱い
活用例	新製品開発、システム構築、組織改革

https://lychee-redmine.jp/blogs/project/tips-wbs-system-development/

アジャイル

アジャイルは、変化に柔軟に対応できる開発手法です。計画、設計、実装、テストといった開発工程を短い期間（イテレーション）で繰り返し、顧客からのフィードバックを反映しながら、段階的に開発を進めます。

現在、もっとも普及したアジャイル開発の管理手法は、1986年に日本の経営学者である竹内弘高氏と野中郁次郎氏が発表したスクラムです。

アジャイルの概要	詳細
目的	変化への対応、顧客満足度の向上
メリット	顧客の要望に柔軟に対応できる、手戻りを減らせる
注意点	スケジュールのコントロールが難しく、方向性がブレやすい
活用例	システム開発全般（ソフトウェア開発、Webアプリケーション開発、スマートフォンアプリ開発）

ウォーターフォール

ウォーターフォールは、計画、設計、実装、テスト、リリースといった開発工程を順番に進める手法です。各工程の成果物を明確にし、前の工程が完了してから次の工程に進むため、進捗管理がしやすい点に特徴があります。

ウォーターフォールの概要	詳細
目的	計画的な開発、進捗管理の容易化
メリット	進捗管理がしやすい、大規模プロジェクトに適している
注意点	変更に弱い、手戻りが発生しやすい
活用例	大規模システム開発、建築プロジェクト、プラント建設

【初心者でも分かる】ウォーターフォールモデルとは？その内容とコツを紹介

EVM（Earned Value Management）

EVM（Earned Value Management）は、プロジェクトの進捗状況を定量的に評価する手法です。計画値、実績値、達成価値と呼ばれる3つの指標を用いて、コストとスケジュールのパフォーマンスを分析し、プロジェクトの遅延や予算超過を早期に発見します。

EVMの概要	詳細
目的	進捗状況の定量的な評価、コストとスケジュールの管理
メリット	プロジェクトの状況を客観的に把握できる、早期に問題を発見できる
注意点	導入に手間がかかる、専門知識が必要
活用例	大規模プロジェクト、公共事業、研究開発

プロジェクト管理を行うメリット

プロジェクト管理を適切に行うと、様々なメリットが得られます。本章では、代表的な4つのメリットについて解説します。

スケジュールの可視化

プロジェクト管理を行うと、プロジェクト全体のスケジュールを可視化できます。タスクの開始日、終了日、担当者、依存関係などを明確にすれば、進捗状況を把握しやすくなり、業務効率化のほか、遅延や問題の早期発見につながります。

リソースの最適活用

プロジェクト管理では、人員、予算、設備などのリソースを計画的に配分し、有効活用します。各タスクに必要なリソースを明確にし、重複や不足がないように調整すると、無駄を省き、効率的なプロジェクト遂行が可能です。

リスクの早期発見が可能

プロジェクト管理を行うと、リスクの早期発見が可能です。プロジェクトには、様々なリスクがつきものです。そのため、プロジェクト管理では、事前にリスクを洗い出して発生確率や影響度を評価し、対応策を準備します。

結果として、リスクが顕在化した場合でも、迅速かつ適切に対応し、プロジェクトへの影響を最小限に抑えられます。

チーム間の情報共有を行いやすい

プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールを活用すると、チームメンバー間の情報共有を円滑に行えます。進捗状況、課題、決定事項などを共有すると、認識のずれを防ぎ、チーム全体の連携強化が可能です。

プロジェクト管理のメリットを最大化し、効率と成果を向上させるには、コミュニケーション促進が重要です。

プロジェクト管理の具体的なステップ

プロジェクト管理を成功させるには、計画的にステップを踏んで進める必要があります。本章では、プロジェクト管理の具体的なステップを4段階に分けて解説します。

1.プロジェクトの目的・ゴールの明確化

プロジェクトを開始する上でもっとも重要なステップが、プロジェクトの目的・ゴールの明確化です。目的・ゴールが曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、メンバー間で認識のずれが生じ、最終的に期待した成果を得られない可能性があります。

具体的には、以下の点を明確にしましょう。

• プロジェクトの目的：何のために本件プロジェクトを行うのか
• プロジェクトのゴール：プロジェクトの成功とはどのような状態か
• 具体的な成果物：プロジェクトを通して何を作り出すのか
• KPI（重要業績評価指標）：プロジェクトの進捗や達成度を測るための指標

上記の要素を明確にすると、プロジェクトの方向性が定まり、メンバー全員が同じ目標に向かって進めます。

2.タスクの抽出

プロジェクトの目的・ゴールが明確になったら、次にゴールを達成するために必要なタスクを洗い出します。タスクとは、プロジェクトを構成する個々の作業です。

タスクを抽出する際には、以下の点に注意しましょう。

• タスクの網羅性：必要なタスクを漏れなく洗い出す
• タスクの具体性：各タスクの内容を具体的に記述する
• タスクの分割：大きなタスクは、より小さなタスクに分割する

タスクを細分化すると、各タスクの担当者やスケジュールをより明確にできます。また、タスク管理を徹底すれば、プロジェクトの遅延を防ぎ、スムーズな進行が可能です。

3.プロジェクトの実行・進捗管理

タスクの抽出が完了したら、プロジェクトの実行段階に移行しましょう。各タスクの担当者は、スケジュールに沿って作業を進めます。

このときプロジェクトマネージャーは全体の進捗状況を把握し、遅延や問題が発生した場合は迅速に対応する必要があります。進捗管理を行う際は、以下のツールを活用すると便利です。

• ガントチャート：タスクのスケジュールや進捗状況を視覚的に表示する
• プロジェクト管理ツール：タスクの管理、コミュニケーション、ファイル共有などを一元的に行う

また、定期的に進捗会議を開催し、メンバー間の情報共有を密に行うことも大切です。

4.ふりかえり

プロジェクトが完了したら、ふりかえりを行いましょう。ふりかえりでは、プロジェクトのプロセスや結果をふりかえり、良かった点や改善点を洗い出します。

ふりかえりを行うと、今後のプロジェクトに活かせる教訓を得られます。ふりかえりの際には、主に以下の点について議論しましょう。

• プロジェクトの目的・ゴールは達成できたか
• スケジュール通りにプロジェクトは進んだか
• チームの連携はうまくいっていたか
• 今回のプロジェクトで得られた教訓は何か

ふりかえりの結果は文書化して共有し、組織全体の知識として蓄積させます。以降は過去のプロジェクトのふりかえりを参考に、より良いプロジェクト運営を目指しましょう。

プロジェクト管理に役立つツール

プロジェクト管理を成功させるには、適切なツールの活用が不可欠です。本章では、プロジェクトの規模やチームの特性に合わせて選択できる、代表的なプロジェクト管理ツールを紹介します。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、ガントチャートや工数管理など、豊富な機能を揃えたプロジェクト管理ツールです。カスタマイズ性に富んでおり、小規模から大規模なチームまで幅広い組織に効果的です。

セキュリティ面でも、情報セキュリティ・マネジメントシステム ISO27001 認証を取得していて、安心して利用できます。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもなく、リスクなく始められるので、ぜひお試しください。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは豊富な導入実績を誇り、多くのユーザーに人気のプロジェクト管理ツールです。タスク管理機能をはじめ基本的な管理機能のほか、課題管理・バグ管理など豊富な機能が用意されています。

多機能なだけでなく、使いやすさにも重点を置いて設計されています。そのため、ツール利用に不安のある方でも安心して使用が可能です。

さらに、社外メンバーとの共同作業にも対応しており、プロジェクトごとにアクセス権を柔軟に設定できる点も大きな強みです。また、Backlogはユーザー数に依存しない料金体系が特徴であり、大規模なプロジェクトで多くの人が関わる場合も追加コストが発生せずに利用できます。

Jira

引用：Jira

Jiraは、アトラシアン社が提供する強力なプロジェクト管理ツールで、特にソフトウェア開発プロジェクトに向いています。プロジェクト管理画面では、発案から本稼働まで、すべてのツールで進捗を可視化できることが特徴です。

AgileやScrum、Kanbanなどのアジャイル開発手法をサポートする機能として、課題トラッキング・スプリント計画・リリース管理などが備わっています。Jiraは拡張性が高く、多くのプラグインや統合が可能です。

Asana

引用：Asana

Asanaは世界中で利用されているプロジェクト管理ツールであり、タスクや進行状況を効率的に管理できる多彩な機能を搭載しています。

ガントチャート、カレンダー、カンバンビューなど複数の形式で進捗を追跡でき、メンバー間の情報共有もスムーズに行える点が強みです。また、タスクごとにコメントを残せるコミュニケーション機能が搭載されており、質問や情報の追加もツール内で完結できます。

さらに、SlackやGoogleカレンダーをはじめとする約200種類以上の外部ツールと連携でき、既存の業務フローに自然に組み込めます。

Microsoft Excel

引用：Microsoft Excel

身近なビジネスツールといえばMicrosoft Excelです。

表計算ソフトでありながら、レイアウトを自由に組めます。また、多くのユーザーが操作経験を持っているため、操作教育が不要な点も強みです。

すでにMicrosoft Excelを導入している企業がほとんどであり、新たにコストがかからない点も魅力です。使い方によってはMicrosoft Excelも立派にタスク管理ツールの役割を担えます。

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プロジェクト管理を効果的に行うポイント

プロジェクト管理を成功させるには、いくつかのポイントを意識して取り組みましょう。以下で紹介するポイントを実践すれば、プロジェクトの成功率を高め、目標達成に近づけられます。

進捗管理を徹底する

プロジェクト管理を成功させるには、プロジェクトの進捗状況を常に把握し、計画とのずれがないかを確認しましょう。

進捗管理を徹底すると、問題の早期発見につながり、迅速な対応が可能です。問題発生時には速やかに原因を特定し、関係者と協力して解決策を講じられます。

進捗管理は、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを確認し、必要に応じて修正を行うプロセスです。進捗管理がしっかりしていないと、予定が大幅にずれ、予算オーバーや品質の低下を招くリスクもあります。

そのため、計画からの逸脱を最小限に抑えるには、定期的な進捗レビューを実施し、必要に応じて計画を柔軟に調整しましょう。

リスクマネジメントを行う

リスクマネジメントは、プロジェクト管理において不可欠な要素です。リスクへの備えはプロジェクトの安定性を高め、予期せぬ事態が発生した場合でも、迅速かつ適切に対応できる体制を整える上で重要です。

リスクを特定する方法として、プロジェクトチーム全員で行うブレインストーミングが挙げられます。各メンバーが過去の経験や専門知識を共有すれば、潜在的なリスクを網羅的に洗い出せるはずです。

その次に、リスクの影響度と発生確率を評価し、優先順位を付けましょう。結果的に、どのようなリスクにもっとも注意を払うべきかが明確化します。

リスク対応計画を策定し、各リスクに対して具体的な対策を準備しておけば、リスク発生時の混乱を最小限に抑えられます。

チーム内コミュニケーションを強化する

プロジェクトを成功させるには、チーム内の円滑なコミュニケーションも不可欠です。情報共有を密に行い、メンバー間の連携を強化すると、問題解決や意思決定の迅速化につながります。

定期的なミーティングや進捗報告会などを通じて、チーム全体の意識統一を図り、協力体制を強化するのが重要です。

また、コミュニケーションツール（チャット、ビデオ会議など）を効果的に活用し、迅速かつ円滑な情報共有を図りましょう。チームメンバーが気軽に意見やアイデアを共有できるような雰囲気づくりも重要です。

特にリモートチームや大規模なプロジェクトでは、上記のツールを活用すると、コミュニケーションが円滑になり、ミスや遅延を防げます。

プロジェクト管理ツールを活用する

プロジェクト管理ツールは、スケジュール管理、タスク管理、コミュニケーションなど、プロジェクト管理に必要な機能を一元的に提供します。ツールを効果的に活用すると、プロジェクトの効率化や可視化が実現し、成功に導けます。

適切なツールの選択および、チーム全体で使いこなすためのトレーニング実施が、ツール導入の効果を最大限に引き出す鍵です。

プロジェクト管理を効率化するには専用ツールを導入しよう

プロジェクト管理は、目標達成のために計画、実行、監視、コントロールを行う一連のプロセスです。スケジュールの可視化、リソースの最適活用、リスクの早期発見、チーム間の情報共有促進など、多くのメリットをもたらします。

プロジェクト管理を成功させるには、目的とゴールの明確化、タスクの抽出、実行と進捗管理、ふりかえりといったステップを確実に実行しましょう。

また、ガントチャート、WBS、アジャイル、ウォーターフォール、EVMといった手法をプロジェクトの特性に合わせて適切に選択する必要があります。

プロジェクト管理をより効率的に行うには、Lychee Redmineをはじめとする専用ツールの導入が不可欠です。専用ツールは、進捗管理、リスクマネジメント、チーム内コミュニケーションを強化し、プロジェクトを成功に導く上で強力にサポートしてくれます。

プロジェクト管理の知識を深めて、適切なツールを活用し、プロジェクトを成功へと導きましょう。