スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介

「プロジェクトがスケジュール通りに進まず、遅れてしまいがち」
「タスク管理をしても、手間が増えるだけで効果が感じられない」

こうした悩みをお持ちではないでしょうか。

タスクの正しい手順を知れば、スケジュール通りにプロジェクトを進めるための大きな助けとなります。

本記事では、タスク管理のやり方や気をつけるべき点をお伝えし、スケジュール管理に役立つおすすめのツールも紹介します。

スケジュール通りにプロジェクトを進めるための参考にしてください。

スケジュールの厳守にはタスク管理が必要な3つの理由

仕事をスケジュール通り進めたければ、タスク管理をする必要があります。

「タスク管理なんて面倒なだけだ」「むしろ余計な手間が増えるのでは」と思われるかもしれません。

しかし実際は、正しくタスク管理をすることで、仕事の手間を減らして短時間で終えることが可能です。

その理由を3つ紹介します。

①全体スケジュールはタスクの集合体

そもそもタスクとは、プロジェクトを遂行するための具体的な作業のことです。

メンバー全員が自分のタスクを確実に完了させればプロジェクトは成功しますし、逆に完了できないタスクがあれば、いつまでもプロジェクトを終えられません。

プロジェクト全体の進捗は、個々のタスクをスケジュール通りにこなせるかにかかっています。

②タスクを明確にしないと誤解が生まれやすい

タスク管理には、タスクの内容を明確にすることも含まれます。

「誰が」「何を」「いつまでに」やるのか、事前にはっきり決めておかないと、作業に抜け漏れが生じてしまいます。

「自分がやるべきことだと思わなかった」「今月中に終えればいいのだと思っていた」など、誤解も生まれやすいです。

すると後になってから、抜け漏れのカバーのために余計な手間と時間がかかってしまいます。

少しの手間をかけて最初にタスクを明確にしておけば、カバーのための手間がかからなくなるので、全体として大きな効果があるのです。

③ひとつのタスクの遅れが全体に影響する

タスクはバラバラに存在するように見えても、すべてつながっています。

ある人のタスクが終わるまでは、別の人のタスクが始められない場合も多いです。

他のタスクの終了待ちが連鎖すると、たったひとつのタスクの遅れが、スケジュール全体の大幅な遅れにつながりかねません。

スケジュールを守るためには、タスクの遅れにすぐに気付いて、適切に対処する必要があります。

誰でも簡単にできる3ステップのタスク管理法

効果的にタスク管理をするためには、正しいやり方で進める必要があります。

そこで3ステップでできるタスク管理法を紹介。

誰でも簡単にできるので、ぜひ実践して、効果を実感してください。

ステップ①作業を細分化する

やるべきことを明確にするためには、作業を細かく分割することが大切です。

タスクが大き過ぎると、作業内容があいまいなままになったり、必要な時間が予測できなかったりする問題があるからです。

例えば、「最終報告書を作成する」という作業は、大き過ぎる場合があります。

・章立てを決める
・データをまとめてグラフを作る
・上司のチェックを受ける　など

作業を細分化しましょう。
細分化すれば必要な時間が見積もれて、実行可能なスケジュールが立てられるようになります。

ステップ②優先順位を付ける

やるべきタスクがそろったら、どの順番に取り掛かるか、優先順位を決めます。
タスクがたくさんあっても、すべてを同時には進められず、ひとつずつ片付けていくしかないからです。

優先順位を決める際には、タスクの「緊急性」と「重要度」を考えましょう。

すぐに完了させるべき「緊急性」の高いタスクから順番に片付けていくのが基本ですが、ときには「重要度」の低いタスクはあえてやらないという決断も必要です。

例えば、「会議に出席する」というタスクは後回しにできないため緊急性は高いですが、重要度が低いのであれば、欠席して他のタスクを進めた方が良いかもしれません。

ステップ③タスクを実行する

優先順位通りにタスクを実行していきます。

タスク管理を上達するためには、タスクをスケジュール通りに進められているかどうか、毎週末など決まったタイミングでチェックすると良いです。

「見込みより時間がかかった」「重要でないタスクばかりを増やしすぎた」など、タスクを実行することで得た気づきを生かして、作業の細分化や優先順位付けの精度を高めていきましょう。

スケジュール管理で失敗しないために必要な3つのポイント

しっかり予定を立ててタスクを進めても、スケジュールが遅れてしまうことがあります。

そこで、スケジュール管理で失敗しないためのポイントを3つ紹介します。

①タスク以外にかかる時間をスケジュールに組み込んでおく

タスクを進める以外にも、色々なことに時間は取られるものです。

例えば移動時間や休憩時間など、作業できない時間もあらかじめスケジュールに組み込んでおきましょう。

無茶なスケジュールを立てて失敗することを少なくできます。

②予備の時間を確保しておく

どれだけ完璧なタスク管理をしていても、予定外の事態は必ず起こるものです。

別の仕事を急に頼まれたり、機材が故障したり、悪天候で電車の運行が止まったりすることも。
そうした事態に備えて、あらかじめ予備の時間を確保しておきましょう。

予定通りに進まなくても「予備の時間でカバーできる」と考えることで、冷静さを保てる効果もあります。

③スケジュールとタスクをメンバーで共有する

スケジュールとタスクは、プロジェクトのメンバーで共有して、進捗の遅れに他のメンバーがすぐに気付けるようにしておきましょう。

一人のタスクの遅れが全体の遅れにつながるのですから、予定通りに進んでいないタスクがあれば、他のメンバーでカバーする必要があります。

スムーズにスケジュールとタスクを共有するには、メンバーが使用するタスク管理ツールを統一することが有効です。

詳細は、下記の記事のでも紹介していますのでご参考ください。
>>なぜ複数のプロジェクト管理が失敗するのか？ コツとツールを紹介！

記事の内容から、複数プロジェクトを管理するコツをご紹介します。

①タスクを洗い出して整理する

まずは各プロジェクトのタスクを洗い出して、整理しましょう。
タスクは互いに関係しあっているので、親子関係やプロセスを整理して分かりやすくしておくことが大切。

さらに、進行が滞ることで他のタスクにも影響が大きい重要なタスクもピックアップしておくと良いでしょう。

②プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する

プロジェクトの進捗率や進む速度への影響を大きいタスクを優先して終わらせるようにしましょう。

たとえば、納期が迫っている緊急度の高いタスクや、完了させることでプロジェクト全体の終了までの期間を短縮できるようなタスクは、優先して進めると良いでしょう。

プロジェクト全体が終了するまでの期間に影響のあるタスク同士をつないだラインを、クリティカルパスと言います。

クリティカルパスといった管理手法をうまく使い、優先すべきタスクがすぐに分かる状態にすることをおすすめします。

③納期や進捗を可視化する

マネージャーだけでなくプロジェクトに関わるメンバー全員が、納期や進捗を簡単に確認できるように可視化しておくことも重要。

たとえば、ガントチャートを使ってプロジェクトチーム全体で納期や進捗を可視化すると、不備や修正点がある場合にチーム内で声掛けができます。

結果的に、納期をうっかり忘れるのを防いだり、トラブルを事前に防止できたりが可能です。
さらにプロジェクトの節目であるマイルストーンを設定して、定期的にミーティングを開催するのもおすすめ。

プロジェクト上の不備やミスに事前に気づけるでしょう。

④コミュニケーションを密にしてトラブルを回避する

プロジェクト内のコミュニケーションを密にして、トラブルを回避するのも大切です。

プロジェクトにおけるコミュニケーションは、報告や連絡、相談といった「報連相」が基本。

マネージャーがメンバーに報連相をすることを徹底させることも重要ですが、チーム内で報連相をしやすい雰囲気を作ることも大切です。

ミーティング以外でも、報連相でコミュニケーションをとれるプロジェクトチームを目指しましょう。

タスク管理ツールを選ぶ3つのポイント

タスクを管理するためのツールはたくさんありますが、中には機能が十分でなかったり、使いにくかったりするものもあります。

そこで、ツールを選ぶうえでチェックするべきポイントを３つ紹介します。

①「カンバン」の機能がある

「カンバン」は、タスクを視覚的に見やすく管理する機能のこと。

タスクの数や、「未着手」「作業中」といった個々のタスクの状況を、ひと目で確認できるのが特長です。

自分以外のメンバーのタスクの状況は把握しにくいものですが、「カンバン」を使えば、他人のタスクでも大まかな状況を把握できます。

②「ガントチャート」が使える

「ガントチャート」は、スケジュール管理には必須の機能です。

タスクの進行状況をカレンダー上に「バー」として示すので、いつまでに何をやるべきなのか、プロジェクトの全体像をつかむために使えます。

予定より遅れているタスクにすぐに気づいて、その遅れの程度や影響の大きさを判断できるのも特長です。

③直感的に操作できて手間がかからない

タスク管理ツールを導入したせいで作業の効率が落ちてしまっては、意味がありません。

ツールの使い方を覚えたりを調べたりするために手間がかかる事態は、避ける必要があります。

タスク管理ツールは、使い方を教わらなくても、直感的に操作できることが大切です。

スケジュールを厳守するためのタスク管理ツール3選

上記の３つのポイントを踏まえて、おすすめのタスク管理ツールを、３つ厳選して紹介します。

いずれのツールも無料で利用を開始できるので、試しに使ってみると良いでしょう。

①Lychee Redmine

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）には、タスク管理に豊富な機能がそろっています。
人数無制限で無料で使えるフリープランも用意されているのでまずは使い勝手をお試ししてみてはいかがでしょうか。

カスタマイズも可能なので、あらゆるプロジェクトに最適な形で使用が可能なほか、サポートも充実しており、ツールの機能や使いやすさにこだわりたい場合におすすめです。

プラン	月額料金	ユーザー数	チケット数	機能
フリー	0円	無制限	5,000件	タスク管理 カンバン ファイル共有
スタンダード	800円	無制限	無制限	タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有
プレミアム	1,200円	無制限	無制限	スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM

 

②Trello

引用：Trello

Trello（トレロ）は、チームのタスク管理に特化したツールです。

扱うタスクと機能がすべて1カ所にまとめられているため、画面を切り替える必要がなく、素早く操作できます。

チーム内の連携をスムーズにしたい場合に使用してみましょう。

プラン	料金(月額)	ボード数	機能	容量
フリー	0	10	自動コマンドの実行 50 回/月 無制限のアクティビティ ログ 担当者と期限 iOS および Android モバイル アプリ 2 要素認証	10MB/1ファイル
ビジネスクラス	$12.50	無制限	フリー+ 高度なカスタマイズ機能	250MB/1ファイル
エンタープライズ	要問合せ	無制限	全ての機能	250MB/1ファイル

 

③Jooto

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、直感的に使えるレイアウトとシンプルなデザインが特長的。

ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作でタスク管理ができるので、初めてタスク管理ツールを使う人に向いています。

シンプルな使いやすいさを重視したい場合におすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	機能	容量
無料	0	4	基本機能+ データエクスポート過去30日 行動履歴過去30日	10MB
スタンダード	417/1ライセンス(年払い) 500/1ライセンス(月払い)	1～	基本機能+ データエクスポート過去1年 行動履歴過去1年	5GB/1ライセンス
エンタープライズ	980/1ライセンス(年払い) 1,300/1ライセンス(月払い)	1～	基本機能+ データエクスポート無制限 行動履歴無制限	10GB/1ライセンス

タスク管理をしてスケジュール通りに進めよう

プロジェクトをスケジュール通りに進めるためには、タスク管理が必要です。

タスクをツールを用いてきちんと管理し、個々のタスクを着実に進めると同時に、タスクの進捗に遅れが生じた場合は、すぐに気付いてプロジェクト全体の遅れにつながらないように対処しましょう。

本記事では、タスク管理におすすめのツールも紹介しました。

タスク管理ツールを活用して、スケジュールを厳守するための体制を万全にしてください。