スケジュールを厳守しよう！タスク管理のポイントとツールを紹介

「プロジェクトがスケジュール通りに進まず、遅れてしまいがち」「タスク管理をしても、手間が増えるだけで効果が感じられない」

このような課題を感じてはいないでしょうか。タスクをこなす正しい手順を理解すれば、スケジュール通りにプロジェクトを進めるための大きな助けとなります。

本記事では、タスク管理の方法や注意すべき点をお伝えし、スケジュール管理に役立つおすすめのツールも紹介します。スケジュール通りにプロジェクトを進めるための参考にしてください。

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スケジュールの厳守にはタスク管理が必要な3つの理由

仕事をスケジュール通りに進めたければ、タスク管理をする必要があります。

「タスク管理なんて面倒なだけだ」「むしろ余計な手間が増えるのでは」と思われるかもしれません。しかし実際は、正しくタスク管理をすることで、仕事の手間を減らして短時間で終えることが可能です。

その理由を3つ紹介します。

1. 全体スケジュールはタスクの集合体

そもそもタスクとは、プロジェクトを遂行するための具体的な作業のことです。

メンバー全員が自分のタスクを確実に完了させればプロジェクトは成功し、逆に完了できないタスクがあれば、いつまでもプロジェクトを終えられません。

プロジェクト全体の進捗は、個々のタスクをスケジュール通りにこなせるかにかかっています。

2. タスクを明確にしないと誤解が生まれやすい

タスク管理には、タスクの内容を明確にすることも含まれます。「誰が」「何を」「いつまでに」やるのか、事前にはっきり決めておかないと作業に抜け漏れが生じてしまいます。

「自分がやるべきことだと思わなかった」「今月中に終えればいいのだと思っていた」など、誤解が生じるリスクも否めません。このようなトラブルが起きると、後になってから抜け漏れをカバーする対応が必要となり、余計な手間と時間がかかってしまいます。

少しの手間をかけて最初にタスクを明確にしておけば、全体として大きな効果があるのです。

3. ひとつのタスクの遅れが全体に影響する

タスクはバラバラに存在するように見えても、すべてつながっています。ある人のタスクが終わるまで、別の人のタスクが始められない場合も多いものです。

他のタスクの終了待ちが連鎖すると、たったひとつのタスクの遅れが、スケジュール全体の大幅な遅れにつながりかねません。

スケジュールを守るためには、タスクの遅れにすぐに気付いて、適切に対処する必要があります。

誰でも簡単にできる3ステップのタスク管理法

効果的にタスク管理をするためには、正しいやり方で進める必要があります。そこで、ここからは3ステップでできるタスク管理法をご紹介します。

誰でも簡単にできるので、取り組みを始めてみましょう。

ステップ1. 作業を細分化する

やるべきことを明確にするためには、作業を細かく分割することが大切です。タスクが大き過ぎると、作業内容が曖昧なままになったり、必要な時間が予測できなかったりする問題があるからです。

例えば、「最終報告書を作成する」という作業は、以下のように細分化しましょう。

• 章立てを決める
• データをまとめてグラフを作る
• 上司のチェックを受ける

細分化すれば必要な時間の見積もりができ、実行可能なスケジュールが立てられるようになります。

ステップ2. 優先順位を付ける

やるべきタスクが揃ったら、優先順位を決めてどの順番に取り掛かるか定めましょう。膨大なタスクがあっても、ひとつずつ片付けていくしかないからです。

優先順位を決める際には、タスクの「緊急性」と「重要度」を考えましょう。すぐに完了させるべき「緊急性」の高いタスクから順番に片付けていくのが基本ですが、ときには「重要度」の低いタスクはあえてやらないという決断も必要です。

例えば、「会議に出席する」というタスクは後回しにできないため緊急性が高いと言えますが、もし重要度が低いのであれば、欠席して他のタスクを進めたほうが良いかもしれません。

ステップ3. タスクを実行する

タスクは優先順位通りに実行していきましょう。

タスク管理を上達させるためには、スケジュール通りに進められているかどうか、毎週末など決まったタイミングでチェックすると効率的です。

「見込みより時間がかかった」「重要ではないタスクばかりを増やしすぎた」など、タスクを実行することで得た気づきを生かして、作業の細分化や優先順位付けの精度を高めていきましょう。

スケジュール管理で失敗しないために必要な3つのポイント

しっかり予定を立ててタスクを進めても、スケジュールが遅れてしまうことがあります。そこで、スケジュール管理で失敗しないためのポイントを3つご紹介します。

1. タスク以外にかかる時間をスケジュールに組み込んでおく

タスクを進める以外にも、色々なことに時間は取られるものです。例えば、移動時間や休憩時間など、作業できない時間もあらかじめスケジュールに組み込んでおきましょう。

無茶なスケジュールを立ててしまう失敗の防止につながります。

2. 予備の時間を確保しておく

どれだけ完璧なタスク管理をしていても、予定外の事態は起こりやすいものです。別の仕事を急に頼まれたり、機材トラブルや交通遅延が発生したりと、想定通りに進まない場合にはリカバリーが必要です。このような事態に備えて、予め時間を確保しておきましょう。

予定通りに進まなくても「予備の時間でカバーできる」と考えることで、冷静さを保てる効果もあります。

3. スケジュールとタスクをメンバーで共有する

スケジュールやタスクはプロジェクトメンバーで共有て、進捗の遅れに他のメンバーがすぐに気付けるようにしておきましょう。

一人のタスクの遅れが全体の遅れにつながるので、予定通りに進んでいないタスクがあれば、他のメンバーでカバーする必要があります。

スムーズにスケジュールとタスクを共有するには、メンバーが使用するタスク管理ツールを統一することが有効です。詳しい内容は、下記の記事で紹介しているので参考にしてください。

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複数のプロジェクトを適切に管理する4つコツとは？

複数のプロジェクト管理にあたり、以下の4つを意識しましょう。

• タスクを洗い出して整理
• プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する
• 納期や進捗を可視化する
• コミュニケーションを密にしてトラブルを回避する

それぞれの示す内容について詳しく解説します。

1. タスクを洗い出して整理する

まずは、各プロジェクトのタスクを洗い出して整理しましょう。タスクは互いに関係しあっているので、親子関係やプロセスを整理して分かりやすくしておくことが大切です。

さらに、進行が滞ることで他のタスクに影響する重要なタスクも、このタイミングでピックアップしておくと良いでしょう。

2. プロジェクトへの影響が大きなタスクを優先する

プロジェクトの進捗率や進む速度への影響が大きいタスクを優先して終わらせるようにしましょう。

例えば、納期が迫っている緊急度の高いタスクや、完了させることでプロジェクト全体の終了までの期間を短縮できるようなタスクは、優先して進めると良いでしょう。

プロジェクト全体が終了するまでの期間に影響のあるタスク同士をつないだラインを、クリティカルパスと言います。このような管理手法をうまく使い、優先すべきタスクがすぐに分かる状態にすることを推奨します。

3. 納期や進捗を可視化する

マネージャーだけではなく、プロジェクトに関わるメンバー全員が、納期や進捗を簡単に確認できるように可視化しておくことも重要です。

例えば、ガントチャートを使ってプロジェクトチーム全体で納期や進捗を可視化すると、不備や修正点がある場合にチーム内で声掛けができます。これにより、納期をうっかり忘れるのを防いだり、トラブルを事前に防止できたりすることが可能です。

さらにプロジェクトの節目であるマイルストーンを設定して、定期的にミーティングを開催するのもおすすめです。プロジェクト上の不備やミスに事前に気づけるでしょう。

4. コミュニケーションを密にしてトラブルを回避する

プロジェクト内のコミュニケーションを密にして、トラブルを回避することも大切です。プロジェクトにおけるコミュニケーションは、報告や連絡、相談といった「報連相」が基本となります。

マネージャーがメンバーに報連相をすることを徹底させることも重要ですが、チーム内で報連相をしやすい雰囲気を作ることも大切です。ミーティング以外でも、報連相でコミュニケーションを取れるプロジェクトチームを目指しましょう。

タスク管理ツールを選ぶ3つのポイント

タスクを管理するためのツールは豊富にありますが、中には機能が十分でなかったり、使いにくかったりするものもあります。

そこで、ツールを選ぶ上でチェックすべきポイントを3つ紹介します。

1. 「カンバン」の機能がある

「カンバン」とは、タスクを視覚的に見やすく管理する機能のことです。タスクの数や、「未着手」「作業中」といった個々のタスクの状況を、一目で確認できることが特長です。

自分以外のメンバーのタスクの状況は把握しにくいものですが、「カンバン」を使えば、他人のタスクでも大まかな状況を把握できます。

2. 「ガントチャート」が使える

「ガントチャート」とは、スケジュール管理には必須の機能です。タスクの進行状況をカレンダー上に「バー」として示すので、いつまでに何をすべきなのか、プロジェクトの全体像を掴むために使えます。

予定より遅れているタスクにすぐに気づき、その遅れの程度や影響の大きさを判断できることも特長です。

3. 直感的に操作できて手間がかからない

タスク管理ツールを導入しても、操作が難航して作業効率が落ちては意味がありません。ツールの使い方に手間取ってします事態は、できる限り避ける必要があります。

タスク管理ツールは、使い方を教わらなくても直感的に操作できるものが望ましいでしょう。

スケジュールを厳守するためのタスク管理ツール3選

上記の３つのポイントを踏まえて、おすすめのタスク管理ツールを、3つ厳選してご紹介します。いずれのツールも無料でトライアル利用を開始できるので、気になったものがあれば使用感を試してみましょう。

1. Lychee Redmine

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、タスク管理に効果的なガントチャートやカンバン、タイムマネジメントなどの機能を完備しているツールです。

カンバン方式だけではタスク管理の精度が不足する恐れがありますが、ガントチャートと組み合わせれば、タスクの時系列も考慮した管理が可能です。

カスタマイズ性にも優れ、あらゆるプロジェクトに最適な形で使用が可能な他、サポートも充実しています。ドロップ＆ドラッグで初心者でも容易に操作できるUIも強みのひとつです。

人数無制限で無料で使えるフリープランも用意されているので、まずは使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

2. Trello

引用：Trello

Trello（トレロ）は、チームのタスク管理に特化したツールです。扱うタスクと機能がすべて1カ所にまとめられているため、画面を切り替える必要がなく、素早く操作できます。

チーム内の連携をスムーズにしたい場合に使用してみましょう。

プラン	料金（月額）	ボード数	機能	容量
フリー	0	10	自動コマンドの実行 50 回/月 無制限のアクティビティ ログ 担当者と期限 iOS および Android モバイル アプリ 2 要素認証	10MB/1ファイル
ビジネスクラス	$12.50	無制限	フリー+ 高度なカスタマイズ機能	250MB/1ファイル
エンタープライズ	要問合せ	無制限	全ての機能	250MB/1ファイル

3. Jooto

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、直感的に使えるレイアウトとシンプルなデザインが特長的です。ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作でタスク管理ができるので、初めてタスク管理ツールを使う人に向いています。

シンプルな使いやすいさを重視したい場合におすすめです。

プラン	料金（月額）	ユーザー数	機能	容量
無料	0	4	基本機能+ データエクスポート過去30日 行動履歴過去30日	10MB
スタンダード	417/1ライセンス（年払い） 500/1ライセンス（月払い）	1～	基本機能+ データエクスポート過去1年 行動履歴過去1年	5GB/1ライセンス
エンタープライズ	980/1ライセンス（年払い） 1,300/1ライセンス（月払い）	1～	基本機能+ データエクスポート無制限 行動履歴無制限	10GB/1ライセンス

タスク管理をしてスケジュール通りに進めよう

プロジェクトをスケジュール通りに進めるためには、的確なタスク管理が必要です。個々のタスクを着実に進めると同時に、タスクの進捗に遅れが生じた場合は、すぐに気づいてプロジェクト全体の遅れにつながらないように対処しましょう。

タスク管理においては、専用のプロジェクト管理ツールの活用も有用です。このような支援ツールもうまく活用し、スケジュールを厳守するための体制を万全にしましょう。