スケジューリングとは？プロジェクト管理に最適な組み方やメリット

効率的にビジネス進捗を確認するためには、スケジュールの管理が欠かせません。

最近では、スマートフォンやパソコンでスケジュールを管理できるツールが主流で、メンバー間との情報共有も可能な便利なツールが多く開発されています。

現在では、使いやすく多機能な管理ツールも多く無料で提供されているため「スケジュール管理にコストをかけたくない」という方も安心して利用が可能です。

この記事では、スケジュール管理ツールのメリットや選ぶ際のポイント、管理のコツについて解説します。
無料で利用できるスケジュール管理ツールも9つ紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

無料のスケジュール管理ツールで実現できること

スケジュール管理ツールを導入すると、スケジュールが見える化するため、無駄のない時間管理ができます。

自分だけでなくメンバーのスケジュールを把握しておくことで、プロジェクトの進捗を効率的な管理が可能です。

スケジュール管理ツールを導入するメリットをさらに解説します。

タスクを効率的に進められる

スケジュール管理ツールを導入し機能を活用することで、紙による管理よりもタスクが効率よく消化できるようになるため、結果として効率的なタスク進行が実現します。

例えば、何度も利用するタスクを登録しておけば、ワンタッチでスケジュールに組み込めるため入力工数の削減が可能です。

また、「繰り返し登録」機能を活用することで、毎月発生する作業やミーティングなどを1度の作業で登録することもできます。

さらに、リマインダー機能を利用すれば、スケジュールの開始時刻や期日間際など任意のタイミングで通知やアラームを鳴らすこともできるため、タスクの処理漏れを防げます。

このようにスケジュール管理ツールには、管理をサポートする機能が多く備わっており、うまく活用すれば不要な手間を削減できるだけでなく、空いた時間をより有効に使うことが可能です。

対応漏れを防げる

スケジュール管理ツールには対応漏れを防ぐための多くの機能が備わっています。

例えば、多くのスケジュール管理ツールが持つリマインダー機能を活用すれば、タスク開始時や期日前など任意のタイミングで通知を出せるため、対応漏れの防止につながります。

また、スケジュール管理ツールは見やすさも考慮して設計されているものが多く、紙での管理に比べて予定が把握しやすいため、確認漏れによるミスを防ぐことも可能です。

他には、スケジュール管理ツールの共有機能が便利です。

自分のタスクで対応漏れが発生しそうな状況になっても、他メンバーがフォローしてくれる可能性が高くなります。

急な変化にも対応できる

スケジュール管理を適切にしていても、クライアントの都合により予定が変わることも少なくありません。

紙のスケジュール帳の場合、文言の削除や追加は管理ツールに比べて手間がかかります。
また、多くの追加や変更があった場合、予定が見づらくなってしまいます。

ツールでのスケジュール管理であれば、簡単な操作で予定の追加や変更が可能です。
予定の入れ替えなどがあっても画面を整理でき、見づらくなることはありません。

無料のスケジュール管理ツールを選ぶ際のポイント

スケジュール管理ツールは数多くありますが、各ツールの特徴を理解して活用する必要があります。

特に無料ツールは低コストで利用できる反面、部分的な機能しか利用できないこともあり注意が必要です。

以下では、スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

スケジュールやタスクを簡単に入力できるか

スケジュール管理ツールは、予定やタスクを簡単に入力できることが重要です。

ツールを起動した後に何度もボタンを押したり、毎回テキストの入力を求められたりすると面倒ですよね。

スケジュールをワンタッチで入れられたり、よく利用するタスクを登録できたりするツールを選ぶようにしましょう。

日や時間などスケジュール管理したい目的に対応できるツールか

スケジュール管理ツールを導入する際は、導入目的を明確にした上で、「日単位」「時間単位」など管理したい内容にあったツールを導入しましょう。

スケジュール管理ツールは、数多く提供されています。
しかし、それぞれに特徴があり同じではありません。

目的に合わないツールの場合、導入にかけたコストがすべて無駄になる懸念もあるので、注意が必要です。

使い勝手は問題ないか

どれだけ高機能で目的にあったツールを導入しても、使えなければ意味がありません。

ツールを導入する際は「操作が簡単」「サポートが充実している」などといった、使い勝手がよいか必ず確認してから導入しましょう。

また、責任者が一人で判断せず他メンバーの意見も取り入れることで、よりチームによって有用なツールが導入できるでしょう。

オンラインで情報共有できるか

ビジネスでスケジュール管理ツールを利用するなら、オンラインで情報共有できることは必須です。

自分だけでは入れ忘れてしまいそうなスケジュールでも、複数のメンバーで管理すればうっかり忘れてしまうリスクを減らせます。

注意点として、スケジュール管理ツールにプライベートの予定を入れてしまうと、知られたくない情報がメンバーに共有されてしまうので気をつけましょう。

プライベートの予定を入れるなら、情報共有ができないタイプのツールや複数のカレンダーを作成できるツールがおすすめです。

日本向けに開発されているか

スケジュール管理ツールをメンバー全員が使いこなすには、日本製ツールが適しています。

ツールには日本向けに開発されたものと海外で開発されたものがあり、簡易なツールであれば外資系でも問題ありません。
しかし、多機能なツールであれば、ヘルプ関連が充実している国産ツールがおすすめです。

日本製ツールはマニュアルやお問い合わせ窓口が用意されていることが多く、ツールを使い慣れていないメンバーでも安心して利用が可能です。

有料版の機能やコストはどうか

「有料版への移行はスムーズにできるのか」や「移行した際の機能やコストはどうなるのか」も重要なポイントです。

テストとして無料ツールを導入する場合は特に重要なポイントで、無駄なツール導入を避けるためにも、本運用時に考えればよいと後回しにするのではなく、事前の確認が必要です。

また、無料ツールの中には利用期間が設定されているものもあり、ツールによっては無料期間終了後に自動で有料版へと移行します。

「いつの間にか有料版になっていた」といった事態を防ぐためにも、無料ツールを選ぶ際は期間の有無や期限、移行の流れなども確認しておきましょう。

スケジュール管理におすすめの無料ツール一覧

無料で使えるスケジュール管理ツールには、さまざまなものがありますが、次にあげる11のツールは特におすすめです。

製品	特徴	無料利用	共有機能
Lychee Redmine	プロジェクト管理に必要な機能が豊富に搭載	○ ※機能制限あり	○
Google カレンダー	端末を問わず利用可能	○	○
Yahoo!カレンダー	主要な宅配サービスと自動で同期	○	○
LINE WORKS	従来のLINE機能にビジネス要素が追加	○ ※ユーザー数30人まで	○
ジョルテカレンダー	多機能ながら紙手帳のような使用感	○ ※基本機能のみ利用可	○
Googleスプレッドシート	カレンダーだけでなくさまざまな用途に使える	○	○
Time Tree	用途ごとに複数のカレンダーを使い分けられる	○ ※基本機能のみ利用可	○
Refills Lite	シンプルな操作性	○	Googleカレンダーと同期させることで共有可能
Microsoft To Do	ToDo形式でスケジュールを管理できる	○	○
Trello	直感的なタスク管理が可能	○ ※機能制限あり	○
Chatwork	チャットだけでなくタスク・スケジュール管理機能も充実	○ ※ユーザー数100人まで	○

上記のツールは、すべて期間に関係なく無料で使用できます。
自社の組織やプロジェクトに合ったものを探してみましょう。

日単位でのスケジュール管理におすすめの無料ツール

まずは、日単位でのスケジュール管理に特におすすめの管理ツールを5つ紹介します。

Lychee Redmine

 

Lychee Redmineは、7,000社以上の導入実績を持つプロジェクト管理ツールです。

タスク管理機能をはじめ、プロジェクト管理をサポートする機能を多く備えている点が特徴です。

スケジュール管理においては、以下の機能を活用できます。

• 「ガントチャート機能」：プロジェクトの期日を管理しやすく可視化しやすい上に、1日の稼働工数とタスクの予定工数を元に自動でスケジュール作成してくれる。
• 「カンバン機能」：メンバーごとのタスクの進捗状況や、プロジェクトの達成状況がひと目で把握できる。

上記を含むすべての機能は直感的に操作ができるため、ツールに慣れていないメンバーでも操作に戸惑うことがありません。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プランごとの利用機能は下記をご確認ください。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

Google カレンダー

引用：Googleカレンダー

GoogleカレンダーもGoogleアカウントがあれば無料で利用できます。
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも利用しやすいスケジュール管理ツールです。

Googleカレンダーは、複数のカレンダーを作成できます。
よって、プライベート用とビジネス用に分けることも可能です。

スケジュールを簡単に登録できることはもちろん、ToDoリストの作成もできるのでタスク管理にも役立ちます。

セキュリティを強化したいなら、有料のGoogle Workspaceの導入がおすすめです。

二段階認証や機密情報の保護、アクセス制限などのセキュリティ対策を追加できるため、情報漏えいを防止できます。

Yahoo!カレンダー

引用：Yahoo!カレンダー

Yahoo!JAPANのアカウントがあれば無料で利用できるYahoo!カレンダーは、デザイン性に優れ、誰でも簡単に利用できます。

好きなデザインを無料でダウンロードできるので女性にもおすすめです。

主要な宅配便事業者のサービスなどと自動で同期でき、手動でスケジュールを登録する手間が省けます。

また、Yahoo!メールのやりとりも自動で登録されます。
Yahoo!メールをメインで利用しているなら、便利に活用できるでしょう。

LINE WORKS

引用：LINE WORKS

コミュニケーション機能も利用したいなら、LINEのビジネス版であるLINE WORKSがおすすめです。

スタンプやビデオ通話といったLINEでおなじみの機能はもちろん、WordやExcelの共有やアンケート機能、掲示板機能などビジネスに役立つ機能が一元化されています。

カレンダーも利用できるので、予定の共有も可能です。

有料版にアップグレードすれば広告を非表示にしたり、ファイル共有のストレージ容量を増やしたりもできます。

ジョルテカレンダー

引用：ジョルテ

ジョルテカレンダーは紙の手帳のような使用感と、アプリならではの多機能性を併せ持つ管理ツールです。

カレンダーやToDoリストといった機能をはじめ、写真を貼れる日記など豊富な機能が備わっています。
ビジネスやプライベートといったシーンを問わず利用が可能です。

また、紙の手帳の感覚で使えるように、使いやすさにもこだわっています。
週初めの曜日設定や、日本や海外の祝日表示などの機能も活用してみましょう。

有料版もありますが、基本無料で利用が可能です。

時間単位でのスケジュール管理におすすめの無料ツール

ここからは、時間単位でのスケジュール管理に特におすすめの管理ツールを3つ紹介します。

Googleスプレッドシート

引用：Googleスプレッドシート

Googleアカウントがあれば無料で利用できる、表計算ソフトのGoogleスプレッドシートがおすすめです。
自分でスケジュール表をカスタマイズして利用できます。

縦軸に日にち、横軸に時間を割り当てれば、ガントチャートのようにスケジュールを書き込むことも可能です。

Googleスプレッドシートは、作成者以外も閲覧や編集ができるので、情報共有も簡単にできます。

Time Tree

引用：Time Tree

複数のカレンダーを作成できるTime Treeは、プロジェクト別にスケジュールを管理したいときに役立つツールです。

写真の共有やメモ機能などの共有機能も充実しています。
カレンダーのUIはシンプルで使いやすいので、初めて利用する方も戸惑うことなく活用できるでしょう。

Googleカレンダーとも同期できるので、メインで利用するツールをTime Treeに乗り換えることも簡単です。

また、Time Treeは無料版でも広告表示がありません。
余計な画面が表示されないので、ストレスなくビジネスの進捗確認ができます。

Refills Lite

引用：Refills Lite

Refills Liteはシンプルな操作性を持つ、使いやすいスケジュール管理ツールです。

画面もシンプルで見やすく、システム手帳のような感覚で利用できます。
シンプルながらも必要な機能は揃っているため、ビジネスにおいても問題なく利用が可能です。

また、マップ連携機能も搭載されているので、予定に行先や住所を入力しておけばワンタップで行先マップを表示できます。

Refills Liteに有料版はありません。
しかし、すべての機能を無料で利用が可能です。

タスク管理ができる無料のスケジュール管理ツール

ここからは、タスク管理に特におすすめの管理ツールを紹介します。

Microsoft To Do

引用：Microsoft To Do

Microsoftアカウントがあれば無料で利用できるMicrosoft To Doは、ToDo形式でスケジュールを管理できるツールです。

パソコンはもちろん、Android・iPhone版アプリにも対応しています。
ホーム画面のタスクの追加を選択するだけで、簡単にタスク登録が可能です。

設定した時刻にアラームを鳴らすこともできるので、忘れてしまいそうなタスクも安心です。

カレンダー型の画面はありませんが、一覧表示でスケジュール管理ができます。

Trello

引用：Trello

Trelloは直感的なタスク管理が可能なスケジュール管理ツールです。

Trelloのタスク管理機能は「カンバン方式」と呼ばれる方法が採用されており、付せんを貼る感覚で管理を行えます。

また、カンバン方式が合わない場合に備えて、リスト形式やガントチャートへの表示なども選択できますのでチームにあった方法でタスク管理が可能です。

Trelloは高いカスタマイズ性もあり、用途に合わせてさまざまな機能を追加できることから「自社に合った使い方をしたい」という方にも適しています。

Trelloの無料プランは、有料版と比較して機能制限はあるものの、人数制限はありません。

そのため、個人や少人数だけでなく大人数であっても無料で利用できます。

Chatwork

引用：Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットツールです。

チャットツールとして利用される方が多いChatworkですが、タスクやスケジュールを管理する機能も充実しており、統合的なビジネスツールとしても利用できます。

また、すでにチャットツールとして利用している方も多く、導入ハードルが比較的低い点も魅力といえるでしょう。

基本的な機能は期間の制限なく無料で利用可能です。

無料ツールによるスケジュール管理のコツ

スケジュール管理を適切に行うためには、管理ツールが重要です。
しかし、自身が正しく運用することも大切になります。

ここでは、スケジュール管理を適切に実施するためのコツを見ていきましょう。

バッファを設ける

ビジネスにおいては、時間や備品を必要数より余分に用意しておくことがあります。
その「余裕」をバッファと呼びます。

ビジネスやプライベートなどどのような場面においても、予定外の出来事によりスケジュールに変更が発生することは少なくありません。

もし、メンバーの体調不良やパソコンのトラブルなどによりスケジュールに遅れが発生した場合、バッファがなければ後のスケジュールにすべて遅れが生じてしまいます。

このような不測の事態にも対応できるように、バッファを設けたスケジュールを組みましょう。

スケジュールは一元管理する

プライベートやビジネスなど、用途別にスケジュール管理するのはおすすめできません。
複数のスケジュールを確認する必要が生じ、対応の漏れやダブルブッキングのリスクが高まるためです。

スケジュールを立てる際は、基本的にどのような用途であっても、まとめて管理するのがおすすめです。

もし、仕事の関係で複数のスケジュール管理が必要な場合は、連携機能を持つツールを使いスケジュールをひと目で確認できる体制を整えましょう。

難易度が高いタスクは早めに着手する

難易度が高いタスクは、想定以上に時間がかかる場合があります。
もし、高難度のタスクを後半に処理して時間がかかった場合、後のスケジュール調整が非常に困難です。

逆に、難度の高いタスクに早く着手していれば、もし時間が多くかかっても比較的調整がしやすくなります。
事前に時間がかかるとわかっているタスクについては、早めにとりかかりましょう。

タスクごとの必要な時間の目安を決めておく

タスクごとの必要な時間の目安を決めておくことで、より正確なスケジュールを組むことが可能です。

目安を決めるためにも、普段の業務からタスクに必要な時間を計測しておきましょう。

また、計測の際はタスクを細分化して計測することが重要です。

例えば「料理を作る」というタスクがあった場合、全体の時間を計るのではなく「食材のカット」「下ごしらえ」「調理」などにタスクを細分化して計測します。

タスクを細分化して計測することで、より正確な目安の作成が可能です。
作業効率を見直す際の資料としても役立つでしょう。

気持ちの余裕を持つことを意識する

気持ちに余裕のない状態は、自身やメンバーの集中力の低下を招き、パフォーマンスの大幅な低下につながります。

そのため、スケジュールを立てる際に余裕を持つことは重要です。
余裕を持つのは時間に限らず、気持ちの上でも余裕を持つようにしましょう。

無料でスケジュール管理するならLychee Redmineがおすすめ

無料ツールはコストがかからない反面、機能が部分的にしか利用できないというデメリットがあります。

スケジュール管理だけでなく、タスク管理やガントチャート、チャット、ファイル共有といったプロジェクト全般を管理するならLychee Redmineがおすすめです。

例えば、Lychee Redmineならスケジュール管理はもちろん、工数リソース管理やコスト管理、プロジェクトレポートまで業務の一元化ができます。

有料版となりますがプロジェクトのスケジュール管理には欠かせないガントチャート機能が利用可能です。

また、チケットと呼ばれるタスク追加の制限が、5,000枚から無制限へと変更となります。
より正確なスケジュール管理をするためには、必要不可欠な要素といえるでしょう。

Lychee Redmineの各プランは30日間無料で利用することができます。利用期間を超えても、自動で有料化することはございませんので安心してご利用いただけます。
プロジェクトのスケジュール管理に課題を感じている方は、ぜひ一度お試しください。

無料ツールを使ってスケジュール管理しよう

スケジュール管理ツールの導入によって、効率的なタスク管理や対応漏れの防止などのさまざまなメリットが期待できます。

一方、スケジュール管理ツールはそれぞれに特徴があるため、どれを導入しても同じではありません。
この記事を参考にして、まずは無料ツールを利用してから、自社に合うツールを探してみましょう。

また、注意点として個人や小規模のプロジェクトなどであれば、無料のツールで十分対応できます。
しかし規模や関わる人数が増えるにつれ、無料ツールでのスケジュール管理は難しくなってくるでしょう。

特に、中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、有料のスケジュール管理ツールの利用を検討してみましょう。