プロジェクト管理手法 
仕事や会議中にスケジューリングというキーワードを聞くことはありませんか？
「効果的なスケジューリングが必要」、「この感じでスケジューリングしておいてね」など社内で使われているのではないでしょうか？
スケジューリングはプロジェクトマネジメントにおいて非常に重要な役割があります。
そこで今回は、スケジューリングの詳細からスケジュール管理の組み方やメリットを紹介します。
当記事を読めば生産性アップも実現できるので、ぜひ最後までご覧ください。
スケジューリングとは
スケジューリングとは、どのような順番で仕事を進めるかという計画を立てることです。
仕事の準備段階で使われることが多く、どの順番で仕事を進めれば都合がよいかを決めるときに使われます。
例えば、アプリを作るプロジェクトがあったとします。
機能の打ち合わせや作業メンバーの完了期日、1日の勤務時間などを調整しなければいけないので、プロジェクト管理者はスケジューリングしていきます。
プロジェクト前に完了までをスケジューリングし、調整をすることでスムーズに進行が可能です。
大手企業をはじめ多くの会社では、スケジューリングを組み立ててプロジェクトを円滑に進められています。
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スケジューリングする際の4ステップ
プロジェクトのスケジューリングを行うときは、以下の4ステップを順番に行います。
- タスクの洗い出し
- 締め切り日の決定
- 優先順位の決定
- タスクをスケジュールへ落とし込み
順番に解説します。
STEP1. タスクの洗い出し
まずはプロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。
タスクを洗い出すときは、漏れがないように小さなタスクも書き出すことが大切です。
小さなタスクを無視するとプロジェクト中に問題が発生するので、リスクを減らすためにも忘れずに行いましょう。
やらなければいけないタスクを具体的に出しておけば頭も整理されるので、途中で悩むことも少なくなります。
スケジュールを組むためにも、タスクを視覚化しておきましょう。
STEP2. 締め切り日の決定
タスクの洗い出しができれば、それぞれの締め切り日を決定しましょう。
締め切り日を設定しておけば、いつまでに完了しなければいけないかを視覚的に意識できます。
なかには締め切り日の決定が難しいタスクも。
どれだけ些細なタスクであっても、締め切り日を設ければ意識的に終わらせようとするので、自分のペースに合わせて設定してください。
どのようなタスクでもやらなければならないという意識をもっていれば、作業効率も格段にアップします。
STEP3. 優先順位の決定
タスクには重要度が高いものと低いものがあるので、スケジューリングをするときは優先順位を決定しましょう。
優先順位をつければ今なにをしなければいけないかを明確化できるので、重要度が高いタスクに時間をかけられます。
逆に重要度が低いものは空いた時間に進めればいいので、作業時間をうまく使えます。
会社の勤務に当てはめれば残業も減らせるため、タスクの優先順位は大切です。
STEP4. タスクをスケジュールへ落とし込み
これまでの工程を終えたら、タスクをスケジュールへと落とし込みましょう。
スケジュールの落とし込みにはノートやカレンダー、スケジュールアプリ、ガントチャートなどがおすすめです。
ガントチャートは、プロジェクトの進捗を可視化するだけでなく、リソースの割り当てや期日の追跡などにも役立つツールです。
タスクは月、週、日単位で落とし込み、1週間単位で見返しましょう。
予定のタスクが完了すれば、スケジュールに完了の書き込みをすれば終了です。
自分のやりやすいスケジュール管理をぜひ実践してみてください。
スケジューリングをする3つのメリット
スケジュール管理をするメリットは、以下の3つです。
- 作業を効率化できる
- タスクの対応遅延をなくせる
- 急なタスクに対応しやすい
それぞれ順番に説明します。
1.作業を効率化できる
スケジュール管理をすれば、いつまでにタスクを完了しなければならないかがわかるので、作業を効率化できます。
自分に合った方法でスケジュールに落とし込めば、作業予定が見える化されて作業順序の無駄にも気づけます。
見える化されれば、必要なリソース（人材、財源、ツールなど）を適切なタスクに配置することが可能です。
特に複数のプロジェクトを同時にこなす人は頭で全てスケジュールを把握できないため、スケジュール管理は非常に重要です。
作業効率化によって時間やリソースの浪費が減り、品質が向上し、ストレスが軽減され、目標達成が加速されます。
そうすると、個人や組織の成果の飛躍的な向上が期待できます。
2.タスクの対応漏れをなくせる
タスクがたまってくると、つい後回しにして忘れてしまうことがあります。
スケジュール管理をしておけば常にチェックするため、タスクの対応漏れをなすことができます。
ただ作業予定を登録していても忘れていれば意味がありません。
スケジュール管理をするときは、登録しておいた自分のやるべきタスクをしっかりチェックしましょう。
3.急なタスクに対応しやすい
スケジュールを完璧に立てたとしても、クライアントの都合で予定が変更されるケースもあります。
場当たりで仕事をしていると、このようなケースで困惑してしまいます。
一方でスケジュール管理をしておけば、作業ごとに完了期限を把握できるので、急なタスクにも対応が可能です。
プロジェクトに変更はつきものなので、スケジュール管理しておくことはメリットのひとつです。
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スケジューリングの注意点とは？
スケジュール管理をするときの注意点は、以下の2つです。
- 緊急性と重要性を考慮する
- タスクを詰め込みすぎない
順番にみていきましょう。
1.緊急性と重要性を考慮する
複数のタスクをどのような順番で行うべきか判断が難しいときは、緊急性と重要性の二つを考慮することをおすすめします。
まず、緊急性は締め切りが近いものから優先度が高くなります。
次に、重要性は「高い成果が求められるもの」「多くのメンバーが関わっているもの」などが当てはまります。
この2軸で考えたときに、緊急性も重要性も高いタスクがあれば優先して取り組む必要があります。
一方で、「緊急性は高いが重要性は低い」タスクばかりにリソースを集中させないことが上手なスケジューリングのコツです。
タスクを2つの条件で分けて考えることで、重要な作業が明確化され、不必要なタスクが減るというメリットがあります。
2.タスクを詰め込みすぎない
スケジューリングをするときは、つい時間をタイトにしてスケジュールを組みがちです。
プロジェクトに変更はつきものなので、予期せぬ事態や優先事項の変更に対応できるよう、スケジュールに柔軟性を持たせることが重要です。
適宜調整ができるような余地を持つことで、計画の変更に対応しやすくなります。
また、スケジュール管理ツールやタスク管理アプリを活用して、タスクやスケジュールを可視化しやすくすることが大切です。
ツールを使うことで、タスクの重複や過密を避けることができます。
突然の変更があってもその日のタスクは完了できるくらいの余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。
スケジューリングにおすすめのツール5選
スケジュール管理におすすめのツールは、以下の5つです。
- Lychee Redmine
- Googleカレンダー
- Time Tree
- サイボウズOffice
- TeamHack
それぞれの特徴を順番に解説します。
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1.Lychee Redmine
Lychee Redmineは、複雑なプロジェクトでも簡単に管理できる無料で始められるプロジェクト管理ツールです。
大手企業をはじめ、7,000社以上が導入しており、人気が高いツールです。
独自機能であるタイムマネジメントによって工数入力を漏れなく正確に行えます。
カレンダーの工数入力はドドラッグ＆ドロップするだけなので、プロジェクト管理初心者の方でも簡単。
また、プロジェクトカレンダーを利用すれば、メンバー全体の予定と実績を確認できます。
Googleカレンダーとの連携もできるので、スマートフォンから設定した予定をいつでもチェックできます。
個人はもちろん企業として利用したい方にもおすすめです。
無料プランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
2.Googleカレンダー
引用元：Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが無料で提供しているスケジュール管理ツールです。
Googleアカウントを作成してスマートフォンやPCにアプリケーションを追加すれば誰でも利用できます。
見た目や操作もシンプルなので、使いやすい点が特徴です。
複数人のスケジュール共有やGmailで送られた予定を自動的に追加など便利な機能も豊富にあります。
仕事だけでなくプライベートでも使いたい方におすすめです。
3.Time Tree
引用元：Time Tree
Time Treeは、共有に特化したスケジュール管理ツールです。
面倒なアカウント取得も不要でカレンダー参加URLを送るだけで共有できます。
また、カレンダーは150人まで参加が可能なので、メンバーが多い企業でも全体で利用できます。
さらに予定ごとにコメントと写真を追加できるため、予定準備の相談や確認もスムーズです。
仕事だけでなくプライベートでも活用したい方におすすめです。
4.サイボウズOffice
引用元：サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中小企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。
スケジュール管理機能をはじめ掲示板やファイル管理、報告書、タイムカードなど幅広い機能が備わっています。
操作もわかりやすく動作もスムーズなので、誰でもストレスなく利用可能です。
価格帯は月額500円からと安価のため、気軽にはじめられます。
一連の機能はスマートフォンに対応しており、外出先からもメンバーの予定確認が可能です。
セキュリティ対策もばっちりなので、情報漏洩・消失を心配せずに使えます。
企業としてメンバー全体で利用したい方におすすめです。
5. TeamHack
引用元：TeamHack
TeamHackは、タスクごとにスケジュールを管理できるプロジェクト管理ツールです。
最大の特徴はチャット機能が搭載されており、社員同士が気軽にやり取りできる点。
チャット機能を使えば、ほかの社員にメールを送ったり仕様書の確認作業を短縮したりできます。
また、複数のスケジュールやプロジェクト、タスクを一括管理できるので、作業効率も上がります。
プロジェクトの管理担当として利用したい方におすすめです。
効率的なスケジューリングをはじめましょう
今回は、スケジューリングの詳細からスケジュール管理の組み方、メリットを紹介しました。
スケジュール管理をすれば自分がすべきことが見える化できるので、作業効率が格段に上がります。
また、イレギュラーなことが発生しても柔軟に対応できるようになるので、急な案件に困ることもなくなります。
もしスケジュール管理が苦手な方は、紹介したおすすめツールの利用を検討してみてください。
Lychee Redmineなら何人までも無料で利用できるフリープランも用意しているので、この機会に利用をおすすめします。
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