プロジェクト管理手法 
仕事や会議中に「スケジューリング」というキーワードを聞くことはありませんか？
「効果的なスケジューリングが必要」、「この感じでスケジューリングしておいてね」など社内で使われているのではないでしょうか？
スケジューリングはプロジェクトマネジメントにおいて非常に重要な役割があります。
そこで今回は、スケジューリングの詳細からスケジュール管理の組み方やメリットを紹介します。
当記事を読めば生産性アップも実現できるので、ぜひ最後までご覧ください。
スケジューリングとは
スケジューリングとは、どのような順番で仕事を進めるかという計画を立てることです。
仕事の準備段階で使われることが多く、どの順番で仕事を進めれば都合が良いかを決めるときに使われます。
例えば、アプリを作るプロジェクトがあったとします。
機能の打ち合わせや作業メンバーの完了期日、1日の勤務時間などを調整しなければいけないので、プロジェクト管理者はスケジューリングしていきます。
プロジェクト前に完了までをスケジューリングし、調整をすることでスムーズに進行が可能です。
大手企業をはじめ多くの会社では、スケジューリングを組み立ててプロジェクトを円滑に進められています。
関連記事はこちら>>スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介
スケジュール管理の組み方の4つのステップ
プロジェクトのスケジューリングを行うときは、以下の4ステップを順番に行います。
- タスクの洗い出し
- 締め切り日の決定
- 優先順位の決定
- タスクをスケジュールへ落とし込み
順番に解説します。
STEP1. タスクの洗い出し
まずはプロジェクトに必要なタスクを全て洗い出します。
タスクを洗い出すときは、漏れがないように小さなタスクも書き出すことが大切です。
小さなタスクを無視するとプロジェクト中に問題が発生するので、リスクを減らすためにも忘れずにおこないましょう。
やらなければいけないタスクを具体的に出しておけば頭も整理されるので、途中で悩むことも少なくなります。
スケジュールを組むためにも、タスクを視覚化しておきましょう。
STEP2. 締め切り日の決定
タスクの洗い出しができれば、それぞれの締め切り日を決定しましょう。
締め切り日を設定しておけば、いつまでに完了しなければいけないかを視覚的に意識できます。
なかには締め切り日の決定が難しいタスクも。
どれだけ些細なタスクであっても、締め切り日を設ければ意識的に終わらせようとするので、自分のペースに合わせて設定してください。
どんなタスクでも「必ずやるべき」という意識をもっていれば、作業効率も格段にアップします。
STEP3. 優先順位の決定
タスクには重要度が高いものと低いものがあるので、スケジューリングをするときは優先順位を決定しましょう。
優先順位をつければ今なにをしなければいけないかを明確化できるので、重要度が高いタスクに時間をかけられます。
逆に重要度が低いものは空いた時間に進めればいいので、作業時間をうまく使えます。
会社の勤務に当てはめれば残業も減らせるため、タスクの優先順位はとても大切です。
STEP4. タスクをスケジュールへ落とし込み
これまでの工程を終えたら、タスクをスケジュールへと落とし込みましょう。
スケジュールの落とし込みにはノートやカレンダー、スケジュールアプリなどがおすすめです。
タスクは月、週、日単位で落とし込み、1週間単位で見返しましょう。
予定のタスクが完了すれば、スケジュールに完了の書き込みをすれば終了です。
自分のやりやすいスケジュール管理をぜひ実践してみてください。
スケジュール管理をする3つのメリット
スケジュール管理をするメリットは、以下の3つです。
- 作業を効率化できる
- タスクの対応遅延をなくせる
- 急なタスクに対応しやすい
それぞれ順番に説明します。
1.作業を効率化できる
スケジュール管理をすれば、いつまでにタスクを完了しなければならないかがわかるので、作業を効率化できます。
自分に合った方法でスケジュールに落とし込めば、作業予定が見える化されて作業順序の無駄にも気づけます。
とくに複数のプロジェクトを同時にこなす人にとってスクジュール管理は大きなメリットです。
2.タスクの対応漏れをなくせる
タスクがたまってくると、つい後回しにして忘れてしまうことがあります。
スケジュール管理をしておけば常にチェックするため、タスクの対応漏れをなすことができます。
ただ作業予定を登録していても忘れていれば意味がありません。
スケジュール管理をするときは、登録しておいた自分のやるべきタスクをしっかりチェックしましょう。
3.急なタスクに対応しやすい
スケジュールを完璧に立てたとしても、クライアントの都合で予定が変更されるケースもあります。
場当たりで仕事をしていると、このようなケースで困惑してしまいます。
一方でスケジュール管理をしておけば、作業ごとに完了期限を把握できるので、急なタスクにも対応が可能です。
プロジェクトに変更はつきものなので、スケジュール管理しておくことはメリットのひとつです。
スケジュール管理の2つの注意点
スケジュール管理をするときの注意点は、以下の2つです。
- 緊急性と重要性で分ける
- タスクを詰め込みすぎない
順番にみていきましょう。
1.緊急性と重要性で分ける
タスクが複数あると、重要かどうかの判断が難しくなります。
複数のタスクがあるときは緊急性と重要性で分けることをおすすめします。
緊急性は、締め切り期日が近いものから順に判断してください。
次に重要性は、高い成果が求められられていたり、多くのメンバーが関わっていたりするものが当てはまります。
タスクを2つの条件で分ければ、作業が明確化されて不必要なタスクがなくなります。
2.タスクを詰め込みすぎない
スケジューリングをするときは、つい時間をタイトにしてスケジュールを組みがちです。
プロジェクトに変更はつきものなので、詰め込みすぎるとタスクをこなせなくなります。
突然の変更があっても対応できるように、その日のタスクは完了できるくらいの余裕をもってスケジュールを組みましょう。
スケジュール管理のおすすめツール5選
スケジュール管理におすすめのツールは、以下の5つです。
- Lychee Redmine
- Googleカレンダー
- Time Tree
- サイボウズOffice
- TeamHack
それぞれの特徴を順番に解説します。
関連記事はこちら>>【ビジネス向け】無料で使えるおすすめスケジュール管理ツール
1.Lychee Redmine
Lychee Redmineは、複雑なプロジェクトでも簡単に管理できる無料で始められるプロジェクト管理ツールです。
大手企業をはじめ[導入社数『7,000』の挿入]社以上が導入しており、人気が高いツールです。
独自機能である「タイムマネジメント」によって工数入力を漏れなく正確におこなえます。
カレンダーの工数入力はドラック＆ドロップするだけなので、プロジェクト管理初心者の方でも簡単。
また、「プロジェクトカレンダー」を利用すれば、メンバー全体の予定と実績を確認できます。
Googleカレンダーとの連携もできるので、スマホから設定した予定をいつでもチェックできます。
個人はもちろん企業として利用したい方にもおすすめです。
無料プランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
2.Googleカレンダー
引用元：Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleが無料で提供しているスケジュール管理ツールです。
Googleアカウントを作成してスマホやPCにアプリケーションを追加すれば誰でも利用できます。
見た目や操作もシンプルなので、使いやすい点が特徴です。
複数人のスケジュール共有やGmailで送られた予定を自動的に追加など便利な機能も豊富にあります。
仕事だけでなくプライベートでも使いたい方におすすめです。
3.Time Tree
引用元：Time Tree
Time Treeは、共有に特化したスケジュール管理ツールです。
面倒なアカウント取得も不要でカレンダー参加URLを送るだけで共有できます。
またカレンダーは150人まで参加が可能なので、メンバーが多い企業でも全体で利用できます。
さらに予定ごとにコメントと写真を追加できるため、予定準備の相談や確認もスムーズです。
仕事だけでなくプライベートでも活用したい方におすすめです。
4.サイボウズOffice
引用元：サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中小企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。
スケジュール管理機能をはじめ「掲示板」や「ファイル管理」、「報告書」、「タイムカード」など幅広い機能が備わっています。
操作もわかりやすく動作もスムーズなので、誰でもストレスなく利用可能です。
価格帯は月額500円からと安価のため、気軽にはじめられます。
一連の機能はスマホに対応しており、外出先からもメンバーの予定確認が可能です。
セキュリティ対策もばっちりなので、情報漏洩・消失の心配をせずに使えます。
企業としてメンバー全体で利用したい方におすすめです。
5. TeamHack
引用元：TeamHack
TeamHackは、タスクごとにスケジュールを管理できるプロジェクト管理ツールです。
最大の特徴は「チャット」機能が搭載されており、社員同士が気軽にやり取りできる点。
チャット機能を使えば、ほかの社員にメールを送ったり仕様書の確認作業を短縮したりできます。
また複数のスケジュールやプロジェクト、タスクを一括管理できるので、作業効率も上がります。
プロジェクトの管理担当として利用したい方におすすめです。
効率的なスケジューリングをはじめましょう
今回は、スケジューリングの詳細からスケジュール管理の組み方、メリットを紹介しました。
スケジュール管理をすれば自分がすべきことが見える化できるので、作業効率が格段に上がります。
またイレギュラーのことが発生しても柔軟に対応できるようになるので、急な案件に困ることもなくなります。
もしスケジュール管理が苦手な方は、紹介したおすすめツールの利用を検討してみてください。
Lychee Redmineなら何人までも無料で利用できるフリープランも用意しているので、この機会に利用をおすすめします。
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