プロジェクト管理手法

2024年02月24日

タスクの把握はチケット管理がおすすめ！メリットやおすすめツールを紹介

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チケット管理とは、作業やタスク、課題などをチケットに登録して管理する手法のことです。進捗状況を把握しやすくなる他、過去の作業情報を確認できるといった特徴を持ちます。

この記事では、チケット管理の概要や導入にあたっての注意点などを紹介しています。また、おすすめのツールやツールを選ぶ際のポイントなども取り上げました。プロジェクトの管理をより効率よく行いたい人や、管理手法を検討中の人などはぜひ参考にしてください。

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チケット管理の概要

チケット管理とは、取り組むべき作業や課題をチケットに登録して管理する手法のことです。チケットには、作業の発生日や締め切り、作業内容、担当者などの情報を記録します。

1つのプロジェクトの中でも、作業内容に応じて複数のチケットを発行・管理することで、全体の進捗状況や業務量などを把握できるようになります。その他にも、優先順位をつけられるため、進捗状況をよりスムーズに管理できるようになるでしょう。

作業が多くなりがちなアジャイル開発などにおいても役立つ管理手法です。

チケット管理のメリット

チケット管理を導入することで企業が得られるメリットは様々です。ここでは主なメリットを解説します。プロジェクトの管理手法を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

作業の進捗状況がわかる

チケットはプロジェクトの進捗状況を把握する際に役立ちます。これは、作業単位でチケットを発行・管理するためです。

チケットの消化状況をチェックすれば、どの作業が順調に進んでいるのか、どの作業に遅れが生じているのかも一目でわかります。遅れが生じているようであれば、業務量の調整をするなどの対処が可能です。その他にも、チケットを関連する作業同士で整理しておけば、より状況を把握しやすくなるでしょう。

過去の情報を確認できる

チケットで過去の作業内容を確認できる点も特徴です。プロジェクトによっては、期間が長期にわたるケースも多く、作業内容の変更が発生することもしばしばあります。必要に応じて、過去の作業内容を確認しなければならないこともあるでしょう。

そのような場合でも「この作業をしているから、これを修正しないといけない」といった形で、過去の情報から何をしなければならないかを把握できます。また、同様にトラブルが発生した時にも、チケットを遡ることで問題の発生点を把握できるでしょう。

ガントチャート作成に活用できる

チケットは、ガントチャートを作成する際にも役立つものです。ガントチャートとは工程管理に使用される表の一種で、日付とタスクが並び、タスクごとにスケジュールや進捗状況を記入すると視覚的な把握ができるようになります。

各作業にどのくらいの作業時間を要したのか集計できるようになり、ガントチャート作成にも活用できます。

チケット管理の注意点

ここではチケット管理を導入する際の注意点を紹介します。メリットの多い手法ですが、いくつかの注意点もあります。これから導入しようとしている方は参考にしてください。

タスクの入力に手間がかかる

各チケットにはタスク内容を入力しなければならないため、手間がかかります。発生日や締め切り、担当者といった情報はもちろん、仕様や要件などを記入することもあります。入力する情報が多くなると、入力作業だけで時間を要することとなるため、非効率的です。

また、入力内容を間違えてしまう恐れもあるでしょう。そのため、入力箇所を最小限に抑えられるようにするなど、運用しやすい体制を作ることが大切です。

優先順位がわかりにくい

タスクごとにチケットを作成するため、作業量を把握しやすい一方で、チケットの数が多くなると優先順位がわかりにくくなることもあります。

プロジェクトをスムーズに進めるためには、優先順位を設定した上で優先度の高いものから取り組むことが大切です。優先順位をわかりやすくするためにも、チケットに優先度を記載するといった対策を行いましょう。

プロジェクトの全体像が見えにくくなる恐れがある

各タスクを切り分けた上でチケットを作成するため、プロジェクトの全体像が把握しにくくなる可能性があります。作業の進捗状況を明確にする目的においては便利な手法ですが、全体像が見えないために課題や改善策に気づけなくなる恐れもあるでしょう。

チケット同士がどのように関係しているのか、チーム内で共有した上で取り組むことが大切です。

チケット管理の注意点の解消にはツールがおすすめ

先述の通り、導入にあたってはいくつかの注意点があります。チケット管理自体はExcelでも行えますが、更新の手間や共有のしにくさなどもあり推奨できません。これらの問題を解消するには、チケット管理ツールの導入が適しています。

管理ツールとは、その名の通りチケット管理に特化したツールのことです。必要な情報を入力するだけでチケットを作成できるもの、進捗状況に応じてステータスを変更しながら管理を行うものなどツールによってその特徴は様々です。

また、外部のツールと連携できるものもあるため、業務効率化にも役立つでしょう。

チケット管理ツールを選ぶ際のポイント

ここでは管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。チケット管理ができるツールは各社から展開されていることもあり、どれを選べばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。どのようなポイントを意識しながら選ぶのか、ぜひ参考にしてください。

マルチデバイス対応か

マルチデバイス対応のほうが、より利便性が高いため業務の至る場面で役立つでしょう。例えば、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンなどからも利用できれば、外出先やリモートワーク中の自宅からでもチケットの把握・管理が可能です。

営業先からステータスを変更できれば、リアルタイムの進捗状況も共有できます。パソコンからのみだと、管理するためにオフィスに戻る必要があるため手間がかかってしまいます。

コストは予算に合っているか

ツールによって料金体系は異なりますが、多くは月額制の料金体系となっています。導入にあたってはどのくらいの費用がかかるのか、予算内に収まるのかをチェックしておきましょう。例えば、基本料金は安くても、必要な機能を使うためにオプション料金が発生することもあります。

また、人数に応じて料金が設定されているケースもあるため、社内でどのくらいの人が使うのかを把握しておくことも大切です。無料期間のあるものを選び、試しに使ってみるのもおすすめです。

必要な機能があるか

ツールによって機能が異なるため、自社でどのような機能が必要なのか明確にしておくことが大切です。いくら便利な機能でも、自社では使わない機能が多いとコストが嵩んでしまいます。

そのため、ツールの導入にあたっては必要な機能を厳選し、過不足がないようにしましょう。機能を選定するには、これまでの作業内容などをふりかえることが大切です。

使いやすいか

現場で実際にツールを使用する人にとって、使いやすいかどうかを忘れないようにしましょう。例えば、便利な機能を多数備えていても、従業員にとって扱いにくいインターフェースでは業務効率の低下につながる恐れがあります。

このような事態を回避するためにも、無料期間などを活用して事前にツールを使用する機会を設けることが大切です。

チケット管理でタスクをうまくコントロールしよう

チケット管理とは、取り組むべき作業や課題をチケットに登録して管理する手法のことです。そのような方式で各タスクを管理することで、進捗状況を把握しやすくなる他、過去の作業情報を確認できるなど多くのメリットをもたらします。

チケットの管理は専用ツールを使うと効率化が期待できるので、本記事の内容を参考にして自社に適したツールを導入し、管理に取り組んでみましょう。Lychee Redmineは30日間の無料トライアルが可能です。チケット管理機能を試してみたい方は、ぜひ導入してください。