生産性をあげる時間管理とは？コツやツールを紹介

「仕事のできる先輩は時間管理のやり方が違うな。時間管理について、もっと知りたくなってきた」
「時間管理をうまくやりたいけど、おすすめの方法って何かないのかな」

テクノロジーが普及する前は、1つの仕事にも相当な日数がかかっていました。
テクノロジーが普及した現代では、仕事のスピードが大幅にアップしています。

普段の業務に加えて、問い合わせがひっきりなしに届くことも珍しくはありません。
1つの仕事に時間をかけ過ぎては、とても仕事が回らないでしょう。
まさに時間の使い方こそが仕事のポイント、といっても過言ではありません。

今回は生産性をあげる時間管理について解説。
上手に時間管理するコツやおすすめのツールを紹介します。

ぜひこの記事を参考にし、上手な時間管理をおこないましょう。

時間管理は生産性に直結する

時間管理とは、自身の行動を、いつ、どのくらいの時間をかけて実施するかを管理することです。

タスクに取り掛かるタイミングやどれくらいタスクに時間を割くのかをコントロールするのが時間管理です。
時間管理は直訳する形でタイムマネジメントと呼ばれることもあります。

関連する記事はこちら>>タイムマネジメントが自然と身につくおすすめアプリ10選

時間管理をおこなうメリット

時間管理をおこなうメリットは、生産性の向上です。
タスクに取り組むタイミングや投入する時間をコントロールすることは、生産性に直結します。

例えば、今まで2時間かけていた報告書の作成というタスクがあったとします。
このタスクを1時間で完成させたら、どうでしょうか。
50%も生産性が向上したことになります。

また1時間でタスクが終わらせられるとわかれば、さらに新たな仕事に取り掛かることも可能です。
現代社会では時間管理こそ、ビジネスパーソンに必須のスキルといえるでしょう。

スケジュール管理と時間管理の違い

時間管理と似た用語にスケジュール管理があります。

両者とも時間に関連する用語なので、同じようなイメージがあります。
しかし、似て非なる用語といってよいでしょう。

スケジュール管理は、あくまで事前に予定されたスケジュールの進行を管理することです。
スケジュールに遅れがあるとわかれば、リカバリー策を打つなどのアクションを起こします。
スケジュール管理は、どちらかというとチームやグループ全体を管理する用語です。

対して時間管理は、タスクに取り組むタイミングや、そのタスクにかける時間を管理しています。。
時間管理は、どちらかというと個人にフォーカスした用語です。

今すぐできる時間管理の3つの手順

この章では時間管理をおこなうための具体的な手順を3つ紹介します。

どの手順もすぐに試せるものばかりです。
生産性向上につながるので、実践してみましょう。

①タスクの洗い出し

今すぐできる時間管理の手順その1は、タスクの洗い出しです。
時間管理を実践するためには、まずどのようなタスクがあるのかを洗い出すことが重要です。

例えば、デイリーでおこなうべきタスクが5つあるとしましょう。
1日8時間の労働時間で5つをこなすためには、時間配分を考える必要があります。

タスクの数が4つと5つで時間配分が変わるのは、言うまでもありません。
適切な時間管理するためには、タスクの洗い出しが必要です。

また洗い出したタスクの中で経験済みのタスクがあれば、参考として、過去にそのタスクにかかった時間も書き出しておきましょう。

タスクの完了までに、どれだけ時間がかかったのかがわかれば、時間管理がよりしやすくなります。
さらに前回と比べて、今回はどれくらい時間を要したなど、比較対象にもなります。

②タスクの優先順位を設定する

今すぐできる時間管理の手順その2は、タスクに対する優先順位の設定です。
時間管理をより適切にするためには、タスクの優先順位を設定する必要があります。

例えば、タスクの洗い出しをおこなった結果、タスクA・B・Cが浮かび上がってきたとします。
タスクA・B・Cの条件は以下のとおりです。

• タスクA：完了に2時間かかる。来月までに完了できればよい
• タスクB：完了に3時間かかる
• タスクC：完了に4時間かかる。Cをクリアしないと、チームの仕事が進まない

タスクA・B・Cの中から1番優先すべきタスクは、言うまでもなくタスクCです。
全タスクの中で1番時間はかかりますが、チームの仕事が進むようになるため、成果が最もあがるタスクといえます。

1日は24時間、労働時間に限っていえば、8時間しかありません。
少ない時間で成果をあげるには、タスクに優先順位をつけるのがベストな方法です。

タスクへ優先順位をつける方法としては、緊急度と重要度でわけていくのがおすすめです。
基本的には、緊急度の高いタスクから優先的にこなすとよいでしょう。

③実行と振り返り

今すぐできる時間管理の手順その3は、実行と振り返りです。
タスクの洗い出しと優先順位の設定ができれば、あとは実行するのみです。

タスクの実行中にも突発的なタスクが登場する可能性があるため、常に優先順位の見直しは必要になります。
また実行後は振り返りをおこないましょう。

例えば、完了までにかかった時間の比較です。
前回と比べて、生産性が向上しているのかなどをチェックしましょう。

他にも設定した優先順位は正しかったのか、洗い出したタスクに漏れはなかったのかなどを振り返ると次回につながります。

より的確に時間管理をおこなうためのコツ3選

この章ではより的確に時間管理をおこなうコツを3つ紹介します。

どの方法も難しい計算や面倒な下準備はいりません。
また1つからでも効果を発揮するので、アプローチのしやすい方法から試してみましょう。

①時間帯で取り組むタスクを変える

的確な時間管理をおこなうコツその1は、時間帯で取り組むタスクを変えることです。

集中力には波があり、例えば起床直後は、最も集中力が高い時間帯です。
睡眠によって、脳がフレッシュな状態になっているため、集中力を長く保てます。

反対に消化でエネルギーを使う昼食後は、集中力が下がる傾向にあります。
この性質を利用し、時間帯によって取り組むタスクを変えていくと、より生産性が向上するでしょう。

例えば、思考力を必要とする仕事は、集中力の高い午前中におこなうのがおすすめです。
反対に頭を使わない単純な作業は、集中力の落ちがちな昼食後におこなうとよいでしょう。

②周囲とのコミュニケーションを欠かさない

的確な時間管理をおこなうコツその2は、周囲とのコミュニケーションを欠かさないことです。
せっかくタスクを完了させたとしても、認識の違いや情報不足でやり直しになっては元も子もありません。

例えば、2時間かかっていたタスクを1時間で完了したとします。
生産性としては50%アップしたので、悪い結果ではありません。

しかしコミュニケーション不足によるやり直しがあり、さらに1時間かかっていては以前と結果が同じです。

認識の相違や情報不足を防ぐためにも、周囲とのコミュニケーションを欠かさないようにしましょう。

また周囲とのコミュニケーションで、より効率的にタスクをおこなうヒントが得られる場合もあります。
チャットなど気軽にコミュニケーションが取れるツールで、連絡を取り合うとよいでしょう。

③アプリを利用する

的確な時間管理をおこなうコツその3は、アプリを利用することです。

的確な時間管理をおこなう上で、タスクの完了にかかった時間や予定の把握は欠かせません。
この調査をアナログでおこなうには効率的とはいえず、また限界があるといえるでしょう。

アプリでこれまで実績や予定を管理すれば、すぐに把握ができます。
調査に時間がかからないため、完了したいタスクのみに集中できます。
生産性の向上には、アプリの活用は欠かせません。

Lychee Redmineのリソースマネジメント機能なら、時間管理が可能

現代のビジネス社会では、分業化・専業化が大きなキーワードです。

大きな成果をあげるためには、得意な分野に集中した方が効率的ですね。
効率的な時間管理をおこないたいのであれば、時間管理が得意なアプリに任せてみましょう。

Lychee Redmineは操作性に優れ、他ツールと連携しているなど効率的な時間管理が実現できます。
Lychee Redmineはタスク管理やスケジュール管理がおこなえるなど、時間管理以外もできるトータルなプロジェクト管理ツールで、無料プランも用意されています。

関連する記事はこちら　>>リソース管理とは？管理のメリットや管理のポイントを詳しく解説

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直感的に工数の入力・分析が可能

Lychee Redmineのタイムマネジメントなら、直感的に工数の入力・分析が可能です。

正確な工数の入力は、時間管理をする上で欠かせない要素です。
しかし、工数の入力作業は面倒であるのも否定できません。

Lychee Redmineならカレンダーへタスクをドラッグ&ドロップするだけで工数の入力ができます。
またタスクにかかった時間も一目でわかるため、次回への分析も簡単です。
さらに予定の自動配置という機能を使えば、さらなる入力時間の削減ができます。

実績や今後の予定がすぐにわかる

Lychee Redmineのタイムマネジメントなら、現在までの実績や今後の予定がカレンダーからすぐにわかります。
時間管理は今取り組んでいるタスクはもちろん、今後の予定を踏まえた働き方をしましょう。

例えば、午後から移動先で会議が入っているとします。
会議の前後には移動が発生するため、集中力を必要とするタスクには不向きな状況です。
領収書の整理など、隙間におこなえるタスクが向いています。

今後の予定がすぐにLychee Redmineであれば、取り組むタスクも調整しやすいといえるでしょう。

Googleカレンダーとも連携

Lychee Redmineのリソースマネジメント機能は、Googleカレンダーとも連携しています。

アプリごとにスケジュールが独立している場合、あっちを開いたり、こっちを開いたりと不便に感じた経験はないでしょうか。
Lychee RedmineはGoogleカレンダーと連携している、自身のスケジュールを総合的に管理が可能。
仕事はもちろん、プライベートを含めた予定の管理は適切な時間管理につながります。

例えば、夕方に子どもを保育園に迎えにいくという予定。
普通に仕事をしていては間に合わないので、しっかりと時間管理をするという行動につながるでしょう。

適切な時間管理で、生産性の向上を

今回は生産性をあげる時間管理を紹介しました。
時間管理とは自身の行動や行動にかける時間を管理することです。
タスクにいつ取り掛かり、タスクにどれくらいの時間をかけるかのコントロールが時間管理です。

より的確に時間管理をおこなうコツを3つあります。

• 時間帯で取り組むタスクを変える
• 周囲とのコミュニケーションを欠かさない
• アプリを利用する

Lychee Redmineのリソースマネジメント機能なら、工数の入力や予定の把握を直感的な操作で確認できます。
時間管理にアプリを活用したいという方には、Lychee Redmineがおすすめです。

Lychee Redmineを活用して、生産性をあげる時間管理を実現しましょう。