プロジェクト管理手法 
WBSは、プロジェクト管理における基本的かつ重要な手法です。しかし、新任のPM（プロジェクトマネージャー）の中には、下記のような悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
- 「WBSとは一体どのような手法なのか」
- 「WBSの作成方法がわからない」
そこで本記事では、WBSの概要をお伝えしつつ、作成方法・設定時のポイントを紹介します。すでに様々なプロジェクトを管理している方や、新しくPMになった方が、WBSを理解して活用する上でおすすめの内容です。
WBSとは
「Work（作業） Breakdown（分解） Structure（構造化）」の頭文字をとった用語で、構築したツリー構造（作業分解構成図）を表すこともあります。主にプロジェクトの計画策定時に用いられ、タスクの抜け漏れ防止や全体像の把握に役立ちます。
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WBSの使用目的
WBSの使用目的は、プロジェクトにおける作業を構造化し、可視化を進めることです。
プロジェクトの全体像を鮮明に可視化できれば、スケジュールや必要リソースなどを正確に見積もれます。一方で、プロジェクトの全体像が不透明では、思わぬトラブルが生じる懸念が生じます。
WBSはプロジェクトを効率的に遂行し、利益の向上を測るために欠かせない手法です。
プロジェクト管理における2種類のWBS
プロジェクト管理で使用されるWBSは、構造化の軸に応じて下記の2種類に分類されます。
- プロセス軸のWBS
- 成果物軸のWBS
プロセス軸のWBSとは、プロジェクトの階層に着目し、タスクを細分化・構造化する手法です。一般的には、成果物が不透明な中長期プロジェクトに用いられます。例えば、「自社の離職率を5%低減させる」などです。
一方で成果物軸のWBSは、成果物が明確な短期プロジェクトに用いられます。プロジェクト達成に必要な成果物から逆算してタスクを分解し、順序立ててツリー構造を構築します。住宅の建設を例に挙げると、「基礎や骨組み」「外壁の工事」などがプロジェクト達成に必要な成果物です。
成果物軸のWBSでは、これらの成果物を構築するためのタスクを洗い出し、順序立てて再構築します。
WBSを利用する3つのメリット
- メンバーが自分の作業を把握しやすい
- タスクの抜け漏れが起きにくくなる
- シンプルな手法で再現度が高い
1.メンバーが自分の作業を把握しやすい
WBSを利用する1つ目のメリットは、メンバーが自分の作業を把握しやすい点です。
WBSを利用すると、プロジェクト進行に必要なタスクが明確化されます。自分が担当するタスクがどの作業に内包されるのか把握できれば、結果としてチーム全体の効率が向上し、円滑なコミュニケーションを実現できます。
WBSでは、作業負担を考慮して、タスクの階層分けを行います。階層ごとに作業を割り振ることで、一部メンバーへの業務の偏りを防止できます。ただし、WBSの階層分けがあいまいな場合は、かえってトラブルや遅延につながるため注意が必要です。
2.タスクの抜け漏れが起きにくくなる
WBSを利用する2つ目のメリットは、タスクの抜け漏れが起きにくくなることです。
WBSでは粒度の大きな作業を分解して整理するため、プロジェクトに必要な作業の見落としを防ぐことができるほか、プロジェクト全体を俯瞰してタスクに落とし込むことができるため、トラブルが発生しそうな作業やリスクを未然に検知することも可能です。
3.シンプルな手法で再現度が高い
WBSを利用する3つ目のメリットは、シンプルな手法で再現度が高いことです。WBSはプロジェクトを徐々に細分化し、粒度や順序を整理して再構造するというシンプルな手法です。
CCPMのような大規模プロジェクト向けの手法は、PMの経験値によって結果が左右されます。
しかし、WBSのようなシンプルな手法は、PMの経験が少ない方でも実践することが可能です。自社のプロジェクトに合わせたテンプレートも作成できるため、新任のPMでも合理的なプロジェクト計画を策定できます。
このように、WBSの利点はウォーターフォール開発と親和性が高いものです。ウォーターフォール開発とは、開発プロセス全体を複数工程に分割し、時系列に沿って各工程を順番に進めていくシステム開発手法を指します。
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WBSの作り方
- 最終成果物を明確にする
- 必要なプロセスや手順を考える
- プロセスを逆算して具体的なタスクに分解する
- 作業の粒度・順序を整理する
- 作業を構造化する
- 期日を設定する
- 各作業に担当者を設定
最終成果物を明確にする
まず、プロジェクトの最終的な成果物や目標を明確にします。
これは、プロジェクトの成功を定義する重要な要素です。成果物は、「レポート」「システム」のような具体的な成果物の場合や、「目標の達成」「問題の解決」など抽象的な場合もあります。
最終成果物を明確にするために、ステークホルダーとの対話は欠かせません。他にも、プロトタイプやモックアップを作成し、きちんとしたフィードバックを得ていくことが重要です。
必要なプロセスや手順を考える
最終成果物が明確になれば、そこに至るまでのプロセスや手順を考えます。
プロセスや手順には、製品の開発プロセスやプロジェクトの進行手順、問題解決の手順などが含まれます。このフェーズでは、プロジェクトがどのように最終目標に到達するかを考えましょう。
プロセスを逆算して具体的なタスクに分解する
続いて、プロジェクトに必要な具体的な作業を洗い出します。最初に実施した最終成果物やプロセスから逆算した内容を踏まえ、漏れや重複に注意しながらタスクを洗い出します。
必要作業が多い中長期プロジェクトの場合、大まかな作業フェーズごとにタスクを考慮しましょう。例えば、Webサイトを制作するプロジェクトの場合、主要なフェーズは以下が挙げられます。
- 企画
- 構造設計
- デザイン制作
- 実装
- コーディング
- リリース
上記の作業フェーズをさらに細分化することで、抜け漏れや重複を防ぎつつタスクを洗い出せます。
ただし、あまりにも細かなタスクは、WBSの構造に含めないのがおすすめです。細かなタスクは、複数の親タスクにまたがったり、管理が煩雑化する恐れがあるため、プロジェクトの管理工数を考慮し、適度な粒度のタスクを洗い出しましょう。
具体的には、3階層程度（大項目、中項目、小項目）でまとめることをおすすめします。例えば、Webサイトを制作するプロジェクトの場合、大項目には以下を記載するのが一般的です。
- 要件定義
- 構造設計
- デザイン
- コーディング
- リリース
このうち、要求分析を例に挙げると、以下のような小項目にそれぞれ細分化できます。
- 要求ヒアリング
- 要求分析
- 要求文書の作成
作業の粒度・順序を整理する
必要作業を洗い出したら、構造化に向け粒度・順序を整理します。
作業の粒度とは、工数や所要時間を指す言葉です。粒度にばらつきがあると、構造化した際に、いびつなツリー構造となってしまいます。プロジェクト開始後の進捗管理が煩雑化する恐れもあるため、工数や所要時間を軸にグループ化しましょう。
また、作業の依存関係を考慮し、順序を整理することも大切です。仮に優先順位の高いタスクが遅延した場合、他の関連タスクのみならず、プロジェクト全体にまで影響する恐れがあるためです。洗い出したタスクをいきなり構造化するのではなく、粒度・順序を整理することが重要です。
作業を構造化する
洗い出された作業や活動を階層的な構造に整理し、プロジェクトの流れに沿って作業を構造化します。
構造化する際は、親タスク・子タスクの関係性が正常であるか、同階層の業務負担がかけ離れていないかに注意してください。
期日を設定する
ツリー構造が完成したのち、各タスクに期日を設定します。
プロジェクトを稼働させると、計画段階では気づけなかったタスクやトラブルが生じます。想定外の事態に備え、期日に余裕を作りましょう。
各作業に担当者を設定する
最後に、各作業に担当者を設定します。すべてのタスクに担当者を設定することが大切です。
細かなタスクは、担当者不在や複数のメンバーで担当しているケースがよくあります。ミスやトラブルが生じた場合、迅速に対処し円滑にタスクを遂行するためにも、すべてのタスクに担当者を割り振りましょう。
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WBS作成時の3つのポイント
プロジェクト管理でWBSを作成する際、下記3つのポイントを押さえると効果的です。
- マインドマップで思考を整理する
- プロジェクトに余裕を持たせる
- ツールを活用してWBSを作成
1.マインドマップで思考を整理する
WBS作成時は、思考を整理するためにマインドマップを活用しましょう。プロジェクトの計画策定では、あらゆる事項を考慮しなければならず、考えがまとまりにくいものです。マインドマップを使えば、事項の洗い出しやタスク間の繋がりを可視化できるため、整理することができます。
また、自身の考えを客観的に捉えられるため、問題点を見つけやすく、抜け漏れも防止できます。
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2.プロジェクトの進行スケジュールに余裕を持たせる
WBS作成時には、作業の抜け漏れがないよう注意しながら計画を策定しましょう。気をつけていても、プロジェクトを始めなければ気づけないことが出てきます。
また、プロジェクトを進める中で、予想だにしないトラブルが生じることも多々あります。初期段階で把握できない事項がある以上、万が一に備えた余白を意図的に作ることが大切です。予想外の事態が発生した場合に、回避・リカバリーできる状態を想定しWBSを作成しましょう。
3.ツールを活用してWBSを作成する
WBSの作成には、多くの時間・手間がかかります。少ない工数で高精度なWBSを作成するのであれば、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。
プロジェクト管理ツールは、計画段階のみならず、プロジェクト開始後の進捗管理やコスト管理、完了後の検証までを一貫して管理できます。そのため、WBSの作成が容易になり、業務効率の向上につながります。
また、ツールを用いれば、タスクの洗い出しも容易になり、タスク同士の依存関係も明確にできます。優先すべきタスクや並行して進められるタスクを見つけ、それをチーム全員で把握することが可能です。
WBSのテンプレート機能やガントチャート機能を搭載した製品も数多く提供されています。工数や単価を記録できる機能を備えたツールであれば、スケジュールの作成や人件費の見積もり、損益計算なども容易です。ツールを利用することで、管理工数をおさえつつ高度なプロジェクト管理を実現しましょう。
WBS作成はプロジェクト管理ツールのLychee Redmineがおすすめ
プロジェクト管理ツールは、各社から様々な製品が提供されています。その中で効率的にWBSを作成する際は、日本国内7,000社以上で導入されるプロジェクト管理ツールのLychee Redmineがおすすめです。
Lychee Redmineは、ソフトウェア開発や製造業、自動車関連業など業種・業界、チームの規模を問わず様々な企業で利用されているプロジェクト管理ツールです。要望に合わせた機能の拡張・カスタマイズができ、自社業務に適合させることが可能です。例えば、WBSによって整理した内容をチケット化して管理すれば、タスクの見える化に役立ちます。
また、WBSによって細分化したタスクをガントチャート機能で管理すれば、ツールの知識がない方でもプロジェクトの進捗状況を容易に見える化することができます。
また、Lychee Redmineは多機能でありながら、IT初心者でも扱いやすいシンプルなUI設計です。操作性に優れており、初めて扱う方でも直感的に操作することが可能です。ドラッグ＆ドロップや右クリックなど、基本的な操作のみで扱えます。
WBSへの対応はもちろん、下記の豊富な機能を搭載しています。
- ガントチャート
- カンバン
- タイムマネジメント
- リソースマネジメント
- EVM
- CCPM
Lychee Redmineの月額料金は以下のとおりです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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全プラン30日間無料のトライアルを実施しているので、使い勝手を試しながら導入を検討したい方におすすめです。
WBSを作成しプロジェクトを成功させよう
便利ではあるものの、WBSの作成には時間と手間がかかります。Lychee Redmineのような専用ツールを使い、使いやすいチケットやガントチャートの機能を活用して、高度なWBSを作成しましょう。
30日間の無料トライアルを用意しているので、ぜひお試しください。
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仕事効率化・生産性アップ
Redmine
調査レポート
Lychee Redmine活用
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