WBSは、プロジェクト管理における基本的かつ重要な手法です。

しかし、新任のPM(プロジェクトマネージャー)の中には、下記のような悩みを抱える方も多いでしょう。

「WBSとは一体どのような手法なの?」
「WBSの作成方法がわからない」

そこで本記事では、WBSの概要をお伝えしつつ、作成方法・設定時のポイントを紹介します。

すでにさまざまなプロジェクトを管理している方や新しくPMになった方が、WBSを理解し利用するのにおすすめの内容です。

WBSとは?

WBSとは、プロジェクト全体を細かなタスクに分解し、粒度・順序をそろえたツリー構造を構築する手法のことです。

「Work(作業) Breakdown(分解) Structure(構造化)」の頭文字をとった用語で、構築したツリー構造(作業分解構成図)を表すこともあります。

主にプロジェクトの計画策定時に用いられ、タスクの抜け漏れ防止や全体像の把握に役立ちます。

まずは基礎知識として、WBSの使用目的と種類を紹介します。

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「WBSの詳細を理解してプロジェクト管理をしたい」 「WBSでどのようにプロジェクト管理できるのか知りたい」 当記事は、WBSの悩みを持つ方に向けて書いています.....

WBSの使用目的

WBSの使用目的は、プロジェクトの構造を漏れなく可視化することです。

プロジェクトの全体像を鮮明に可視化できれば、スケジュールや必要リソースなどを正確に見積もれます。

プロジェクトの全体像が不透明では、思わぬトラブルが生じる恐れもあるでしょう。

WBSはプロジェクトを効率的に遂行し、利益の最大化を測るために欠かせない手法です。

プロジェクト管理における2種類のWBS

プロジェクト管理で使用されるWBSは、構造化の軸に応じて下記の2種類に分類されます。

  • プロセス軸のWBS
  • 成果物軸のWBS

プロセス軸のWBSとは、プロジェクトの階層に着目し、タスクを細分化・構造化する手法です。

一般的には、成果物が不透明な中長期プロジェクトに用いられます。
例えば、自社の離職率を5%低減させるなどです。

一方、成果物軸のWBSは、成果物が明確な短期プロジェクトに用いられます。

プロジェクト達成に必要な成果物から逆算してタスクを分解し、順序立ててツリー構造を構築します。

住宅の建設を例にあげると、基礎や骨組み、外壁などがプロジェクト達成に必要な成果物です。
成果物軸のWBSでは、これらの成果物を構築するためのタスクを洗い出し、順序立てて再構築します。

WBSを利用する3つのメリット

プロジェクト管理でWBSを利用するメリットは、さまざまなものが考えられます。

本章では、中でも代表的な下記3つのメリットを紹介します。

  • メンバーが自分の作業を把握しやすい
  • タスクの抜け漏れが起きにくくなる
  • シンプルな手法で再現度が高い

①メンバーが自分の作業を把握しやすい

WBSを利用する1つ目のメリットは、メンバーが自分の作業を把握しやすい点です。

WBSを利用すると、プロジェクトでこなさなければならないタスクが明確になります。
自分が担当するタスクがどの作業に内包されるのかを把握でき、連携を意識したきめ細かい遂行が可能です。

また、WBSでは作業負担を考慮して、タスクの階層分けをおこないます。

階層ごとに作業を割り振ることで、一部メンバーへの業務の偏りを防止できます。

ただし、WBSの階層分けがあいまいな場合は、かえってトラブルや遅延につながるため注意が必要です。

②タスクの抜け漏れが起きにくくなる

WBSを利用する2つ目のメリットは、タスクの抜け漏れが起きにくくなることです。

WBSでは粒度の大きな作業を徐々に分解するため、プロジェクトに必要な作業の見落としを防げます。

またプロジェクト全体をふかんすることで、トラブルが発生しそうな作業やリスクを未然に検知でき対処も可能です。

WBSの利用は、より高精度な計画の策定につながり、プロジェクトの作業効率や生産性の向上が期待できます。

③シンプルな手法で再現度が高い

WBSを利用する3つ目のメリットは、シンプルな手法で再現度が高いことです。

WBSはプロジェクトを徐々に細分化し、粒度や順序を整理して再構造するというシンプルな手法です。

CCPMのような大規模プロジェクト向けの手法は、PMの経験値によって結果が左右されるでしょう。

しかしWBSのようなシンプルな手法は、PMの経験が少ない方でも実践することが可能です。

自社のプロジェクトに合わせたテンプレートも作成できるため、新任のPMでも合理的なプロジェクト計画を策定できます。

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WBSの作り方

実際のプロジェクト計画では、どのようにWBS(作業分解構造図)を作ればよいのでしょうか。

WBSの作り方はいたってシンプルで、下記4つの手順で作成します。

  • 成果物・プロセスから逆算し必要作業を洗い出す
  • 作業の粒度・順序を整理
  • 作業の構造化と期日の設定
  • 各作業に担当者を設定

本章では、上記4つの手順を紹介します。

成果物・プロセスから逆算し必要作業を洗い出す

まずおこなうのは、プロジェクトに必要な作業の洗い出しです。

プロジェクトの目的や成果物から逆算し、漏れや重複に注意しながらタスクを洗い出します。

必要作業が多い中長期プロジェクトの場合、大まかな作業フェーズごとにタスクを考慮するとよいでしょう。

Webサイトを制作するプロジェクトの場合、主要フェーズは、企画 ・設計・ デザイン制作・ 実装・コーディング・ リリースになるのではないでしょうか。

上記の作業フェーズをさらに細分化することで、抜け漏れや重複を防ぎつつタスクを洗い出せます。

ただし、あまりにも細かなタスクは、WBSの構造に含めないのがおすすめです。
細かなタスクは、複数の親タスクにまたがったり、管理が煩雑化したりする恐れがあるためです。

プロジェクトの管理工数を考慮し、適度な粒度のタスクを洗い出しましょう。

作業の粒度・順序を整理

必要作業を洗い出したら、構造化に向け粒度・順序を整理します。

作業の粒度とは、工数や所要時間のことです。

万が一粒度にばらつきがあると、構造化した際にいびつなツリー構造となります。

プロジェクト開始後の進捗管理が煩雑化する恐れもあるため、工数や所要時間を軸にグループ化するとよいでしょう。

また、作業の依存関係を考慮し、順序を整理することも大切です。
仮に優先順位の高いタスクが遅延した場合、他の関連タスクのみならず、プロジェクト全体にまで影響する恐れがあるためです。

洗い出したタスクをいきなり構造化するのではなく、粒度・順序を整理することが重要です。

作業の構造化と期日の設定

いよいよ、プロジェクトの流れに沿って作業を構造化します。

構造化する際は、親タスク・子タスクの関係性が正常であるか、同階層の業務負担がかけ離れていないかに注意してください。

ツリー構造が完成したのち、各タスクに期日を設定します。

プロジェクトを稼働させると、計画段階では気づけなかったタスクやトラブルが生じます。
想定外の事態に備え、期日に余裕を作るとよいでしょう。

各作業に担当者を設定

最後に、各作業に担当者を設定します。
すべてのタスクに担当者を設定することが大切です。

細かなタスクになると、担当者不在や複数のメンバーで担当しているケースが見られます。
しかし、責任の所在が曖昧なため注意しましょう。

ミスやトラブルが生じた場合、迅速に対処し円滑にタスクを遂行するためにも、すべてのタスクに担当者を割り振るとよいでしょう。

WBS作成時のポイント3つ

プロジェクト管理でWBSを作成する際、下記3つのポイントが効果的です。

  • マインドマップで思考を整理する
  • プロジェクトに余裕を持たせる
  • ツールを活用してWBSを作成

上記のポイントをおさえることで、効率的にプロジェクト計画を策定できます。

ぜひご参考にしてください。

①マインドマップで思考を整理する

WBS作成時は思考を整理するために、マインドマップの活用がおすすめです。

プロジェクトの計画策定では、あらゆる事項を考慮しなければならず、考えがまとまりにくいものです。

マインドマップを使えば、事項の洗い出しやつながりを可視化できるため、思考を整理させられるでしょう。

また、自身の考えを客観的に捉えられるため、問題点を見つけやすく、抜け漏れも防止できます。

②プロジェクトに余裕を持たせる

WBS作成時には、作業の抜け漏れがないよう注意しながら計画を策定します。

しかし気をつけていても、プロジェクトを始めなければ気づけないことが出てきます。

また、プロジェクトを進める中で予想だにしないトラブルが生じることもあるでしょう。
初期段階で把握できない事項がある以上、万が一に備えた余白を意図的に作ることが大切です。

予想外の事態が発生した場合に、回避・リカバリーできる状態を想定しWBSを作成しましょう。

③ツールを活用してWBSを作成

WBSの作成には、多くの時間・手間がかかります。

少ない工数で高精度なWBSを作成するのであれば、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールは、計画段階のみならず、プロジェクト開始後の進捗管理やコスト管理、完了後の検証までを一貫して管理できます。

WBSのテンプレート機能やガントチャート機能を搭載した製品も数多く提供されています。

ツールを利用することで、管理工数をおさえつつ高度なプロジェクト管理を実現できるでしょう。

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プロジェクト管理ツールは、各社からさまざまな製品が提供されています。

効率的にWBSを作成するなら、日本国内5,000社以上で導入されるプロジェクト管理ツールのLychee Redmine」がおすすめです。

WBSへの対応はもちろん、下記の豊富な機能を搭載しています。

  • ガントチャート
  • カンバン
  • タイムマネジメント
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  • CCPM

要望に合わせた機能の拡張・カスタマイズも可能なため、自社業務に適合させることができます。

Lychee Redmineは多機能でありながら、IT初心者でも扱いやすいシンプルなUI設計です。

直感的に操作できるため、導入後の不安も少ないのではないでしょうか。

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WBSを作成しプロジェクトを成功させよう

本記事では、WBSの概要をお伝えしつつ、作成方法・設定時のポイントを紹介しました。

WBSはプロジェクトを徐々に細分化し、粒度・順序をそろえたツリー構造を構築する手法です。

タスクの抜け漏れを防止でき、合理的なプロジェクト計画を策定できるでしょう。

ただし、WBSの作成には多くの時間と手間がかかります

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