プロジェクト管理ツールのメリットと失敗しない選び方を解説！

「プロジェクト管理のやり方がわからない」
「ツールを使おうとしても種類が多すぎて選べない」

こうした悩みをお持ちではないでしょうか。

適切なツールを使えば、少ない労力でプロジェクトが管理できるようになります。

本記事では、プロジェクト管理ツールのメリットや選び方を解説し、おすすめのツールを厳選して紹介します。

プロジェクト管理ツールを活用するための参考にしてください。

ツールを使ってプロジェクトを管理する3つのメリット

プロジェクト管理のために、Microsoft Excelなどの表計算ソフトを使っている人も多いでしょう。

しかしプロジェクト管理をスムーズに進めるためには、専用のツールを使うべきです。

表計算ソフトにはない、プロジェクト管理ツールならではのメリットを3つ紹介します。

メリット①視覚的にわかりやすくなる

ツールを使うことで、プロジェクトの全体像が視覚的にわかりやすくなります。
プロジェクトに関わる様々な情報を、種類ごとに最も見やすい形式で整理できるからです。

たとえば開始予定日や期限など、スケジュールに関わる情報は「ガントチャート」にまとめることで、プロジェクトの進捗状況をひと目で把握できるようになります。

タスクを「カンバン」を使って管理すれば、誰が何をやるべきなのか、メンバー全員がお互いに確認し合えます。

情報がごちゃごちゃになっていると、勘違いやミスが起こってしまいがちです。

ツールを活用して、誰が見てもわかりやすいように情報を整理しながら、プロジェクトを進めていきましょう。

メリット②リアルタイムで計画の変更を把握できる

プロジェクト管理ツールでは多くの場合、情報がクラウド上で管理されています。
そのため計画に変更があったときには、1箇所で操作をするだけで、メンバー全員が即座に変更内容を確認できます。

メールや電話で伝える必要がないため、連絡の手間を減らせます。

変更やメンバーが多いプロジェクトであるほど、ツールが大きな力を発揮するでしょう。

メリット③コミュニケーションがしやすくなる

プロジェクト管理ツールを使うと、メンバー同士のコミュニケーションがしやすくなります。

他のメンバーが何をしているのかがわかるようになり、ツール上で簡単に反応を伝えられるからです。

タスクにコメントを付けたり、気軽に絵文字を送ったりもできます。

メンバーの一体感を高めるためにも、プロジェクト管理ツールは有効です。

プロジェクト管理ツールを選ぶ3つのポイント

プロジェクト管理ツールは、とてもたくさんの種類があります。

ツールには向き不向きがあるので、合わないツールを選んでしまうと、むしろプロジェクトがうまく進まない原因になりかねません。

そこでツールを選ぶポイントを3つ紹介します。

ポイント①使いやすさを重視する

プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、使いやすさを重視しましょう。

なぜなら使いにくいツールは、すぐに誰も使わなくなってしまうからです。

せっかく新しいツールを導入しても、使い勝手が悪ければ、昔から使用している管理方法に戻ってしまうことも。

「チームの中でいちばんツールを使うのが苦手そうな人」をイメージして、その人でも使えそうなツールを選ぶと良いでしょう。

ポイント②必要な機能をあらかじめ明確にする

プロジェクト管理ツールにはどんな機能が必要なのか、あらかじめ明確にしておくことが大切です。
ツールを導入してから必要な機能がないことに気づいてしまうことも。

たとえば「ガントチャート」や「カンバン」の機能が、使えないツールもあります。

プロジェクトを問題なく進めるためにはどんな機能が必要かを、ツールを選ぶ前によく考えておきましょう。

関連記事はこちら>> ガントチャートとは？利用例とおすすめツールを紹介

ポイント③チームの規模と予算に合わせる

プロジェクト管理ツールは、チームの規模や予算に合わせて選びましょう。

数人のチームで使うのに向いているツールもあれば、大規模なプロジェクトでこそ力を発揮するツールもあります。

ツールには、有料のものと無料のものから選ぶことが可能です。
有料ツールの方が機能やサポートが充実しているため、基本的にはおすすめです。

しかし、費用を抑えるために無料ツールを使いたい場合もあるでしょう。

関連記事はこちら>> 【ビジネス向け】無料で使えるおすすめスケジュール管理ツール 

おすすめのプロジェクト管理ツール7選

おすすめのプロジェクト管理ツールを、厳選して7つ紹介します。

いずれのツールも無料で試しに使ってみることが可能です。

本格的に導入する前に、いくつかのツールを試してみて、プロジェクトに最適なツールを見つけましょう。

①Lychee Redmine｜機能が豊富でカスタマイズも可能

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、機能が豊富であらゆるプロジェクトに対応できるツールです。

小さなチームから大規模なプロジェクトまで、仕事内容や規模に応じて最適な形で使えます。

人数無制限で無料で使えるフリープランも用意されており、サポート体制も充実しているのでまずは使い勝手をお試ししてみてはいかがでしょうか。

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム［★一番人気］	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

②Asana｜繰り返す作業を自動化できる

引用；Asana

Asana（アサナ）を使えば、プロジェクト管理の手間を減らせます。

何度も繰り返すタスクの登録を自動化できるので、登録を忘れることがなくなり、入力のミスも防ぎやすくなります。

プロジェクト管理自体に手間や時間をかけたくないのであれば、Asanaがおすすめです。

プラン	料金(月額)	メンバー数	マイルストーン設定	ワークロード機能
ベーシック	無料	15人まで	不可	無
プレミアム	1,475円	無制限	可	無
ビジネス	3,300円	無制限	可	有

 

③Jooto｜シンプルで誰でも使いやすい

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、誰にでも扱いやすいツールです。

ドラッグ＆ドロップといった簡単な操作で使えるので、マニュアルを見る必要もないでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入するのが初めてであれば、シンプルで使いやすいJootoがおすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	1ファイル上限	容量
無料	無料	4ユーザー	10MB	100MB
スタンダード	500円	1ユーザー追加ごとに課金	300MB	5GB/1ユーザー
エンタープライズ	1,300円	1ユーザー追加ごとに課金	1GB	10GB/1ユーザー

④Brabio｜Microsoft Excelと合わせて使える

引用：Brabio

Brabio（ブラビオ）は、Excelと合わせて使いやすいツールです。

プロジェクト管理にExcelを使っている場合、進行中のプロジェクトもあるため、ツールに移行するのが難しい場合があります。

BrabioならデータをExcelに出力できるので、Excelと併用する期間を作ったうえで、スムーズに移行しやすいでしょう。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	プロジェクト数	容量
無料	無料	5ユーザー	無制限	50MB
エントリー	3,300円	10ユーザー	無制限	1GB
ミッドレンジ	33,000円	100ユーザー	無制限	1GB
エンタープライズ	要問合せ	要問合せ	要問合せ	要問合せ

⑤backlog｜コミュニケーションしやすい

引用；backlog

backlog（バックログ）を使えば、メンバー間のコミュニケーションが楽になります。

お互いのタスクを簡単にチェックしてコメントが付けられるうえに、絵文字やアイコン、「スター」、「いいね」などで気軽に反応を送れる機能も。

チームメンバーどうしのコミュニケーションを重視するなら、backlogを試してみましょう

プラン	料金(月額)	ユーザー数	プロジェクト数	容量
プラチナ	55,000円	無制限	無制限	2GB
プレミアム	21,780円	無制限	無制限	5GB〜
スタンダード	12,980円	無制限	100件	5GB/1ユーザー
スターター	2,640円	30ユーザー	5件	10GB/1ユーザー

⑥Trello｜他のツールと統合できる

引用：Trello

Trello（トレロ）は、すでに導入している他のツールと合わせて使いやすい点が特徴です。

Slackで送られた重要なメッセージや、Dropboxに追加されたファイルなどを、Trelloから確認できます。

様々なツールを活用しているプロジェクトには、Trelloがぴったりです。

プラン	料金(月額)	ボード数	機能	容量
フリー	0	10まで	自動コマンドの実行 50 回/月 無制限のアクティビティ ログ 担当者と期限 iOS および Android モバイル アプリ 2 要素認証	10MB/1ファイル
ビジネスクラス	約1,400円	無制限	フリー+ 高度なカスタマイズ機能	250MB/1ファイル
エンタープライズ	要問合せ	無制限	全ての機能	250MB/1ファイル

⑦wrike｜リアルタイムでタスクにコメント可能

引用；wrike

wrike（ライク）を使えば、他のメンバーと連携しやすくなります。

タスクへのコメントをリアルタイムで送り合えるので、その場で疑問点を解消して、スムーズに仕事を進められます。

他のメンバーとの共同作業が多いプロジェクトであれば、wrikeを試してみると良いでしょう。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	容量
無料	0	無制限	2GB
プロフェッショナル	約1,100円	200ユーザー	5GB〜
ビジネス	約2,800円	200ユーザー	5GB/1ユーザー
エンタープライズ	要問合せ	制限なし	10GB/1ユーザー

ツールをうまく使ってプロジェクトを管理しよう

プロジェクトを管理するためのツールについて、メリットや選び方を解説しました。

ツールを活用すれば、メンバー同士で協力しやすくなり、プロジェクトをスムーズに進められます。

本記事で紹介したおすすめツールを参考にして、ぜひチームにぴったりのプロジェクト管理ツールを見つけましょう。

Lychee Redmineには30日間のお試し期間が用意されているので、まずは試しに使ってみてください。