スケジューリングとは？プロジェクト管理に最適な組み方やメリット

仕事や会議中に「スケジューリング」というキーワードを聞くことはありませんか。「効果的なスケジューリングが必要」「この感じでスケジューリングしておいてね」など社内で使われているのではないでしょうか。

スケジューリングは、プロジェクトマネジメントにおいて重要な役割があります。本記事では、スケジューリングの概要からスケジュール管理の方法、メリットを紹介します。当記事を読めば生産性アップも実現できるので、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクトにおけるスケジューリングとは

スケジューリングとは、どのような順番で仕事を進めるかという計画を立てることです。仕事の準備段階で使われることが多く、どの順番で仕事を進めれば都合が良いかを決めるときに使われます。

例えば、アプリを作るプロジェクトがあったとします。プロジェクト管理者は、機能の打ち合わせや作業メンバーの完了期日といった様々な調整事項を考慮しながら、スケジューリングしていきます。プロジェクト前に完了までをスケジューリングし、調整をすることでスムーズな進行を目指します。大手企業をはじめ多くの会社では、計画的にスケジュールを立て、プロジェクトを円滑に進めています。

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スケジューリングの重要性

スケジューリングは、プロジェクトの効率的な進行において極めて重要な役割を果たします。適切にスケジュールを立てれば、メンバーが無駄なく稼働でき、作業の効率化を図れます。

また、作業の実行スケジュールを明確にすれば、無駄な時間が発生しません。各メンバーが「誰が」「何を」「どのくらい」進めているのかを把握することが可能です。結果、プロジェクト全体の進捗状況を正確に把握できるようになります。

万が一進捗が滞っても、どの段階で何が原因となっているのかを特定しやすくなり、迅速な対応が可能です。スケジューリングは、プロジェクトの成功に欠かせない管理手法といえます。

主なスケジューリングの手法

スケジューリングの手法の種類は、以下2つです。

• 逆算型
• 積算型

スケジュールを作成する際、どちらか一方の手法だけに頼ると、無理のある計画になる可能性があります。両方の手法を組み合わせてスケジュールを作成し、レビュー・検証を行うことが重要です。

逆算型

逆算型とは、期限から逆算してスケジュールを具体的に細かく決めていく方法のことです。

まず、プロジェクトを期限内に完了させるために必要なタスクや成果物を洗い出します。タスクを出した後は、それぞれに担当者と締切を設定し、時系列順に並べてスケジュール全体を詳細に組み立てます。

積算型

積算型とは、細かなスケジュールを積み上げて全体のスケジュールを構築する手法です。まず、WBS（作業分解図）や成果物のタスク一覧を作成し、全体で必要なタスクと成果物を把握します。

次に、それぞれのタスクに担当者と締切を決めて、時系列順に整理して細かくスケジュールを作成します。さらに、ガントチャートを用いてタスク間の前後関係を可視化し、スケジュールに無理がないかも確認します。そして中間目標を設定し、全体を見通したグランドスケジュールを作成して終了です。

なお、WBSは作業内容を細分化して追跡しやすくするためのツールであり、ガントチャートは棒グラフ形式でプロジェクトの進捗状況を管理するためのツールです。WBSやガントチャートを活用すれば、効率的なプロジェクト管理が可能になります。

スケジューリングする際の4ステップ

プロジェクトのスケジューリングをする際は、以下の4ステップを順番に行います。

1. タスクの洗い出し
2. 締め切り日の決定
3. 優先順位の決定
4. タスクをスケジュールへ落とし込み

順番に解説します。

STEP1. タスクの洗い出し

まずは、プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。タスクを洗い出すときは、漏れがないように小さなタスクも書き出すことが大切です。小さなタスクを無視するとプロジェクト中に問題が発生するので、リスクを減らすためにも忘れずに行いましょう。

やらなければいけないタスクを具体的に出しておけば頭も整理されるため、途中で悩むことも少なくなります。スケジュールを組むためにも、タスクを視覚化しておきましょう。

STEP2. 締め切り日の決定

タスクの洗い出しをした後は、それぞれの締め切り日を決定しましょう。締め切り日を設定しておけば、いつまでに完了しなければいけないかを視覚的に意識できます。

なかには締め切り日の決定が難しいタスクもあります。些細なタスクであっても、締め切り日を設定すれば意識的に終わらせようとするため、自分のペースに合わせて設定してください。どのようなタスクでもやらなければならないという意識を持っていれば、作業効率も格段にアップします。

STEP3. 優先順位の決定

タスクには重要度が高いものと低いものがあるので、スケジューリングをするときは優先順位を決定しましょう。優先順位をつければ今なにをしなければいけないかを明確化できるため、重要度が高いタスクに時間をかけられます。

逆に重要度が低いものは空いた時間に進めれば良いので、作業時間をうまく使えます。会社の勤務に当てはめれば残業も減らせるため、タスクの優先順位は大切です。

STEP4. タスクをスケジュールへ落とし込み

最後に、タスクをスケジュールへと落とし込みましょう。スケジュールの落とし込みにはノートやカレンダー、スケジュールアプリ、ガントチャートなどがおすすめです。ガントチャートは、プロジェクトの進捗を可視化するだけでなく、リソースの割り当てや期日の追跡などにも役立ちます。

タスクは月、週、日単位で落とし込み、1週間単位で見返しましょう。予定のタスクが完了、スケジュールに完了の書き込みをすれば終了です。自分のやりやすいスケジュール管理をぜひ実践してみてください。

スケジューリングをする3つのメリット

スケジュール管理をするメリットは、以下の3つです。

1. 作業を効率化できる
2. タスクの対応遅延をなくせる
3. 急なタスクに対応しやすい

1.作業を効率化できる

スケジュール管理をすれば、いつまでにタスクを完了しなければならないかがわかるため、作業を効率化できます。自分に合った方法でスケジュールに落とし込めば、作業予定が見える化されて作業順序の無駄にも気づけます。また、見える化されれば、必要なリソース（人材、ツールなど）を適切なタスクに配置することが可能です。

さらに、無駄を省いてコスト削減もできます。スケジュールがしっかり組まれていないと、優先順位が見えてきません。メンバーが抱えているタスクをスムーズにさばけず、作業の効率も悪化します。無駄な時間を省けば、効率良く成果を上げられるようになります。

特に複数のプロジェクトを同時にこなす人は頭ですべてスケジュールを把握できないため、スケジュール管理は非常に重要です。作業効率化によって時間やリソースの浪費が減り、品質が向上し、ストレスが軽減され、目標達成が加速されます。そうすると、個人や組織の成果の飛躍的な向上が期待できます。

2.タスクの対応漏れをなくせる

スケジュール管理をしっかり行えば、タスクの対応漏れを防ぐことが可能です。タスクがたまってくると、つい後回しにして忘れてしまうことがあります。スケジュール管理をしておけば常にチェックするため、タスクの対応漏れをなくすことができます。

ただ、作業予定を登録していても忘れてしまっては意味がありません。スケジュール管理をするときは、登録しておいた自分のやるべきタスクをしっかりチェックしましょう。

3.急なタスクに対応しやすい

スケジュールの整理ができていれば、急に入ってきたタスクにも対応が可能です。スケジュールを完璧に立てたとしても、クライアントの都合で予定が変更されるケースもあります。場当たりで仕事をしていると、急な予定変更があったときに困惑してしまいます。

一方でスケジュール管理をしておけば、作業ごとに完了期限を把握できるため、急なタスクが生じた場合にも、どのタスクの隙間に入れ込むべきかを容易に検討したり、対応が可能となります。プロジェクトに変更はつきものなので、スケジュール管理しておくことはメリットのひとつです。

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スケジューリングの注意点とは？

スケジュール管理をするときの注意点は、以下の2つです。

1. 緊急性と重要性を考慮する
2. タスクを詰め込みすぎない

1.緊急性と重要性を考慮する

複数のタスクをどのような順番で行うべきか判断が難しいときは、緊急性と重要性の二つを考慮しましょう。

まず、緊急性は締め切りが近いものから優先度が高くなります。次に、重要性は「高い成果が求められるもの」「多くのメンバーが関わっているもの」などが当てはまります。この2軸で考えたときに、緊急性も重要性も高いタスクがあれば優先して取り組まなければなりません。

一方で、「緊急性は高いが重要性は低い」タスクばかりにリソースを集中させないことが上手なスケジューリングのコツです。タスクを2つの条件で分けて考えると重要な作業が明確化され、不必要なタスクが減ります。

2.タスクを詰め込みすぎない

スケジュールを決める際は、タスクの詰め込みに注意しましょう。スケジューリングをすると、つい時間をタイトにしてスケジュールを組みがちです。プロジェクトに変更はつきものなので、予期せぬ事態や優先事項の変更に対応できるよう、スケジュールに柔軟性を持たせることが重要です。適宜調整ができるような余地を持つことで、計画の変更に対応しやすくなります。

また、スケジュール管理ツールやタスク管理アプリを活用して、タスクやスケジュールを可視化しやすくすることも大切です。ツールを使うことで、タスクの重複や過密を避けられます。突然の変更があってもその日のタスクは完了できる、くらいの余裕をもってスケジュールを組むようにしましょう。

スケジューリングにおすすめのツール5選

スケジュール管理におすすめのツールは、以下の5つです。

1. Lychee Redmine
2. タイムデザイナー
3. Backlog
4. サイボウズOffice
5. TeamHack

それぞれの特徴を順番に解説します。

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1.Lychee Redmine

Lychee Redmineは、複雑なプロジェクトでも簡単に管理できる無料で始められるプロジェクト管理ツールです。大手企業をはじめ、7,000社以上が導入しており、人気が高いツールです。独自機能であるタイムマネジメントによって工数入力を漏れなく正確に行えます。

カレンダーの工数入力はドラッグ＆ドロップするだけなので、プロジェクト管理初心者の方でも簡単に使用可能です。また、プロジェクトカレンダーを利用すれば、メンバー全体の予定と実績を確認できます。Googleカレンダーとの連携もできるため、スマートフォンから設定した予定をいつでもチェックできます。個人はもちろん企業として利用したい方にもおすすめです。

無料プランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

2.タイムデザイナー

引用元：Time Designer | 作業時間が記録できるタスク管理ツール

タイムデザイナーは、タスクの進捗確認から工数管理、さらには経営分析までを一括でサポートしてくれるプロジェクト管理ツールです。Webブラウザ、デスクトップアプリ、スマートフォンアプリに対応しているため、外出先でも簡単に作業時間を記録できます。操作性が高くシンプルな画面設計で、現場でもスムーズに利用可能です。

ToDoリスト・ガントチャート・カンバン・カレンダーなど、様々な視点でタスクを管理できるほか、締切や作業漏れを防ぐアラート機能もついています。案件や取引先ごとに作業時間や人件費の内訳を自動で算出し、Excel形式での出力も可能です。さらに、収益性の高い案件や課題のある案件を一目で把握できるデータ分析機能も備えています。

3.Backlog

引用元：Backlog｜チームで使うプロジェクト管理・タスク管理ツール

Backlogは、チーム内のコラボレーションを効率化するタスク管理ツールです。シンプルで使いやすいUIが特徴で、Web制作やソフトウェア開発はもちろん、広告代理店・運送会社・不動産会社など、幅広い業種で活用されています。

タスクには担当者や締切を設定できるため、見落としの防止が可能です。さらに、親課題・子課題に分けてタスクを細分化したり、ガントチャートで進捗状況を可視化したりなども可能で、プロジェクト管理の負担を大幅に軽減します。

また、会議の議事録や作業マニュアルなどをチームで共有でき、情報管理もスムーズです。ファイル共有も一元管理でき、プロジェクトに関連するデータを効率的に扱えます。さらに、利用人数にかかわらず同一料金で使える点も魅力です。

4.サイボウズOffice

引用元：サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中小企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。スケジュール管理機能をはじめ掲示板やファイル管理、報告書、タイムカードなど幅広い機能が備わっています。操作もわかりやすく動作もスムーズなので、誰でもストレスなく利用可能です。価格帯は月額500円からと安価のため、気軽に始められます。

また、一連の機能はスマートフォンに対応しており、外出先からもメンバーの予定確認が可能です。セキュリティ対策もばっちりなので、情報漏洩・消失を心配せずに使えます。企業としてメンバー全体で利用したい方におすすめです。

5. TeamHack

引用元：TeamHack

TeamHackは、タスクごとにスケジュールを管理できるプロジェクト管理ツールです。チャット機能が搭載されており、社員同士が気軽にやり取りできる点が特徴です。

チャット機能を使えば、ほかの社員にメールを送ったり仕様書の確認作業を短縮したりできます。また、複数のスケジュールやプロジェクト、タスクを一括管理できるため、作業効率も上がります。プロジェクトの管理担当として利用したい方におすすめです。

効率的なスケジューリングをはじめましょう

今回は、スケジューリングの詳細からスケジュールの組み方、メリットを紹介しました。スケジュール管理をすれば自分がすべきことが見える化でき、作業効率が格段に上がります。

また、イレギュラーなことが発生しても柔軟に対応できるようになるため、急な案件に困ることもなくなります。もしスケジュール管理が苦手な方は、紹介したおすすめツールの利用を検討してみてください。Lychee Redmineなら何人までも無料で利用できるフリープランも用意しているので、この機会に利用をおすすめします。