仕事効率化・生産性アップ 
会社に出社しなくても業務を進捗できるテレワークは、従業員・企業側どちらもメリットのある業務形態です。
しかし人と人とが直接会えないことから、コミュニケーションにすれ違いが起こるトラブルも頻繁に発生します。
タスクの進捗を確認できないため、納期に間に合わないというトラブルが発生するリスクも高いでしょう。
テレワークにはコミュニケーションや情報共有を円滑に行うためのツールは欠かすことができません。
この記事を読むことで、テレワークを導入するメリットやデメリット、おすすめツールが理解できます。
テレワークの導入を考えている方やテレワークのツールで迷っている方はぜひ参考にしてください。
在宅勤務に便利なテレワークとは
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用して、時間や場所にとらわれることなく働く業務形態を意味します。
これまで、仕事とは会社に通勤して行うものというイメージが定着していました。
しかし、ライフワークバランスの重視やグローバル化が進み、今後は「仕事は自宅で行うもの」という働き方が定着するかもしれません。
まだテレワークを導入していない企業は、今のうちからテレワークを実施できる環境を整えておくことをおすすめします。
テレワークはリモートワークと同じ
最近、話題となっているリモートワーク。
ライフワークバランスの実現や労働力人口を確保する観点から、総務省も推進している業務形態です。
テレワークとリモートワークは同じ意味なので、どちらの用語を使っても問題ありません。
テレワークのメリット・デメリット
テレワークは従業員と企業側どちらにもメリットがあります。
従業員のメリット
・通勤する必要がない
・育児や介護と両立できる
・人間関係のストレスがなくなる
・ライフワークバランスの充実
・仕事への意欲を向上できる
企業のメリット
・離職率が下がる
・優秀な人材を確保できる
・通勤費用などコストを削減できる
・ICT技術の導入できる 企業のイメージアップになる
ただし、テレワーク導入によってデメリットもあります。
特に企業側は従業員と直接会うことがないため、業務の進捗を確認しにくく、テレワークにすることで従業員の集中力が低下し生産性が低下する可能性もあります。
テレワークの導入により、お互いのメリットを最大化させるにはツールの利用は欠かすことができません。
人と人とが直接会えないデメリットを補ってくれるツールの存在が必要になります。
テレワークに便利なツール①Web会議ツール
会議はプロジェクトのキックオフや重要事項の決定、業務改善など仕事をするうえで必要不可欠です。
テキストチャットだけでもコミュニケーションをとることは可能。
しかし、言葉のニュアンスや相手の顔を見ることができないため、テキストだけでは理解しづらい場面も多く存在します。
そこで必要となるツールがWeb会議ツール。
1対1での通話もちろん、状況に応じて複数の人が同時にコミュニケーションをとれるツールを選ぶことが重要です。
Zoom（ズーム）
引用：Zoom
Zoomはパソコンやスマホ、タブレット等で利用できるWeb会議ツールです。
複数のメンバーでビデオ通話や音声通話が無料で利用できます。
Zoomの特徴は通話するメンバーはホストだけID登録をしておけば、他メンバーはURLからログインするだけで簡単にWeb会議に参加することが可能。
多数のメンバーが参加するWeb会議でもスムーズに会議を開始できます。
なお、無料プランでは3人以上の通話は40分まで、参加人数100人以下という制約があります。
企業で利用する場合は、有料プランへのアップグレードがおすすめです。
Skype（スカイプ）
引用：Skype
プライベートでも利用しているユーザーが多い通話ツール「Skype」はWeb会議でも利用できます。
最大25人まで同時通話ができ、通話時間も無制限で利用が可能。
IDを登録しておけばログインしてコンタクトをとるだけで簡単に通話を開始することができます。
会話をしながらテキストチャットやファイル・画像の共有も可能なので、ツールを切り替える必要がないことが特徴です。
テレワークに便利なツール②チャットツール
テキストでコミュニケーションがとれるチャットツールは、会話の内容を残しておき、後からでも確認できることがメリットです。
早急対応が必要な会話であればWeb会議ツールが便利ですが、すぐに返信が必要ないのならチャットツールで十分でしょう。
チャットツールならWebサイトのURLを貼り付けたり、画像やファイルの添付をしたりも可能。
手軽にコミュニケーションをとることができます。
Slack（スラック）
引用：Slack
アメリカで開発されたチャットツール「Slack」は海外で人気があります。
英語やフランス語などの多言語に対応しているため、グローバル企業におすすめ。
Slackはプログラムのコードを共有できるSnippet機能が特徴。
Githubとの連携も可能なので、システム開発やWeb関連の共同開発に向いています。
ChatWork（チャットワーク）
引用：Chatwork
日本企業が開発したチャットツール「Chatwork」は日本国内で人気があります。
サポートやマニュアルはすべて日本語に対応。
ITに詳しくない方でも使えるので、医療や建設、製造業や飲食業など多種多様な業界で活用されています。
Chatworkの最大の特徴はタスク管理ができることです。
相手へ依頼したタスクが完了すると通知が送られる設定にできるので、簡単なタスクであればChatworkだけで完結。
ストレージが5GBあり、広告表示されるプランなら無料で利用できます。
テレワークに便利なツール③ファイル管理・共有ツール
チャットツールは画像やファイルを送ることが可能。
しかし、サイズの大きいファイルやファイル数が多い場合は、クラウドにファイルを保存できるファイル管理・共有ツールが便利です。
Google Drive（グーグルドライブ）
引用：Google Drive
Googleアカウントがあれば15GBまで無料で利用できるクラウドサービスです。
容量の少ないファイルを保存するなら、無料プランでも十分に対応できるでしょう。
Googleドキュメントやスプレッドシートなど、Google系のオフィスツールと連携が可能。
Google系のオフィスツールは無料で利用できるので、コスト削減にも繋がります。
Dropbox（ドロップボックス）
引用：Dropbox
Dropboxは2GBまで無料利用できるクラウドサービスです。
有料プランに切り替えることでデータ容量を拡張することが可能です。
Dropboxはファイルをアップロードすると同期が早く、すぐに他のデバイスでも利用できることが特徴。
共有したいファイルを常に最新の状態にできるので、「欲しいファイルがない…」といったテレワークでのトラブルを最小限に抑えることができます。
テレワークに便利なツール④タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、プロジェクトを遂行するために各担当に割り振られたタスクや進捗状況を確認するために必要なツール。
メンバー全員が同じタスク管理ツールを利用することで、自分以外のメンバーがどこまで進捗しているのかを「見える化」できます。
昨今ではスマートフォンやタブレットなどのデバイスが普及していることから、Android端末やiOS製品、Windowsなど多種多様なデバイスに対応していることが求められます。
LycheeRedmine（ライチレッドマイン）
Lychee Redmineはプロジェクト管理ツールなどのプロダクトを自社開発している「アジャイルウェア」が提供しているタスク管理ツールです。
タスク管理機能「カンバン」はふせんを貼るような感覚で簡単にタスクの入力や進捗の確認が可能。
ドラック＆ドロップでタスクの順番を変えることで、タスクの優先順位を変更することもできます。
Lychee Redmineは有料ツールですが、何人でも無料で使えるフリープランのほか、有料プランでも30日間の無料お試しを実施しています。
料金別の機能形態は下記を御覧ください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
|
Jooto（ジョートー）
引用：Jooto
Jootoはニュースリリース配信サービスなどを展開しているPR TIMESが提供するタスク管理ツールです。
Jootoはマニュアルが充実していることが特徴。
初回ログイン時にはマニュアル動画が流れるため、初めて利用する方でも使い方を理解しやすい設計となっています。
タスク管理だけでなく、ガントチャートやコミュニケーションツールも搭載しているため、業務の一元化が可能。
4人までであれば無料で利用できます。
便利なテレワークにはサポートが充実しているツールがおすすめ
最近はテレワークが普及していることから新しいツールが次々と登場しています。
しかし、テレワークを行うすべての従業員がデジタルデバイスやIOTについて理解があるとは限りません。
「ツールの使い方がわからない…」という従業員もいるため、利用マニュアルやサポートが充実しているツールを使うことが重要。
たとえば、プロジェクトを一元管理できるツール「Lychee Redmine」は機能に関する質問を受け付けるトータルサポートを行っています。
また、管理者向けのウェビナーも定期的に開催しており、ツールの導入後も安心して業務の保守・運営が可能です。
テレワークは便利なツールを活用して業務を効率的しよう
テレワークに便利なツールをご紹介しました。
テレワークは人と人が直接会えないデメリットを補ってくれるツールの導入が重要です。
昨今はテレワークを導入する企業が増えたことで、無料で利用できるツールが多く開発されています。
無料ツールはコスト削減や誰でも使えることがメリットですが、利用できる機能が部分的になってしまうデメリットがあります。
「Lychee Redmine」のような業務を一元化できるツールを利用することで、業務の効率化を図ることも可能。
テレワークにはどのツールが必要なのか検討し、企業・従業員ともに気持ちよく業務ができる環境を作りましょう。
プロジェクト管理手法
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調査レポート
プロジェクト管理手法
