「作業効率をアップさせられるToDoリストを作りたい」
「ToDoリストを作るコツを理解したい」

当記事はこのような悩みを持つ方に向けて書いています。
自分が担当するタスクが増えてくると、何から着手すればいいのかわからなくなります。

そんなときは「ToDoリスト」を作成し、タスク整理が大切です。
しかしToDoリストを作成した経験がない方は、どのように作るのか悩んでいるのではないでしょうか。

当記事では、ToDoリストの詳細や作成するメリット、作り方とコツについて詳しく紹介します。

ToDoリストとは

ToDoリストとはToDoとは自分がやるべきことを指しており、ToDoリストはやらなければいけない作業を1つに集約したものです。
仕事で自分がやるべき作業をまとめ、期限が決められていないものがToDoリストに含まれます。

ToDoリストを作ることでやるべき作業を整理できるので、効率性と生産性が向上可能です。
ToDoリストを作る目的は、作業の対応ミスをなくして実行に移すまで正しく管理することです。

「何をして何をしなくてもいいのか」を理解できるため、無駄な作業を大幅に減らせます。
幅広い業種や職種でToDoリストは使われており、うまく仕事をこなしていくためには欠かせないツールです。

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ToDoリストとタスクの違い

ToDoリストと類似する「タスク」というものがあります。
タスクとは、期限までに必ずやるべき作業を指します。

ToDoリストには期限が決められていませんが、タスクは期限が決められた作業です。
例えば会社のミーティングで利用する資料を作成しておかなければ、話し合いができず無駄な時間となってしまいます。

このように仕事において、必要となる作業はタスクに含まれるのです。
そのためToDoリストとタスクの主な違いは、明確な期限が決められた作業かどうかと理解しておきましょう。

ToDoリストの作成フォーマット

ToDoリストには、以下のような作成フォーマットがあります。

  • ノート・手帳
  • 付箋
  • ホワイトボード
  • パソコンアプリ・スマホアプリ

上記フォーマットはそれぞれメリットやデメリットが異なるため、人によって最適なものは変わります。
具体的なフォーマットの違いをまとめたので、ぜひToDoリストを作成するときにご覧ください。

フォーマット メリット デメリット
ノート・手帳
  • 持ち運びがしやすい
  • 書くことで頭に入りやすい
  • 作業内容の履歴を保存しやすい
  • 書くことが面倒
  • 書くことが遅い人には向かない
付箋
  • しなければいけないことを俯瞰できる
  • 自由に並べ替えやグルーピングできる
  • 直感的な把握ができる
  • 書くことが面倒
  • 失くす可能性が高い
ホワイトボード
  • 複数人でチェックできる
  • 書き直しが簡単
  • 作業内容を共有しやすい
  • 書くことが面倒
  • 作業内容の履歴を保存できない
  • 持ち運びができない
パソコンアプリ・スマホアプリ
  • パソコンとスマホどちらからでも利用できる
  • ほかのメンバーと情報共有できる
  • リマインダー(通知)機能がある
  • アプリを立ち上げる必要がある
  • IT慣れしていないと使いにくい
  • デバイスがないと利用できない

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ToDoリストを作るメリット

ToDoリストを作る3つのメリットToDoリストを作ると、以下のようなメリットがあります。

  1. 作業の対応ミスをなくせる
  2. 作業の優先順位がわかる
  3. スケジュール管理ができる

それでは説明します。

1.作業の対応ミスをなくせる

ToDoリストを作成すればしなければいけないことをまとめられるので、作業の対応ミスをなくせます。
しなければいけない作業を頭のなかだけで整理するのは難しく、知らないうちに忘れていることも少なくありません。

ToDoリストはリマインド(通知)の役割もあるため、習慣化することで作業の対応ミスを防止できます。
自分の作業量が突如増えることも少なくはないので、ToDoリストにまとめておく習慣をつければ忘れることもないでしょう。

作業の対応ミスをなくせる点は、仕事において重要なメリットです。

2.作業の優先順位がわかる

自分の頭で作業を整理するときは、何から着手すればいいのか判断が難しいです。
そんなときでもToDoリストがあれば、作業に優先順位をつけて対応できます。

1日の勤務時間のなかでどのように終わらせればいいのかを考えられるので、計画的に作業を終わらせられます。
ToDoリストの作成にアプリやツールを利用すれば、パソコンだけでなくスマホからもToDoをチェックして優先順位を確認可能です。

また、緊急度や重要度によって作業を分ければ、先に着手すべきタスクやあとで着手すべきタスクなどが明確になります。
効率良く作業の段取りを組めるのは良いメリットです。

3.スケジュール管理ができる

ToDoリストを作成し、作業工数や作業時間を見積もることでスケジュールを管理できます。
スケジュールがわかるようになると、万が一トラブルが起きても柔軟な対応が可能です

社内全体で各メンバーのスケジュールをチェックできれば、欠席や対応が難しいときでもサポートができます。
結果的にプロジェクト全体をスムーズに進められるため、納期通りに作業を終わらせることも可能です。

スケジュールを立てて余裕のある行動ができる点もToDoリストの大きなメリットです。

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ToDoリストの作り方とコツをわかりやすく解説

ToDoリストの作り方とコツをわかりやすく解説ToDoリストを作るときは、以下のようなコツが必要です。

  • ToDoを洗い出す
  • カテゴリ別に整理する
  • 優先順位を決める
  • ToDoに必要な情報をまとめる

正しい作り方を理解して作業効率を向上させましょう。

ToDoを洗い出す

まず現在抱えている作業内容をすべて洗い出しましょう。
作業内容を洗い出すことで「しなければいけないこと」と「しなくてもいいこと」を明確にできます。

頭のなかだけで整理するとしなければいけないことに困惑し、1つの作業にも集中できなくなります。
そのため作業内容を洗い出し、フォーマットを使って一度リストアップしましょう。

無駄をなくして本当にしなければいけない作業へ注力するためにも欠かせません。
時間を有効活用するためにもToDoをしっかり洗い出しましょう。

カテゴリ別に整理する

ToDoの洗い出しを終えたら、カテゴリ別に整理しましょう。
作業がリストアップされただけでは、何からしなければいけないのかを判断できません。

例えば「社内作業」、「社外作業」などのカテゴリを作り、それぞれ作業を分けていきます。
作業をカテゴリ分けするとToDoも見つけやすいので、管理する負担も減らせます。

カテゴリ別に整理した作業の進捗状況をチェックすることで、達成感を得ながら仕事をこなしていけるようになるでしょう。

優先順位を決める

ToDoをカテゴリ分けして整理できたら、着手すべき優先順位を決めましょう。
優先順位をつけることで何の作業から終わらせるべきかを明確にできます。

タスクの優先度を決めるときは「緊急度」と「重要度」によって分類します。
下図のマトリクスから作業の優先順位を決定してください。

  緊急度が高い 緊急度が低い
重要度が高い <第一領域>
緊急度と重要度が高い
<第二領域>
緊急ではなく重要度が高い
重要度が低い <第三領域>
緊急度が高く重要ではない
<第四領域>
緊急ではなく重要ではない

優先度は第一領域が最も高く、第四領域が最も低いです。
作業内容をこちらに分類することで何からしなければいけないのかを理解できます。

すべての作業を同時進行はできないので、優先順位をつけて高い順に着手していきましょう。

ToDoそれぞれの期限を決める

優先順位が決定したら、それぞれの期限を決めましょう。
各作業に期限を決めなければ、いつ頃に終わらせなければいけないのかを把握できません。

作業に期限があれば、スケジュール通りに計画的に進められます。
また、期限までに作業を終わらせられるので、仕事全体の遅延を防止できます。

期限を詰め込みすぎると負担が大きくなるため、無理のない程度に期限を決定しましょう。

ToDoに必要な情報をまとめる

最後にToDoに必要な情報をまとめていきましょう。
必要な情報と各作業を紐づけることで、仕事の効率性や生産性は大きく向上します。

例えば会議で使う書類作成の場合、書類の数や配布人数、必要になる時間などの情報をまとめます。
企業によっては、作業内容の情報を管理できるアプリを導入していることも多いです。

アプリならパソコンやスマホから手軽に情報を一括管理できるので、ToDoに必要な情報をいつでもまとめられます。
ミスをなくしてToDoの情報をまとめたいときは、アプリの導入もぜひ検討してください。

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ToDoリストを作るときの注意点

ToDoリストを作るときの注意点ToDoリストを作るときは、以下のような点に注意しましょう。

  • ToDoリストの作成は難しい
  • 作業が難しいToDoのみリストに残ってしまう
  • ToDoリストは定期的にチェックが必要

上記のようなポイントは、ToDoリストを作るときに陥りがちな問題です。
注意点を十分に理解したうえで正しいToDoリストを作りましょう。

ToDoリストの作成は難しい

ToDoリストは作業量によって作成が難しくなります。
作業量が多ければ細分化することも大変なので、ToDoリストがうまく機能しないこともあります。

また、完了した作業の削除や並べ替えなどの作業も必要になるため、ToDo管理にも時間が必要です。
結果的にToDoリストを作成しても定着しない可能性が高くなります。

このような問題を解決するには、ToDo管理できるアプリの導入がおすすめです。
アプリならToDoリストの作成や管理が簡単にでき、自然に定着していきます。

使い方が簡単なアプリなら社内全体で使えるので、作業効率も一気にアップするでしょう。

作業が難しいToDoのみリストに残ってしまう

ToDoリストに難しい作業があると、いつまでもリスト内に残り続けることがあります。
作業がいつまでも終わらない事態になるので、進捗感も徐々になくなってしまいます。

難しい作業があるときは、細分化して優先的に取り組めるものから着手することが大切です。
ToDoの細分化が甘ければリストに残り続ける恐れがあるため、ToDoリスト作成時は十分注意しましょう。

ToDoリストは定期的にチェックが必要

ToDoリストの作成後は、定期的にチェックする必要があります。
作成したことに満足して見ることをやめてしまうと、うまく機能せずに終わってしまいます。

ToDoリストはしなければいけないことをチェックするためにあるので、見ることが大前提です。
そのためToDoリストを定期的にチェックすることを習慣化するようにしましょう。

ToDoリストの作成はLychee Redmineがおすすめ

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これからToDoリストを作成しようと考えている方のなかには「うまく作れるか心配」という悩みもあるでしょう。
ToDoリストの作成は作業量によって難しくなるため、規模によっては時間がかかる恐れがあります。

そんなときには、ToDoリストを簡単に作成できる「Lychee Redmine」がおすすめです。
Lychee Redmineは、業界不問で利用できるプロジェクト管理ツールです。

搭載されている「リソースマネジメント」機能では、工数や稼動率、生産性の観点から内容を可視化できます。
ほかにもプロジェクトを成功に導く機能が豊富に備わっている点が特徴です。

ドラッグ&ドロップの直感的な操作なので、ITツールが苦手な方でも簡単に利用可能です。
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ToDoリストを作って作業効率を向上させましょう

ToDoリストを作って作業効率を向上させましょう
今回は、ToDoリストの詳細から作成するメリット、作り方とコツまで詳しく紹介しました。
ToDoリストは、自分がしなければいけないことを1つにまとめるものです。

ToDoリストを作ることで作業の抜け漏れをなくし、優先順位を明確にしながらスケジュールも立てやすくなります。
ぜひ当記事で紹介した作り方やコツを参考にToDoリストの作成を試してみてください。

もし作成が難しい方は、簡単に作れる「Lychee Redmine」の導入も検討いただければ幸いです。
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