仕事効率化・生産性アップ

2024年04月24日

フローチャートの書き方で参考にしたい3つの型と4つの手順を具体的に解説

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フローチャートを使って業務プロセスを可視化したいと思っても、書き方が分からず躓いてしまうケースは少なくありません。

結論から言うと、フローチャートの書き方は基本的な型と記号を押さえれば、簡単に作成できます。しかし、書き方の手順やコツが分からなければ、フローチャートの作成を円滑に進めることは困難です。

本記事ではフローチャートの書き方をはじめ、具体的な手順について詳しく解説します。本記事を読めば、フローチャートを迷うことなく書けるようになり、プロジェクトの効率化も図れるはずです。

フローチャートとはプロセスを可視化した図形のこと

フローチャートは、縦軸か横軸で業務プロセスを可視化した図形です。シンプルな図形なので短時間で全体像の把握ができ、プロジェクトに関わるメンバー（ステークホルダー）の理解度の向上が期待できます。

具体的には、長方形・円形・ひし形などを用いてプロセスを矢印でつなげて表現します。

料理レシピのように可視化され、構造全体を捉えられるため、業務効率を向上させたり、問題点を発見して改善したりできるのです。また、フローチャートの書き方を覚えてしまえば、様々な場面で応用できる点もメリットです。

フローチャートで使う記号や具体的な書き方は後述するので、参考にしながら読み進めてみてください。

フローチャートを書く際によく使われる記号一覧

フローチャートを書く上で基本となる記号を理解すると、シンプルで誰でも理解しやすい図形が作れます。

具体例を交えながら解説するので、自社の業務プロセスをイメージしながら参考にしましょう。

開始/終了

開始/終了を表す記号は端子と呼ばれます。フローチャートの冒頭と末尾に配置し、形楕円形または角丸の四角で描かれる記号です。

例えば、ネットショッピングのフローチャートでは、開始をユーザーが商品を購入とし、終了には顧客に商品が届くと入力できます。

フローチャート内のプロセスの開始と終了を明確に示すための記号として覚えておきましょう。

処理

処理は四角形で描かれ、何らかの行動を表すための記号です。前述の開始/終了（端子）の間にある処理の部分を指します。具体的には以下の例の通りです。

データの処理
商品の準備
料金の支払い

フローチャート内のアクションを示す場合もあることから、処理はよく使用する記号だと覚えておきましょう。なお、複数の処理を1つのボックスに書き込むと分かりづらくなるため、1ボックスには1つの処理を書き込むのが原則です。

判断/分岐

判断/分岐はひし形で描かれ、条件によってルートが分岐する際に使う記号です。条件が満たされる場合はYes（はい）のルートを、満たされない場合はNo（いいえ）のルートを辿ります。

例えば、買い物であれば商品が予算内か予算外かを判断し、次のプロセスへ進むための結論を出せるようにします。また、条件分岐を用いることで、繰り返し（ループ）表現するようなフローチャートも作成できます。

判断/分岐は複雑なプロセスを理解しやすくし、効率的に実行できるようにする記号と覚えておきましょう。

フローチャートの書き方で参考にしたい3つの型

フローチャートを初めて書く方でも、スムーズに作成するのに役立つ3つの書き方をご紹介します。どのような場面で使えて役立つのかまで解説するので、自社のプロセスと相性が良いと思える型を探しながら読み進めてみてください。

なお、フローチャートはキャンバスのサイズに合わせて、矢印の方向を縦向き、横向きに表現しても大丈夫です。

ワークフローチャート

ワークフローチャートは、タスクやプロセスの流れを図表で示す場合に使われます。各工程を処理していく順に記述するので、シンプルな構造が特徴です。

具体的に以下のような業務で利用されます。

プロジェクト管理：タスク流れや割り当て
製造業：部品の加工・組み立て・検査
カスタマーサポート：顧客からの問い合わせや要望の処理

ワークフローチャートを使うと、業務がどのように機能しているか理解しやすくなり、不要なタスクの検知や排除にもつながるので、業務の効率化が期待できます。

良いフローチャートを作成すれば、誰が見ても滞りなく業務を進められるので、人的エラーが減り、結果として製品やサービスの品質向上にもつながります。

繰り返される業務アクティビティを整理したいときに、活用したいフローチャートのひとつです。

意思決定フローチャート

意思決定フローチャートは、各工程の処理の流れを分ける構造となり、前述した判断/分岐の記号を主に使用します。特定の状況において視覚的に表現できるので、意思決定の役に立つ型です。

例えば、プロジェクト管理における意思決定フローチャートの場合は、以下のような場面での利用が挙げられます。

リスクの発生時に取るべき行動をどうすか
スケジュールの変更や遅延の対応策をどうするか
どのリソースをどの程度割り当てるか

上記のように決断を可視化することで、勘と経験で決める心配がなくなるので、重要な意思決定が必要なときでも迷うことなく最適な選択が可能です。

スイムレーンフローチャート

スイムレーンフローチャートは、作業を実施する人・役割ごとにスイムレーンと呼ばれる区画で表現する図のことです。なおスイムレーンは役割や部門を意味します。部門ごとに分かりやすく業務を表すのに役立つ図です。

具体的には、水泳選手が泳ぐコースをイメージしましょう。業務フローを縦に組織し、横に工程を並べていくことで、部門間の関係や作業の流れの理解に役立ちます。そのため誰が・いつ・どのような作業を・どのように進めるかが可視化されるので、プロセス全体の理解が容易です。

例えば、営業であれば、お問い合わせが来たときの流れ、新規営業の流れ、を可視化するのに役立ちます。プロセスの異なるグループを視覚的に区別できるので、短時間で全体像が把握でき、部門間のコミュニケーションを円滑に進めやすく上で有用です。

フローチャートの書き方を4つの手順に分けて解説

初心者でも迷わずフローチャートを書くための手順を、以下4つに分けて解説します。

目的を明確にする
フローに関わる関係者を洗い出す
要素を時系列に配置する
わかりやすい作図にする

それぞれ重要な項目ですが、特に目的を誤るとせっかくフローチャートを作成しても役に立ちません。まずは軸となる目的を押さえることが大切です。

目的を明確にする

いきなりフローチャートを書き始めるのではなく、目的を明確にしましょう。目的を明確にできなければ、フローチャートを書くこと自体が目的になりかねません。

情報整理や業務プロセスの改善、効率化などがフローチャートを作成する本来の目的であるはずです。具体例として、以下のような目的が挙げられます。

担当者によるパフォーマンスのバラつきを抑えるために可視化する
可視化によって、無駄や省略できるプロセスを削減する
誰がみても一連の流れを客観的に整理でき、共通認識を持てるようにする

上記のように、フローチャートは目的によって整理する情報が異なります。

そのため、「とりあえず作業工程を洗い出すためにフローチャートを書いてみよう」と考えると、無駄な作業になってしまう懸念があります。まずは、解決したい課題を明確にしてからフローチャートを作成しましょう。

フローに関わる関係者を洗いだす

業務プロセスの成果物を受け取る顧客や、作業に関係ある担当者を洗い出します。例えば、以下のように関係者を洗い出していきましょう。

社内で完結するフローなら社内の担当者や部署
社外にも関係者がいるならクライアント・ベンダー（販売業者・売り手）など

フローチャートに関係のある存在が軸となるので、洗い出しは丁寧に行ってください。適切に洗い出せないとプロセス全体を正確に理解するのが難しくなってしまいます。

また、合わせて関係者のタスクをヒアリングして「いつ、どのような作業を」「どのような場所でしているのか」などを洗い出せると業務の詳細を明らかにでき、MECEなフローチャートを作れるはずです。

要素を時系列に配置する

関係者やタスクの整理ができたら、要素を時系列に配置して整理しましょう。ここでは、業務手順を可視化するのに向いているスイムレーンチャートを参考に進めていきます。

具体的な手順は以下の通りです。なお、図形の流れは左から右に、上から下に流れるようにタスクを記載するのが一般的です。

関係者・部署などを記載したスイムレーンを作成する
関係者のタスクをスイムレーンに配置する
矢印を使って流れを記載する

上記のように3つの工程に分けて図形を作成するのがおすすめです。注意点として、作業の単位を細かくしすぎず、内部の細かい動作まで記載しないようにしましょう。あらゆる可能性を書き込むとかえって見づらくなってしまいます。

何でもかんでも書き込むとフローチャート本来の分かりやすさが失われるので、詳細な情報を記載する場合は、別に業務手順書に書くなどの工夫をするのがおすすめです。

わかりやすい作図にする

フローチャートは誰が見ても理解できるように、シンプルなものを作成しましょう。色や装飾などの要素を詰め込みすぎると、せっかくの図形も見づらくなってしまいます。

作成する際は、色使いや形式を統一したり、幅や高さを揃えたりするのがポイントです。これらの基本的な要素を押さえるだけでも、見栄えが良くなるはずです。

また、フローチャートは可視化も目的としているので、あまりこだわりすぎずシンプルに表現するのが大切です。

フローチャート作成におすすめのツール2選

フローチャートはツールを使って効率的に作成する方法があります。PowerPointやExcelでも作成できますが、初めて書く方は特化型のツールを使って作図する方法もおすすめです。

おすすめのツールを2つ厳選してご紹介します。ツールの特徴やどのような場合に適しているかを紹介するので、ツール選びにお役立てください。

Lucidchart

引用：Lucidchart

Lucidchartは、プロジェクトメンバーや個人が効率的に業務を実行可能にしてくれる作図ツールです。ドラッグ＆ドロップで直感的な操作ができるので、手軽に可視化したいと考えている方におすすめです。

また、Microsoft OfficeやGoogleワークスペース、Slackなどのツールとの連携もできます。普段使っているツールと組み合わせて、できるだけシームレスな運用にするのも可能です。

無料プランでも、テンプレートを100点利用できるのが利点です。

Canva

引用：Canva

Canvaのフローチャートは、オンラインで共同作業やリアルタイムコラボレーションが可能で、無料プランから利用できます。比較的ポップなテンプレートが多いこともあり、カジュアルに作図したい方におすすめです。

Canvaはデザインツールのため、凝ったデザインにしたい方にも向いています。モバイルアプリもあるので、外出する機会の多い場合でも編集しやすい特徴があります。

フローチャートの書き方を理解して業務プロセスを改善しよう。

フローチャートは、複雑なプロセスやアイデアを可視化するのに役立つ作図です。プロセスやタスクの流れを整理し、チームや関係者に明確に伝えられるため、業務の効率化も期待できます。

フローチャートの書き方に慣れていない方は、ツールを活用して業務プロセスの改善をしていきましょう。

なお、フローチャートのように業務を可視化できるツールとしてLychee Redmineもおすすめです。Lychee Redmineにはガントチャート機能があり、フローチャートと同じようにプロジェクトの全体像を把握できます。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

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