プロジェクト管理手法 
フローチャートとは、プロセスやシステムの動作などを視覚的かつ論理的に表した図表であり、各ステップや決定点などが矢印で結ばれてフローを示すものです。一見、複雑に見えるかもしれませんが、基本的な記号や種類を理解すれば、誰でも書くことができます。
また、適切なフローチャートを作成するための書き方やポイントも存在します。本記事では、これらについて詳しく解説しますので、フローチャートの基本から応用までをしっかりと学んでいきましょう。
フローチャートとは？
フローチャートは、プロセスや手順、システムの動作などを視覚的に示すために使われるダイアグラムです。通常、各ステップや作業は図形で表され、これらの図形は矢印で結ばれることでプロセスの流れを示します。
フローチャートはシンプルで理解しやすいことから、複雑なプロセスやシステムについて効果的なコミュニケーションをとるために広く利用されています。一例として、以下のような様々な分野で活用されます。
- プロジェクトマネジメント
- プログラミング
- 業務プロセス設計
- 意思決定の手順
チャート内で使われる図形にはそれぞれ意味があります。詳しくは後述しますので参考にしてください。
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フローチャートを作成する3つのメリットとは？
フローチャートを作成する3つのメリットを挙げると、主に以下の通りです。
- フローが可視化されて全体像が見やすくなる
- 業務の標準化を実現できる
- 手順の抜け漏れを防止できる
それぞれについて詳しく解説します。
メリット1.フローが可視化されて全体像が見やすくなる
フローチャートは、プロセスや手順を、視覚的かつ明確に表現するため、業務やプロジェクトの全体像を一目で把握できます。
各ステップや判断点が矢印で結ばれ、流れが可視化されることで、関係者は全体の構造を理解しやすくなるでしょう。これにより、プロセスにおけるつながりや依存関係を迅速に把握でき、効果的なコミュニケーションが可能となります。
メリット2.業務の標準化を実現できる
フローチャートを使って業務の流れを表した場合、業務プロセスを具体的かつ論理的に表現するため、組織内で業務を標準化することに役立ちます。
同じ手順や作業を同じ方法で実施することで、品質の向上やエラーの軽減が期待できます。業務プロセスが標準化されていれば、新規メンバーのトレーニングも容易になり、一貫性のあるサービス提供や製品の開発が可能です。
メリット3.手順の抜け漏れを防止できる
フローチャートの使用は、業務プロセスにおけるステップや条件の漏れ防止につながります。
チャート内では各ステップや判断が明確に示されているため、関係者はプロセス全体を確認し、漏れがないかを確認できます。これにより、ヒューマンエラーを最小限に抑え、スムーズで効率的な業務遂行が可能です。
代表的な4つのフローチャート記号
フローチャートで使用される、代表的な4つの記号は以下の通りです。
- 端子記号（楕円形）
- 処理記号（長方形）
- 条件分岐（菱形）
- 線や矢印
それぞれの意味や使い方について、以下で詳しく解説します。
端子記号（楕円形）
画像引用：Lychee Redmine 公式ブログ
端子記号はフローチャートの始点や終点を示すために使用されます。
通常、楕円形で描かれ、文脈によって「始まり」や「終わり」を表します。フローチャートがどこから始まり、どこで終わるのかを明示することで、全体の流れを理解しやすくします。
処理記号（長方形）
画像引用：Lychee Redmine 公式ブログ
フローチャートにおいて、処理記号は、具体的な作業や処理を示すために用いられます。
通常、長方形で描かれ、内部に作業内容や処理の説明が記載されます。この記号を使うことで、各ステップや作業がどのように実行されるのかを視覚的に理解できます。
条件分岐（菱形）
画像引用：Lychee Redmine 公式ブログ
条件分岐は、フローチャートにおいて特定の条件によって処理が分岐することを示します。
主に菱形で描かれ、条件によって矢印が異なる方向に流れます。これにより、プロセスが特定の条件に基づいて、異なる経路を辿る構造を表現します。
線や矢印
線や矢印は、フローチャート内の異なるステップや、処理の間の流れを示します。
矢印の向きはフローの方向を表し、線の種類やスタイルは、異なる種類の関係性や流れの種類を示します。これらの線と矢印は、プロセスや判断の間の論理的なつながりを明示する上で重要です。
フローチャートの5つの種類とは？
フローチャートの5つの種類は、以下の通りです。
- 意思決定フロー
- ロジックフロー
- システムフロー
- 製品フロー
- プロセスフロー
それぞれの示す内容や特徴について、以下で詳しく解説します。
意思決定フロー
意思決定フローは、プロセスやプロジェクトにおいて、意思決定が行われる際の手順や選択の流れを示します。
条件分岐や判断のステップが強調され、決裁がどのように行われるかを明確にすることで、組織内の意思決定プロセスを効果的に管理できます。
ロジックフロー
ロジックフローは、プログラムやアルゴリズムの論理的な流れを表現します。
各ステップが順序立てられ、条件分岐や反復処理が含まれることが一般的です。これにより、プログラムの実行順序や条件に基づく処理が視覚的に理解され、プログラミングの効率が向上します。
システムフロー
システムフローは、情報システムやソフトウェアに代表されるような、システムの機能や相互関係を示す図表です。
各コンポーネントやモジュールがどのように連携し、データや制御がどのように流れるかを示すことで、システムの構造や機能を理解しやすくします。
製品フロー
製品フローは、製造プロセスや供給チェーンにおいて、製品がどのように生産・流通されるかを示す図表です。
原材料から消費者までの製品の移動や、変化を視覚的に表し、製品の生産や供給の最適化を支援します。
プロセスフロー
プロセスフローは、業務プロセスやタスクの手順を明示的に示す図表です。
特定の業務がどのようなステップで進行し、各段階がどのように関連しているかを表現します。効率的な業務遂行やプロセスの改善を促進する上で、これらを可視化することは意義深いと言えるでしょう。
フローチャートの書き方
フローチャートの書き方を表にまとめると、以下の通りです。
| ステップ | 対応内容 | 詳細 |
| 1 | 目的の明確化 | フローチャートを作成する前に、明確な目的を定める。 プロセスや手順の理解・改善・コミュニケーションの補完など、目的に合わせた情報を整理する。 |
| 2 | ステップの整理 |
フローチャートに表現するステップやプロセスを整理する。 |
| 3 | 矢印でフローを示す |
ステップや処理の間を矢印でつなぎ、フローを示す。 |
| 4 | 詳細な説明の追加 |
各ステップや処理に詳細な説明を追加する。 |
| 5 | 見やすさの追求 |
フローチャート全体を見やすく配置する。 |
| 6 | 検討と改善 |
他者に見てもらい、理解しやすいかどうかを確認する。 |
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見やすいフローチャートを作成するポイント
見やすいフローチャートを作成するポイントは、以下の通りです。
- シンプルで一貫性のあるデザインを追求する
- 適切なサイズと配置に配慮する
- 色を適度に利用する
一目で理解できる、シンプルで統一感のあるデザインであれば、誰でも見やすくなり理解を深めやすいでしょう。また、「関連する要素は近くに配置する」など、流れを追いやすくする工夫も大切です。
色の利用は、注目させたり関連性を強調するのに役立ちますが、使いすぎると逆に混乱を招く可能性があります。適切な色の組み合わせを選び、意味のある色分けを行いましょう。
これらのポイントを考慮することで、誰でもフローチャートを理解しやすくなり、効果的なコミュニケーションツールとして役目を果たします。
フローチャートの作成ツール
フローチャート作成に特化した機能を持つツールを活用することで、容易に作成することができます。
具体的には、「テンプレートを使って図を簡単に作成できる」、「シェア機能で複数のユーザーが同時に作業する」などの機能を持った専用ツールを利用することで、フローチャートの作成をスムーズに行うことが可能です。
これらのツールは、無料で利用できるものから、プロフェッショナル向けの高機能なものまで、様々な選択肢があります。
Lychee Redmineでさらに業務効率化できる
フローチャートの作成に携わるマネージャーや担当者の方におすすめしたいのが、プロジェクト管理に役立つツール「Lychee Redmine」です。
Lychee Redmineは、ガントチャートやカンバン、タイムマネジメントなどの機能を完備しているツールです。フローチャート機能自体はないものの、プロジェクト管理やタスク管理を様々な機能を活用したい方に適したサービスです。
カスタマイズ性が高く、必要な機能を選べるため、製造業やソフトウェア開発をはじめとした7,000社に利用されています。操作性にも優れ、ドラッグ＆ドロップで直感的にタスク管理ができるのも利点の1つです。
また、タスクを細分化して効率化できる「チケット」を活用すれば、情報の整理も容易に行えます。
フリープランで使用できるのは、基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能に限定されていますが、有料プランではガントチャートをはじめ、さらに多くの機能を利用できます。
有料プランでは、30日間の無料トライアル期間を提供しているため、リスクなく始めることができ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しいただき、操作性を確かめてみてください。
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フローチャートの書き方を理解して業務で活用しよう
フローチャートは、ビジネスにおける様々なフローを可視化し、全体像の直感的な把握や、状況共有の円滑化を支援します。
まずは基本となる記号や書き方を理解し、業務で活用してみましょう。また、目的に応じた活用のためにはフローチャートの種類も参考にしてください。
適切な運用ができれば、業務効率化や生産性向上につながるでしょう。
フローチャートを活用する機会の多いプロジェクト管理者の方は、本記事で紹介したLychee Redmineもぜひチェックしてください。
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