仕事効率化・生産性アップ 
「プロジェクトがいつも遅延する」
「自分自身の仕事をコントロールできない」
プロジェクトマネジメントについてこのような悩みを抱えている方は少なくありません。特に、時間のコントロールは、メンバーが多くなればなるほど複雑化し、難易度も上がります。
この記事では、プロジェクト管理におけるタイムマネジメントの重要性やおすすめツールを紹介します。時間管理に悩みがある現場担当者は、ぜひ最後までご覧ください。
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タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントとは、プロジェクトの目標達成に向けて時間を効果的かつ効率的に活用するためのプロセスやスキルを指します。
以下に、プロジェクトマネジメントにおけるタイムマネジメントの要点をいくつかピックアップしました。
| プロジェクトスケジュールの策定 |
タイムマネジメントの初歩は、プロジェクトのスケジュールを策定することです。これには、タスクの一覧、依存関係、所要時間の見積もりなどが含まれます。
スケジュールはプロジェクト計画書に反映され、関係者が共有できる形で整備されます。 |
|---|---|
| クリティカルパスの特定 |
クリティカルパスは、プロジェクトの最短所要時間を示し、どのタスクがプロジェクトの全体進行に大きく影響を与えるかを明確にします。
プロジェクトマネージャーは、クリティカルパス上のタスクに重点を置いてスケジュールを管理します。 |
| リソースの割り当て |
タイムマネジメントには、必要なリソース（人員、機器、資源など）を適切に割り当てることが含まれます。
リソースの効果的な利用は、スケジュールの遵守やプロジェクトの成功に直結します。 |
| 変更管理 |
プロジェクト進行中には変更が発生することがよくあります。変更があった場合、それがスケジュールに与える影響を適切に評価し、調整する必要があります。
これには、変更のスコープ、リソースの再評価、スケジュールの再計画などが含まれます。 |
| 進捗モニタリングと報告 |
定期的な進捗モニタリングは、スケジュールに対する進捗状況を確認し、遅れや問題を早期に検知するのに役立ちます。進捗報告は関係者に提供され、必要に応じて調整を行う際の基盤となります。
|
| リスク管理 |
タイムマネジメントはリスク管理とも密接に関連しています。リスク要因がスケジュールに影響を与える可能性があるため、リスク評価や対策の導入が必要です。
|
以上が、プロジェクトマネジメントにおけるタイムマネジメントの基本的な側面です。これらのプロセスとツールを適切に組み合わせることで、チームはスケジュール通りにプロジェクトを進行し、目標を達成することが可能です。
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タイムマネジメントとスケジュール管理はどう違う？
タイムマネジメントとスケジュール管理は似て非なる概念であり、プロジェクトや仕事の進行を効果的に管理するために異なる側面を取り扱います。
以下に、それぞれの概念の違いについてまとめました。
| タイムマネジメント | スケジュール管理 | |
|---|---|---|
| 焦点 | 個人や組織が時間を適切に使い、効率的に仕事をこなすための一般的なスキルや原則に焦点を当てています。 |
プロジェクトや仕事の進捗を計画し、追跡するための特定の計画やスケジュールに焦点を当てています。
|
| 範囲 | 日々の業務や個人の生活において、時間を有効に利用する方法に関する広範で包括的な概念です。優先順位の付け方、タスクの集中管理、休息の取り方などが含まれます。 |
主にプロジェクトマネジメントの文脈で使われ、プロジェクトの進捗に関する計画、タスクのスケジュール、リソースの配分などに関連します。
|
| 適用 | プロジェクトだけでなく、日常の活動や目標達成など、あらゆる側面に適用されます。 |
主にプロジェクトやイベントの計画および実行に関連しています。プロジェクトのタスクの順序や所要時間、クリティカルパスの特定などがスケジュール管理の一環です。
|
簡単に言えば、タイムマネジメントは広範であり、個人や組織が時間を管理し、効率的に活動するための総合的なスキルとアプローチを指します。
一方で、スケジュール管理は特定のプロジェクトや仕事に焦点を当て、その進捗を計画し、管理するための具体的な手法やツールを指します。
タイムマネジメントの重要性
プロジェクトのタイムマネジメントは、効果的なスケジュール策定と実行により、期日厳守やリソース最適化を確保するため、プロジェクトの成功に不可欠な管理方法です。
計画からの逸脱はコスト増加や品質低下につながるので、プロジェクト全体の健全性を確保するために適切な時間配分を心がけましょう。
タイムマネジメントを実施するメリット
ここでは、タイムマネジメントを実施することのメリットを紹介します。
仕事が効率化され、成果が上がる
タイムマネジメントにより、タスクやプロジェクトの優先順位を明確にし、時間の無駄を減少させます。
効率的なスケジュール管理は生産性を向上させ、タスクの迅速な遂行と品質向上を促進します。
コストカットにつながる
タイムマネジメントは、リソース（人材、機器、資材など）の最適な利用を可能にし、タスクの適切な配分を保証します。
これにより、無駄な時間やコストを削減し、プロジェクト全体のコスト効率を向上させます。
ワークライフバランスが保たれる
タイムマネジメントは個人の日常業務やプロジェクト活動を計画することを支援し、仕事とプライベートの調和を図ります。
適切なスケジュール管理により、業務時間外の十分な休息や趣味の時間を確保し、ワークライフバランスを維持できます。
タイムマネジメントのフレームワーク
ここでは、適切なタイムマネジメントに有用なフレームワークを紹介します。
ロジックツリー
ロジックツリーは、大きな目標を細分化し、階層的な構造で表現する方法です。プロジェクトや課題を小さな要素に分解し、それらの関係性を視覚的に理解できます。これにより、タスクの優先順位付けや進捗の把握が容易になります。
プロジェクトの計画や目標の設定、複雑な問題の解決に適したフレームワークです。
アイゼンハワー・マトリクス（緊急・重要マトリクス）
アイゼンハワー・マトリクスは、タスクを以下4つの象限に分類します。
- 「緊急かつ重要」
- 「緊急でなく重要」
- 「緊急でなく重要でない」
- 「緊急かつ重要でない」
これにより、タスクの優先順位を明確にし、焦点を合わせることができます。タスクの優先順位付けや日常の業務管理に活用できるフレームワークです。
SMARTの法則
SMARTは、下記5つの頭文字からなる法則です。
- Specific（具体的）
- Measurable（測定可能）
- Achievable（達成可能）
- Relevant（関連性がある）
- Time-bound（期限がある）
目標やプロジェクトの設定時に、これらの要素を定義することで達成可能性が向上します。目標の設定やプロジェクト計画、個人の成果目標の策定などに適したフレームワークです。
HIROEN
HIROENは、下記6つの頭文字からなるアクション管理の手法です。
- Handle（取り扱い）
- Ignore（無視）
- Refer（紹介）
- Organize（整理）
- Execute（実行）
- No action（何もしない）
これにより、タスクに対して適切なアクションを選択し、効果的な対応ができます。タスクの優先度付けや処理方法の決定、情報管理に適したフレームワークです。
タイムマネジメントの実施手順
ここでは、具体的なタイムマネジメントの実施手順を説明します。
ステップ1. 日頃行っている業務をすべて洗い出す
すべての業務やタスクをリストアップし、日常の活動を詳細に洗い出します。これにより、全体の把握と見えていないタスクの発見が可能です。
ステップ2. 業務の優先順位をつけていく
洗い出した業務に優先順位をつけます。優先付けには、先に説明したアイゼンハワーマトリクスとフィジビリティスタディを活用しましょう。
フィジビリティスタディは、各業務が実現可能かつ適切かどうかを評価する手法で、以下4つの実現性を評価します。
- 技術的実現性
- 経済的実現性
- 法的実現性
- 時間的実現性
優先順位は、感覚で振り分けないようにすることがコツです。
ステップ3. 優先順位に応じて対応方法を考えていく
各業務に対して、優先順位に基づいた対応方法や戦略を考えましょう。
急ぎかつ重要であれば即座に対処し、他は計画的にアプローチします。
ステップ4. 目標設定をする
優先順位や対応方法を基に、具体的で測定可能な目標を設定しましょう。
これにより、方針が明確になり、達成度を評価しやすくなります。
ステップ5. QCDRSを意識し行動する
QCDRS（Quality、Cost、Delivery、Risk、Safety）の要素を意識して、タスクを実行しましょう。
品質や効率、納期、リスク、安全性などを考慮して行動し、総合的な成果を追求します。
ステップ6. 評価する
実施した行動や達成した目標に対して定期的な評価を行いましょう。
適切なフィードバックを受けながら、プロセスや目標を改善していくことで、持続可能なタイムマネジメントスキルを養います。
タイムマネジメントで失敗しないためのポイント
ここでは、タイムマネジメントをスムーズに進めるためのポイントを紹介します。
実現可能な内容で進めること
タイムマネジメントでの失敗を避けるためには、実現可能な範囲で作業を進めることが重要です。現実的な目標や計画を設定し、無理なスケジュールを立てないようにしましょう。
タスクの難易度や所要時間を適切に見積もり、実際にこなせる範囲内で進捗させることで、達成感が生まれ、モチベーションが維持されます。
タスクを感覚で振り分けないこと
タスクを感覚的に振り分けると、重要な仕事が見過ごされたり、緊急なものに対処できなくなる可能性があります。
代わりに、アイゼンハワーマトリクスなどのツールを使用して、客観的かつ戦略的な優先順位付けを行いましょう。これにより、緊急性と重要性を考慮した効果的なスケジュールが確立されます。
情報共有をしっかり行うこと
プロジェクトや仕事において、情報共有は円滑な進行に不可欠です。
失敗を避けるためには、関係者とのコミュニケーションを重視し、進捗状況や変更点などの重要な情報を適切に共有しましょう。透明性が確保されれば、予期せぬ問題にも早期に対応できます。
タイムマネジメントに有用なツール3選
ここでは、タイムマネジメントに有用なツールを3つ紹介します。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、オープンソースのソフトウェアであるRedmineに拡張機能を搭載したツールです。導入社数も7,000社以上と実績があり、高い信頼性を誇ります。
メンバーのタイムテーブルを一元管理可能で、作業工数に基づくコストを自動算出できるなど、タイムマネジメントに必要な機能が揃っています。また、ドラッグ＆ドロップの分かりやすいUIに定評があるため、導入につまずく懸念は少ないでしょう。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
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| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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Toggl
引用：Toggl
Toggl（トグル）は、タイムトラッキングやタイムマネジメントを支援するためのオンラインツールです。タイムトラッキングやプロジェクト管理、レポート分析の機能があり、効率的なタイムマネジメントの洞察を得ることができます。
チームメンバーのタイムトラッキングを協調して管理できる機能も有しており、パフォーマンスの低いメンバーがいればすぐに分かるでしょう。他のプロジェクト管理と連携も可能であることから、柔軟で使いやすいツールとも言えます。
Monday.com
引用：Monday.com
Monday.com（マンデー・ドットコム）は、柔軟で直感的なプロジェクト管理プラットフォームで、様々な業界やチームに利用されています。
タイムラインや優先順位付けと期限の設定、そして時間トラッキングの機能などがあり、タイムマネジメントにも有用です。カスタマイズ性に富んでいるので、幅広いプロジェクトを抱える組織にうってつけでしょう。
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タイムマネジメントとは、目標を達成するために不可欠な時間コントロールの手法です。うまく行うためには、優先順位の設定や効果的なツール利用が必要です。また、メソッドとしていくつかのフレームワークを知っておくと役に立ちます。
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