「どのようなグループウェアが自社に適しているのかわからない」
「現在使用しているグループウェアよりも使いやすいものがあるのではないか?」

このようなお悩みを抱えている方は多いです。

グループウェアにはさまざまな種類があり、それぞれのサービスに見られる機能や特徴は異なります。

今回は、乗り換えや新規導入にあたっておすすめできるグループウェアを徹底比較します。

搭載機能のほか、導入費用や対応言語などを比較できる表も掲載していますので、自社に適したグループウェアを導入したい方に必見の内容です。

グループウェアとは

  

グループウェアとは、組織に所属しているメンバーのコミュニケーションをスムーズにし、業務効率化を推進するためのシステムのことです。

例えば、スケジュールや掲示板などの機能を用いて情報共有できるシステムや、他のシステムと連携しコミュニケーションのハブとしての役割を担うシステムなどがあります。

グループウェアの導入によって、Web上にホワイトボードの機能を作れば、メンバー全員が把握しておくべき情報を共有しやすくなります。

グループウェアの基本機能

グループウェアに搭載されている機能の代表例を下表にまとめました。

情報伝達を促進する機能

メール機能

端末に依存せず、グループウェア上で送受信・閲覧できる機能

掲示板機能

連絡事項や通達の文書を掲示する機能

Web会議機能

ビジネスチャットやカレンダーから直接Web会議へ参加できる機能

情報共有を促進する機能

ファイル共有

メッセージや情報を回覧したり、報告書を提出できたりする機能

アドレス帳

グループやプロジェクトごとに連絡先を共有する機能

プロジェクト・タスク管理

タスクの管理やプロジェクトの進捗共有ができる機能

業務を効率化する機能

ワークフロー

各種申請を電子化できる機能

経費精算機能

交通費・宿泊費の経費の仮払いを申請できる機能

スケジュール管理

個人・グループのスケジュールを共有・確認できる機能

すべてのグループウェアに上表の機能が搭載されているとは限らないためご注意ください。

​​社内SNSとの違い

社内SNSとは、社内のメンバー同士での気軽なコミュニケーションや情報交換を目的とするコミュニケーションツールのことです。

社内SNSは社員間のコミュニケーション活性化を重視している一方で、グループウェアは業務の効率化を重視しています。

SFAとの違い

SFAとは、営業活動の記録・進捗状況・顧客情報の管理といった営業活動に関する業務を支援するシステムのことです。

グループウェアが社内の生産性向上を重視しているのに対して、SFAは顧客との関係強化や売上の向上を重視している点で違いが見られます。

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代表的なグループウェアの比較表

本章では、乗り換えや新規導入をおすすめできる15のグループウェアをピックアップし、費用・対応言語・搭載機能の一例を簡単に比較できるよう下表にまとめました。

サービス名

費用(月額、税抜)

主な対応言語

メール・チャット機能

Web会議機能

ワークフロー機能

Google Workspace

680円〜

日本語
英語
中国語
韓国語
ドイツ語
フランス語
イタリア語
ベトナム語
タイ語
ほか多数

Microsoft365

650円〜

日本語
英語
中国語
韓国語
ドイツ語
フランス語
イタリア語
ベトナム語
タイ語
ほか多数

Garoon

845円〜

日本語
英語
中国語

△(チャット機能なし)

サイボウズ Office

500円〜

日本語

kintone

780円〜

日本語
英語
中国語
韓国語
ベトナム語
タイ語
ほか多数

△(メール機能は要プラグイン)

desknet’s NEO

400円〜

日本語
英語

J-MOTTOグループウェア

3,000円〜

日本語
英語
中国語

Lark

0円〜

日本語
英語
中国語

Coo Kai for Office 365

150円~

日本語
英語

R-Groupe

0円〜

日本語
英語
中国語
韓国語
ドイツ語
フランス語
イタリア語
ほか多数

WaWaoffice for Workspace Organizer

400円〜

日本語

Aipo

350円〜

日本語

△(メール機能なし)

HotBiz8

1万円〜

日本語

Zoho Connect

120円〜

日本語
英語
中国語
韓国語
ドイツ語
フランス語
イタリア語
ほか多数

△(メール機能なし)

NI Collabo 360

360円〜

日本語
英語
ほか多数

△(チャット機能なし)

それぞれのサービスの特徴を比較しながら、自社に適したグループウェアを見つけましょう。

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グループウェアの目的別おすすめサービス

本章では、企業の目的別に導入が適しているグループウェアを紹介します。

メールシステムを含めて導入できるおすすめグループウェア

「Google Workspace」や「Microsoft 365」などのグループウェアでは、併せてメールサーバーも提供されるため、メールシステムを含めて導入できます。

いずれのサービスも高度なセキュリティ機能を備えているうえ、1人あたりに割り当てられるデータ容量も十分にあります。

既存メールサーバーからの移行も容易におこなえ、社内・社外を含めた通信・コミュニケーション環境を一式で整えたい企業におすすめです。

各サービスの特徴を下表にまとめました。

サービス名

特徴

Google Workspace

GoogleドライブやGoogle スプレッドシートなどを搭載
各ツールが連携・拡張機能に対応
オフラインでも利用できる

Microsoft 365

オンラインでWordやExcelを利用できる
バージョン管理や更新作業が必要ない
豊富なプランからアプリやセキュリティ要件を選択できる

優れた管理機能で大企業におすすめグループウェア

大企業では、部門・職種別に共有する業務情報を切り替えられると利便性が高いです。

そのため、グループウェアには高度な管理機能が求められます。

大企業のように多様な従業員が所属していてITリテラシーに格差が見られる環境では、機能が豊富であることに加え、扱いやすいグループウェアを選択することが望ましいです。

大企業におすすめできるサービスの特徴を下表にまとめました。

サービス名

特徴

Garoon

100人〜数万名規模の企業での情報共有に強い
操作しやすいUIで、教育コストをかけなくても社内での浸透・活用が期待できる

desknet’s NEO

多機能ながらも直感的に操作できるインターフェイスを備える
会議資料を参加者にリアルタイムに配信・共有できる「SmartViewer」機能や、スマートフォン専用アプリの機能拡張など、アップデートが盛んに実施される

無料で利用可能なおすすめグループウェア

無料サービスを検討する場合、利用可能な人数・搭載機能・データ容量などを基準にサービスを選びましょう。

無料サービスはこれらの内容に利用制限があるため、なるべく自社の導入基準を満たしたサービスを選択することが大切です。

無料で利用可能なおすすめサービスの特徴を下表にまとめました。

サービス名

特徴

GroupSession

ユーザー数が無制限
スケジュール管理・施設予約・掲示板・稟議・ビジネスチャット・災害時の安否確認メール配信といった機能を標準搭載

シラサギ

既存のシステムと連携させやすく、自社の環境に合ったカスタマイズできる
国内外の開発者やデベロッパーに継続的にメンテナンスされており、常に品質が向上し続けている
カスタマイズには専門知識を持つ技術者が必要

費用対効果が高く中小企業におすすめのグループウェア

中小企業向けのグループウェアを検討する場合、企業規模や働き方に適合していて、費用対効果が高いことが選定基準となります。

例えば、J-MOTTOグループウェアは、10ユーザーまでで年額2万円、20ユーザーまでで年額3万円と少人数のケースで費用対効果が高くなるため、中小企業におすすめです。

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グループウェア導入を成功させる選び方

本章では、グループウェア導入を成功させる選び方の手順を6つのステップに分けて解説します。

自社に必要な機能を整理する

グループウェアを選ぶ際は、まず自社における導入目的を整理しましょう。

そのうえで、その目的を叶えられる機能を持ったグループウェアを絞り込むことが大切です。

予算を決定する

次に、グループウェアの導入に使える予算を決定します。

グループウェアの各サービスの費用目安は、1人あたり300〜2,000円、月額固定料金の場合は5,000〜50,000円程度です。機能を充実させたい場合は上位プランの利用が必要となり、費用も増加します。

国内製・海外製の特徴をそれぞれ理解し選択する

グループウェアは、大きく国内製・海外製に分かれます。

国内製は、回覧や稟議など日本独自の商習慣に適合するよう、掲示板機能やワークフロー機能を搭載したサービスが多いです。

これに対して、海外製は汎用性があり、カスタマイズによって機能を拡張できます。

選び方の基準としては、外資系企業や近い将来に海外進出を検討している企業は海外製を選びましょう。グローバル対応の必要がない場合、国内製のグループウェアのほうが扱いやすく、現場に馴染みやすいです。

操作性が優れたグループウェアを選ぶ

いかなるケースでも、操作性が優れたグループウェアを選ぶことが大切です。

たとえ機能が優れていても、使用メンバーが操作性の悪さを感じる場合、組織内で定着しない事態が想定されます。

無料トライアルが設けられたグループウェアもあるため、実際に現場で試してみると失敗を回避できます。

条件に適合した企業に資料請求をおこなう

ここまでの条件で絞り込まれたサービスを提供する企業に対して、グループウェアに関する資料請求をおこないましょう。

資料の内容で改めて自社の要望を満たしているかチェックし、試験導入するサービスを数社に絞り込みます。

試験導入を経て、本導入するサービスを決定する

自社で試験導入をおこない、使用感を確認します。

従業員からの評価も併せて確認し、本導入するグループウェアを決定してください。

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グループウェアによるプロジェクト管理ではプロジェクト管理ツールの併用がおすすめ

この記事では、乗り換えや新規導入にあたっておすすめできるグループウェアを徹底比較しました。

自社に適したグループウェアを導入するには、まず導入目的を整理したうえで、それを叶えられる機能を持ったグループウェアを絞りこむことが大切です。

また、社内のコミュニケーション活性化に加えて、ビジネス管理(プロジェクト管理)にも力を入れたい場合、それに特化したプロジェクト管理ツールの併用をおすすめします。

その中でもLychee Redmineには、タスクの記録・管理、チーム内での情報共有、プロジェクト全体の進捗確認といった管理業務を効率化できる機能が搭載されています。

また、チケット形式でタスクを管理し、ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどの形で進捗状況を表示・確認することが可能です。

Lychee Redmineには、基本的な機能の備わっている有料プランをコストゼロで使える期間があります。
まずは、無料期間の間にLychee Redmineの優秀な機能を体験してはいかがでしょうか。

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