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「プロジェクトを進めるうえで課題管理をしなければならなくなったが、何から手をつければよいのかわからない」

上記のような悩みをもつ方は、多いのではないでしょうか。

今回は課題管理を効率的に実施したい方に向けて、課題管理表の作り方や運用方法を幅広く解説します。

基本的な知識や役立つツールも紹介しますので、ぜひご参考になさってください。

プロジェクトにおける課題管理とは

課題管理とは、プロジェクトの進行過程で生じた問題を把握し、解決していくための手段をさします。

もともとプロジェクトが計画どおり順調に進行するケースは珍しく、何らかの問題が発生するものです。

問題とは、本来の進捗に対する現状との差を意味します。
例えば、予定の進捗よりも進行が遅れているという状況は「問題」に該当し、スケジュールが遅れている原因が判明していれば「課題」です。

プロジェクトを本来の進捗に近づけるためには、問題を分析し、課題を明確化し管理する必要があります。

課題は複数発生するケースも多く、管理体制を整えておかないと抜け漏れが発生するおそれがあります。

発生した課題を放置しておくと後々プロジェクトに致命的な影響を与えてしまいかねません。
早期に対処していくことが重要です。

なお、課題管理と類似する言葉に「リスク管理」がありますが、両者の意味は大きく異なります。

リスクとは、それが発生すれば少なくともプロジェクトの達成に悪い影響を与える不確実な事象・状態のことです。
リスクを回避したり、影響を軽減したりする方法を考えることを、リスク管理と呼びます。

対して、課題管理とは、すでに発生している事象をどのように軌道修正し、本来の進行に戻すのかを検討する業務です。

プロジェクト進行時における課題管理表の有用性

プロジェクトを円滑に進めるためには、妨げになっている課題を明らかにしたうえで、メンバー間で正しく共有しておくことが必要不可欠です。

しかし、プロジェクトに携わる人間が多ければ多いほど、情報を食い違いがないよう共有するのが困難になります。

そこで活用できるのが、課題管理表です。
課題管理表とは、チーム間で共有すべき課題の内容と、解決するために必要なタスクを細分化し、実施スケジュールとして細かくまとめた表のことです。

課題管理表をチームで共有すれば、各メンバーが課題とその解決に必要なタスクを把握できるようになります。

課題解決に向けたタスクを滞りなく進められるため、課題管理表はプロジェクトの達成を目指すうえで大いに役立つツールです。

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プロジェクトに重要な課題管理表の作り方

プロジェクトを達成するうえで重要な課題管理表の作り方として、留意しておくべきポイントを3つピックアップし紹介します。

1. 課題をなるべく多く書きとめる

プロジェクトの進行時は、些細な課題であっても後に納期遅れなどの重大なトラブルを招きかねません。

課題管理表には、重要度の大小を問わずなるべく多くの課題を書きとめて把握しておくことが大切です。

また、課題の記載にあたって、課題に関する以下のような項目を盛り込むことで、課題解決に向けて必要な情報をメンバーに共有できます。

項目 内容
通し番号 課題に番号を割り当てる
タイトル ひと目見て課題の概要を把握できるタイトルをつける
発生日、担当者 課題がいつ発生したのか、誰が対応するのかを書く
詳細、備考 課題の詳細な内容、留意すべき点などを書く
重要度 その課題を解決する重要度(優先順位)を書く
対応方法 どのように対応するのかを書く
対応期限、対応完了日 いつまでに課題解消が必要なのか、いつ完了したのかを書く
完了条件 どのような状態になれば完了と判断できるかを書く
ステータス 未着手、対応中、完了などの対応状況を書く

2. 課題の重要度を併記する

プロジェクトをスムーズに進行させるうえで、重要度の高い課題から優先的に解決を図っていくことが有効策だといえます。

課題といっても、すべてが同じ重要度ではないケースがほとんどです。

課題は、急いで対応しなければプロジェクトに甚大な悪影響を及ぼすものだけではありません。
先延ばしにしても問題ないものや、予算や期限によっては対応を見送る選択を余儀なくされるほど重要度が低いものもあります。

課題に重要度を併記して優先順位を明確化し、今すぐにでも解決しなければならない課題から対応を始めることが大切です。
重要度の高い順に並び替えられるようにしておきましょう。

運用時も課題を登録・更新していく

課題管理表を活用する際は、日々発生する課題を漏れなく記録したり、対応した際はステータスを変更したり、対応内容を追記したりして、情報を更新し続けなければなりません。

情報を更新することで、プロジェクトに携わるメンバーが常に最新の課題を把握し、進捗を確認できるようになります。

課題管理表の内容が更新されないと、課題への対応がどこまで進んでいるのか把握できません。

担当者に都度確認して効率性を低下させたり、対応が進んでいないと誤解した別のメンバーが対処し二度手間になったりするおそれがあります。

反対に、課題管理表の情報が適切に更新されていると、課題解決に行き詰まったときに人員配置を見直したり、スケジュールを組み直したりしやすくなります。

結果として、プロジェクトの円滑な進行につながるのです。

課題管理表の情報更新は、プロジェクトメンバーがいつでも手軽に実施できるようにしておくことが大切です。

また、課題の記録漏れや更新漏れを防止するためには、社内ミーティングを定期的に実施して記載や更新を促したり、管理ツールの通知やリマインダーの機能を活用したりする施策が望ましいでしょう。

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プロジェクトにおける課題管理の効果的な運用方法

課題管理を効果的に運用するためには、以下のようなコツを実践しましょう。

明確な対応方法を検討する

課題の解決によりプロジェクトの達成を果たすことが、課題管理を運用する最大の目的です。

ただ漠然と課題のみを記録しているだけでは、プロジェクトの達成によい影響は与えられません。

課題に対する明確な対応方法を検討し実践して、初めて実用的なツールとして機能します。

課題の対応方法を検討する際は、課題の内容を1人のメンバーで解決できる単位まで細分化しましょう。

細分化した後は担当者と期限を設定し、メンバーにタスクを割り振って定められたスケジュール内で対応させるとよいです。

完了条件を明確化する

課題管理表では「対応中」「完了」などのステータスをもとに進捗を管理するのが一般的です。
しかし、何をもって課題が解決したと判断できるのか明確にしておかないと、メンバー間での認識にバラつきが生じかねません。

結果的に、課題を解決できないまま残したり、より深刻な課題として顕在化したりするおそれがあります。

明確な完了条件を記載すると、どこまで対応できているのかが把握しやすくなります。

たとえば、「〇〇のページへ遷移するまでの操作が煩雑」という課題があった場合、完了条件は「遷移の操作が簡単になっている」ではなく「2クリック以内で遷移できる」といったように具体的なゴールの設定が望ましいです。

課題管理をもとに楽観的すぎない作業工程を考える

課題管理を運用する際は、それをもとに楽観的すぎない作業工程を考えましょう。

クライアントからの信頼は、プロジェクトを計画通りに進めて完了させることで得られます。

反対に、計画の見積もりが甘いことでプロジェクトの完了が遅れた場合、クライアントからの信頼喪失につながりかねません。

また、ずさんな工数見積もりによって無理のある計画を立てた場合、しわ寄せの多くが現場の負担となって労働環境の悪化を招きます。

企業の利益・評判やメンバーの労働環境を良好に維持するために、課題管理者としては、課題の内容を正確に把握するだけでなく、現実的な作業工程を考えることが大切です。

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課題管理表の作成に役立つプロジェクト管理ツール3選

プロジェクトにおける課題管理表を作成するうえで役立つツールとして代表的な3つを紹介します。

Lychee Redmine

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Lychee Redmineは、オープンソースであるRedmineをベースにしたプロジェクト管理ツールです。

以下のように豊富な機能を備えており、複雑なプロジェクトにも柔軟に対応できます。

  • ガントチャート
  • カンバン
  • ダッシュボード
  • タイムマネジメント
  • リソースマネジメント など

特にガントチャートには定評があり、シンプルなUIでスケジュールの全体像を直感的に把握できる点に魅力があります。

プロジェクトをリアルタイムで見える化できるので、トラブルが発生した際もすぐに分析に取りかかれ、スピーディーに課題を明らかにできます。

オープンソースのRedmineにはサポートがなく、構築が大変であったり、用語が専門的であったりと戸惑ってしまうこともあります。

しかし、Lychee RedmineであればサポートがあるためIT初心者でも有効に活用できるでしょう。

無料で使えるフリープランが用意されているほか、有料プランも30日間無料でお試し可能です。

Lychee Redmineの月額料金は以下のとおりです。

プラン 1ユーザー/月額 チケット数 機能 容量
フリー 0円 5,000件まで 基本機能(一部対象外)
カンバン
2GB
スタンダード 800円 無制限 基本機能
ガントチャート
カンバン
ダッシュボード
200GB
プレミアム 1,200円 無制限 スタンダードの機能 +
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
1TB
ビジネス 1,800円 無制限 プレミアムの機能 +
プロジェクトレポート
カスタムフィールド
チケット関連図
グループの階層化機能
1TB

Microsoft Excel

引用:Microsoft Excel

Microsoft Excelを使用して課題管理表を作ることも可能です。

Microsoft Excelは表計算ソフトとして非常に高い認知度があり、改めて各メンバーに使用方法を教える必要がない点にメリットがあります。

簡単に項目を追加したり、フォームを見やすく変更できたりする点も魅力です。

その一方で、Microsoft Excelは、複数人による同時編集ができなかったり、更新をリアルタイムに反映できなかったりする理由から、共有には適していません。

関連資料などを添付できない点にも注意が必要です。

Googleスプレッドシート

引用:Google Sheets

課題管理表を作成するツールとして、Googleスプレッドシートもあげられます。

Googleスプレッドシートは、Microsoft Excelとほぼ同等の表計算機能を有しているうえに、オンラインで作成できるため、最新版をチームメンバーと簡単に共有できます。

URLを伝えるだけで容易に共有できる点や、共有するユーザーの権限を「閲覧のみ」「編集可能」というように制限できるため、ヒューマンエラーによる誤った変更やファイルの紛失を防げる点もメリットです。

課題管理の効率化を目指すならプロジェクト管理ツールを導入しよう!

課題管理とは、プロジェクトの進行過程で生じた問題を把握し、解決していくための手段のことです。

プロジェクトを円滑に進めるためには、課題管理を通じて、あらゆる課題を明らかにし、メンバー間で正しく共有しておくことが必要不可欠です。

課題管理では、課題管理表を用いて問題を分析したり、運用時も常に課題を登録・更新したりしましょう。

面倒な作業ではありますが、プロジェクト管理ツールを活用すれば効率化できます。

管理ツールの中でもLychee Redmineは、基本的な機能の備わっている有料プランをコストゼロで使える期間があります。

ぜひ、Lychee Redmineで効率よく課題管理をおこなってみましょう。

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