近年、日常生活やビジネスの中で様々な予定を調整する必要があり、その手間を省くために日程調整ツールが重要な存在となっています。これらのツールは、複数の参加者が共通の空き時間を見つけ、効率的にイベントやミーティングをスケジュールするのに役立ちます。

日程調整を電子メールや電話のやりとりを往復して行うのは、非効率的で手間がかかりますが、日程調整ツールを利用することでリアルタイムで参加者の予定を確認し、最適な日時を自動で提案することが可能です。

本記事では、日程調整ツールのメリットや選び方、そしておすすめのツールを紹介します。ツール選びに悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。

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日程調整ツールとは?

日程調整ツールとは、個人やグループの予定調整を容易にするためのオンラインツールです。参加者が都合を入力し、共通の空き時間を自動で検出して提案します。これにより、メールや電話での往復や確認作業が減り、迅速な予定調整が可能です。

主要な機能は下記の通りです。

  • 共有カレンダー
  • 通知
  • リマインダー

これらの機能は仕事のスケジュールをスムーズに調整し、効率化を促進します。

日程調整ツールを使用するメリット

日程調整ツールを導入すると、様々なメリットがあります。主なものを以下にまとめました。

時間の節約
日程調整ツールを使用することで、往復のメールや電話でのやりとりが減少し、予定を合わせるための手間が削減されます。
参加者が都合を確認しやすくなり、時間を節約できます。
効率的なスケジューリング
ツールを使って参加者の都合をリアルタイムで確認できるため、最適な日程を迅速に見つけることができます。これにより、スケジュールをより効率的に調整することが可能です。
複数人の協力
複数の人が関与するイベントやミーティングの際、参加者全員の都合を調整するのは難しいことがあります。日程調整ツールを使用すると、複数人の予定を一度に確認でき、協力して日程を調整しやすくなります。
リマインダー機能
多くの日程調整ツールにはリマインダー機能が組み込まれており、予定が近づくと通知が届きます。これにより、イベントやミーティングの日時を見落とすリスクが低減します。
カレンダーの共有
ツールを使用することで、カレンダーを簡単に共有できます。共有されたカレンダーを参照することで、他の人の予定や都合を把握しやすくなります。
柔軟性と適応性
多くのツールは柔軟でカスタマイズ可能であり、異なるタイプのイベントやミーティングに対応できます。参加者の都合や優先度に合わせて調整することができます。

これらのメリットは、特に複数の人が関与するスケジュール管理やミーティング調整において役立ちます。

日程調整ツールを利用する際の注意点

日程調整ツール利用時の注意点は、セキュリティとプライバシーを確保することです。

近年、個人情報が盗まれることによるサイバー攻撃の被害が増えており、セキュリティへの意識が高まっています。信頼性のあるツールを選択し、個人情報の適切な管理に留意しましょう。

また、全員が利用しやすいインターフェースや通知機能の確認も重要です。

日程調整ツールの導入が向かないケース

日程調整ツールは、セキュリティ要件が厳格な場合には向きません。なぜなら、日程調整ツールは基本的にオンラインで使用するため、外部に情報が漏洩する可能性があるからです。

また、予算の制約がある場合も、課金が必要な日程調整ツールの導入は控えたほうが良いでしょう。

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日程調整ツールの選び方

ここでは、日程調整ツールの選び方について説明します。

導入目的を確認する

はじめに、日程調整ツールを導入する目的を明確にしましょう。例えば、会議のスケジュールを合わせるためか、イベントの調整か、それぞれの目的によって必要な機能や特性が異なります。

目的を確認することで、最適なツールを選ぶ手助けとなります。

ツールで使用できる機能を吟味する

利用するツールが必要な機能を充足しているかを確認しましょう。共有カレンダー機能やリマインダー機能など、具体的なニーズに合致する機能が含まれていることが重要です。

加えて、柔軟性や使いやすさも考慮しましょう。

ツールの価格が予算に合っているか

予算を考慮して、選択肢の中からコスト面でも適切なツールを選びましょう。組織や個人の予算に合わせたものを見つけることが大切です。

また、有料プランには必要な機能が含まれているかも確認しましょう。

日程調整に有用なツール12選

日程調整に有用なツールを12種類、厳選してご紹介します。

Lychee Redmine

Lychee Redmine

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)には、『Lychee スケジュール管理』という機能があります。初心者にもやさしいUIで、日程調整が簡単に行えます。また、共有の機能も優れているので、チームでの利用がおすすめです。

サポートも充実しているので、忙しいチームであっても、Lychee Redmineは比較的導入が進みやすいでしょう。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム[★一番人気] 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

TimeRex

引用元:TimeRex

TimeRexは予定調整サービス「調整さん」プロデュースのビジネスツールで、登録者数は20万人を超えるほど評価されています。

1対1のみならず、同席者も参加する予定、複数人のうち誰か1人が参加する予定など、幅広いケースの日程調整に対応しています。国際標準規格のISO27001認証を取得しており、セキュリティ面でも安心できる点が特徴です。

料金体系は、無料のフリープランや有料プランの複数があります。プロジェクトメンバーなど、複数人の日程調整が必要な場合には有料プランである必要があります。まずは無料のプランで使い勝手を確認しながら、チームの規模に合わせて料金プランを検討しましょう。

クロジカスケジュール管理

参考:クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理は、TOWN株式会社が提供している日程調整ツールです。シンプルなUIが特徴的で、スマートフォンでも簡単に操作できます。チャット機能もあり、非効率なメールや会議でのやり取りを大きく削減できます。

1,800社以上が導入しており、実績も比較的豊富です。金額は以下のようにユーザー数で決まります。

プラン 金額 ユーザー数
フリー 無料 10ユーザー未満
ベーシック 1ユーザー当たり月額500円〜 10ユーザー以上
プレミアム 1ユーザー当たり月額800円〜 20ユーザー以上

Jicoo

参考:Jicoo

Jicooは、AIを活用したスケジュール調整の自動化を図れるツールです。1on1からグループ間の調整までスマートに自動化できます。

また、Google カレンダーやZoom、Slackなど様々なツールと連携可能です。

有料プランは月額880円(税込)からですが、無料でほとんどの機能が利用できるため、お試しの範囲で使用感は掴めるでしょう。チームで利用したい場合は、担当者の自動割当やカレンダーの週表示などの機能が必要になりますので、有料プランを検討しましょう。

調整アポ

引用元:調整アポ

調整アポは、「日程調整はコピペで終わり」がコンセプトの法人向け日程調整ツールです。空き時間を自動でピックアップしてくれるので、専用のURLを相手に送るだけで調整が完了します。

リマインドメールやSFAへの登録なども自動化され、日程調整の面倒な業務から解放されます。

Spir

引用元:Spir

Spir(スピア)は、「ビジネスを成長させる日程調整ツール」がコンセプトの、売上向上が期待できる日程調整ツールです。設定したURLを繰り返し送るだけの空き時間URL機能や、外部ツールとの連携を備えています。

ユーザー認証についてGoogleが提供している高いセキュリティ基準を満たしており、情報保護の面でも安心です。加えて、運営会社の株式会社Spirは、国際規格の情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)認証を受けています。

日程調整の効率化は商談までの離脱率改善につながり、競合よりも多く商品を売る機会が増えるでしょう。

アイテマス

引用元:アイテマス

アイテマスは、導入企業が7,800社、登録ユーザーが6万人と、幅広く使われている日程調整ツールです。無料で会員登録が必要なく、iOS版・Android版・Webブラウザ版が用意されているため、多くのデバイスから利用できます。

ただし、将来的に一部の機能を有料化する予定のツールである点には注意しましょう。また、個人で運営しているツールなので、エンタープライズ級のサポートが欲しい場合にも注意が必要です。

eeasy

引用元:eeasy

eeasyは、3万社以上が導入済の実績ある日程調整ツールです。多数の特許を活かした高機能性が特徴で、ほぼすべての日程調整に対応しています。

例えば、3社以上での調整や担当者の自動振り分け、会議室の自動確保などの機能があります。高機能でありながら使い心地はシンプルで、1回の調整作業は10~30秒で完結できるでしょう。

料金については、月間の調整回数が6回未満の人は無料で使用できます。6回以上の場合は、月額850円です。チーム内で共有できるようにする場合のプランは、以下のように用意されています。

プラン ライト ベーシック ビジネス
作成できる受付ページ 3個まで 10個まで 30個まで
料金(月額) 9,800円 22,800円 48,800円

これらのプランは1ヵ月間無料なので、まずは試しに使ってみてはいかがでしょうか。

Tocaly

引用元:Tocaly

Tocalyは、株式会社TimeTreeが開発しているツールで、カレンダーサービスの知見が活かされています。シンプルなUIが特徴的で、初心者でも直感で扱えます。

ビジネスの場でよく利用されているGoogleカレンダーやOutlookカレンダーとも連携しているので、ダブルブッキングの心配も少ないでしょう。無料で使えるので、まずはアカウントを作成して使用感を試してみてはいかがでしょうか。

伝助

引用元:伝助

伝助はすべて無料で使用でき、有料プランもありません。アプリをインストールする必要もなく、個人情報の入力は不要なので導入ハードルが低いツールともいえます。

打ち合わせや講座など、不特定多数の人の都合を調整するのに有用です。

Calendly

引用元:伝助

Calendly(キャレンドリー)は、オンラインの日程調整や予約を効率的に行うためのツールで、個人やビジネスのプロフェッショナルに広く利用されています。予定の公開と予約や時間制約や休憩時間の設定など、日程調整に必要なツールが揃っていることが特徴です。

また、Google CalendarやMicrosoft Outlookとの同期など他ツールとの連携も可能です。

トントン

引用元:トントン

トントンは、会員登録やインストール不要ですぐに使える無料の日程調整ツールです。「打合せや飲み会の予定がトントン拍子に決まる」がモットーで、名前もそこから付けられています。

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日程調整ツールは、忙しい日常やビジネス現場で予定を合わせる手間を軽減する優れたツールです。仕事の予定をスムーズに調整し、従来の手法に比べて迅速かつ円滑なコミュニケーションを促進します。

ツール選びの際には、チームの個別具体的な事情を加味して、きちんと吟味することが重要です。Lychee Redmineを含め様々なツールがありますので、ぜひ取り入れて業務効率化の向上を図りましょう。

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