「いつも納期ギリギリで焦る……」

「スケジュール表が見にくくて結局漏れが発生する」

このような悩みは、仕事を進めていると多々感じられます。

スケジュールが不明瞭なまま仕事を進めると、しなくても良い業務に取り掛かる、納期ギリギリになってできていないタスクが発生するなどの問題が起こります。

結果、非効率な仕事の進め方になるでしょう。

今回は、仕事を効率的に進めるにおいて大切な日程管理のコツを紹介します。

以下に述べる内容を参考にし、スケジュールの漏れをなくしましょう。

日程管理の重要性

日程管理を適切に行うことで、仕事が効率化されます。

無駄な空き時間を極力減らす効果や納期に遅れないようにすること以外にも、スケジュールを予定通り一つひとつこなしていくことで達成感が得られるでしょう。

達成感があれば仕事へのモチベーションが上がり、自ずと仕事の効率アップも期待できます。

仕事の効率化が進めば、長時間労働の是正や売り上げの増加が見込め、社内や組織内部にある多くの問題は解消されるでしょう。

日程管理は、仕事を上手く進めるのに必要不可欠です。

日程管理におすすめの方法を紹介

日程を管理するためには、大きく分けてアナログかデジタルかで以下の2つに分けられます。

  • 手帳を使う
  • システムやアプリを利用する

それぞれ説明致します。

手帳を使う

昔からあるスタンダードな日程管理の方法が、手帳を使う手法です。

スマホが普及した現在でも、手帳は多くの方が利用しています。
手帳を使用するメリットは以下の通りです。

  • カスタマイズ性に富んでいる
  • 人前でも失礼に当たらずスケジュールを記載できる
  • 書くことでスケジュールを記憶しやすい など

例えば、顧客と話している最中にスマホを開いて触っていると、相手は非常に不快に感じます。

アナログではありますが、手帳によるスケジュール管理はまだまだ多くの優位性がある日程管理手法です。

システムやアプリを利用する

PC内のソフトウェアやスマホのアプリケーションを利用して日程が管理できます。

デジタル管理はPCやスマホさえがあればいつでもどこでも日程管理が可能です。
かつリマインダー機能など、予定を忘れにくくするための機能もあります。

複数人で共有することも、手帳であれば書き写してもらうことが必要です。
しかし、システムやアプリを利用すればリアルタイムで共有できます。

もしリモートワークが進んでおり仕事メンバーが離ればなれの組織であっても、デジタル管理であれば電話やメールで確認することなくお互いの予定の把握が可能です。

結果スピーディーに業務が運ぶので、現在ではほとんどの企業でスケジュールのデジタル管理が取り入れられています。

日程管理を簡単にする5つのコツ

日程管理を簡単にするコツを、以下にて5つ紹介します。

関連記事はこちら>> 仕事の効率を上げる!タスク管理とスケジュール管理のポイント

自分に合ったツールを使う

日程管理は自分に合ったツールを使うことが重要です。

普段からスマホに触っている人であればスマホのアプリを、パソコン操作に慣れている人はパソコンのソフトを使用した日程を管理するようにするなど、自分が使いやすいツールを使うことが重要です。

自分にとって使いづらいツールを選んでしまうと、ツールの使用にストレスを感じて結局使わなくなります。

アプリやソフトには種類が豊富にあるので、その中でも自分の使いやすいと感じるツールを探して使いましょう。

予定の優先順位を先に決める

予定の優先順位を先に決めておきましょう。
優先順位をつけずにスケジュールを入れてしまうと、優先順位に関係なく納期が近いものから対応してしまいます。

例えば、細かいタスクもすべてスケジュール表に入れてしまうと本当に大切なタスクが全然進んでいない事態になることも。

優先順位を先に確認しておくことで、重要なタスクを見失いません。

一括管理する

日程の管理は一つのツールを使い一括で管理することが基本です。

何種類ものツールで日程を管理してしまうと、使用しているツールすべてを確認しないと漏れなく予定を把握できません。

例えば、Googleカレンダーで普段は予定をつけているにもかかわらず組織内部はOutlookで予定をつけている場合、両方確認する必要があるため手間になります。

結果として複数のツールを使用することは予定の漏れが発生しやすくなるため、一括管理が原則です。

バッファを予定に組み込む

スケジュールは余裕を持って入れましょう。
仕事やタスクには想定外の出来事がつきもので、予想通りに事が運ぶことはほぼありません。

時間に余裕があれば、イレギュラーな出来事があっても対処可能です。

また、後々の予定に影響する確率も比較的低くなります。

例えば、予定が長引いた先に別の予定があった場合には、変更する必要が出てきます。

余裕の持ちすぎは効率の低下を招きますが、適度にバッファを組み込むことは必要不可欠です。

定期的に予定を見直す

スケジュールの精度を上げるには、定期的に予定を見直す必要があります。

刻々と状況は変わるため、放置していると予定しているスケジュールは実際の状況に合わなくなります。

チームでの仕事の場合、スケジュールを共有し合うことでお互いにタスクの抜け漏れをチェックすることも可能です。
例えばチームで仕事をしている場合、週1や月1でスケジュールの報告会を開くと良いでしょう。

ただし、予定の見直しすぎるのは時間の無駄遣いになるので、適切な頻度は見極めるようにしましょう。

おすすめの日程管理用ツール5選

さまざまな日程管理ツールが提供されています。

その中でも、おすすめの日程管理用ツールを5つ紹介します。

関連記事はこちら>> プロジェクトスケジュールの管理方法とおすすめツール5選を徹底解説

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
公式アンバサダー 前田敦子

Lychee Redmine(ライチレッドマイン)には、『Lychee スケジュール管理』という機能が搭載されています。

ガントチャートやカンバンを直感的な操作が可能で、初心者でも使いやすいUIが用意されています。

共有の機能も優れているので、比較的チームでの使用が向いているツールです。

例えば、皆がタスクに追われ多忙なチームであったとしても、Lychee Redmineは導入が進みやすいでしょう。

30日間の無料お試しが可能なので、気になる方はまず使ってみましょう。

プラン月額料金ユーザー数チケット数機能
フリー0円無制限5,000件タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード800円無制限無制限タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム1,200円無制限無制限スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ要問合せ無制限無制限

全ての機能

aipo(アイポ)

引用:aipo

aipo(アイポ)は、必要最低限の機能が使えるシンプルなグループウェアです。

機能ごとに料金が決められているので、必要のない機能にお金を払う必要がありません。
初期費用や月額も掛かりません。

例えばスケジュール管理に使用したい場合は、カレンダーやワークフローのみに機能を絞って利用することも可能です。

シンプルでわかりやすいUIのため、普段からスマホを使用している人であればだれでも簡単に利用できるでしょう。

プラン(法人向け)月額料金(1ユーザー辺り)機能こんな企業におすすめ
ミニマム200円

・六曜表示
・設備予約

スケジュール共有と日程調整を効率化したい小規模な企業様

ベーシック

300円

・公開先指定
・六曜表示
・設備予約
・権限設定

スケジュールの権限管理を強化したい中規模の企業様

プレミアム

510円

・公開先指定
・六曜表示
・設備予約
・権限設定
・カテゴリー
・掲示板
・チャット

チームの情報共有を効率化してビジネスを拡大したい企業様

Asana(アサナ)

引用元:Asana

Asana(アサナ)は、使いやすさに定評のあるワークマネジメントツールです。

カレンダーの機能もあるため、日程管理としても有用です。

外部ツールとの連携も可能で、現在多くの職場で取り入れられているSlackとも連携できます。

無料のプランもあるので、気になる方は一度使ってみましょう。

プラン料金(月額)メンバー数マイルストーン設定ワークロード機能
ベーシック無料15人まで不可
プレミアム1,475円無制限
ビジネス3,300円無制限

Google(グーグル)カレンダー

引用:Googleカレンダー

Google(グーグル)カレンダーは、シンプルで使い勝手の良い操作性のカレンダーアプリです。

スマホを使いだす際に標準で入っていることも多いので、そのまま使っている方も多いのではないでしょうか。

予定やタスクの他に、リマインダー機能もあります。

Googleアプリとの連携も優れているので、普段からGoogle Workspaceなどを利用している方は一緒に使うことでより使いやすさに優れます。

無料で使えるので、アプリにお金が掛けられない方にも手軽に使用可能です。

Time Tree(タイムツリー)

引用:Time Tree

Time Tree(タイムツリー)は、無料で使えるカレンダーアプリです。

他人との共有に優れており、ログインなどは必要なくカレンダーにメンバーを招待するだけで共有できます。

手軽さが評価され、2021年5月11日時点で登録ユーザー数3,000万人を突破しました。

チャット機能もあるので、スケジュール調整に必要なコミュニケーションがTime Treeひとつで事足ります。

Lychee Redmineを利用して日程を管理してみよう!

今回の記事の内容を以下にまとめました。

  • 仕事の効率化に日程管理は欠かせない
  • 日程管理にはアナログな方法とデジタルな方法の2種類ある
  • 日程管理には自分に合ったツールの使用が重要
  • 予定は定期的に見直すべし
  • 日程管理用に無料のアプリも提供されている
  • ツールの中でもLychee Redmineがおすすめ

仕事の成功には、日程の管理が必要不可欠です。

手帳などのアナログな管理方法もありますが、大人数で素早く日程を管理するのであればアプリケーションを使用すべきでしょう。

Lychee Redmineはカンバンやガントチャートなどが使え、タスク管理のツールとして知られていますが、スケジュール管理にも優れます。

まずは無料でLychee Redmineを使ってみて、日程管理にも有用であることを実感してみましょう。

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30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
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「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
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