もう課題管理で悩まない！面倒な管理表もツールを使って効率化

プロジェクトの進行中には、さまざまな問題や課題に直面します。
しかし、そもそも問題や課題の意味や違いは何でしょうか。

今回はプロジェクトを成功に導く上で重要な課題管理について、基礎的な知識から具体的な方法までを解説します。
おすすめのツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

課題管理の概要を紹介

課題管理について、まずは基本的な事柄から解説します。

そもそも課題とは

ビジネスにおける「課題」とは、プロジェクトの進行中に生じた未解決で対処すべき事象です。
課題と混同しやすい言葉に「問題」があります。
課題はその原因が特定できているのに対し、問題は原因が不明なものを指します。

つまり、課題に対処するためには問題を分析しなければいけません。
問題以外にも、課題と間違いやすいビジネス用語があるので、表に整理しました。

リスク	プロジェクトの成功を阻害する可能性があり、未発生のもの
問題	すでに発生していて、原因が不明なもの
課題	すでに発生している問題に対する対処方法
タスク	プロジェクトの達成に必要な作業のこと

それぞれの具体例も確認しましょう。
プロジェクトには遅延の可能性がありますが、まだ遅れが生じていない場合は単なるリスクです。

しかし、実際に何らかの原因でプロジェクトが遅れると、問題になります。
遅延の原因が人員の不足だと判明すると、課題に変わります。
そして、その課題を解決するために、新たな担当者の選定というタスクが生じるわけです。

課題管理には、課題管理表を用いることが肝要です。
しかし、課題と他の言葉を区別していないと、表に統一感がなくなり本当に解決すべきことが不明確になります。
単語の意味を理解した上で、課題管理に臨みましょう。

課題管理の定義

課題管理とは、計画時に定義した以下のような事項に関して、プロジェクト達成への障害となる課題を把握し解消することです。

• 品質
• コスト
• スケジュール　など

日々の業務で生じた課題はそれぞれ原因が違うため、アプローチの仕方も異なります。
次々に発生する問題の原因を明確にし、課題をすべて管理することがプロジェクトマネジメントにつながります。

課題管理が必要な理由

プロジェクトが計画通りに進むことは珍しく、何かしらの問題が発生することがほとんどです。
しかし、発生した問題を分析せず課題の解決を放置していては、プロジェクトの管理に重大な影響を与えかねません。

チーム内で課題を共有し、期日までに適切に対応するという課題管理がプロジェクトを成功させるための重要な要素となります。

関連記事はこちら>>チームのタスク管理のメリットと注意点！ツールの選び方を紹介

課題管理3つのポイント

課題管理のポイントを3つ紹介します。
順に見ていきましょう。

①課題はもれなく管理する

課題管理では課題の規模や影響度にかかわらず、すべて管理することが求められます。
なぜなら、1つでも課題を見逃すと後々、プロジェクトの成功を妨げる要因になりうるからです。

課題のもれをなくすためには、問題が起こったタイミングでメンバーに周知させることを心がけてください。
速やかに情報を共有体できる環境を整え、課題をもらさず抽出しましょう。

②課題の完了条件を明確にする

課題をすべて把握しただけで、満足してはいけません。
何を持って課題が解決したことになるのか、具体的な完了条件まで決めておきましょう。

完了条件が不明確だと、メンバーによって対応の違いが生じてしまいます。
認識の齟齬は、新たなトラブルの原因にもなりかせません。
課題ごとに必ず、完了条件を設けましょう。

③課題管理表を作成する

課題のもれをなくしたり、完了条件を明確にしたりするためには、課題管理表の作成が有効です。
なぜなら、課題管理表には以下のようなメリットがあるからです。

• プロジェクト全体の課題をチーム内で共有できる
• 課題解決のためにすべきタスクがわかる
• チーム内のコミュニケーションを円滑にする　など

課題管理表を使いプロジェクトの課題を共有することで、生産性が向上しますね。

関連記事はこちら>>課題管理表の見やすい書き方や項目は？おすすめのツールを紹介

課題管理表を作成する4ステップ

課題管理表を適切に運営するには、4つの段階を踏むことが重要です。
1つずつ確認しましょう。

ステップ1：必要な項目を設定する

まずは、管理表に必要な項目を明確にしましょう。
下記のような項目から、プロジェクトに必要な事項を選定します。

• 課題番号
• 課題の発覚日
• 記入者
• 課題内容
• 対応担当者
• 優先度
• 期限
• ステータス
• 完了条件
• 解決日
• 備考　など

プロジェクトの内容によって、入れるべき項目は異なります。
チームで話し合い、誰が見ても課題の内容を理解できるような項目を設定しましょう。

ステップ2：優先順位の高い課題から記入する

課題はもれなく記入しますが、優先度合いの高いものから順に埋めていきましょう。
管理表に記載した課題すべてに対応できるとは限りません。

スケジュールやコストの関係上、優先順位の低いものに関しては「対応しない」という選択をとることも。
課題管理表では優先順位をはっきりさせ、本当に取り組むべき課題が何なのかを明らかにしましょう。

関連記事はこちら>>タスクマネジメントの基本と秘訣 ツールを使ってかしこく管理

ステップ3：チーム内で共有する

課題管理表は、プロジェクトメンバーで共有しなければ意味がありません。
表を活用し、チーム内で共有することで、メンバー同士の目線合わせができます。

リモートワークで社内にいないメンバーがいる場合には、どこからでもアクセス可能にし、全員がいつでも閲覧できるようにしておきましょう。

ステップ4：更新する

管理表は、作って終わりではありません。
日々の更新を忘れないでください。

課題管理表をつねに最新の状態にすることで、プロジェクトは円滑に進みます。

しかし、せっかく作ったにもかかわらず、いつの間にか使われなくなった管理表はありませんか。
原因は、表が複数あることかもしれません。

同じような管理表がいくつもあると表の更新はただの作業になってしまい、生産性を下げます。
必ず課題管理表は1つにし、更新のハードルを少しでも下げましょう。

課題管理表はプロジェクト管理ツールで効率化できる理由

毎日使用する課題管理表は、プロジェクト管理ツールで簡略化することがおすすめです。
プロジェクト管理ツールのメリットを紹介します。

簡単にはじめられる

プロジェクト管理ツールには、課題管理のための機能が用意されているので、管理表の作成も補助してくれます。
また、課題管理表は毎日コツコツ更新し、最新の状態にしておくことが肝心です。

プロジェクト管理に特化したツールは操作が簡単で、毎日の更新が苦にならないように設計されているので安心ですよ。

進捗状況を共有できる

プロジェクトチーム全体で同じツールを使用すれば、情報の共有コストは下がります。
課題への対応状況をメンバーが手軽に更新することも可能です。

また、プロジェクト管理ツールには、進捗状況を図で示す機能があるものも多く、スケジュールに関する共通認識を生みだします。

プロジェクト管理ツールで進捗を共有できれば、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズになりますね。

情報を集めて分析できる

プロジェクト管理ツールを使うと、プロジェクトにかかわる情報を一極集中できます。
さらに、集めた情報はグラフなどにして分析できることが、プロジェクト管理ツールの強みです。

何か問題が生じた際にも、原因を特定し課題に対するタスクを検討できますね。
課題管理のためにも、プロジェクト管理ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

関連記事はこちら>>無料のタスク管理ツール！導入のメリットや選定ポイントを紹介

課題管理におすすめのプロジェクト管理ツール5選

プロジェクト管理ツールは、数多くリリースされています。
その中でも、特におすすめのツールを5つ紹介します。

①Lychee Redmine

Lychee Redmineは下記のように、多くの機能を備えたプロジェクト管理ツールです。

• ガントチャート
• カンバン
• ダッシュボード
• タイムマネジメント
• リソースマネジメント　など

特に、ガントチャートには定評があり、シンプルなUIでスケジュールの全体像を直感的に把握できる点が魅力です。
プロジェクトをリアルタイムで見える化できるので、トラブルの際にもすぐに分析に取りかかれ、課題を明らかにすることができます。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

関連記事はこちら>>タスク管理はクラウドの時代！選び方やおすすめツールを紹介

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

②Stock

引用：Stock

Stockは、シンプルさを追求したプロジェクト管理ツールです。

簡便性があるため、ITに詳しくないチームでも問題ありません。
プロジェクトの情報を手軽に集約したい場合に、検討してみてはいかがでしょうか。

③TeamHack

引用：TeamHack

「業務コミュニケーションのしやすさ」に特化したTeamHackでは、課題ごとにチャットを管理できるので、連絡の見落としを防げます。

「プロジェクト管理ツールとチャットを行ったり来たりするのが面倒」という悩みを解決できるおすすめのツールです。
業務フローが、よりシンプルになりますよ。

④Trello

引用：Trello

「とにかくシンプルで扱いやすいツールがいい」という人には、Trelloがよいでしょう。
ドラッグ＆ドロップで簡単に情報を整理できます。

複数人での課題管理だけでなく、個人でのプロジェクトでも扱いやすい柔軟性が魅力です。

⑤Microsoft To Do

引用：Microsoft To Do

信頼性の高いツールを採用したい場合には、Microsoft Officeのように全世界で使用されているソフトウェアを持つMicrosoft社のMicrosoft To Doはいかがでしょうか。
独自のアルゴリズムで優先順位を提案してくれるので、タスクやToDoの管理に適しています。

課題管理はツールを使ってかしこくおこなおう

今回は課題管理について、基本的な用語の意味やポイントなどを紹介しました。

課題の管理では課題管理表を用いたり、問題を分析したりすることが重要です。
面倒な作業ではありますが、プロジェクト管理ツールを使えば効率化できます。

特に、おすすめのツールはLychee Redmineです。

多機能でカスタマイズ性にすぐれているため、多種多様なプロジェクトのニーズに対応します。
まずは、無料のフリープランから試してはいかがでしょうか。