スケジュール管理はプロジェクトの成功に不可欠であり、その効果的な手段として工程表が重要な役割を果たします。

工程表とは、プロジェクト内の各作業やタスクを明確に定義し、それらの実行順序や依存関係を視覚的に表現するツールです。工程表を使いこなせば、プロジェクトの進捗を正確に把握し、納期を遵守するための基盤となるでしょう。

また、工程表はリソースの適切な配分やスケジュールの最適化にも寄与し、プロジェクトの効率性を向上させます。

本記事では、スケジュール管理において不可欠な工程表の種類や、作成に有用なツールについてご紹介します。効果的なスケジュール策定と管理を行いたいプロジェクトマネージャー(PM)や関係者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

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スケジュール管理のための工程表とは?

工程表はスケジュール管理において不可欠なツールで、プロジェクトの進捗やリソースの効率的な活用を支援します。ガントチャートやバーチャートなどの形式で作成され、各タスクや作業の依存関係や期日を明確に示すことで、納期の把握や工程の最適化が可能です。

リアルタイムな進捗モニタリングや変更がある際に柔軟に対応できる点が特長であり、プロジェクトマネージャーにとってプロジェクト全体を効果的にコントロールする手段となります。

行程表との違い

工程表と行程表は、共にプロジェクト管理や作業計画のために重要ですが、異なる側面に焦点を当てています。

工程表はプロジェクトの進捗を時系列で示し、タスクやアクティビティの依存関係を視覚化します。対して行程表は、作業進捗を特定の期間内に計画するものであり、主に時間単位のスケジュールです。

また、工程表はプロジェクト全体の流れを理解しやすくするのに対し、行程表は具体的な期間や期日に基づいた実際のスケジュールを示します。簡潔に言えば、工程表はプロジェクトの全体的な概要を示すのに対し、行程表は具体的な日程や期間に基づいたスケジュールだと言えるでしょう。

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工程表でスケジュールを管理するメリット

ここでは、工程表でスケジュール管理をするメリットを紹介します。

納期を把握しやすくなる

工程表を使用することで、プロジェクト全体の進捗が明確に可視化され、各タスクの完了予定日が把握しやすくなります。

工程表がなければ、プロジェクトマネージャーが逐一メンバーにヒアリングする必要があり、手間が掛かります。プロジェクトマネージャーが納期を迅速に確認できれば、次にやるべきタスクを見据えた行動が可能になり、全体の効率も上がるでしょう。

工期の短縮につながる

工程表を利用すると、タスクの依存関係や優先順位が明確になり、作業の最適な順序を見つけやすくなります。

例えば、システム開発の現場において、設計が曖昧なまま制作を進めると手戻りが多く発生します。無駄な待ち時間を減らせば、作業を同時並行で進行したり効率的な進捗管理が可能となるため、工期の短縮に寄与するでしょう。

コスト削減につながる

工程表を用いてスケジュールを管理することで、作業の効率向上や適切なコスト配分が可能です。

効率が上がれば必要な人員が減り、より品質の高い成果物を上げることができたり、人件費の削減につながります。無駄なコストを削減して、予算内でプロジェクトを進める上では重要です。

トラブルを回避できる

工程表は、リスクや障害の早期発見に役立ちます。進捗が遅れている箇所や、依存関係に問題が生じている箇所がある場合、それを早めに把握して、適切な対応策を講じることが可能です。

早めの対策は、顧客との円滑な関係構築につながります。顧客と信頼関係が築ければ、トラブルの予防や迅速な対応が可能となるでしょう。

スケジュールを確認できる工程表の種類

工程表には大きく分けて5つの種類があります。

  1.  ガントチャート工程表
  2.  バーチャート工程表
  3.  グラフ式工程表
  4.  ネットワーク式工程表
  5.  出来高累計曲線(工程管理曲線)

ここでは、それぞれの工程表の概要について説明します。

ガントチャート工程表

ガントチャートは、時間軸に対して各タスクやアクティビティを棒グラフで表示したものです。横軸が時間であり、縦軸にはタスクやリソースが配置されます。

タスクの依存関係や進捗が視覚的にわかりやすく、プロジェクト全体の進行状況を一目で把握できます。また、リソースのスケジュール調整にも役立ちます。

バーチャート工程表

バーチャートは、横軸に時間、縦軸にタスクやアクティビティを表示し、それぞれの期間を棒で表現します。ガントチャートとも呼ばれることがあります。

バーチャート工程表は作業間の関連性は分かりにくいものの、ガントチャートと同様に、作業のスケジュールを視覚的に理解しやすくできることが特徴です。そのため、各タスクの期間や重要度を比較する上で適しています。

グラフ式工程表

グラフ式工程表は、タスクやアクティビティをノード(ノード)とエッジ(矢印)で表現したグラフ構造です。各ノードが作業を表し、エッジが依存関係を示します。

依存関係が複雑なプロジェクトに適しており、タスク間の関係性を明確にし、リソースや時間の最適化が可能です。ここまでに紹介した工程表よりは作成が難しく、使いこなすには慣れが必要でしょう。

ネットワーク式工程表

ネットワーク式工程表は、タスクを頂点、依存関係を矢印で表現したプロジェクトネットワークを用いた工程表です。PERT(Program Evaluation and Review Technique)図表も含まれます。

タスクの依存関係やクリティカルパスが一目でわかり、リスクの評価やスケジュールの最適化に有用です。特に、大規模プロジェクトで工数が膨大になる現場で使用されています。なお、作成には専門的な知識が要求されます。

出来高累計曲線(工程管理曲線)

出来高累計曲線は、プロジェクトの進捗と予算の累計を、時間に対してグラフで表現したものであり、実績と予測の比較に使用されます。

プロジェクトの進捗を視覚的に確認でき、予算とのずれや調整が必要な領域を早期に識別可能です。表の曲線を見れば、スケジュールの巻き具合や遅れ具合が一目で把握できます。効果的なコスト管理をしたい場合におすすめです。

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工程表を用いたスケジュール管理におすすめのツール3選

ここでは、スケジュール管理におすすめのツールの中で、工程表の機能があるものを3つ紹介します。

Lychee Redmine

Lychee Redmine

Lychee Redmineではガントチャート工程表が作成できます。

Lychee Redmineは、導入した企業が7,000社を超えているプロジェクト管理のためのツールです。マウス操作を基本とした直感的な操作ができるので、ガントチャート工程表を初めて作る方やパソコン操作が苦手な方でも安心して使えます。

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プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
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スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
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  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
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  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

Asprova

引用元:Asprova

Asprovaは、製造業向けの生産スケジューリングおよび生産管理ツールであり、工程表作成に関連する機能も備えています。

Asprovaが提供する主な工程表作成に関連する機能を以下にまとめています。

機能 詳細
生産スケジューリング ・高度なスケジューリングアルゴリズムを使用し、製造工程全体を効率的かつ最適にスケジュールする。
・各作業やタスクのスケジュールを自動的に最適化し、生産計画を作成する。
リソース管理 リソース(機械、労働力、材料など)の管理機能で、利用可能なリソースを最適に配置し、生産プロセスの効率を向上させる。
ガントチャート表示 ・ガントチャートの形式で生産スケジュールを視覚的に表示する。
・プロジェクト全体の進捗や各工程の期間を一目で確認できるようにする。
タスク依存関係の設定 ・各工程やタスクの依存関係を設定する。
・前提条件が整った場合にのみ特定のタスクが実行されるように、スケジュールを調整する。
リアルタイムな変更への対応 ・リアルタイムな生産状況のモニタリングを可能にし、変更が発生した場合に柔軟に対応する。
・急なスケジュール変更や生産ラインの調整に素早く反応する。
作業指示書の生成 ・各工程やタスクに関連する作業指示書を生成する。
・作業者が必要な情報を含む明確な指示を出す。

Asprovaはこれらの機能を組み合わせ、製造業における工程表作成と生産スケジューリングを強力にサポートします。

サイボウズ Office

サイボウズOffice

引用元:サイボウズOffice

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型オフィスツールです。

タスクのスケジューリングや進捗の可視化を通じて、プロジェクトの工程表を作成できます。また、カレンダーを通じて工程のスケジュールを把握し、リソースの調整や作業の計画を進める上でも役立ちます。

さらに、ファイル共有とコラボレーションを利用すれば、チーム全体で同じ情報にアクセスすることが可能です。コラボレーションが円滑に進めば、工程表の作成と更新が迅速に行えるでしょう。

工程表を活用してスケジュール管理を効率化しよう!

スケジュール管理において有用な工程表は、プロジェクトを円滑かつ効率的に進めるための不可欠なツールです。プロジェクトの各作業やタスクを整理し、時間軸に沿って視覚的に表示することで、作業進行の効率を高めます。

工程表の作成をスムーズに行うためには、ツールを活用することがおすすめです。多くのツールがありますが、Lychee Redmineにはガントチャート以外にも豊富な機能が備わり、どのような規模のプロジェクトにも対応できる点がおすすめです。まずは無料トライアルから試してみましょう。

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