スケジュールは共有して管理しよう！仕事に役立つツールを紹介

「他のメンバーのスケジュールがわからないから、会議の時間を決められない」
「たったひとりの仕事の遅れが、大問題に発展してしまうことがよくある」

こうした悩みをお持ちではありませんか？

メンバー全員でスケジュールを共有して管理することで、こうした問題を解決できます。

本記事では、スケジュールを共有する際の注意点や、役立つツールを紹介します。

仕事をスムーズに進めるための参考にしてください。

スケジュールの管理に共有が必要な3つの理由

チームで仕事を進める際には、メンバー全員でスケジュールを共有して管理することがおすすめ。

その理由を3つ紹介します。

理由①チームとしてのスケジュールを立てやすくなる

メンバー全員でスケジュールを共有することで、チームとしての予定を立てやすくなります。
空き時間や優先度の高い予定が入っている時間などを、すぐに確認できるからです。

たとえば会議の予定を入れたい場合、スケジュールを共有していなければ、一人ひとりの予定を聞いて回る必要があるので、とても手間がかかることも。

あらかじめスケジュールを共有して管理しておけば、全員の空き時間に会議の予定をすぐに入れられるため、無駄な手間や時間をかけずに済みます。

理由②無理のあるスケジュールを指摘できる

スケジュールを共有して管理すると、無理のあるスケジュールに早めに気づいて指摘できるようになります。
メンバーそれぞれが、自分以外のメンバーのスケジュールを気軽に確認できるからです。

たとえば3時間はかかる仕事を、1時間で終わらせる予定を組んでいるメンバーがいれば、「もっと予定時間を長く確保しておかないとダメだよ」とアドバイスできます。

無理のない予定が組めれば、当日にトラブルが起こることを、あらかじめ防げるでしょう。

理由③遅れが生じた際にすぐに気づける

遅れが生じた際にすぐに気づけるのも、スケジュールを共有して管理するメリットです。

共有されたスケジュールを見ることで、メンバーからの報告や相談を待たなくても、予定通りに進んでいない仕事がわかります。

スケジュールが共有されていないと、自分ひとりで問題を抱え込んでしまうメンバーがいた場合に、後になって、さらに大きな問題に発展しかねません。

問題が生じた際には、その問題の影響が小さく、スケジュールの遅れも小幅なうちに、手を打つことが大切です。
そのために、あらかじめスケジュールを共有して管理しておくことが役立ちます。

関連記事はこちら>> スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介

スケジュールを共有して管理する際の3つの注意点

何も考えずにスケジュールの共有だけをしても、うまく機能しないことがよくあります。

スケジュールを共有して管理する際の注意点を3つ紹介します。

注意点①スケジュールを記載するルールを決める

どのようにスケジュールを記載するのか、あらかじめルールを決めておきましょう。

メンバーそれぞれが自分の好きなようにスケジュールを記載すると、他のメンバーがスケジュールを見た際に、誤解が生まれてしまいがちだからです。

たとえばルールとして「スケジュールには移動時間を明記する」と決めておくといったことがあります。

「14:00〜16:00　A社で打ち合わせ」と記載すると、「16:00から社内での会議の予定を入れても問題ない」と他のメンバーに判断されそうですが、以下のように記載することで予定がより明確になります。

時間	予定
13:30〜14:00	自社からA社に移動
14:00〜16:00	A社で打ち合わせ
16:00〜16:30	A社から自社に移動

 

誤解が生じるのを防ぐために、スケジュールの記載のルールを決めておくことが大切です。

注意点②なるべく細かくスケジュールを立てる

スケジュールはなるべく細かく立てたうえで、共有しておきましょう。

おおざっぱなスケジュールでは、他のメンバーがスケジュールを見ても、予定通りに仕事が進んでいるのか判断できないからです。

たとえば「9:00〜17:00　内定者研修の準備」と記載したのでは、他のメンバーには予定の詳細が伝わらないので、以下のように細かく記載しましょう。

時間	予定
9:00〜12:00	内定者研修の資料作り
12:00〜13:00	昼食休憩
13:00〜15:00	資料の印刷とその他の配布物を全員分用意
15:00〜17:00	研修会場のセッテイングと機材のテスト

 

このように記載しておくことで、昼食休憩のときに他のメンバーは「プレゼン資料作りは終わった？」と気軽に声をかけられます。

もし進捗に問題があれば、他のメンバーが代わりに研修会場のセッティングをしてあげるなど、フォローができます。

スケジュールの共有を意味があるものにするには、細かくスケジュールを立てておくことが大切です。

注意点③他のメンバーのスケジュールに気を配る

スケジュールを共有したら、他のメンバーのスケジュールにも気を配りましょう。
他のメンバーの予定を確認せず、お互いにフォローもしないのであれば、そもそもスケジュールを共有した意味がないからです。

大切なのは「他のメンバーの予定を確認可能な状態にすること」ではなく、「他のメンバーの予定を確認すること」です。

メンバー全員がスケジュールを共有する目的を理解したうえで行動しなければ、大きな成果は期待できません。

スケジュールを共有できる管理ツールを選ぶ3つのポイント

スケジュールを共有して管理するには、専用のツールを使うと便利です。

スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

①誰でも簡単に操作できる

ツールは誰でも簡単に操作できることが大切です。

操作が複雑で使いにくいと、導入しても誰も使わなくなってしまうからです。

新しいツールを使うのがいちばん苦手そうなメンバーをイメージして、 その人でも使えそうなツールを選びましょう。

②即座にスケジュールが共有される

ツールは即座にスケジュールを共有できるものを選ぶべきです。

たとえばスケジュールを記載した後にアップロードが必要だと、アップロードを忘れてしまいがちです。

記載したスケジュールが自動的に共有されるツールであれば、共有を忘れる心配がなく手間もかかりません。

③「ガントチャート」が使える

「ガントチャート」の 機能が使えるツールを選びましょう。
ガントチャートとは、横棒グラフを使ってスケジュールを「見える化」する機能です。

予定より遅れている作業があった際にすぐに気づけるなど、利用することでさまざまな利点があります。

せっかくツールを導入するからには、ガントチャートを活用して、より効果的なスケジュール管理を目指すとよいでしょう。

関連記事はこちら>> ガントチャートとは？利用例とおすすめツールを紹介

スケジュールを共有して管理するためのツール3選

スケジュールを共有して管理できるツールはたくさんあるので、どれを選べばよいのか迷ってしまうでしょう。

そこでおすすめのツールを3つ紹介します。

①Lychee Redmine｜機能が豊富

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、機能が豊富なスケジュール管理ツールです。

1週間の作業予定をカレンダーで管理できる「タイムマネジメント」や、予定工数と実績を表とグラフで可視化できる「リソースマネジメント」など、役立つ機能が満載です。

スケジュールを共有しつつ、より高度な管理を導入したいなら、Lychee Redmineをおすすめします。

関連記事はこちら>> Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介

プラン	月額料金	ユーザー数	チケット数	機能
フリー	0円	無制限	5,000件	タスク管理 カンバン ファイル共有
スタンダード	800円	無制限	無制限	タスク管理 ガントチャート カンバン ファイル共有
プレミアム	1,200円	無制限	無制限	スタンダード+ 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM

②Jooto｜シンプルで操作しやすい

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、シンプルで使いやすいのが特長のツールです。

ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作だけで使えるので、ふだんツールを使わない人でも扱えるでしょう。

スケジュール管理ツールを初めて使う方には、Jootoがおすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	1ファイル上限	容量
無料	無料	4ユーザー	10MB	100MB
スタンダード	500円	1ユーザー追加ごとに課金	300MB	5GB/1ユーザー
エンタープライズ	1,300円	1ユーザー追加ごとに課金	1GB	10GB/1ユーザー

③backlog｜コミュニケーションが簡単

引用；backlog

backlog（バックログ）は、コミュニケーションがしやすいツールです。

他のメンバーのスケジュールに気軽に「いいね」を送ったり、コメントを残したりできるので、自然に交流が生まれます。

スケジュールの共有をきっかけにして、メンバー間のコミュニケーションを増やしたいのであれば、backlogがぴったりです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	プロジェクト数	容量
プラチナ	55,000円	無制限	無制限	2GB
プレミアム	21,780円	無制限	無制限	5GB〜
スタンダード	12,980円	無制限	100件	5GB/1ユーザー
スターター	2,640円	30ユーザー	5件	10GB/1ユーザー

スケジュールは共有して管理しよう

スケジュールを共有して管理するべき理由や、注意点などを紹介しました。

メンバーどうしでスケジュールをチェックし合い、必要であればフォローすることで、仕事がスムーズに進みます。

ぜひスケジュールの共有をしてみてください。

スケジュールを共有して管理するなら、専用のツールを使うのがおすすめです。

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