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2023年11月28日

ツールでタスク管理する際のメリットは？選び方やおすすめツールを紹介

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「ツールでタスク管理をするとどのようなメリットがあるか知りたい」
「自社にあったタスク管理ツールを選ぶポイントを知りたい」

タスクを適切に管理するためには、リソースやスケジュールなど、様々な要素を考慮しなければならず、頭の中や簡単なシステムだけでは限界があります。

タスク管理ツールには、タスク管理をサポートする機能が多く搭載されています。そのため、機能をうまく活用できれば、タスクを管理する負担を大きく軽減可能です。

本記事では、タスク管理ツールのメリットやツールに搭載されている機能、自社でツールを選ぶ際のポイントなどについて解説します。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールは、プロジェクト毎の進捗やメンバーの作業状況、スケジュールなどの管理をサポートする機能が多く搭載されたツールのことです。

タスク管理ツールの導入によって、タスク管理が容易になるほか「タスクの抜け漏れ防止」、「問題発生時に迅速に対応可能」などの効果にも期待できます。

現在、タスク管理の複雑さに課題を感じている場合、タスク管理ツールの導入によって課題を解決できるかもしれませんので、ぜひ導入を検討してみてください。

タスク管理とプロジェクト管理は、進捗を管理するという意味では似た部分もありますが、「言葉が指す業務規模」に違いが存在します。

タスクは、メンバーそれぞれに割り当てられる小さな単位の作業のことで、開発であれば「仕様書作成」や「単体テスト」などの個人で行う作業が該当します。

一方で、プロジェクトは目標達成に向け、主に複数人のメンバーで行う計画や業務のことです。商品・サービスの開発や新部署の立ち上げなどといった、目標に期間を設定して取り組む事業が該当します。

また、「主に管理をする人物」にも違いがあります。タスク管理を主に管理するのは、個々のメンバーです。プロジェクトの管理者もしないわけではありませんが、基本的にはそれぞれのメンバーとなります。

プロジェクト管理を行うのは、主にプロジェクトマネージャーをはじめとした管理者です。管理者は、期間内に目標が達成できるようタスク管理だけでなく、スケジュールやリソースなど全体の管理を行います。

タスク管理ツールの導入によって得られるメリットは次のとおりです。

それぞれについて詳しく解説します。

タスク管理ツールの導入のメリットの1つは、チームメンバー全員の状況が可視化され、タスクの進捗をリアルタイムで共有できる点です。

タスクの進捗をリアルタイムで共有できることにより、連絡の漏れや、遅れを防げるだけでなく、迅速な調整が可能となります。

また、メンバーはプロジェクト全体の流れを把握できるようになるため、優先順位を決めてタスクに取り掛かることができます。

2つ目のメリットは効率的にリソースを活用できる点です。タスク管理ツールの導入によって、リソースに余裕があるところと、ないところが把握できるようになります。

そのため、リソースの不足により業務が遅れそうなタスクがあってもすぐに発見し、余裕のある箇所から迅速にリソースを回せるようになります。

管理にかかる手間を削減し、生産性の高い業務に集中できるようになる点も大きなメリットです。タスク管理を適切に行うためには、全体を把握した上で、必要に応じてスケジュールや人員を変更しなければなりません。

上記のような変更管理は大きな手間がかかるため、管理者は大きなリソースを取られてしまいます。タスク管理ツールには、メンバー全体の状況をひと目で把握できる機能や、ひとつのデータを変更すると、他のデータも同時に変更してくれる連携機能などが搭載されています。

そのため、タスク管理ツールを導入し、うまく活用することによって、管理にかかる手間を大きく削減し業務改善をはじめとした生産性の高い業務に集中できるようになります。

4つ目のメリットは、チームの協力関係を構築しやすくなる点です。タスク管理ツールを導入すると、メンバー全員が自分以外のタスク状況も把握できるようになります。

結果、メンバー間のコミュニケーションが活性化されることにつながり、メンバーによる問題の早期発見や、遅れの発生しているタスクの自発的なフォローなどの効果が期待できるようになります。

タスク管理ツールに搭載されている主な機能は次のとおりです。