ビジネスにプロジェクトは不可欠です。

プロジェクトをスムーズに運営進行するためにも、プロジェクト管理の手法やコツを知っておくのは非常に重要なポイント。

ただ、プロジェクト管理をしている方の中には、「うまくプロジェクト管理ができない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、ビジネスでプロジェクト管理する際のよくある課題をふまえて、プロジェクト管理のコツを紹介します。
プロジェクト管理に便利なツールも紹介するので、参考にしてください。

ビジネスに不可欠なプロジェクト管理とは?

ビジネスにプロジェクトが不可欠である以上、プロジェクト管理も不可欠です。

とはいえ、「プロジェクト管理がなぜ必要なのか?」「何を管理しているのか?」などのポイントについて、しっかり理解している方は少数派ではないでしょうか。

プロジェクト管理の目的は「プロジェクトをスムーズに進めること」です。
また、プロジェクト管理では「ヒト、モノ、カネ、時間、情報」を管理します。

それぞれ詳しく説明します。

プロジェクト管理はプロジェクトをスムーズに進めるために必要

プロジェクトをスムーズに進行させ、成功に導くために必要なのがプロジェクト管理です。

プロジェクトには、納期や予算といった制限があります。
制限をクリアしてプロジェクトを達成するためには、プロジェクト管理が欠かせません。

納期や予算をオーバーせずにプロジェクトを進行させるためには、人員配置やスケジュール、予算、品質などの基準や達成度を細かく分けて把握し、それぞれの状況に応じて働きかける必要があります。

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「ヒト、モノ、カネ、時間、情報」を管理する

プロジェクト管理では「ヒト、モノ、カネ、時間、情報」を適切に管理しなければなりません。

「ヒト、モノ、カネ、時間、情報」を適切に管理するためには、以下のような点を計画段階で検討しておく必要があります。

ヒト

人員配置、メンバーごとの負荷のかかり具合など

モノ

必要資材のピックアップ、調達先の選定など

カネ

コストの見積もり、予算設定など

時間

進捗管理、全体工期、着手時期、マイルストーンの設置など

情報

コミュニケーション手段と頻度、リスク管理など

うまくいかなかった場合のリスク管理も含めて、検討しておくのが重要です。

ビジネスでプロジェクト管理する際の課題

あらかじめしっかりとしたプロジェクト計画を立てておいても、突発的なトラブルや途中の仕様変更などは起こりえます。

プロジェクト管理で生じやすい代表的な課題として、以下の5点があります。

①属人的な管理だと変更が難しい
②急な仕様変更で混乱が生じやすい
③優先度がわかりにくい
④メンバー間の情報共有が難しい
⑤進捗管理が不十分になりやすい

一つひとつ解説します。

①属人的な管理だと変更が難しい

従来型のプロジェクト管理では、責任者の手帳やExcel、複数のツールを用いた管理が主流でした。

こうした属人的な管理方法だと、急な変更やトラブルが生じた場合、対応方法をすべてのメンバーへ正確に周知するのが難しくなります

また、全体像が俯瞰しにくくなるため、納期や予算に関する意識もバラバラになりやすい点、ノウハウが他者に伝わりにくい点もデメリットといえるでしょう。

情報共有を促すためにも、属人的な管理や複雑な管理になりすぎないよう注意しなければなりません。

②急な仕様変更で混乱が生じやすい

クライアントの事情や目的の読み間違い、予定外の修正や作業の抜け漏れなど、仕様変更やスケジュール変更はさまざまな原因で生じます。

プロジェクトを計画する段階で、すべてのエラーを読み切るのは至難の業です。

変更に耐えうるプロジェクト管理ツールを使用しないと、急な仕様変更に対応しきれず、現場が混乱してしまうおそれがあります。

特に従来型のプロジェクト管理では、時間のロスや混乱が大きくなりがちです。

③優先度がわかりにくい

たいていのプロジェクトでは、多くのメンバーは個々に仕事を割り当てられて業務を進めます。

タスクを遂行するメンバーの目線だとプロジェクトの全体像が見えにくいため、タスクの優先度がわかりにくくなってしまうことも。

その結果、タスクにかける時間や予算の偏りが生じやすくなってしまいます。

④メンバー間の情報共有が難しい

さまざまなタスクを同時進行するプロジェクトでは、メンバー間の情報共有も簡単ではありません。
誰がプロジェクトに参加しているのかといった、基本的なポイントが抜けているパターンも意外に多いものです。

情報共有が十分にされていないと、進捗状況やメンバーのコンディションがわかりにくくなってしまいます。

⑤進捗管理が不十分になりやすい

変更に対応しにくい点、優先度のわかりにくさ、情報共有の難しさなどで、プロジェクト管理全体の進捗管理がしにくくなってしまいます。

進捗管理の成否は管理能力の問題として見られがちですが、システム的な課題です。

進捗管理が不十分になってしまうと、納期や予算をオーバーするおそれが高くなってしまいます。

ビジネスでプロジェクト管理する5つのコツ

ビジネスにおけるプロジェクト管理のコツは、以下の5点です。

① プロジェクト開始前にリスク管理をしておく
② メンバーと信頼関係を構築する
③ 密なコミュニケーションを意識する
④ 進捗状況とタスクを可視化する
⑤ プロジェクト管理ツールを使用する

それぞれ詳しく解説します。

①プロジェクト開始前にリスク管理をしておく

プロジェクトを計画する段階で、十分なリスク管理をしておきましょう。
ある程度リスクへの備えがあれば、トラブル時も混乱が少なくて済みます。

プロジェクト段階ですべてのリスクを洗い出し、リスクに対する対応策を明確にしておきましょう。

リスク内容、発生確率、発生頻度、重要度、対応策などが検討のポイントです。

②メンバーと信頼関係を構築する

多様なメンバーで構成される大規模プロジェクトになればなるほど、メンバーとの信頼構築が重要です。

信頼関係が構築されていないと、トラブルの報告遅れや隠蔽などが起きやすくなり、プロジェクトのスムーズな進行は難しくなるでしょう。

また、メンバーそれぞれの性格を把握しておくのも大切です。
50%の進捗状況であっても、楽天的な性格のメンバーなら「もうすぐ完了します」と報告するかもしれませんし、慎重な性格のメンバーなら「まだ時間がかかります」と報告するかもしれません。

正確な進捗状況を把握するためにも、信頼関係の構築は必須です。

日報や報告書で確認するのも悪くありませんが、可能であれば直接対話する機会をきちんと設けるのがよいでしょう。

気軽に相談、報告できる空気があれば、深刻なトラブルになる前に対処しやすくなり、結果として仕事の効率が高くなります。

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③密なコミュニケーションを意識する

メンバーと信頼関係を築くためにも、コミュニケーションは密にとりましょう。

コミュニケーションや報告のルールは、具体的に定めておくのがおすすめです。
定期的な報告に関しては、プロジェクト管理を考える段階で下記のような事項を定めておきましょう。

会議や報告の開催ルール コミュニケーションのルール
名称
出席メンバー
目的
開催頻度、時間
メールのルール
(TOやCCの利用方法、件名の設定方法など)
プロジェクトを管理するツール名と運用ルール
議事録の作成ルール(作成者、通知方法など)

格式ばった報告だけでなく、気軽な雑談や挨拶も積極的にすると、より風通しのよい状況になります。

④進捗状況とタスクを可視化する

進捗状況とタスクは、プロジェクト管理の責任者だけが管理するのではなく、末端のメンバーにまでわかるよう可視化するようにしましょう。

進捗状況とタスクを可視化することで、以下のようなメリットが生じます。

  • 個々のメンバーが主体的に作業を進められる
  • 手の空き具合がメンバー間で確認でき、助け合える
  • タスクが増えても、特定のメンバーに負荷をかけすぎなくて済む

状況が変わるたびに一覧できるようなツールを活用すると便利です。

⑤プロジェクト管理ツールを使用する

プロジェクト管理に最適な機能が多数搭載されている「プロジェクト管理ツール」を活用するのも非常におすすめです。

従来型のExcelやアナログなプロジェクト管理と比べ、急な変更にも対応が容易で、常に最新の状況が一目でわかります。

プロジェクト管理ツールに備わっているのは、一般的にはスケジュール管理機能、タスク管理機能、コミュニケーション機能など。

優れたプロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクト管理における課題はかなり改善されるでしょう。

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直感的な操作も可能なため、ITに不慣れな方が多い職場でも受け入れられやすいでしょう。
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プレミアム 1,200円 無制限 無制限 スタンダード+
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コスト管理
CCPM
エンタープライズ 要問合せ 無制限 無制限

すべての機能

ビジネスにプロジェクト管理は不可欠!ツールを使って効率よく管理しよう

ビジネスに不可欠な、プロジェクト管理の課題とコツ、おすすめツールについて解説しました。

プロジェクト管理のコツは以下の通りです。

① プロジェクト開始前にリスク管理をしておく
② メンバーと信頼関係を構築する
③ 密なコミュニケーションを意識する
④ 進捗状況とタスクを可視化する
⑤ プロジェクト管理ツールを使用する

特に、プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクト管理の効率化を考えると非常に効果的です。

プロジェクト管理ツールを導入すると、プロジェクト管理にありがちな抜け漏れが発生しにくくなり、手戻りの少ないプロジェクト管理がしやすくなるでしょう。

ツールの導入も検討し、効率のよいプロジェクト管理の参考にしてみてください。

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