仕事効率化・生産性アップ 
コロナ禍でテレワークなど働き方が変わっていくなか、これまでの管理体制では作業が非効率と考えることも少なくありません。
場所や時間を気にせず働くためにも効率性を上げるアプリの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
しかし効率化を促進するアプリは数多く提供されているので「どのアプリを選べばいいかわからない」という悩みもあると思います。
社内全体で使うためにも使いやすいアプリを選びたいですよね。
当記事では、作業効率を上げるアプリのメリットや選び方、おすすめアプリを紹介します。
企業だけでなく個人でも使えるアプリを紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
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仕事効率化アプリを導入する4つのメリット
仕事効率化アプリを導入すると、以下のようなメリットを得られます。
- 場所や時間を気にせず仕事を進められる
- 社内メンバー間でコミュニケーションが取れる
- クライアントとスムーズにやり取りできる
- ファイルデータを一括管理できる
それでは順番に解説します。
1.場所や時間を気にせず仕事を進められる
アプリはPCだけでなくスマホからも使用できるので、社外や通勤時でも業務を進められます。
またアプリの通知機能をオンにしておけば、問題やトラブルが発生しても迅速に対応可能です。
コロナ禍でリモートワークになったとしても情報共有が簡単にできるので、柔軟に作業できます。
作業チームのなかで仕事を振り分けられるため、効率よく作業可能です。
作業がしたくてもできない空いた時間を有効活用できる点は大きなメリットです。
2.社内メンバー間でコミュニケーションが取れる
アプリにはコミュニケーションが取れる機能が搭載されているものがあり、LINEのような感覚でやり取りができます。
以前はメールでのやり取りが主流でしたが、確認漏れや返信のしづらさに問題がありました。
一方アプリでは、スマホからでも簡単にやり取りできて画像や動画といったファイル共有も可能です。
以前のやり取りは検索機能で探せるので、必要なタイミングで簡単にアクセスできます。
アプリによってはビデオチャット機能が搭載されているため、メンバーの顔を見ながら社内のようにやり取りを進められます。
社内メンバー間のコミュニケーションが取りやすいアプリは、生産性向上を期待できる点もメリットのひとつです。
3.クライアントとスムーズにやり取りできる
アプリは社内だけでなく、クライアントとのやり取りにも使用できます。
クライアントから急な問い合わせがあっても、素早くレスポンスできる点はアプリの魅力です。
レスポンスの速さは顧客満足度の向上にもつながるため、新規案件の獲得も期待できます。
素早く丁寧なレスポンスを心がければ、企業や個人としても株が上がるでしょう。
4.ファイルデータを一括管理できる
オンラインストレージのアプリを導入すれば、自社の大切なデータを一括管理できます。
紙媒体の資料は紛失の恐れがありますが、ファイルデータにしてまとめることで紛失リスクを回避することが可能です。
また検索機能を使えば必要なタイミングで資料を見つけられます。
さらにPSやスマホのどんなデバイスから更新してもファイル情報が新しくなります。
資料を探す手間をなくし、データ管理を快適にできる点はアプリのメリットです。
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仕事効率化アプリの選び方
仕事効率化アプリを選ぶときは、以下のポイントをチェックしましょう。
- 使用目的シンプルで使いやすいかに合っているかどうか
- 自社メンバー全体で最適なアプリを選ぶ
- シンプルで使いやすいか
上記ポイントはアプリを選ぶために大切なので、ぜひ参考にご覧ください。
使用目的に合っているかどうか
まず、どんな使用目的でアプリを使いたいのかを確認が大切です。
目的と搭載機能が合っていなければ、最適なパフォーマンスは発揮できない恐れがあります。
例えばチーム間のコミュニケーションを重視したいのであれば、メッセージ機能のアプリを選びましょう。
逆に不必要な機能が多いアプリを選ぶと使い勝手が悪くなるので、効率性は落ちてしまいます。
そのため、導入目的を明確にしてから必要な機能が搭載されているアプリを導入してください。
自社メンバー全体で最適なアプリを選ぶ
自社メンバーによって最適なアプリは異なるので、全体で使い勝手をヒアリングして定着しそうかを判断しなければなりません。
ビジネス向けの仕事効率化アプリは、ユーザー数や機能によって料金が異なります。
もちろん高い料金プランを選べば、多人数で使えて多機能なものが増えてきます。
なかには少人数向けのアプリもあり、無料プランで導入をはじめることも可能です。
まずは無料プランやトライアル期間があるアプリを選び、コストをかけず定着しそうかを検討してみましょう。
関連記事はこちら>>進捗管理とは？プロジェクトの作業効率化させるための方法を徹底解説
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シンプルで使いやすいか
アプリを選ぶときは、シンプルで使いやすいかをチェックすることが重要です。
多機能になるほど便利にはなりますが、慣れるまで時間がかかり効率性が落ちる可能性があります。
また社内全体で使用することを考えると、人を選ばず使いやすいアプリがよいでしょう。
アプリを選定する基準としては、ITスキルがなくても直感的に操作できるものがおすすめです。
数回タップすれば目的が達成できそうな、シンプルなアプリを選びましょう。
仕事を効率化できるおすすめアプリ12選【用途別】
- Lychee Redmine
- GROWI.cloud
- sansan
- Backlog
- Senses
- TimeTree
- Chat&Messenger
- notion
- Chatwork
- Smart News
- freee会計
- Dropbox
用途別でそれぞれの特徴を順番に紹介します。
【タスク管理】Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は、国内企業向けに作られたプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートやカンバンをはじめ、プロジェクトを効率よく進めるための機能が豊富にそろっています。
ドラッグ＆ドロップで直感的な操作ができるので、ITスキルがない初心者の方でも簡単に使えます。
また要望に応じて拡張機能をカスタマイズしてくれるため、目的に合った使い方が可能です。
これまで大手企業をはじめ中小企業など7,000社以上の導入実績があり、安心と信頼性の高いツールとなっています。
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Webブラウザならスマホからでも利用できるので、社外でも問題なく利用できます。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
|
【情報共有】GROWI.cloud
「GROWI.cloud」 は法人・個人向けの社内情報共有ツールです。
Markdown 記法で wiki を作成することができ、図や表を活用することで細やかな表現が可能です。
また、ユーザーグループ機能を活用することで、社内での柔軟な閲覧制限等を実現することもできます。
料金は月額固定制なので、利用ユーザーが増えてもプランによって料金は定額で安心してご利用いただけます。
まずはお気軽に無料トライアルからお試しください。
【名刺管理】sansan
引用：sansan
「sansan」は、オンラインで名刺を一括管理できるクラウドサービスです。
名刺をスマホやスキャナーからデータとして保存し、パソコン上に取り込んで社内全体へと共有可能です。
また名刺だけでなく顧客データも連携できるので、名刺情報以外から新たなビジネスチャンスを見出せます。
これまで業種や規模を問わず7,000社以上の導入実績があり、多くの企業で効率性を上げるため利用されています。
初期費用や運用支援費用、ライセンス費用がかかるので、ある程度の予算は確保しておかなければいけません。
もちろんPCだけでなく、スマホからも簡単に全社員がアクセス可能です。
企業として名刺の顧客管理を徹底したいときにおすすめです。
【進捗管理】Backlog
引用：Backlog
引用：「Backlog」は、タスクの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理ツールです。
デザインや操作性がシンプルでわかりやすく、人を選ばず簡単に使える点が特徴となっています。
1つのプラットフォームからチーム全体で作業状況を共有できるので、確認漏れをなくして進捗状況を可視化できます。
タスクはカードとしてドラッグ＆ドロップする直感的な操作なので、初心者でも簡単です。
コミュニケーションツールとしても使え、メンバーだけでなく顧客とのやり取りにも使えます。
iPhoneとAndroidの専用アプリを用意しているのでスマホから手軽にチェックできます。
納期や担当者を明確化して計画通りに進めたいときにおすすめのアプリです。
【営業支援】Senses
引用：Senses
「Senses」は、営業案件の進捗状況をカード化して管理できるアプリです。
各クライアントの情報をカードにまとめられ、更新頻度の少ないカードは青色、黄色、赤色の色変化で可視化できます。
搭載された独自AIがリスク分析や類似案件をアドバイスしてくれるので、営業の作業を促進させてくれます。
モバイルアプリのOCR機能を使えば名刺や議事録をスキャンできるため、自動文字起こしが可能です。
GmailやGoogleカレンダーといった外部サービスを連携させ、必要な情報を自動で取り込めます。
無料トライアルとしてスタータープラン、グロースプランがあるので、まずは使いやすさを試してみたい企業におすすめです。
【スケジュール管理】TimeTree
引用：TimeTree
「TimeTree」は、複数メンバーの予定を共有できるスケジュール管理アプリです。
作成した予定ごとに参加メンバーとチャットでコミュニケーションを取れ、仕事とプライベートどちらにも利用可能です。
またメンバーが予定を変更すると通知がくるため、予定の確認漏れを防止できます。
作成した予定はデータとして残り続けるので、以前の予定を見直したいときにも役立ちます。
PCをはじめスマホから全ての機能を完全無料で使えるため、ビジネスツールのひとつとして導入しておくとよいでしょう。
【グループウェア】Chat&Messenger
「Chat&Messenger」は、ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール、文書管理、勤怠管理を一つのプラットフォームで統合した国産グループウェアです。
複数のアプリケーションを使い分ける手間がなくなり、チームワークと生産性が格段に向上します。
サービス形態はオンプレミスとクラウドの両方に対応しており、政府機関や大企業など、幅広い組織での利用実績を誇ります。
スマートフォンは Android/iOSデバイスに対応しています。
基本機能は無料で使用可能ですが、有料プランはオンプレミス月額150円、クラウド月額300円から利用可能です。
【メモ】notion
引用：notion
「notion」は、社内の情報を保存・共有できるメモアプリケーションツールです。
メモだけでなくプロジェクトやタスクを一括管理できるので、社内全体の作業効率を一気に上げられます。
部署ごとの作業スペースを作成できるため、1つのツールで社内全体の情報を一括管理できます。
またカスタマイズ性にも優れており、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作可能です。
無料プランでもチームメンバーを無制限で追加でき、1,000ブロックまで保存スペースを設定できます。
サンフランシスコで開発されているので海外仕様となっていますが、日本語版もリリースされています。
企業として長期的な利用を考えているときにおすすめのアプリです。
【コミュニケーション】Chatwork
引用：Chatwork
「Chatwork」は、国内の企業向けに開発されたビジネスチャットツールです。
国内利用者数NO.1の実績があり、多くの企業が導入しています。
基本的なチャットをはじめ、ビデオ・音声通話やタスク管理、ファイル管理などが可能です。
グループに途中参加しても、過去の会話やデータをいつでも探せる点が特徴のひとつです。
絵文字も豊富にあり、意思疎通をスピーディにして業務効率アップを期待できます。
ブラウザ版をはじめアプリ版もリリースされているので、PCだけでなくスマホからも手軽にやり取りをおこなえます。
無料ではじめられるため、ビジネス向けのコミュニケーションを取れる環境がほしい企業におすすめです。
【ニュース】Smart News
引用：Smart News
「Smart News」は、生活に役立つインターネットの情報をまとめたニュースアプリです。
国内や海外の政治や情勢、IT、エンタメなど幅広いニュースをまとめています。
読みたいトピックスは自由にカスタマイズでき、並べ替えも簡単にできます。
またお得なクーポンも毎日配信されているので、ランチやディナーに利用可能です。
新しいアイデアを知るきっかけにもなるので、ビジネスツールとして導入しておくことをおすすめします。
【経理・バックエンド】freee会計
引用：freee会計
「freee会計」は、日々の経理を簡単にできる会計アプリです。
個人事業主や中規模法人まで対応しており、手続きが面倒な確定申告も簡単に作成できます。
経理や簿記の知識がなくても仕訳ルールを設定すれば、AIが自動的に記帳可能です。
無料ではじめられ、税理士に依頼していた費用もコスト削減となります。
サービス内容にわからないことがあれば、チャットやメールでサポートを受けられるのも特徴のひとつです。
経理時間の手間をなくし、本来の業務に集中したい個人や企業におすすめです。
【クラウドストレージ】Dropbox
引用：Dropbox
「Dropbox」は、写真や動画などのデータをバックアップできるクラウドストレージアプリです。
大切なデータをまとめて保存できるので、万が一データを削除してしまったときでも最長30日間データの復元が可能です。
閲覧許可したメンバーにアクセスを許可できるため、社内全体の利用にも適しています。
ファイルの容量に関わらず簡単にファイルを送信できる点も特徴です。
外部ツールと連携することもできるので、必要なデータを取り出してすぐに活用できます。
個人向けをはじめファミリー向け、企業向けのプランを用意しているので、大切なデータを保存しておきたいときにおすすめです。
用途に合わせたアプリで効率化しましょう
アプリはPCだけでなくスマホから手軽に作業できるので、場所や時間を選ばずいつでもアクセスできます。
社内全体で利用すればコミュニケーションもしやすく、クライアントとのやり取りもスムーズです。
企業によって使用目的は異なるため、使い方を明確にしてシンプルで使いやすいアプリを選びましょう。
当記事で紹介したLychee Redmineは業種を選ばず仕事の効率を上げられるので、まずは一度トライアルから機能性を実感してみてください。
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