機能仕様書とは？基礎知識から書き方も解説【サンプル付き】

機能仕様書は、システム開発プロジェクトを進める上で重要な文書のひとつです。しかし、目的や具体的な書き方を正しく意識して機能仕様書を作成するのは、意外と難しいものです。そのため、「何を書けば良いのかわからない」「要件定義書との違いが知りたい」といった疑問を持つ方も多いと思います。

本記事では一般的なシステム開発のプロセスに沿って、システム開発の要となる機能仕様書の基礎知識から、具体的な書き方や実践で役立つサンプルまでを解説します。

開発者との認識のズレを防ぎ、手戻りの少ないスムーズなプロジェクト進行を実現するためにご活用ください。

機能仕様書とは

本章では、以下の基礎知識について解説します。機能仕様書は、システムやソフトウェア開発における設計図です。

何をどのように実現するかを明確に定義し、開発者と発注者の間で共通認識を形成すると、手戻りを防いでスムーズなプロジェクト進行を支援します。具体的な機能・操作性・性能・インターフェースなどを詳細に記述して、開発の指針となるだけでなく、テストや検証の基準になります。

• 機能仕様書の重要性
• 機能仕様書を作成するタイミング
• 要件定義書との違い

機能仕様書の重要性

機能仕様書の質は、開発プロセス全体に良い影響を与えて多くのリスクを未然に防ぐなど、プロジェクトの成否に大きく関わります。

以下は、機能仕様書の重要性についてまとめたものです。

観点	機能仕様書の重要性
認識の統一	発注者と開発者の間で、実装する機能に関する認識のズレを防ぐ。
品質の担保	実装すべき機能が明確になり、テストの基準となり、システムの品質を保証しやすくなる。
手戻りの防止	開発途中で「思っていた機能と違う」といった事態を防ぎ、無駄な修正コストやスケジュールの遅延を回避できる。
円滑な引継ぎ	プロジェクトの担当者が変更になった場合でも、仕様書があればスムーズな情報共有と引継ぎが可能。
将来の改修	システムの運用開始後、機能追加や改修を行う際の重要な参照資料となる。

機能仕様書を作成するタイミング

機能仕様書は、システム開発において要件定義の完了後から基本設計の前半にかけて作成されることが一般的です。ただし、プロジェクトの規模や開発手法によって、作成タイミングは前後する場合もあります。

機能仕様書は、複数の開発フェーズにまたがって活用される重要な文書であるため、どの工程で作成・参照され、どのような役割を果たすのかを把握しておきましょう。

開発フェーズ	主な作業内容	機能仕様書との関連
1. 企画	システム化の目的やゴールを決定する。	–
2. 要件定義	発注者の要求（やりたいこと）をヒアリングし、要件としてまとめる。	–
3. 基本設計	要件定義をもとに、システムの主要な機能や画面構成を設計する。	要件定義をもとに機能仕様書を作成。
4. 詳細設計	基本設計をもとに、各機能の内部的な動作や処理ロジックをプログラミングレベルで設計する。	機能仕様書と整合するように詳細設計を進める。
5. 実装・テスト	設計書に基づき、プログラミングとテストを実施する。	機能仕様書がテスト項目作成の基準となる。

要件定義書との違い

機能仕様書と混同されやすい文書に、要件定義書があります。これらの文書は、目的と記述内容が明確に異なります。

両者の違いを正しく理解し、適切に使い分けることがプロジェクト成功の鍵です。

比較項目	要件定義書	機能仕様書
目的	発注者の要求（やりたいこと）をまとめる。	システムが何をするか（機能）を定義する。
視点	ユーザー・発注者視点（What/Why）	開発者視点（How）
記述内容	– システム化の目的や背景 – 解決したい課題 – 必要な機能の概要	– 各機能の具体的な動作 – 入力と出力 – データの流れ – エラー処理

簡単に言えば、要件定義書が「家を建てる目的と要望」をまとめたものだとすると、機能仕様書は「各部屋の機能や設備の詳細」を記した設計図に相当します。

機能仕様書の基本項目と書き方

優れた機能仕様書を作成するには、盛り込むべき項目を漏れなく記述することが不可欠です。

以下では、一般的によく使われる基本項目と書き方を解説します。下記の項目を参考に、担当するプロジェクトに合わせてカスタマイズしてください。

• 基本情報
• システム概要
• 利用者と操作環境
• 機能一覧
• 各機能の詳細仕様
• ユーザー操作シナリオ
• 画面仕様（UI設計）との対応
• データ仕様
• エラー処理方針
• 非機能要件（パフォーマンス・セキュリティなど）

基本情報

文書管理のために、基本的な情報を冒頭に記載します。記載すると、誰が・いつ・どのバージョンを作成したかが一目でわかり、後の混乱防止につながります。

＜基本情報の記載例＞

項目	記載内容の例
文書名	〇〇システム機能仕様書
バージョン	Ver.1.2
作成日	2025年5月26日
作成者	〇〇部 鈴木 一郎
承認者	△△部 佐藤 次郎
改訂履歴	Ver.1.0: 初版作成 Ver.1.1: ログイン機能の仕様変更 Ver.1.2: エラーメッセージの文言修正

システム概要

このシステムが「何のためのシステムなのか」を簡潔に説明します。

開発の背景や目的、解決したい課題を記述すると、関係者全員がプロジェクトのゴールを再認識できます。専門知識がない人でも理解できるよう、わかりやすい言葉で書くことがポイントです。

利用者と操作環境

このシステムを、誰がどのような環境で利用するのかを定義します。利用者のITリテラシーや役割を明確にすると、UI/UX設計の精度が高まります。

また、対応するOSやブラウザへの明記も重要です。結果的に動作保証の範囲を明確にし、予期せぬ不具合を防ぐことにつながります。

＜利用者と操作環境の記載例＞

項目	記載内容の例
利用者（ペルソナ）	– 管理者：全機能の操作が可能。システムに関する知識を持ち、基本的なIT操作に精通。 – 一般ユーザー：データの閲覧と登録のみ可能。PCの基本操作やブラウザ操作に慣れているが、専門的な知識は不要。
クライアント環境	– OS: Windows 11, macOS Sonoma – ブラウザ: Google Chrome 最新版, Microsoft Edge 最新版
サーバー環境	– OS: Amazon Linux 2 – データベース: MySQL 8.0

機能一覧

システムに実装するすべての機能をリストアップします。この一覧は、仕様書全体の目次のような役割を果たします。

機能にIDを割り振ることで、後の詳細説明や他の文書との連携がスムーズになります。

＜機能一覧の記載例＞

機能ID	機能名	機能概要	担当	優先度
F-001	ユーザー認証機能	IDとパスワードでログイン・ログアウトする機能	Aチーム	高
F-002	顧客情報管理機能	顧客情報の新規登録、検索、更新、削除を行う機能	Bチーム	高
F-003	データ出力機能	顧客情報をCSV形式でダウンロードする機能	Bチーム	中
F-004	お知らせ管理機能	管理者がユーザーへのお知らせを登録・配信する機能	Aチーム	低

各機能の詳細仕様

機能一覧で挙げた各機能について、画面操作やシステム内部での処理内容を一つひとつ具体的に定義します。ここでは、いつ（トリガー）・何をして（処理）・どうなるか（結果）を明確に記述すると、開発者が迷わず実装できるレベルの指示書として機能します。

本章は、要件と実装を正確につなぐ機能仕様書の中核であり、実装・テスト・レビューのすべての工程に直結する重要なパートです。

＜詳細仕様の記載例＞

項目	記載内容の例（F-001: ユーザー認証機能）
機能概要	ユーザーIDとパスワードを用いてシステムへのログイン認証を行う。
入力（トリガー）	1. ユーザーがログイン画面でIDとパスワードを入力する。 2. ログインボタンをクリックする。
処理内容	1. 入力されたIDとパスワードが必須項目かチェックする。 2. ユーザーDBと照合し、情報が一致するか検証する。
正常時出力（結果）	– 認証成功：メイン画面へ遷移する。 – 認証失敗：「IDまたはパスワードが違います」とエラーメッセージを表示する。
前提条件	ユーザー情報が事前にDBに登録されていること。
補足事項	パスワードは3回間違えるとアカウントをロックする。

ユーザー操作シナリオ

ユーザーが目的を達成するために、一連の操作の流れを記述します。ユーザー操作シナリオを作成すると、機能が実際にどのように使われるかをシミュレーションするのに役立ち、開発者はユーザーの視点に立って実装を行えます。

＜ユーザー操作シナリオの例：新規顧客を登録する＞

ユーザーはグローバルナビゲーションから顧客管理をクリックする。

1. 1. 顧客一覧画面が表示される。
   2. 画面上部の新規登録ボタンをクリックする。
   3. 顧客情報入力画面へ遷移する。
   4. 必須項目（会社名、担当者名）を入力し、登録ボタンをクリックする。
   5. 「登録が完了しました」というメッセージと共に、顧客一覧画面へ戻る。

画面仕様（UI設計）との対応

各機能がどの画面（UI）と関連しているかを明確にします。

ワイヤーフレーム（画面の骨格図）や画面設計書がある場合は、その画面IDと機能IDを紐づけて管理します。管理すると、デザイナーと開発者のスムーズな連携が可能です。

＜画面仕様の記載例＞

機能ID	機能名	対応する画面ID	画面名
F-001	ユーザー認証機能	SCR-001	ログイン画面
F-002	顧客情報管理機能	SCR-010	顧客一覧画面
F-002	顧客情報管理機能	SCR-011	顧客登録画面

データ仕様

機能で扱うデータの詳細を定義します。

データベースの物理設計とは異なり、機能がどのようなデータを必要とし、どのような形式であるべきかを記述します。データの制約を明確にすると、予期せぬエラーを防止可能です。

＜データ仕様の記載例＞

データ項目名	型	文字数/桁数	必須	備考
顧客ID	文字列	10桁	○	半角英数字。自動採番。
会社名	文字列	100字	○
担当者名	文字列	50字	○
電話番号	文字列	13桁		半角数字とハイフンのみ。
メールアドレス	文字列	255字		メール形式チェックを行う。

エラー処理方針

システムが正常に動作しない場合の振る舞いを定義します。どのようなエラーが発生しうるか、その際にユーザーに何を伝えるか、システムはどのように対処するかを事前に決めておきます。

適切なエラー処理は、システムの使いやすさに直結するため重要です。

＜エラー処理方針の例＞

エラーコード	エラーメッセージ	発生条件	対処法
E-001	必須項目です。入力してください。	必須項目が未入力のまま登録ボタンが押された。	対象項目を赤枠で強調表示する。
E-002	メールアドレスの形式が正しくありません。	メールアドレスの形式チェックでエラーとなった。	入力フィールドの下に補足説明を表示する。
E-101	サーバーとの通信に失敗しました。	ネットワーク接続が切断された。	時間を置いて再試行するよう促すメッセージを表示する。

非機能要件（パフォーマンス・セキュリティなど）

機能そのものではありませんが、システムの品質を担保するために重要な要件を記述します。 応答速度・セキュリティ対策・可用性など、ユーザーが快適かつ安全にシステムを利用するための基準を定めなければなりません。

なお、システム開発の規模によっては、非機能要件を別の仕様書にまとめることが推奨されます。

＜非機能要件の例＞

項目	要件レベル
パフォーマンス	各画面の表示時間は3秒以内であること。
セキュリティ	– パスワードはハッシュ化して保存すること。 – SQLインジェクション対策を施すこと。
可用性	システムの稼働率は99.5%以上とすること。
互換性	指定されたブラウザの最新バージョンとそのひとつ前のバージョンで正常に動作すること。

機能仕様書のサンプル紹介

ここでは、架空のタスク管理アプリを例に、機能仕様書の一部をサンプルとして紹介します。特に重要な各機能の詳細仕様の記述イメージをつかんでください。

実際のプロジェクトでは、さらに詳細化していきます。

項目	記載内容（F-002: タスク新規登録機能）
機能ID	F-002
機能名	タスク新規登録機能
機能概要	ユーザーが新しいタスクを作成し、リストに追加する。
前提条件	ユーザーがログイン済みであること。
入力（トリガー）	1. ユーザーがタスク一覧画面で新規追加ボタンをクリックする。 2. タスク入力フィールドにタスク名を入力する。 3. 登録ボタンをクリックする。
処理内容	1. 入力されたタスク名が空でないかチェックする。 2. 入力値をタスクDBに保存する。ステータスは未着手で登録する。
正常時出力（結果）	1. 登録処理が完了する。 2. タスク一覧画面が再描画され、リストの先頭に新しいタスクが追加される。
異常時出力（結果）	– タスク名が未入力の場合、「タスク名を入力してください」とエラーを表示する。 – DB登録に失敗した場合、「登録に失敗しました」とエラーを表示する。

※記載されているサンプルは架空のものであり、そのままの利用を保証するものではありません。

機能仕様書作成でよくある失敗と対策

本章では、機能仕様書作成時に起こりがちな代表的な3つの失敗例と対策を紹介します。

• 情報不足による手戻り
• 曖昧な表現による誤解
• 想定漏れによる不具合

情報不足による手戻り

機能仕様書で多い失敗の一つが、必要な情報の記載漏れです。 「これくらいはわかるだろう」などの思い込みや、詳細を詰めきれず仕様書を作成してしまうと発生します。 開発段階になって初めて情報不足が発覚し、大幅な手戻りが生じるケースが後を絶ちません。

＜よくある具体例＞

「データをCSVで出力する」としか書かれておらず、以下の重要な情報が抜けていたケースがあります。

• どの項目を出力するのか。
• 文字コードは何を使用するのか。
• ファイル名の命名規則はどうするのか。
• 出力タイミングはいつなのか。

＜効果的な対策＞

情報不足を防ぐためには、以下の対策が有効です。

• 5W1Hを意識した記述：「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どのように」を意識し、必要な情報を漏れなく記載する。
• 表や箇条書きの活用：複雑な仕様は文章だけでなく、表や箇条書きを使って整理し、必要な情報を網羅する。
• 関係者でのレビュー実施：作成した仕様書を関係者全員でレビューし、不明点や疑問点を解消する。

曖昧な表現による誤解

機能仕様書において、抽象的で曖昧な表現を使ってしまうと、深刻な認識のズレを生み出します。 書き手には明確に思えても、読み手によって解釈が大きく異なってしまうためです。 特に、発注者と開発者では技術的な背景や経験が異なるため、同じ言葉でも全く異なる意味で理解されることがあります。

＜よくある具体例＞

以下のような曖昧な表現により、関係者間で認識のズレが生じることがあります。

• 「速やかに表示する」という記述で、発注者は1秒以内、開発者は5秒以内と解釈が分かれた。
• 「データを並べ替える」という記述で、昇順なのか降順なのかが不明だった。
• 「適切にエラーハンドリングする」という記述で、具体的な処理内容が伝わらなかった。

＜効果的な対策＞

曖昧な表現を避けるには、以下の対策を実施しましょう。

• 具体的な数値での記述：「速やかに」→「3秒以内に」のように、具体的な数値や基準を明記する。主観的な表現は避け、客観的に測定可能な基準を設定する。
• 主観的表現の排除：「適宜」「良い感じに」「なるべく」などの主観的な表現は避け、誰が読んでも同じように解釈できる言葉を選ぶ。
• 用語集の作成：プロジェクト内で使用する専門用語や略語について、用語集を作成し、関係者間で言葉の定義を統一する。

想定漏れによる不具合

システム開発では、正常に動作する場合に注目しがちですが、実際の運用では様々な異常ケースが発生します。 システムの安定性や使いやすさに大きな影響を与えるため、例外的なケースを事前に想定し、適切な処理方法を定義しなければなりません。 特に、ユーザーの予期しない操作や、データの境界値に関する考慮が不十分なケースが多く見られます。

＜よくある具体例＞
正常に動作するケースばかりに注目し、以下のような想定外のケースを見落とすことがあります。

• 正常系の処理しか書かれておらず、異常系（エラー）の処理が考慮されていなかった。
• ユーザーが想定外の操作（連続クリック、必須項目の未入力など）をした際の動作が未定義だった。
• データが0件の場合や、最大件数を超えた場合の処理が考慮されていなかった。

＜効果的な対策＞
想定漏れを防ぐためには、以下のアプローチが効果的です。

• 正常系・異常系・例外系の網羅：正常に動作するケースだけでなく、エラーが発生するケースや例外的なケースも漏れなく洗い出し、それぞれの処理方法を明確に定義する。
• ユーザー操作シナリオの作成：実際のユーザーがどのようにシステムを使用するかを想定し、様々な利用シーンをシミュレーションする。
• 境界値の意識：最大文字数・最小文字数・0件の場合・上限を超えた場合など、境界値となるケースを意識して仕様を定義する。

機能仕様書作成の5つのポイント

本章では、機能仕様書作成時に押さえるべきポイントを解説します。

• 読み手を意識する
• 画面遷移図を入れる
• 図やイメージ画像を使用する
• 変更管理を徹底する
• 継続的に改善する

読み手を意識する

機能仕様書は、開発者だけが読むものではありません。プロジェクトマネージャー・デザイナー・テスターだけでなく、ときには発注者も参照します。

そのため、専門用語を使いすぎず、誰が読んでも理解できる言葉で記述することを心がけましょう。

画面遷移図を入れる

システムの全体像を直感的に把握するために、画面遷移図は有効です。

どの画面からどの画面へ移動できるのかが視覚的にわかるため、機能間の関連性やユーザーの動線を理解しやすくなります。複雑なシステムであるほど、その効果は絶大です。

図やイメージ画像を使用する

複雑な処理や画面構成は、図や画像を用いることで、関係者への理解促進と認識の統一につながります。

• フローチャート
• シーケンス図
• ワイヤーフレーム（画面の骨格図）
• モックアップ（完成イメージに近いデザイン）

視覚情報を活用すると、関係者間の認識のズレを減らせます。

変更管理を徹底する

仕様変更が発生した場合、機能仕様書の更新は必須です。誰が・いつ・何を・なぜ変更したのかを改訂履歴に記録し、変更内容を明確にします。古い仕様書が参照されることによる手戻りや混乱を防ぐため、常に最新版を参照できる状態の維持が重要です。

変更履歴を追跡すると、変更の意図や影響範囲を把握しやすくなり、開発チーム全体の認識統一につながります。

継続的に改善する

関係者からのフィードバックを積極的に取り入れ、記述のわかりにくさや考慮漏れのケースといった指摘を反映すると、文書の精度を高められます。レビューを繰り返すことで、開発者・テスト担当者・顧客などすべての関係者が共通理解を持ち、手戻りを減らすことにもつながります。

より質の高い機能仕様書を作成し、プロジェクトの成功に役立てましょう。

機能仕様書作成のポイントを押さえてプロジェクトを成功させよう

本記事では、機能仕様書の役割から具体的な書き方、失敗を防ぐためのポイントまでを解説しました。

機能仕様書は、システム開発における羅針盤のような存在です。その精度が高いほど、プロジェクトは目的地まで迷うことなく、スムーズに進められます。

本記事で紹介した内容を参考に、ぜひご自身のプロジェクトで実践してみてください。