プロジェクト管理手法

2022年02月27日

プランニングに役立つカンバンとは？管理方法とおすすめツールを紹介

「タスク管理がうまくいっていない気がする。誰の手が空いているか、いまいちわかりづらい」

「タスクの管理にはカンバンってよく聞くな。具体的には、どうやってタスクを管理するのだろう」

リモートワークが浸透しつつある昨今では、色々な方と仕事をする機会が増えたはずです。
リアルで顔をあわせたことがない方と仕事をしている人もいるでしょう。

多くの人と仕事をする際に大事なのは段取りです。
最初は作業A、次は作業Bという具合に段取りがついていれば、スムーズに仕事が進むでしょう。

今回は業務のプランニングに役立つカンバンを解説。
カンバンでのタスク管理方法やおすすめのツールを紹介します。

ぜひこの記事を参考にし、効率的なタスク管理をしましょう。

カンバンとは「タスクの見える化」

カンバンとは、タスクの実行プロセスを見える化する手法です。
カンバンを用いることで、タスクの実行状況や誰が担当者なのかが視覚化できます。

実行プロセスを視覚化するツールというと、難しい作りをしていそうな印象を受けます。

しかし、カンバンは紙とペンさえあれば作れるくらいシンプルな作りです。

カンバンでタスク管理をするメリット

カンバンでタスクを管理するメリットは、タスクの進捗状況が一目瞭然となる点です。
特に昨今はリモートワークの影響もあり、実際の作業状況を目にしづらいので効果は抜群です。

タスクへの取り組み状況がわかれば、マネジメント側はタスクの進捗状況を調査する手間が省けます。

またタスクの担当者にもメリットがあります。

例えば、担当中のタスクに影響のある変更や修正が入った場合です。
担当中のタスクがすぐにわかるため、即座に情報の連携ができます。

カンバンでタスク管理をするデメリット

メリットがあれば、当然デメリットもあります。

カンバンでタスクを管理するデメリットは、タスクの難易度や重要性が把握しづらくなる点です。

例えば、顧客データを1件入力と顧客データ作成プログラム1本作成というカンバンを作成したとします。
どちらも1という単位ですが、難易度は比べるまでもないでしょう。

カンバンではタスクの難易度や重要性が掴みづらいため、マネジメント側が内容を把握している必要があります。

内容をキチンと把握していないと、なぜ1つのタスクに手間取っているのかわからないという状況が発生します。
タスクの難易度等を把握していないと、担当者に確認する手間が発生して、結果的に時間を取られることになるでしょう。

タスクをカンバンで管理する3つの手順

この章では、タスクをカンバンで管理する3つの手順を紹介します。

パソコンを使わずとも、すぐに作れるのがカンバンの特徴です。
手元にパソコンがない人は紙とペンを用意して、カンバンが作成してみましょう。

関連する記事はこちら>>カンバンボードとは？作り方とおすすめツールをご紹介

①タスクの状況を表す「レーン」を作る

タスクをカンバンで管理する手順その1はレーンの作成です。
まずタスクの進捗状況を表す、レーン作りからはじめます。

具体的には「未着手」「仕掛」「完成」や「準備中」「進行中」「レビュー待ち」「完了」など、3つもしくは4つのレーンを用意します。

タスクの取り組み状況が掴みづらくなるため、レーンの数は多すぎても、少なすぎてもいけません。
またカンバンの持つシンプルさというメリットが失われてしまうので、レーンは3つか4つ程度にした方がよいでしょう。

②タスクを用意する

タスクをカンバンで管理する手順その2はタスクの用意です。
レーンが完成したら、タスクをレーンの左端に配置していきましょう。

「未着手」「準備中」などのレーンを作成していたら、その配下にタスクを配置します。

③タスクを状況にあわせて動かす

タスクをカンバンで管理する手順その3はタスクの移動です。

作成したタスクをレーンの一番左端に配置したら、準備は完了です。
あとはタスクの状態にあわせて、各レーンへ動かしていきましょう。

仮に「準備中」「進行中」「レビュー待ち」「完了」という4つのレーンを用意しているとします。
タスクに手をつけ始めたら、「進行中」へ移動します。

タスクが一通りに完了したら、「レビュー待ち」へ移動という具合です。

カンバンによるタスク管理のポイント3選

この章ではカンバンでタスクを管理するポイントを3つ紹介します。

紹介するポイントを意識すれば、より的確なタスク管理ができます。
またどのポイントも決して難しいものではないので、積極的に活用していきましょう。

①タスクの粒度を統一する

カンバンでタスク管理をするポイントその1は、タスクの粒度を統一することです。

カンバンはタスクの進捗状況がわかっても、タスクの難易度や重要性まではわかりません。
簡単に終わるタスクも難しいタスクも、1枚のカンバンで表現されてしまいます。

対策としては、タスクの粒度や難易度を統一することです。
タスクの細分化をおこない、なるべく細かいタスクにすることでタスクのレベル感を統一しましょう。

タスクの細分化をした結果、時間のかかりそうなタスクがあったと仮定します。
限界まで細分化をしているため、さらに小さくはできません。

タスクの粒度を統一しきれない場合には、他のタスク同士を組み合わせてレベル感を統一しましょう。
時間のかかりそうなタスクと同じ程度の時間がかかるタスク群を作り、1枚のカンバンとして扱います。

タスクの細分化や組み合わせはプロジェクトによって、臨機応変に対応してきましょう。

②ルールを設定する

カンバンでタスク管理をするポイントその2は、ルールの設定です。
カンバンは誰でも使えるタスク管理の方法であるため、ルールを設けた方がよいでしょう。

例えば、「準備中」「進行中」「レビュー待ち」「完了」という4つのレーンがあったとします。

プロジェクトがはじまり、各メンバーが一斉に各タスクへ取り掛かり始めました。
結果として、全カンバンが「レビュー待ち」に滞留して、完了するタスクが現れないという状況になります。

カンバンの目的はタスクの状態を管理し、滞りなく完了へ進めていくことです。
特定のレーンにタスクが滞留する状況は、カンバン本来の目的から離れています。

カンバンを正しく運用にするためには、ルールが必要です。

例えば、1つのレーンには3つまでしかタスクを置けないなどです。
「レビュー待ち」のレーンに3つのカンバンが置いてある場合には、次に作業する人はレビューするしかありません。

結果として、レーンにタスクが滞留する状況が改善されます。

カンバン本来の目的が果たせるよう、ルールの設定などカンバンが流動的に動くようにしましょう。

③ツールで管理する

カンバンでタスク管理をするポイントその3は、ツールでの管理です。

カンバンは紙とペンさえあれば、できるタスクの管理方法です。

会社にメンバーが集まって働くかつての働き方であれば、紙とペンによるアナログな方法でも問題ありませんでした。
しかし、リモートでの働き方が現れた昨今ではアナログな方法は厳しいでしょう。

代わりにツールなど、デジタルな方法での管理がおすすめです。
ツールによるカンバンであれば、いつでもどこからでもタスク管理ができます。

またツールによる管理であれば、カンバンが消えた場合でもデータを復旧させれば、元に戻るなどのメリットがあります。

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カンバンを動かすことでタスク管理ができる点に加え、メンバーやプロジェクトの状況も可視化しています。
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