「チームの目標は、プロジェクトで工程管理をしっかりすることだ。でも……そもそも工程管理とは何だろう」
「もっと効率的に工程管理をする方法ってないのかな。ポイントやおすすめツールがあれば、知りたい」

現代のビジネスにおけるポイントは、生産とコストのコントロールです。

インターネットやテクノロジーが発達した結果、ビジネスのスピードは上がり、競争も激しくなりました。
その結果、とにかく作ればよいという時代は終わりました。

現代はいかにリスクなく、製品やサービスを生み出し、コストのコントロールができるかがポイントです。
そのためには、サービスを生み出す工程をしっかりと管理しようという流れが強まりました。

今回は工程管理とは何かを解説し工程管理の手法やポイント、おすすめのツールもあわせて紹介します。

この記事を参考にし、確実な工程管理を実現しましょう。

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工程管理とは「サービスを生み出す進捗のコントロール」

工程管理とは、製品やサービスを生み出す過程の進捗の把握・コントロールをする行為です。
工程管理は単に進捗を管理するだけでなく、品質やコストなどをトータルで考慮した上での進捗管理です。

一昔前までは作れば作るだけ、製品やサービスが売れたため、大事なのはあくまで納期と品質だけでした。
しかし近年はビジネスモデルが様変わりし、コスト管理も重要です。

品質・コスト・納期をトータルにコントロールする必要が出たため、近年では工程管理が重要視されています。

工程管理と似た言葉に生産管理がありますが、工程管理とはあくまで生産管理の一部分です。

工程管理とは製品・サービスを生み出す過程に対して、進捗をコントロールする行為です。

対して、生産管理とは製品やサービスを生み出す、すべてをコントロールする行為になります。
例えば、資材や部品の仕入れや出来上がった製品の品質のチェックなども生産管理の対象になります。

製品やサービスを生み出す過程の進捗管理も生産管理の一部です。

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工程管理を効率化するためにPDCAを回そう

ビジネスで成功するために、PDCAは欠かせません。
特に変化の激しい時代において、いち早く変化についていくためには仮定と検証を重ねるのが近道といえるでしょう。

工程管理も例外とはいえず、PDCAサイクルを回すことでより効率化を目指す必要があります。
この章では工程管理を効率化するPDCAについて解説します。

Plan:計画を立てる

PDCAサイクルの1つ目は、計画(Plan)の立案です。

製品やサービスの完成に必要なリソースや予定納期、品質レベルをこのフェーズで決めます。
過去に作成した前例がある場合には、当時のデータを参考にして計画を立てるとよいでしょう。

計画作成のポイントは、あくまで計画と割り切る点です。
つい気合を入れて計画を作ってしまいがちですが、計画はあくまで計画にすぎません。

プロジェクトには予期せぬ事態が必ず発生するため、完全な計画は作れないでしょう。
ある程度の精度で計画を立てられたら、このフェーズは完成とします。

また実現ができない無理な計画を立てると、後々のフェーズで苦しむ結果になります。
ある程度、余裕を持った計画を立てるとよいでしょう。

Do:計画を実行する

PDCAサイクルの2つ目は、計画の実行(Do)です。
事前に計画したリソースや納期、品質レベルにあわせて、実行しましょう。

実際に稼働してみると、計画にはなかったトラブルや課題が発生します。
解決に向けて対応しつつも、トラブルや課題は記録としてしっかり残しておきましょう。

記録したトラブルや課題は振り返りのタイミングで、防止できなかったのかなど検証に使います。

Check:実行結果を確認する

PDCAサイクルの3つ目は、結果の確認(Check)です。
計画を実行した結果に生まれたギャップをこのフェーズで確認します。

計画と実行のギャップで代表的な例といえば、計画工数と実際の開発・製造工数です。
例えば、計画工数を10時間としていたのに対し、実際おこなってみると25時間かかっていたとします。

2~3時間のギャップであれば、想定の範囲内です。
しかし、10時間以上のギャップは明らかな課題になります。
大きなギャップが生まれているのであれば、原因を追究しましょう。

Actioin:問題の改善へ行動する

PDCAサイクルの4つ目は、課題解決への行動(Action)です。
Checkのフェーズで認識した問題を、このフェーズでは解決に向けて行動します。

例えば、計画工数と実際の開発工数に大きなギャップが生まれているとします。
調査の結果、原因は机上レビューによるやり取りが増えたためとしましょう。

机上レビューは、テキストでのやり取りでした。
双方の意思が伝わりにくく、余計に修正作業が増えたことが原因です。

問題解決へのアクションとして、机上レビューを中止して、次回のプロジェクトからは対面レビューを取り入れることにしました。
対面レビューはコミュニケーションを直接取るため、ニュアンスもしっかりと伝わり、修正工数を下げられるからです。

とはいえ、対面レビューを実施すれば、新たな課題は生まれてくるでしょう。
新たな課題は、また次回のサイクルで解決します。

PDCAサイクルをグルグル回して、製品やサービスを生み出す工程をより効率化していきましょう。

工程管理に用いられる3つの手法


工程管理とは、サービスを生み出す工程での進捗コントロールと把握です。
この章では、工程管理に用いられる3つの手法を解説します。

アプローチは異なりますが、どの手法も進捗管理にたけた手法です。
各手法を試していただき、プロジェクトや自身にあった手法を採用してみましょう。

ガントチャート

進捗管理の手法といえば、ガントチャートをイメージする方も多いのではないでしょうか。
ガントチャートは縦軸にタスクと担当者、横軸に日付を設定した表です。

ガントチャートのメリットは大きくわけて2つあります。

1つ目は、進捗状況が把握しやすい点です。
縦軸と横軸というシンプルな構造であり、表を読み取るのに特別な知識やスキルが必要ありません。
誰でも進捗を把握できるので、多くのプロジェクトで活用されています。

2つ目は、作成しやすい点です。
ガントチャートはシンプルな構造であるため、作成もいたって簡単です。
工程管理に時間を取られていては、プロジェクトに大きな影響を及ぼします。

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工程管理のポイントは「システム化」

工程管理をより効率化するポイントはズバリ、システム化です。

現代のプロジェクト業務はやるべきことが山積みです。
工程管理をシステム化できれば、進捗の把握や管理に多くの時間を割く必要はなくなります。

またシステム化すれば、管理者以外にも状況が読めるようになる点もメリットです。
オンライン上で管理する工程管理システムを使えば、誰でもどこからでも工程管理がおこなえます。

工程管理ならLychee Redmineがおすすめ

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効率的に工程管理をするなら、プロジェクト管理ツールの活用をおすすめします。

プロジェクト管理ツールは世の中に数多く出回っていますが、おすすめはLychee Redmineです。
この章では、工程管理にLychee Redmineを採用するメリットを3つ紹介します。

機能が豊富

Lychee Redmineは工程管理に必要な機能が豊富に備わっています。
例えば、ガントチャートやカンバン、タイムマネジメントなどです。

特にガントチャートは進捗を管理する上では、欠かせない機能です。
シンプルな構造をしているため、効率的かつ透明性の高い工程管理にはうってつけの機能といえるでしょう。

Lychee Redmineはあらゆる業界で採用されているプロジェクト管理ツールです。
実装されている数多くの機能が、あらゆる業界で採用されている秘訣です。

操作性に優れている

ツールの操作性は私たちが考えている以上に重要です。

特にプロジェクト管理ツールはツールの性質上、毎日使用します。
仮に操作性の悪いツールを導入しては、せっかく導入したツールが足を引っ張る結果になります。

Lychee Redmineであれば、操作性でユーザーの足を引っ張ることは決してありません。

Lychee Redmineの特徴は何といっても、直感的な操作です。
業務で表計算ソフトを使用したことがあれば、問題なく扱えるでしょう。

プロジェクト管理ツールを初めて導入する方は、操作に不安を覚える方もいると思います。
Lychee Redmineは初めての方でも簡単に扱えるツールなので、安心して使用できます。

クラウド上でのデータ保存

Lychee Redmineのデータはクラウド上に保存されます。
クラウドのデータ管理には以下のメリットがあります。

  • アクセスに場所を選ばない
  • 情報の一元管理
  • バックアップ処理などが不要

工程管理で管理する進捗率はプロジェクト管理の要ともいえるデータです。
クラウド上で管理すれば、データを失うことはほとんどありません。

またクラウド上にデータがあれば、誰でもデータにアクセス可能です。
透明性の高い工程管理をするには、クラウドでのデータ管理はうってつけといえるでしょう。

確実な工程管理で、堅実なプロジェクト管理を

今回は工程管理とは何かを解説しました。

工程管理は製品やサービスを生み出す過程の進捗把握・コントロールです。
近年は品質・コスト・納期をトータルに管理する必要が出たため、工程管理が重要視されるようになりました。

工程管理をツールでおこないたいのであれば、Lychee Redmineがおすすめです。
Lychee Redmineは総合的なプロジェクト管理ツールとして、工程管理に必要な数多くの機能を兼ね備えています。

ガントチャートやカンバン、リソース管理など、工程管理の効率化につながる各種機能があります。

Lychee Redmineを使用してみたい場合には、無料のフリープランがおすすめです。
また有料プランであっても、30日間は無料でお試しいただけます。

まずは無料プランでLychee Redmineの機能や操作性を実感してみましょう。

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