プロジェクトの予算管理とは、売上や各種コストを事前に想定し、計画と実績の差分をなくすために行う業務のことです。

プロジェクト統括者や管理職、予算管理を託されたリーダーの中には、このプロジェクトの予算管理方法をいまひとつ理解していない方もいるのではないでしょうか。

また、予算管理を効率よく進めるためのポイントを知りたい方もいるでしょう。

この記事では、予算管理の概要や行う理由、行う際の課題や効率よく管理するためのポイントなどを紹介しています。

プロジェクトの予算管理とは

プロジェクトの予算管理とは、プロジェクトで発生する売上や各種コストを事前に想定し、計画と実績の差分をなくすために行う業務のことです。

簡単に言うと、作成した予算を赤字にならないように適切に管理することとなります。

プロジェクトの予算は、目標となる売上とその目標を達成するために必要な経費に基づいて算出されます。

算出された予算をもとに、何にどのくらいの費用をかけるのかといった支出を管理することで、予算を使い過ぎてしまうリスクの軽減が可能です。

予算内にコストを収め、利益を上げるためにも、プロジェクトにおいて予算管理は欠かせないものです。

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プロジェクトの予算管理を行う理由

プロジェクトの予算管理を行う理由としては、以下があげられます。

  • 予算の全体像を把握するため
  • 利益目標を達成するため

先ほど触れているように、プロジェクトでは「どのくらいの売上をあげたいのか」「売上を実現するためにはどのくらいの経費が必要になるのか」といった情報から予算を算出します。

これによって、どのくらいの費用をプロジェクトに割けるのか、全体像が把握しやすくなります

予算から逆算してプロジェクトを進めることもできるでしょう。

売上目標を下回らないように予算を管理することで、利益目標の達成も近づきます。

予算管理で欠かせない項目

予算管理を行う場合、「売上予算」「経費予算」「外注費予算」「工数予算」という4つの項目を管理することとなります。

売上予算とは、見積もりに基づいた売上見込みのことです

プロジェクトにおける目標ではなく、実際に得られる予定の売上額だと考えてください。売上予算はプロジェクトごとに管理します。

経費予算とは、プロジェクトを実際に進める際にかかる経費のことです物品の購入費や出張費、交際費などが該当します。

外注費予算とは、その名の通り業務を外注する際に発生する費用のことです過去のプロジェクトで同じ委託先を利用している場合、過去の費用に基づいて見積もりをします。

工数予算とは、プロジェクトにおける作業時間に対応した費用のことです。工数予算を管理するにあたっては、工数管理の精度を高めなければなりません。

例えば、「プロジェクトのメンバーから工数実績を毎日こまめに報告してもらう」といったことは工数予算管理において大切なポイントです。

プロジェクトの予算管理を行うメリット

プロジェクトの予算管理を行うことで、プロジェクトチームが得られるメリットはさまざまです。

例えば、こまめに予算の状況を確認することで、各種経費をコントロールできるようになります。経費をコントロールできれば、売上目標の達成にも近づけるでしょう。

また、万が一不測の事態が起こったとしても、損失を最小限に抑えられる可能性が高くなります。

予算管理をプロジェクトチーム内でこまめに行うようにすれば、「無駄な費用を発生させないためにはどうすればいいのか」といった視点を持って働くことも可能です。

さらに、継続して取り組むことで予算管理のノウハウを蓄積できるため、将来同じようなプロジェクトを受注したときに予算管理を行いやすくなるメリットもあります。

プロジェクトの予算管理における課題

プロジェクトの予算管理を行うにあたっては、さまざまな課題もあります。

ここでは、具体的にどのような課題があるのか解説します。

正確な実績が入力されない

予算管理の項目の1つである工数予算を把握するには、工数管理が欠かせません。しかし、管理がおろそかになり実績を把握できないといったケースが少なくありません。

理想としては、毎日プロジェクトメンバーに工数の進捗状況を報告してもらうなど、こまめに工数管理を行うべきです。

しかし、プロジェクトが忙しいためにこまめに行うことができず、1週間や1ヶ月など一定期間分をまとめてExcelなどに入力してはいないでしょうか。

まとめての報告となると、記憶が曖昧となり正確な工数管理が難しくなります。

その結果、工数予算の管理も適切に行えなくなり、予算計画と実績に差が生まれる恐れがあるでしょう。

データ集計に手間がかかる

プロジェクトの予算管理の中でも工数管理は特に重要ですが、工数の集計に手間がかかるのも事実です。集計作業が負担となり、プロジェクトメンバーの業務を妨げているケースもあるでしょう。

特に、複数のプロジェクトを掛け持ちしているメンバーや、プロジェクト以外の業務も行わなければならないメンバーにおいては、工数管理は煩雑になりがちです。

その他にも、工数の管理単位がメンバー間で統一されていないために、集計作業に時間がかかってしまうこともあります。

例えば、あるメンバーは30分単位で工数管理を行っているものの、別のメンバーは10分単位で行っているというケースです。

この場合、工数を求める際に30分は0.5時間と計算できるのに対して、10分は0.167時間となり計算が煩雑になります。

予算管理が属人化しやすい

企業によっては、プロジェクトの予算管理を個人で行っているケースもあるのではないでしょうか。そのような場合、管理業務が属人化してしまう恐れがあります。

予算管理が属人化してしまうと、他のプロジェクトメンバーはコストを把握しにくくなります。そうなると予算以上に経費を使ってしまい、売上目標に届かないといった事態になりかねません。

また、属人化した状態では、担当者が忙しくなると予算申請などが後回しになる恐れがあります。

結果的に予算管理において抜け漏れが起こりやすくなり、現状のコストがさらにわかりにくくなってしまいます。

プロジェクトの予算管理の流れ

プロジェクトの予算管理の流れは以下の通りです。

  • 予算の編成
  • プロジェクトの実施
  • 予算と実績の差分の確認および改善

予算管理を行うにあたっては、まず予算を編成する必要があります。

予算編成においては、とくに工数予算については、プロジェクトのリーダーなどが個人で行うのではなく、チーム内で議論した上で、検討することが大切です。

予算を編成したら、それに基づいて実際にプロジェクトを進めていきます。

プロジェクトが進行している間も、計画と実績に差分がないか確認しましょう。

もし予算を上回っているようなら、なぜ差分が生じているのか原因を探り、改善策を講じなければなりません。 

プロジェクトの予算管理のポイント

プロジェクトの予算管理を行うにあたっては、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。

ここでは、管理を行う際にどのようなポイントに気をつければよいかを解説します。

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予算と実績の差を確認する

予算管理を行う際は、予算と実績の差分が生じていないか、こまめに確認することが大切です。

予算管理は予算編成を行って終わりではありません。プロジェクトが始まったら、事前の計画通りに進んでいるかを確認する必要があります。

確認を怠っていると、気づいたときには予算と実績の差分が大きくなりすぎてしまい、取り返しのつかない状況になっている可能性もあるでしょう。

このような点から予算と実績の差分の軌道修正を行うには、こまめに進捗を確認することが欠かせません

また、一定の差分が生じたら対策を検討するなど、線引きを決めておくことも大切です。

週次で予算を管理する

予算の管理を月次ではなく、週次で行うことも大切なポイントです。

予算管理をうまく行うためには、予算を超過しそうな予兆を事前に把握し、それを摘み取ることが欠かせません。

しかし、月次で予算の状況を確認していると、「確認したときにはすでに予算を超過していた」といった事態になりかねません。

月次での予算管理は、特に長期にわたるプロジェクトでよく見られますが、適切な管理のためには週次の実施がおすすめです。

短いサイクルで確認できれば、現状把握もしやすくなるため、問題が発生したとしてもスムーズに対応できるようになります。

タスク単位のコストを把握する

予算管理にあたっては、タスク単位でどのくらいのコストが発生しているのか、正確に把握することも重要です。

なぜなら、コストを抑えたい場合、「それぞれのタスクでどのくらいの費用がかかっているのか」「どのタスクであれば費用を削っても対応できそうなのか」といった点について、考慮しなければならないからです。

特に、メンバーの稼働時間に対する工数見積もりが欠かせない、Web制作やシステム開発などのプロジェクトでは、タスク単位のコストの把握は重要だと言えるでしょう。

管理ツールを導入する

予算管理にツールを導入することは、管理業務の負担軽減につながります。

先ほども触れているように、プロジェクトの予算管理にあたっては、工数の入力・集計が手間になるケースが珍しくありません。

そのため、担当するメンバーの負担を軽減するような仕組みが求められます。

予算管理に適したツールでは、工数入力をわずかな時間で実行でき、入力したデータはすぐに共有されるなど、管理に伴う手間を減らすことが可能です。

ツールによっては、入力された情報をもとに自動でレポートを作成する機能がついているため、予算管理の助けとなるでしょう。

Lychee Redmineは、スケジュール管理やコスト管理、人的リソース管理など、プロジェクトに関する各種情報の管理ができるツールです。

コスト管理面では、作業工数に基づいた費用を算出できるほか、リアルタイムでの収支が可視化されるなど、予算管理が行いやすくなっています。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム[★一番人気] 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

プロジェクト予算管理のポイントを押さえよう

プロジェクトの予算管理とは、プロジェクトで発生する売上や各種コストを事前に想定し、計画と実績の差分をなくすために行う業務のことです。

予算管理を適切に行うことで、予算の全体像が把握でき、売上目標達成に近づけることができます。

一方で、正確な工数予算の実績が入力されないために、予算管理の精度が下がる、データ集計に手間がかかるといった課題もあります。

手間を軽減し、効率よく予算管理を行うのであれば、Lychee Redmineのような管理ツールを導入しましょう。Lychee Redmineは無料トライアルが可能で、本格導入の前に使用感を確かめられます。

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