「新たにプロジェクト管理者に選ばれたが、何からはじめればいいかわからない」

上記のような悩みをもつ方は、多いのではないでしょうか。

今回はプロジェクト管理を効率的に実施したい方に向けて、プロジェクト管理で用いる知識や手法を幅広く解説します。

プロジェクト管理の基礎からわかりやすく解説していますので、若手必見です。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画どおりに遂行する目的のもと、ヒト・モノ・カネ・情報・時間などを適切にコントロールする作業です。

計画の目標とその達成方法を設定し、各プロセスで成し遂げられるようプロジェクトを管理します。

もともとプロジェクトには、納期や予算などの要件が定められています。
要件を満たしてクライアントに納品するうえで、プロジェクト管理は必要不可欠です。

プロジェクト全体を管理し、予算・品質・納期・成果物のクオリティなどに対して全責任を負う役職をプロジェクトマネージャー(PM)と呼びます。

プロジェクトマネージャーは、システムの構造や機能に応じて予算・スケジュール・開発に必要なメンバーなどを決定します。
チームを結成して、プロジェクトを遂行していく役割の担い手です。

目指す成果物を完成させ、クライアントに納品するまでが、プロジェクトマネージャーの業務範囲です。

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プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理を実施する目的を、4つのトピックに分けて解説します。

プロジェクト達成の要件を満たすため

プロジェクト管理は、プロジェクト達成の要件を満たすために実施されます。

万が一、事前に想定していた期日よりも納品が遅れてしまう可能性がある場合、メンバー間のタスクを再検討し振り分け直します。

納期に間に合わせるための挽回策を講じる必要性が生じるからです。
達成するためにも、常にプロジェクトの状況を把握しておくことが重要です。

プロジェクト進行上に潜むリスクを把握するため

プロジェクト管理は、納品する成果物の品質低下や予算超過といったリスクを把握するためにも必要不可欠です。

プロジェクト管理者がどれだけ優れた計画を立てたとしても、プロジェクトの進行では予想外の事態が起こりえます。
計画どおりに進まなくなる可能性はゼロではありません。

プロジェクト管理にあたっては、リスクとなりうる要素の完全な排除は現実的ではないことから、リスクの排除ではなく把握と調整が重要です。

プロジェクト成果を組織に適合させるため

プロジェクト管理は、組織の戦略を推進させていくうえで欠かせません。

プロジェクト自体が成功しても、その成果が組織に浸透して組織戦略に活かされなければ、組織として成長する機会を失ってしまう恐れがあります。

プロジェクト管理者として、プロジェクト終了後にその成果が組織を前進させるエンジンとなるよう、プロジェクト進行中に利害関係者全員の共通認識を整えていくことが大切です。

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プロジェクト管理の重要性

プロジェクト管理は、プロジェクトを計画どおりに遂行するうえで必要不可欠です。

仮にプロジェクト管理が十分に実施されなければ、以下のようなトラブルが発生するおそれがあります。

  • 予定していた期日に納品できない
  • クライアントが求められる品質を満たせない
  • 予算内でプロジェクトを完了できない

トラブルが発生した結果、クライアントからの信用を失い、取引が中止したり、その後の依頼が途絶えたりする可能性があります。

上記とは反対に、プロジェクト管理を実施すると、以下のようなメリットが見込まれます。

  • 成果物の品質管理がしやすくなる
  • コストを可視化できる
  • プロジェクトの進捗状況を把握しやすくなる

効率よくプロジェクトの成功を目指すうえで、プロジェクト管理は重要な施策です。

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プロジェクト管理で用いる知識や手法

本章では、プロジェクト管理の実施にあたって用いられる代表的な知識や手法をピックアップし解説します。

知識

まずは、プロジェクト管理に関する最低限把握しておくべき知識として以下の2つを取り上げます。

  • ガントチャート
  • PMBOK

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗を一覧で管理する表のことです。
組織によっては、スケジュール表や管理表などとも呼ばれています。

ガントチャートを作成すると、ひと目見ただけでプロジェクトの全体像を把握できるようになります。

ガントチャートを作成する際は、縦軸に以下の項目を列挙します。

  • 管理するタスク名
  • 完了日などの日付のデータ
  • 担当者 など

横軸には、開始日と完了(予定)日を表記するのが一般的です。

横軸の単位は「日」「週」「期」「年」など、プロジェクトの長さに応じてスケールを変えて表記します。

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PMBOK(Project Management Body Of Knowledge)

PMBOKとは、プロジェクト管理に関するノウハウや手法が体系立ててまとめられたものです。

1987年にアメリカの非営利団体PMIが発表してから、徐々に知られるようになりました。
現在では、プロジェクトマネジメントにおける事実上の世界標準として世界各国に浸透しています。

PMBOKの考え方を学ぶと、プロジェクト管理に関する基礎知識を身につけられます。

PMBOKの目標は品質・コスト・納期の管理であるため、実務でも効率的なプロジェクト管理を目指すことが可能です。

プロセス管理にも主眼が置かれているため、改善点の洗い出しに役立つ知識も得られます。

手法

続いて、プロジェクト管理の実施にあたって用いられる4つの手法を紹介します。

WBS(Work Breakdown Structure)

WBS(作業分解構成図)とは、プロジェクトの作業を段階的に細かなタスクに分解し計画を立て、実績管理するための図をさします。
プロジェクト全体でやるべき作業を明確化でき、ガントチャートの縦軸を検討するうえで役立つ手法です。

WBSの作成は、やるべき作業を洗い出した後、順序を設定して構造化し、すべての作業に担当者を設定する流れで進めるのが一般的です。

WBSを活用すると、タスク漏れや責任の所在が不明瞭であることで生じる失敗のリスク軽減につながります。

アジャイル

アジャイルとは、システムやソフトウェア開発におけるプロジェクト管理手法のひとつです。
大きい単位で工数を区切るのではなく、小さい単位で実装とテストを繰り返して開発を進めていきます。

アジャイルの手法を用いると、小さな単位で計画から設計・実装・テストを繰り返していくため、テストで問題が発生しても戻る工数が少なくなります。

計画段階で綿密な仕様を決めないため、開発途中でユーザーとコミュニケーションを取りながらフィードバックをおこない、確認しつつ進められる点もメリットです。

ただし、それぞれのステージに注視しすぎて全体のスケジュールを把握しにくくなるおそれがあります。
プロジェクトマネージャーによる全体管理の意識が求められるでしょう。

ウォーターフォール

ウォーターフォールとは、ソフトウェアやハードウェア開発の現場で利用するプロジェクト管理手法のひとつです。
上流工程から下流に沿って開発を進めていきます。

ウォーターフォールの手法を用いる場合、基本的に前の工程を完全に終えてからでないと次の工程に進めません。
一度通過したフェーズに戻ると時間的、費用的なロスが大きくなります。

進捗状況やスケジュールの管理がしやすいものの、開発途中でクライアントの意見を取り入れにくい点にデメリットがあります。

EVM(Earned Value Management)

EVMとは、プロジェクト管理において進捗状況の把握・評価をおこなう手法のひとつです。
プロジェクトの進捗を時間ではなくコストで管理します。

EVMでは、作業の到達度を金銭などの価値に換算したEV(出来高)と呼ばれる概念で把握します。

EVMを用いる場合、プロジェクトが計画どおりに進行しているかを期間ごとの計画値(PV)や出来高(EV)、実績値(AC)を積み上げ折れ線グラフに表示し管理します。

計画値と出来高や実績値を比べることで、スケジュールの進捗具合やコストのかかり具合を把握できます。

プロジェクト管理の手順

続いて、プロジェクト管理を実施する際の手順・流れを解説します。

目的の明確化

まずは、プロジェクトの目的を明確化させます。
プロジェクトの指針を作れるうえに、チーム全体の意思統一が図れてモチベーションの向上が見込めます。

目的にはできるだけ具体的な数字を盛り込みましょう。

具体的な数字を入れることで、プロジェクト終了時に目的を達成したかどうかを適切に評価できます。

必要なタスクの洗い出し

次に、プロジェクトの目的を達成するために必要なタスクをリストアップし、作業内容や重要度、着手する順番などを整理します。

タスクを洗い出す際は、同時に担当者や期限を設定しましょう。

担当者の設定でタスクの責任者を明確化でき、期限の設定で進捗状況を把握しやすくなります。

進捗の把握・タスクの修正

プロジェクトの進捗状況を把握しつつ、必要に応じてタスクを修正します。

プロジェクトの予算・納期・品質を守るためには、常に進捗状況を把握し、問題が発生したら適切に対処しなければなりません。

進捗の把握・タスクの修正を実現するためには、状況に応じてミーティングを開いてメンバーの作業具合を聞き出してみましょう。
状況に合わせて、タスク・メンバーの追加やスケジュールの見直しを検討します。

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目的の達成・ふりかえり

プロジェクト終了後は、目的をどの程度達成できたのかふりかえります。

プロジェクトの経験から、各メンバーに新たな知見が生まれているはずなので、お互いの知見を共有し、今後のプロジェクトに生かしましょう。

プロジェクト管理を効率的に進めるLychee Redmine

プロジェクト管理を効率的に進めるなら、プロジェクト管理ツールの活用を検討しましょう。

プロジェクトに関する情報をプロジェクト管理ツールに集めておくことで、情報共有や進捗管理などの効率が大幅にアップします。

プロジェクト管理ツールは多くの種類がありますが、中でもおすすめは「Lychee Redmine」です。

Lychee Redmineはプロジェクト管理に便利な機能を多数備えており、7,000社以上の企業が導入しています。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プラン 月額料金 利用機能
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  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
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  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
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ポイントを把握して適切にプロジェクト管理をおこなおう

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画どおりに遂行する目的のもと、ヒト・モノ・カネ・情報・時間などを適切にコントロールする作業です。

プロジェクト管理で用いる知識や手法は多数あります。
それぞれのポイントを把握し最大限に使いこなすことは非常に難しいでしょう。

プロジェクト管理を効率的に進めるには、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。

管理ツールの中でもLychee Redmineは、基本的な機能の備わっている有料プランをコストゼロで使える期間があります。

ぜひ、Lychee Redmineで効率よくプロジェクトを管理してみましょう。

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