「プロジェクト進行にタスク管理は本当に必要?」

「タスク管理のはじめ方やうまくやるコツを知りたい」

プロジェクト進行において、タスク管理は必要不可欠です。
しかし必要といわれても、具体的な重要性がわからないと取り組みにくいですよね。

また重要性を理解していても、具体的なはじめ方がわからず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、タスク管理の重要性やはじめ方について解説します。
タスク管理をうまくするコツも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクト進行におけるタスク管理とは

タスク管理は、プロジェクトを計画どおりにすすめるために、必要な管理項目のひとつです。

タスクとは、プロジェクトを構成する一つひとつの作業や課題のことをいいます。

タスク管理は、タスクの設定やメンバーへの配分、進捗確認、調整などをする業務です。

タスク管理によって作業の効率化だけでなく、品質の向上などさまざまなメリットが発生します。
また、他の管理項目の負担を減らすことにもつながるのでとても重要な業務です。

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プロジェクト進行にタスク管理が絶対必要な4つの理由

ここからは、タスク管理が必要な4つの理由を解説します。

1.タスクが可視化・明確化できる
2.タスクの抜け漏れが防げる
3.トラブルに対応しやすくなる
4.プロジェクト全体の進行がスムーズになる。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

①タスクが可視化・明確化できる

タスク管理することで、タスクの可視化・明確化が可能です。

プロジェクトには、さまざまなタスクが存在しています。
またタスク1つをとっても、以下のように多くの情報があります。

・業務内容
・担当者
・期限
・注意事項など

上記の情報をすべて頭の中だけで把握するのは、ほぼ不可能といえるでしょう。

タスクが把握できていなければ、タスク量のばらつきや情報の混乱などのリスクが高まります。
また現場の混乱により、士気の低下にもつながりかねません。

タスクを可視化・明確化して全体を把握できれば、現場の混乱や士気の低下の防止が可能です。

②タスクの抜け漏れが防げる

タスクの可視化・明確化ができていれば、全タスクの進捗が比較的簡単に把握可能です。
タスクの抜け漏れが発生しにくくなり、もし発生してもすぐに修正できます。

またタスクが増減した場合の、リソースやスケジュールの調整などもスムーズにできるでしょう。

③トラブルに対応しやすくなる

プロジェクト進行中には、さまざまなトラブルが発生します。

タスク管理ができていれば、問題の早期発見が可能です。
すでに必要な情報も持っている状態なので、早期に適切な対応・修正ができます。

逆に、タスク管理ができていない場合、適切な対応をとるのに多くの時間がかかるでしょう。
最悪の場合、問題自体に気づけず手遅れになってしまうかもしれません。

すべてのトラブルにいえますが、対応は早ければ早いほどプロジェクト全体への影響は少なくすみます。
よって、タスク管理は必要不可欠といえるでしょう。

④プロジェクト全体の進行がスムーズになる

タスク管理ができていれば、スムーズなプロジェクト進行が可能です。

タスク管理ができていない場合「どのタスクをするのか」から考える必要がでてきます。
タスクに直接関係のない作業をしなければならず、とても非効率です。

また、タスクにとりかかっても「このタスクでよかったのか」となり、作業に集中できません。
タスクを管理することにより、ムダな時間を減らし、作業に集中できる環境をつくれます。

プロジェクトがうまく進むタスク管理のはじめ方を5ステップで解説

ここからは、タスク管理のはじめ方を解説します。

具体的なはじめ方は以下の5ステップです。

1.タスクをすべて洗い出す
2.タスクに優先順位をつける
3.納期にあわせてスケジュールを立てる
4.タスクの進捗確認・修正
5.完了したタスクを消す

それぞれ見ていきましょう。

ステップ1.タスクをすべて洗い出す

まず、プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。

ポイントとしては、絶対必要なタスクはもちろん「もしかしたら必要かも」といった微妙なタスクも一度すべて洗い出すことです。

すべて洗い出した後で再び精査して、いらなければ消すようにしましょう。

理由は、プロジェクト進行中にタスクが増えるのはとても大きな負担になるためです。
タスクの増加は、納期的にも調整などの作業的にも大きな負担になります。
 
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ステップ2.タスクに優先順位をつける

次に、タスクに優先順位をつけましょう。

方法として、重要度と緊急度を基準にして以下の4つのグループに分けます。

・重要であり緊急である
・重要だが緊急ではない
・重要ではないが緊急である
・重要ではなく緊急でもない

仕分けが完了したら、再びグループごとにパターン分けをします。

このようにパターン分けを繰り返すことにより、タスクの順位づけが可能です。

ステップ3.納期にあわせてスケジュールを立てる

順位づけが終われば、納期と優先順位をもとにスケジュールを立てましょう。

スケジュールを立てる際のポイントは、タスク完了に必要な作業時間の把握と、余裕のあるスケジュールを立てることです。

特に作業時間の把握は、できるだけ正確にする必要があります。
作業時間の把握が正しくできていないと、スケジュールにズレやムダが発生したり、
そもそもスケジュールに間に合わせるための人員の不足に気づけないためです。

また、プロジェクトは計画どおりに進行することはほとんどありません。
トラブルが発生するのを前提として、対応や調整がしやすいよう、時間に余裕を持ってスケジュールを立てましょう。

ステップ4.タスクの進捗確認・修正

タスクがスムーズに進んでいるか、問題が発生していないか、日々確認しましょう。
問題を確認した場合は、速やかな修正を実施する必要があります。

くわえて、問題が発生しそうなタスクを事前に察知・対応して、問題を未然に防ぐのも重要です。

ステップ5.完了したタスクを消す

最後に、完了したタスクはすぐに消しましょう。
完了タスクを消すことで、タスクの整理が可能です。

また、プロジェクトの進行を実感できるので、モチベーションのアップにもつながります。

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プロジェクト進行をスムーズにするタスク管理のコツを4つ紹介

ここからは、プロジェクト進行をスムーズにするタスク管理の4つのコツを紹介します。

①タスクを細かく分ける
②マルチタスクにしない
③確認にかかる時間も考慮する
④タスク管理ツールを活用する

それぞれ見ていきましょう。

①タスクを細かく分ける

1つ目のコツは、タスクを細かく分けることです。

分ける基準としては、以下をおすすめします。

・長くても半日程度の作業量
・完了基準が明確になっている

また、「〇時までに確認」や「〇回実施」など、できるかぎり数字を取り入れることで、より明確なタスク分けが可能です。

タスクが大きすぎると、進捗の確認がしにくい上に、作業時間の把握がむずかしくなります。
できるだけタスクを細かく分けて、毎日進捗が確認できるようにしましょう。

②マルチタスクにしない

2つめのコツは、マルチタスクにしないことです。

マルチタスクは、一見タスクが同時にできそうで効率がよく見えます。
実際は逆で、意識がそれぞれのタスクに分散されるため、作業に集中できません。

結果、1つずつ集中してタスクをこなしたほうが、効率はよくなります。

担当者にタスクを振り分ける際は、マルチタスクにならないよう気をつけましょう。

③確認にかかる時間を考慮する

3つめのコツは、確認にかかる時間を考慮することです。

タスクによっては、完了した作業に問題がないか、確認する時間が必要になります。
場合によっては、クライアントなど社外からの確認が必要なタスクもあるでしょう。

そのため、時間がかかる点をしっかりと考慮した上で、タスク管理する必要があります。

④タスク管理ツールを活用する

最後のコツは、タスク管理ツールを活用することです。

タスク管理をしっかりするには、毎日の進捗確認はとても重要になります。
しかし、タスクの進捗を一つひとつ確認するのは、非効率ですし時間がいくらあっても足りません。

タスクを複数の帳票で管理している場合、1つの修正作業だけでも大変なことに。

一方タスク管理ツールを活用すれば、確認・修正に関わる作業の削減が可能です。
他にも、担当者への情報共有なども簡単にできるようになります。

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プロジェクト進行をサポートしてくれる5つのタスク管理ツール

ここからは、おすすめのタスク管理ツールを5つ紹介します。

・Lychee Redmine
・Trello
・jooto
・Backlog
・Stock

さっそく見てみましょう。

Lychee Redmine

すべての機能を無料で
30日間お試し

シンプルなUIで大規模な案件も一気に見える化
タスクの漏れを防いでプロジェクトを前に進めます

Lychee Redmineは、日清食品やパナソニックをはじめ、5,000社以上の導入実績を持つタスク管理ツールです。

タスク管理機能「カンバン」をはじめ、ガントチャート機能やリソースマネジメント機能など、プロジェクト管理に必要な機能が網羅されています。

多機能でありながら、ツールの操作も直感的にでき、IT知識に不安があっても問題ありません。
また、各機能も相互に連携されており、確認や変更作業を大きくサポートしてくれます。

何人でも無料で使えるフリープランが用意されているほか、有料プランでも30日間は無料で利用できますので、ぜひお試しになってください。

プラン 月額料金 ユーザー数 チケット数 機能
フリー 0円 無制限 5,000件 タスク管理
カンバン
ファイル共有
スタンダード 800円 無制限 無制限 タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
プレミアム 1,200円 無制限 無制限 スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
エンタープライズ 要問合せ 無制限 無制限

全ての機能

Trello

引用:Trello

Trelloは、機能性・拡張性に優れたタスク管理ツールです。

タスク管理には「カンバン方式」が使われています。
直感的に操作でき、情報も1つにまとめられており、とても見やすいです。

多くの無料プラグインが用意されており、プロジェクトにあわせたカスタマイズもできます。

基本機能はすべて無料で使え、利用人数に制限もありません。
そのため、費用を抑えたい方には、特におすすめの管理ツールです。

jooto

引用:jooto

jootoは導入のしやすさが特徴のタスク管理ツールです。

管理に必要な機能はそろっていますが、操作自体はとてもシンプルにできます。
管理もしやすく、1つのボードで複数のプロジェクト管理も可能です。

また、ツール使用が定着するまでのサポートを徹底的にしてくれます。

使いやすさ・サポートがそろっており、とても導入のしやすいツールです。
4名までは無料で使えるので、気になる方はまず使ってみてはいかがでしょうか。

Backlog

引用:Backlog

Backlogは、多機能が特徴の、国内シェアNo.1の管理ツールです。

タスク管理機能やガントチャート機能など、基本的な管理機能にくわえ、課題管理・バグ管理などとても多くの機能が用意されています。

多機能だけに使いやすさが心配になりますが、Backlogは慣れていない人でも使いやすいように設計されているので安心して使用が可能です。

無料プランはありませんが、全プラン30日間無料で使えますので、ぜひお試しになってください。

Stock

引用:Stock

Stockは、使いやすさが特徴の管理ツールです。

操作はとてもシンプルで、IT知識がなくても簡単に使えます。

タスク管理機能もとても使いやすく、簡単に画像やファイルを簡単に共有が可能です。
共有した内容は、タスクとしても設定できます。

シンプルで誰にでも使いやすいツールが欲しい方にはおすすめのツールです。

スムーズなプロジェクト進行にタスク管理は絶対必要

プロジェクト進行におけるタスク管理の重要性やはじめ方・コツについて解説しました。

タスク管理することで、タスクの明確化や、抜け漏れ防止など多くの効果が期待できます。
そのため、プロジェクト進行をスムーズにさせるためには絶対必要な業務です。

しかし自分の力だけで、もれなくタスク管理するのは、決して簡単なことではありません。

タスク管理ツールは、タスク管理に関わる業務を大きくサポートしてくれます。
タスク管理業務についてお悩みであれば、ぜひ一度管理ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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