「今回のプロジェクトで使えるリソースってどれくらいあるの。リソースを管理するのに、いい方法がないかな……」

「リソース管理はプロジェクトに欠かせないのか。そもそもリソース管理する理由って何だろう」

複雑化の一途をたどるシステム開発において、プロジェクトを円滑に完了させるには”手札”を最大限に活用する必要があります。

プロジェクトにおける”手札”とはヒト・モノ・カネ、いわゆるリソースです。

今回はリソース管理とは何かを解説します。
あわせて、リソース管理をおこなうメリットやリソース管理のポイントを紹介します。

この記事を参考にしていただき、確実なプロジェクト管理を実現しましょう。

リソース管理とは「プロジェクト完遂に欠かせない資源の管理」

リソース管理とはズバリ、プロジェクトを構成する各リソースの管理です。

プロジェクトを構成するリソースとはヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産です。
例えば、プロジェクトにアサインされる人の管理、必要な道具・機材の管理などがリソース管理になります。

各リソースのどれかひとつ欠けても、プロジェクト完遂に大きな影響がでるでしょう。
特にヒト・モノ・カネはプロジェクト運営のカギとなるリソースです。

関連記事はこちら>>プロジェクト管理を効率化する手法を紹介!

リソース管理するメリット

ヒト・モノ・カネなどを管理するリソース管理は、プロジェクトには欠かせない行為です。

先行きが不透明になりがちな中長期的なプロジェクトにおいては、特に必須の行為でしょう。
この章ではリソース管理をおこなうメリットを4つご紹介します。

単にヒト・モノ・カネの管理だけが、リソース管理のメリットではありません。
リソース管理には、さまざまなメリットついてきます。

関連記事はこちら>>【Lychee Redmine】リソース管理ツールの詳細を解説

プロジェクトの全体像を確認できる

リソース管理のメリットその1はプロジェクトの全体像を確認できる点です。

プロジェクトには以下のリソースが与えられます。

  • ヒト
  • モノ
  • カネ
  • 情報
  • 時間

5つのリソースを確認する過程で、プロジェクトの規模感や難易度がリアルに把握できるでしょう。

例えば、開発する機能数が多さに比例して、人が多ければ、そこまで難易度の高いプロジェクトでないとわかります。

また開発する機能数が少ないが、期間が短いプロジェクトであれば、難易度の高いプロジェクトとわかるでしょう。

他にもテスト用の機材が少なければ、テストもままなりません。
機材調達という新たな課題がプロジェクトの難易度を上げるでしょう。

このようにリソースを確認する過程で、プロジェクトの規模感や難易度の把握が可能です。

メンバー間にも良い影響を与える

リソース管理を通したプロジェクトの規模感や難易度の把握は、プロジェクト管理者だけでなくメンバー間にも良い影響を与えます。

例えば、自分のプロジェクトに余裕がないことをリソース管理で知れた場合、より他メンバーを助けようとする意識も生まれるでしょう。

リソース管理はプロジェクト管理者や上位層だけに必要というイメージがあります。
しかし、プロジェクトにかかわるすべてのメンバーに必要な管理手法です。

タスクを適切に配分できる

リソース管理のメリット2つ目は、タスクを適切に配分できる点です。

リソース管理のメリットとして、真っ先に思い付くのがタスクの適切な配分ではないでしょうか。
一人ひとりの工数をキチンと把握できるため、タスクの適切な配分が可能になります。

仮にリソース管理していない場合、一人ひとりの正確な工数は把握できません。
そのため、特定の人物にタスクが集中するという状況が発生します。

例えば、仕事のできる人や手の早い人に仕事が集まるでしょう。

完全なタスクの配分は難しく、プロジェクトを完遂するにはある程度の偏りは致し方ありません。

ですが、働き方が見直されつつある現代において、タスクの適切な配分は必須のプロジェクト管理手法といえます。

現実的なスケジュールが設定できる

リソース管理3つ目のメリットは、現実的なスケジュールが設定できる点です。

プロジェクト管理する上で欠かせないのが、スケジュール管理でしょう。

スケジュール管理は必要なタスクを洗い出し、担当者を設定していきます。

人間の心理として、ついつい希望的観測を含めたスケジュールや不安からバッファの多いスケジュール設定にしてしまいがちです。

しかし、リソース管理をしっかりしておけば、プロジェクトで使える”手札”から地に足のついたスケジュール構築ができます。

また特殊な機材やアイテムが必要となる場合があるため、スケジュールとセットで頭に入れておく必要あるのです。

リソース管理でヒト・モノ・カネを洗い出しておけば、現実的なスケジュールを構築することができます。

他にもスケジュール設定した際に、スケジュールの根拠を聞かれることがあるでしょう。
「この期間までかかる要因を説明せよ」という具合です。

根拠を聞かれた場合にも、リソース管理から導き出したスケジュールと説明すれば、納得感が得られるでしょう。

さらなるメリットとして、システム開発の現場で発生しがちな急なタスク追加にもリソース管理しておけば対応できます。

現在の工数や空き状況を把握できているため、適切な担当者のアサインが可能です。
あらかじめリソース管理しておけば、予定のスケジュールから急なスケジュール追加にも対応できます。

リソース管理する2つのポイント

この章ではリソース管理する上で重要な2つのポイントをご紹介します。

単にヒト・モノ・カネ・情報・時間の洗い出すだけでは、リソース管理として不十分です。

どのような点に気をつけてリソース管理すれば、より的確なリソース管理となるかをご紹介します。

①メンバーへの理解

リソース管理のポイント1つめは、メンバーへの理解です。

リソース管理として、何人がプロジェクトに配置されるかを確認するのは基本です。
加えて、スキルやパーソナリティも把握していなければ、適切なリソース管理にはつながらないでしょう。

カレー作りを例にすると、カレー作りには「材料作り」「カレーを煮込む」「盛り付け」というスキルが必要になりますよね。

仮に「材料作り」「カレーを煮込む」「盛り付け」のそれぞれのスペシャリストが、カレー作りのプロジェクトに配置されたとします。

基本的には、各々のスキルに応じて適切なタスクに割り当てるでしょう。
メンバーのスキルに応じて、タスクを割り振った方が効率的です。

しかし、各々が持つスキルの特性を理解していないと、全く見当違いのタスクを分配することになります。
これではプロジェクトとして、非効率的です

他にもパーソナリティに目を向けてみましょう。

例えば、リーダーシップです。
プロジェクトにおいては、小さなグループでもまとめ役のリーダーが必要になります。

このリーダー役にパーソナリティを無視したメンバーを配置すると、チームはまとまりに欠けるでしょう。
人には向き・不向きがあり、リーダーに向いていない人はどうしてもいるものです。

スキル面と同様にパーソナリティを無視したタスクや役割を与えると、想定以上に時間がかかるケースがあります。
またミスの増加も予想されるため、非効率なプロジェクト運営になりかねません。

リソース管理では、単にプロジェクトにアサインされる人数や作業状況を見るだけでは不十分です。
スキルやパーソナリティを把握することが、より適切なリソース管理につながるでしょう。

②優先順位をつける

リソース管理2つ目のポイントは、優先順位の設定です。

メンバーに割り振るタスク量をなるべく平等にする意識は、リソース管理に欠かせません。
とはいえ、各タスクの難易度にバラツキがあるように、タスクにも重要度という観点で差があります。
プロジェクト完遂のカギとなる重要なタスクは、現実的に存在しているのです。

重要度の高いタスクにはリソースを多く割き、優先して取り組む必要があります。
そのためにも、タスクに優先順位を設定しましょう。

皆さんも一度は経験のある山登りを例にして説明します。
山登りというと、登山に注目が集まりがちですが、事前準備が何よりも大切なタスクです。

事前準備での充実が山登りというプロジェクトの成否にかかわってきます。
そのため、事前準備には入念に時間をかけるのはいうまでもないでしょう。

プロジェクトのカギを握るタスクに対しては、多くのリソースを割いてでも、対応する必要があります。
そのためには限られたリソースをうまく活用するために、優先順位を設定する必要があるのです。

Lychee Redmineのリソース管理なら、稼働状況が一目でわかる

Lychee Redmine

引用元:Lychee Redmine

各プロジェクトによっては、手書きやMicrosoft Excelでリソースを管理している現場もあります。
それぞれの方法にもメリットがあるため、悪い選択肢ではありません。

ですが、より簡単にリソース管理ができれば、プロジェクトにとっては魅力的な選択肢ではないでしょうか。

最後にこの章ではLychee Redmineによる、リソース管理について紹介します。

メンバーの工数入力・管理が簡単

Lychee Redmineのリソース管理なら、工数入力や管理が非常に簡単です。
直感的な操作ができるインターフェースとなっているため、難しい操作も必要ありません。

直感的での工数入力はプロジェクトに効率性をもたらすだけでなく、教育コストの低下ももたらします。
プロジェクト管理ツールを使いこなすにも、それなりの教育が必要です。

しかし、Lychee Redmineのリソース管理なら、最低限の教育コストでツールが使いこなせるでしょう。

メンバーの実績や今後の予定が一目でわかる

Lychee Redmineのリソース管理では、各メンバーの実績や稼働状況が一目でわかります。
メンバーの稼働時間や稼働率が数値でわかり、また各メンバーが色分けで表示されるので、パッと見でも把握できるでしょう。

忙しいプロジェクト管理者にとって、稼働状況がすぐに把握できる点は大変おすすめです。

プロジェクトの進捗状況も一目でわかる

Lychee Redmineのリソース管理なら、プロジェクトの状況も一目で把握できます。
プロジェクト管理者にとって、プロジェクトの状況把握は時間をかけたくても、かけられない部分でしょう。

Lychee Redmineでは進行状況を日別で分析できるため、プロジェクト完遂に向けたシミュレーションも可能です。

適切なリソース管理で、確実なプロジェクト管理を

今回はリソース管理について紹介しました。

リソース管理とは、プロジェクト完遂に必要なリソースの管理です。
特にヒト・モノ・カネの管理はプロジェクトの完遂に欠かせない要素といえるでしょう。

リソース管理をおこなうメリットは数多くありますが、以下の3つが代表的なメリットです。

  • プロジェクトの全体像を確認できる
  • タスクを適切に配分できる
  • 現実的なスケジュールが設定できる

Lychee Redmineのリソース管理なら、工数入力からプロジェクトの状況把握まで、直感的な操作ができます。

リソース管理のためにツールを導入してみたいという方に大変おすすめのツールです。
Lychee Redmineを活用して、確実なプロジェクト運営を実現しましょう。

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「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」公式アンバサダー 前田敦子 「中小企業からニッポンを元気にプロジェクト」
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