「スコープマネジメントについて知りたい」

「スコープマネジメントをはじめる方法がわからない」

この記事は、マネージメントに悩みを持つ方におすすめです。

プロジェクトを成功に導くためには、目標に向かって何をすべきかを明確にしなければいけません。
そんなときに活用されるマネジメント手法が「スコープマネジメント」です。

しかし馴染みのないキーワードだけに、意味や使い方がわからない人も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、スコープマネジメントの詳細から種類、テクニックについて詳しく解説します。

プロジェクトを計画通りに進めるためのノウハウを理解できるので、ぜひ参考にご覧ください。

スコープマネジメントは目標のブレをなくす指針

スコープマネジメントは目標のブレをなくす指針

スコープマネジメントとは、プロジェクトの目標を定めて途中過程で起きるブレをなくし確実に達成できるようにするマネジメント手法です。

簡単に説明すると「考えられるリスクを想定して確実に完了」できるようにする方法です。

目標を達成するために、どんな作業が必要かを洗い出し、無駄をなくして確定できるプロセスを作ります。

最終的な成果物に向けて、必要な成果物とタスクを全て完成させて確実に達成できる道筋を作ることがスコープマネジメントの目的です。

関連記事はこちら>>フィジビリティスタディとは?すぐにはじめられる進め方を詳しく解説

スコープマネジメントの役割

プロジェクトの成功させるためには、成果物を作成するだけでなく関係者全員を満足させることが大切です。
関係者とは作業メンバーだけでなくクライアントなど関係者全員が当てはまります。

しかしプロジェクトを実施する前と後では、一致させることが難しいため、何をどうやって進めるかを明確化しなくてはいけません。

クライアントから求められる要望は多いので、指定された期間や予算を管理して成果物を作成ためにスコープマネジメントが必要です。

必要な要素だけを洗い出して実際の作業に落とし込むためにも、スコープマネジメントは重要な役割を担っています。

スコープマネジメントの注意点

スコープマネジメントを実行するときは、クライアントからの要望をすべて承認してはいけません。

理由としては、実際に作業する現場と要望が一致していない可能性があるからです。

要望のなかには、成果物に不必要なものがある場合も。
会議やミーティングを重ねて、擦り合わせる必要があります。

担当者以外にもクライアントの要望と関わりが深い方にもプロジェクトへ参加してもらい、根本的なニーズを引き出すことが大切です。

クライアントとの信頼関係を築き、お互いが納得いくかたちに落とし込みスコープマネジメントを開始しましょう。

PMBOKにおけるスコープの種類

PMBOKにおけるスコープの種類

プロジェクトマネジメントのPMBOKにおけるスコープマネジメントには、以下の2種類があります。

  • プロダクトスコープ(成果物スコープ)
  • プロジェクトスコープ(作業スコープ)

それぞれどんな特徴があるのかを順番に説明します。

プロダクトスコープ(成果物スコープ)

プロダクトスコープとは、プロジェクトの各段階で「何を作っていくのか」を定義したものです。

スコープマネジメントの主軸で、プロジェクトの進め方を決めるときに重要な要素となります。

例えばエンジニアの職種であれば、必要な言語やプログラムから開発すべきシステムの成果物を決めていきます。

クライアントと作業メンバーの合意と共有がされたうえで実行していく施策です。

プロジェクトスコープ(作業スコープ)

プロジェクトスコープとは、プロジェクトの「作業において何をすべきか」を定義したものです。

プロダクトスコープは根本的な内容を決めるのに対して、プロジェクトスコープはさらに詳細を決めていく要素となります。

成果物を作るためにはどんな作業が必要かを洗い出し、より具体的なものにしていくことがプロジェクトスコープの役割です。

スコープマネジメントに必要な5つのテクニック

スコープマネジメントに必要な5つのテクニックスコープマネジメントを実行するためには、以下の5つのテクニックを意識するようにしましょう。

  1. プロジェクトチーム全員から合意を取る
  2. 最新の状態を維持する
  3. 要件の洗い出し
  4. スコープを可視化

それでは順番に解説します。

1.プロジェクトチーム全員から合意を取る

まずスコープマネジメントをはじめるためには、プロジェクトに関わる関係者全員から合意を得るようにしましょう。

一部の関係者から理解を得られなければプロジェクト途中で問題が発生し、予定通りに進まなくなる恐れがあるからです。

そのためプロジェクト開始前には、クライアントをはじめ作業メンバーなど関係者全員から合意を取ることをおすすめします。

少しでもプロジェクトに関係すると思った人は、一度洗い出して整理しておくようにしましょう。

2.最新の状態を維持する

次にプロジェクトには変更や修正がつきものなので、常に情報は最新の状態にしておく必要があります。

もし情報の更新・共有が全体にされていなければトラブルの原因になるので注意しなければいけません。

プロジェクトに問題があれば途中段階に戻り、修正してテストを繰り返すことで目標達成に近づけられます。

はじめに計画していたプロジェクトがスムーズに進行することは珍しく、変更が加わることも念頭に入れてください。

作業に必要なものを全体で相談して、納得のいくかたちを見つけていきましょう。

3.要件の洗い出し

続いてプロジェクトの進行過程において、必要な成果物や作業は何かを洗い出していきます。

しかし洗い出しに時間を使いすぎると何が必要かを見失ってしまうことも。
結果的に、実現が難しくなり現場の士気も落ちてしまいます。

そのため用件の洗い出しをするときは、期限や納期を設定しておこなうほうが効率的です。

洗い出された用件をもとにプロジェクトマネージャーが必要なスコープを決定しましょう。

4.スコープを可視化

スコープマネジメントは、プロジェクトに関わる要素を常に把握しておくことも大切です。

とくに外部で作業を依頼するときは、スコープを明確化しなければズレが生じてトラブルになることもあります。

問題をなくすためにも、スコープを可視化して全体へと情報を共有しなければいけません。

プロジェクトマネージャー以外に関係者全体がスコープを確認できれば、作業漏れを防いで迅速な対処ができます。

作業ごとに優先順位をつけて重要なものから順番に対応していきましょう。

関連記事はこちら>>【業務効率化】リソースマネジメントとは?役割やはじめ方を徹底解説

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定義したスコープを実装していくためには、人を含む様々なリソースを活用して進めていく必要があります。

「スコープマネジメントをしたいけど管理が面倒」

「クライアントからの変更が多くて情報の更新が共有できない」

プロジェクトマネージャーの方のなかには、このような悩みに困っているかも知れません。

そんなときは簡単にプロジェクト管理ができる「Lychee Redmine」がおすすめです。

Lychee Redmineとは、国内企業向けに開発されたプロジェクト管理ツールです。

これまで多くの大手企業、中小企業に利用されており、約4,000社以上の導入実績があります。

Lychee Redmineの代表的な機能として、以下のようなものがあります。

  • ガントチャート
  • カンバン
  • タイムマネジメント
  • リソースマネジメント
  • EVM(出来高管理)
  • コスト分析
  • プロジェクトレポート
  • CCPM
  • 機械管理

プロジェクト管理をするために必要な機能が網羅的に用意されています。

初心者にも使いやすい直感的な操作で導入のハードルが低い点も魅力のひとつです。

職種を選ばずどんな環境でも利用できるため、多くの分野で活躍します。

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軸がブレないようにスコープマネジメントをはじめましょう

軸がブレないようにスコープマネジメントをはじめましょう

今回は、スコープマネジメントの詳細や種類、テクニックについて詳しく解説しました。

スコープマネジメントには、プロジェクトの目標に向けて軸のブレをなくしながら進める重要な役割があります。

プロジェクトの関係者全員が満足のいく結果にするためにも、何をどうやって進めるのかを把握することは大切です。

プロジェクトを成功させるためには何が必要かを明確化し、納得のいく成果物を作成していきましょう。

もしプロジェクトマネージャーだけで管理が難しいときは、当記事で紹介した「Lychee Redmine」の導入もぜひ検討してみてください。

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