タスクの進捗管理とは？おすすめツール5選も紹介

「プロジェクトの作業効率を改善するため、管理方法を検討している」
「WBSとガントチャートの違いが、いまひとつ理解できない」

上記のような悩みを持つ方は多いのではないでしょうか。

今回はWBSとガントチャートについて、それぞれのメリットや作り方などをおすすめのツールも含めて紹介します。

「WBSもガントチャートも使ったことがない」という方にもわかりやすいよう具体的に解説するので、ぜひ参考にしてください。

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャートの違いはどこにあるのでしょうか。
それぞれの特徴を理解したうえで、WBSとガントチャートの差を確認しましょう。

WBSとは

WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業分解構成図」と呼ばれています。
プロジェクトにおいて、必要な作業を細かく分解・構造化し、どのようなタスクが発生するのか事前に確認する手法です。

WBSの作成により、タスクの抜け漏れが防げる、プロジェクトの必要工数が明確になる、などのメリットが得られます。

一方、スケジュールの進捗管理には活用しにくい、プロジェクト開始前に作成する仕様上、後半になるにつれ不確実性が増す、などのデメリットもあります。

計画段階でしっかりと「何をやるべきか」が明確化されるため、それぞれのタスクの優先度や工数を考慮したスケジュールが組みやすくなります。

そして、各タスクの進捗管理にはWBSにガントチャートを組み合わせると生産性が上がります。

ガントチャートとは

ガントチャートは、機械工学者で経営コンサルタントのヘンリー・ガントが考案した、プロジェクトの進捗を効率よく管理するためツールです。

ガントチャートはグラフ形式となっており、縦軸にはプロジェクトにかかわるすべての作業を記載します。
そして、横軸には日付を示す棒グラフがあり、直感的にプロジェクトの全体像と進捗状況の確認が可能です。

ガントチャートを作成により、プロジェクトの全体像が「見える化」され、スケジュール管理がしやすくなる、状況をチーム内で共有できる、などのメリットが得られます。

しかし、工数が把握しにくい、タスク同士の依存関係が見えないなどのデメリットもあるため、適切なプロジェクト管理をするためには、ほかのツールも併用する必要があります。

タスクを一覧で表すWBSとグラフで進捗管理するガントチャート

WBSとガントチャートとでは、形式や目的が異なります。
WBSはタスクを構造化して、一覧で確認できるようにした図です。

「構造化」とは、タスクの構成要素とその関係性を整理することです。
親要素となる大きなタスクを分解して子要素、小さな作業に細分化します。

子要素のタスクをすべて実施すると親要素が完了するように図を作ることで、プロジェクトに必要な作業を漏れなく洗い出せます。

WBSの目的はタスクの見落としを防ぐことです。
しかし、WBSだけだとプロジェクトの進捗管理まではできません。

そこで進捗管理が目的のガントチャートが役立ちます。
ガントチャートはグラフ形式であり、タスクごとのスケジュールを棒グラフで表すことで進捗を管理します。

しかしながら、ガントチャートの作成にはWBSによるタスクの洗い出しが欠かせません。
役割の異なるWBSとガントチャートですが、それぞれが互いのデメリットを補っており、切っても切れない関係と言えるでしょう。

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プロジェクト管理におけるWBSとガントチャート

プロジェクト管理とは、プロジェクト成功へ向けて品質やコスト、リソースなどを適切に管理することです。

プロジェクト管理と一口にいっても対象となる管理項目は多岐にわたり、各項目を適切に管理することで、はじめてスムーズなプロジェクト進行が実現します。

プロジェクト管理の教科書ともいえるPMBOKでは、プロジェクト管理に必要な管理項目として、次の10項目があげられています。

• 品質管理
• コスト管理
• スケジュール管理
• コミュニケーション管理
• スコープ管理
• 要員管理
• 調達管理
• リスク管理
• ステークホルダー管理
• 統合管理

WBSはスコープ管理によく用いられる

WBSはスコープ管理によく利用される手法です。

スコープ管理とは、プロジェクトの作業範囲や成果物などゴールを明確に定めることです。

事前に「何をするか」「何を作るか」を明確にしておくことで、タスクの抜け漏れや追加を防止し、メンバー全員が一丸となってプロジェクトに取り組めるようになります。

「作業スコープ」と呼ばれるゴール達成に必要なタスクを洗い出す作業の際に、WBSを活用することで抜け漏れなくタスクを洗い出せるようになります。

ガントチャートはスケジュール管理によく用いられる

ガントチャートは、より適切なスケジュール管理をサポートしてくれます。

ガントチャートを利用すれば、プロジェクト全体の進捗状況を一目で把握可能です。
その結果、トラブルや遅延へのスピーディな対応が可能となり、生産性の向上や納期の遵守へとつながるでしょう。

WBSとガントチャートの作成方法

WBS・ガントチャートの目的やメリットを理解したら、作り方を確認しましょう。
それぞれ紹介します。

すべてのタスクを洗い出しWBSを作成しよう

WBSは以下の順番で作成します。

1. すべてのタスクを洗い出す
2. 作業の順序を決める
3. タスクを構造化する
4. 担当者を割り当てる

4つの手順の中で一番重要なのは「①すべてのタスクを洗い出す」です。
WBSの目的は作業の見逃しを防止することであり、タスクの洗い出し不足はプロジェクトに遅延や質の低下といった影響を与えかねません。

すべてのタスクを洗い出すため、思考を整理してくれるマインドマップを活用したり、複数人で漏れがないか確認したりするといいでしょう。

WBSをもとにガントチャートを作ろう

ガントチャートは、WBSの作成後に作ります。

なぜなら、WBSで洗い出したタスクをガントチャートの縦軸に記載するからです。
横軸には、縦軸に配置したタスクそれぞれの開始日と終了日をもとに棒グラフを作成します。

しかし、ガントチャートを一から作成するには手間がかかります。
ガントチャートの機能があるプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

WBSやガントチャートの作成に役立つプロジェクト管理ツール10選

WBSやガントチャートの作成に役立つプロジェクト管理ツールを厳選しました。
順に紹介します。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは多くの機能を備えたプロジェクト管理ツールで、有料プランではガントチャートも使用できます。
必要な機能を追加オプションで選べるため、ご要望に応じたカスタマイズが可能です。

また、メールサポートやウイルス・マルウェア対策などもあり、サポート面とセキュリティ体制も整えられています。

製造業やソフトウェア開発など、業種・業界を問わず利用されているのが、Lychee Redmineです。

フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

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Asana

引用：Asana

Asanaは視覚的にプロジェクトを管理するためのツールで、以下のように多くの項目を設定できます。

• プロジェクト
• タスク
• サブタスク
• マイルストーン
• タスク担当者
• 期限
• プロジェクトの要旨 など

多機能でありながらも、シンプルでデザイン性のあるツールです。
スタイリッシュにタスクを管理したい方は、ぜひ試してみましょう。

Backlog

引用：Backlog

Backlogはチームコラボレーションを円滑にすることを目指して設計されたプロジェクト管理ツールです。
36種類ものキャラクターアイコンやスターによるいいね機能などが、チームワークを高めてくれます。

ガントチャートやカンバンといった基本的な機能も備わっています。
プロジェクトチームのコミュニケーションを活発にしたい場合は、Backlogを検討してはいかがでしょうか。

OBPM Neo

引用：OBPM Neo

プロジェクト管理の「脱Excel」をはかりたい方には、OBPM Neoがおすすめです。
OBPM Neoは統合型のプロジェクト管理ツールで、プロジェクト管理に欠かせない品質・コスト・スケジュールの3要素すべてを管理できます。

プロジェクトマネジメントに関するノウハウや手法がまとめられたPMBOKに日本で唯一、準拠したツールでもあります。
厳格にプロジェクトを管理したい場合は、OBPM Neoを選択肢にくわえてはいかがでしょうか。

Brabio!

引用：Brabio!

少人数でのプロジェクト管理にはBrabio!が適しているのではないでしょうか。
なぜなら、5人までなら無料で利用できるからです。

利用の開始もメールアドレスだけで済み、スムーズにはじめられます。
「いますぐにでもガントチャートを作りたい」という場合には、Brabio!がおすすめです。

Jooto

引用：Jooto

カンバン方式でシンプルにタスク管理するなら、Jootoがおすすめです。
ドラッグ＆ドロップで誰もが簡単に操作できるよう、デザインされています。

ガントチャートによる全体像の把握も可能です。
複数のプロジェクトもJootoで一元管理できるので、多くの事業を同時並行する場合はJootoの導入を検討してはいかがでしょうか。

Bitrix24

引用：Bitrix24

少しでもコストを抑えたいなら、Bitrix24はいかがでしょうか。
以下の機能を人数の制限なしで利用できます。

• チャット
• HD ビデオ通話
• カレンダー
• 会社のワークスペース
• 社内掲示板 など

海外での導入実績も多く、高い評価を受けています。

クラウドログ

引用：クラウドログ

働き方やプロジェクト損益を自動で見える化するなら、クラウドログがいいでしょう。
蓄積したデータをもとに業務数値を分析できるため、働き方の改善に役立ちます。

管理者も従業員も扱いやすいシンプルなツールで、ガントチャートも直感的な操作が可能です。
少しでも興味のある方は、見積もりを依頼してはいかがでしょうか。

Time Krei

引用：Time Krei

Time Kreiは管理者・従業員・経営者、3者の視点でプロジェクトの情報を管理・分析できるツールです。

表計算ソフトと同レベルの操作性でWBSを作成できたり、予定入力によって自動でガントチャートを作れたりします。
まずは、無料のトライアルプランから試すといいでしょう。

Wrike

引用：Wrike

チームのポテンシャルを最大限に発揮することを目指したWrikeもおすすめのプロジェクト管理ツールのひとつです。

ドラッグ＆ドロップで簡単にスケジュールの調整が可能なWrikeのガントチャートを使えば、「進捗を問い合わせる」という業務を削減できます。
あらゆる業務にフィットするよう、カスタマイズ性にもすぐれていますよ。

WBSとガントチャートを駆使してプロジェクトを効率よく管理しよう

WBSとガントチャートについて解説しました。

タスクの見落としを防ぐために作成するのがWBSですが、ガントチャートは棒グラフによって視覚的にスケジュールを管理するために作ります。

WBSでタスクを洗い出したあとは、ガントチャートを作成して進捗管理を行いましょう。
しかし、プロジェクトごとにWBSとガントチャートを一から作成するには、時間を要します。

ツールを利用した効率のよいプロジェクト管理がおすすめです。
数あるプロジェクト管理ツールの中でも、「Lychee Redmine」は多機能でさまざまなニーズに応えられます。

まずは、無料のフリープランでLychee Redmineの優秀さを体験してはいかがでしょうか。