プロジェクト管理手法
「タスクの進捗管理が機能しておらず、プロジェクトを予定通りに進められない」
「効率よくタスクを管理する方法を知りたい」
上記のような悩みをもつ人に向けて、タスクの進捗を管理する方法や役立つ手法を紹介します。
基礎的な内容から紹介するので、タスク管理に慣れていない方でも読み進められます。
おすすめのプロジェクト管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
タスクの進捗管理とは
タスクの進捗管理とは、具体的にどういったことでしょうか。基本的な事項を整理します。
タスクの進捗を管理するということ
そもそもタスクとは、日本語で「課題」のことです。
仕事における課題とは「特定のプロジェクトの成功に必要な作業」を意味します。
一つひとつのタスクをこなし、すべての作業を終わらせれば、プロジェクトは終了します。
そのため、プロジェクトを成功させるにはタスクの進捗管理が必要です。
作業が納期や予算通りに、進むようコントロールしなければいけません。
タスクの進捗管理とは「プロジェクト達成に必要なすべての作業を設定した目標通りに完了するよう調整すること」を意味します。
具体的には、タスクにかかわる以下のような要素を調整しましょう。
- 担当者
- 期限
- 予算
- 品質 など
タスクの進捗を管理しすべての作業を計画通りに終わらせることが、プロジェクト管理につながります。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
タスク管理とプロジェクト管理は、同じもののように感じられるかもしれません。
両者は似ているようで異なっており、プロジェクト管理の方が広範囲に及びます。
なぜなら、プロジェクトは「タスクの集合体」だからです。
例えば「新商品の発売」というプロジェクトがあったとします。
すると、下記のタスクが必要になります。
- コンセプト設計
- マーケティング戦略の立案
- 試作品の開発
- 検証
- 調整
- 市場導入 など
タスク管理ではそれぞれの工程、単体を管理します。
しかし、プロジェクト管理では全体的な業務計画を把握しコントロールします。
プロジェクト管理がタスク管理を内包しているわけです。
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タスクの進捗を管理するメリット4つ
タスクの進捗管理には、業務の効率を改善する4つのメリットがあります。
順に紹介するので、確認しましょう。
①タスクのもれを防げる
タスクの進捗管理は、プロジェクトに必要な作業が何かを理解するために欠かせません。
プロジェクトを達成するための作業をすべて洗い出すため、タスクのもれを防ぐことにつながります。
タスクの洗い出しは、進捗管理の最初におこなう作業です。
万が一、洗い出しが不十分だったとしても、プロジェクト管理ツールなどでタスクの進捗を共有していれば、問題ありません。
プロジェクトメンバー全員が全体像を把握できるため、見逃している作業にもすぐに気付けます。
タスクの進捗管理は必ずおこない、作業のもれを防ぎましょう。
②優先順位が可視化される
タスクの進捗管理は「優先順位の可視化」に貢献します。
プロジェクトにおける複数のタスクはそれぞれ、直列関係か並列関係でつながっています。
直列関係にある場合、先行しているタスクを終わらせなければ、次の作業には移れません。
一方、並列関係にあるタスクは同時並行で進められます。
すべてのタスクを進捗管理していれば、直列関係や並列関係を理解でき、作業の優先順位もわかりやすくなります。
③情報を共有しやすい
タスクの進捗を管理していれば、情報の共有もスムーズです。
どの作業がどの程度まで進んでいるか把握できていると、コミュニケーションも円滑におこなえます。
プロジェクト管理ツールを使用すればタスクにかかわる情報を一覧で確認でき、さらに情報共有の効率があがるでしょう。
④タスクを公平に割り振れる
進捗管理でタスクの内容や進捗をきちんと共有していれば、作業を公平に割り振れます。
なぜなら、プロジェクトメンバーごとの作業量を把握できるからです。
タスクの進捗管理によって、特定のメンバーに作業の負担が偏らないように配慮しましょう。
進捗管理の4ステップ！タスクをコントロールしよう
進捗管理の手順は大きく分けると4つです。
ひとつずつ解説します。
ステップ1：タスクを洗い出す
まずは、タスクの洗い出しをおこないます。
プロジェクトの達成に向けて、必要な作業をすべて明らかにしましょう。
タスクを洗い出すポイントは、目的から逆算してタスクを想定することです。
WBSのように作業の種類ごとに入れ、子構造で分類できる手法を用いてもいいでしょう。
タスクをもれなく洗い出せます。
ステップ2：優先順位をつける
ステップ2では、洗い出したタスクの優先順位を設定します。
優先度を決めず、闇雲に作業を進めてはいけません。
作業が非効率になり、プロジェクト失敗の原因になることもあります。
大規模なプロジェクトになるほど、難易度の増すのが優先順位を決める作業です。
タスクの直列関係と並列関係も意識しながら、先に終わらせるべき作業を選定しましょう。
ステップ3：スケジューリングする
タスクの優先度が決まったら、スケジューリングに移ります。
それぞれのタスクにおける開始日と終了日を設定してください。
同時に、タスクの担当者も決めます。
無理なスケジュールにならないよう配慮しながら、予定を決めましょう。
ステップ4：進捗を管理する
スケジュールが決まりプロジェクトが本格的に始動したら、定期的に進捗を管理します。
プロジェクトの遅れや不安要素を早期に発見し、対策を講じましょう。
早めに手を打つことで、大きなトラブルは防げます。
タスクの進捗管理に便利な手法
タスクの進捗管理に便利な手法があります。
タスク管理の効率を上げてくれるものばかりです。
ぜひ活用してください。
WBS
「Work Breakdown Structure」の略であるWBSは、日本語で「作業分解構成図」といいます。
タスクを入れ子構造で整理するため、プロジェクトにかかわる作業を体系的にまとめることが可能です。
タスクの洗い出しに用いれば、抜け落ちなく作業を細分化できます。
ガントチャート
ガントチャートは「タスクごとに作業予定の日程や担当者などを定め、進捗を管理するための表」です。
タスクのスケジュール感を視覚的に判断できるため、進捗管理によく用いられます。
WBSと組み合わせて使うことで、より効果的にタスクを管理できます。
WBSやガントチャートについて、詳しく知りたい場合は下記の記事を参考にしてください。
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カンバンツール
各作業をフェーズごとに分けて管理するのが「カンバンツール」による進捗管理の手法です。
- 未着手
- 作業中
- 完了
タスクを上記のようなフェーズに区分し、作業が完了するごとに分類を更新します。
今やるべきことを一目で確認できるシンプルな手法です。
ポイントをおさえてタスクの進捗管理に役立つツールを選ぼう
タスクを効率よく管理するには、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。
ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。
機能
まずは、目的に合った機能があるかどうかが重要です。
プロジェクト管理ツールは数多くあり、それぞれ備わっている機能は異なります。
カンバンツールに特化したものやガントチャートに重点を置いたツールなど、さまざまです。
今、解決したい問題が何かを検討し、目的を達成できる機能のあるツールを選びましょう。
費用対効果
プロジェクト管理ツールを導入する際は、費用対効果にも気を配りましょう。
ツールによって料金プランが異なります。
また、同じツールでもプランが異なれば、使用できる機能も変わります。
使用可能な機能と利用料をツールごとに見比べ、費用対効果の高いものを選択してください。
操作性
プロジェクトメンバーが使いやすいよう、操作性のいいツールを選ぶことも大切です。
使い勝手が悪いと、組織内にツールが定着せずタスクの進捗管理も難しくなります。
操作が簡単で、メンバーのモチベーションを維持できるようなツール選びが大切です。
一目でどう操作すればいいかが判断できるような、わかりやすいUIのツールを選びましょう。
サポート体制
サポート体制のあるツールを選択することも忘れてはいけません。
操作に関して疑問点が生じた際、問い合わせ先のあるツールを選んでください。
日本語での問い合わせが可能かなど、実際に使用するときのことを想像しながらツールを選ぶことが大切です。
プロジェクト管理ツール5選 タスクの進捗管理におすすめ
数あるプロジェクト管理ツールの中から、タスクの進捗管理におすすめのツールを5つ厳選しました。
順に紹介するので気になるものがあれば、ぜひ利用を検討してください。
①Lychee Redmine
多機能でカスタマイズ性にすぐれたプロジェクト管理ツールに「Lychee Redmine」があります。
管理ツールを初めて使う場合は、ガントチャートやカンバンなどの進捗管理に用いる標準的な機能のあるスタンダードプランがおすすめです。
無料のメールサポートや有償の定着支援などがあり、サポート体制も整えられています。
Lychee Redmineで、タスクの進捗管理を実現してはいかがでしょうか。
②Trello
引用：Trello
引用：「Trello」はシンプルなカンバンツールとして有名です。
複数人でも使用できますが、個人でのタスク管理にも役立ちます。
直観的に使い方が理解できるデザインで、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でタスクを管理できます。
シンプルなツールを探している場合におすすめです。
③Microsoft To Do
引用：「Microsoft To Do」は仕事からプライベートまで、幅広い場面で活躍するプロジェクト管理ツールです。
ToDoリストをオンラインで管理できるため、外出先でもスマートフォンから自身のタスクリストにアクセスできます。
④Evernote
引用：Evernote
引用：メモアプリとして定評のある「Evernote」は、タスクの進捗管理に活用できます。
重要な文書やWebページの情報を保存しておけるだけでなく、期限やリマインダーの設定でタスクの見落としを防げます。
タスクにかかわる多くの情報をスマートに管理したい場合におすすめです。
⑤Taskworld
引用：「Taskworld」を導入すれば、視覚的かつ直観的な操作でタスクの進捗を管理できます。
チャット機能で情報を共有できたり、タスクの期限や担当者などの詳細を設定できたりと多機能でありながら、わかりやすいデザインが魅力です。
プロジェクト管理ツールを利用した進捗管理でタスクのもれを防ごう
「プロジェクトにかかわる複数の作業を予定通りに進行できるようコントロールすること」がタスクの進捗管理です。
タスクを管理によりタスクのもれを防げたり、優先順位を可視化できたりといったメリットがあります。
タスクの進捗管理には、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。
操作性や費用対効果を考えながら、目的に適したツールを選びましょう。
プロジェクト管理ツールの中でも「Lychee Redmine」は、多機能でカスタマイズ性にすぐれています。
スタンダードプランでは、ガントチャートやカンバンといった進捗管理に便利な機能が利用可能です。プロジェクト管理ツールを使った進捗管理には、ぜひLychee Redmineを活用してください。
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