「タスクマネジメントってなに?」

「タスクマネジメントは実際どのように使うの?」

管理手法のひとつとして「タスクマネジメント」という言葉がよく使われます。
しかし、細かい意味や実際の活用法がわからずに、知りたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、タスクマネジメントの意味や活用法について解説します。
便利なツールも紹介していますので、タスク管理に課題を抱えている担当者の方は、ぜひご覧ください。

タスクマネジメントとは

タスクマネジメントは、プロジェクトが計画に沿って進行するようタスクを管理することです。

具体的には以下のような業務を実施します。

  • タスクの設定
  • タスクのチームメンバーへの割り当て
  • 日々の進捗確認
  • タスク進行における問題に対する対応・修正

プロジェクトを達成するには非常に多くの作業が必要です。

タスクマネジメントによってそれら多くの作業を「タスク」として洗い出します。
タスク進行をスムーズにすることが主な役割です。

進行中に発生した問題にすばやく対応し、タスク進行が止まらないようにするのもタスクマネジメントの重要な役割です。

タスクマネジメントの必要性

タスクマネジメントは、プロジェクト進行において必要不可欠な作業です。

もしタスクマネジメントしなかった場合、下記のような問題が発生します。

  • どの作業からはじめればよいかわからない
  • タスクの抜け漏れが発生する
  • トラブル発生に気づけず対応が遅れる
  • 納期に間に合わなくなる

上記のトラブルは、どのような規模や人数のプロジェクトにおいても、致命的な問題になります。
タスクマネジメントは、プロジェクト進行において必要な役割といえるでしょう。

タスクとToDoの違いは?

タスクと混同されがちな言葉として「ToDo」があります。
意味合いが異なるので、注意しましょう。

タスクは「期日までにやるべき作業」という意味合いを強く持ちます。
一方、ToDoは「やるべきことだが、期限は特にない作業」という意味合いが強いのです。

タスクとプロジェクトの違いは?

「タスク」と「プロジェクト」も混同されやすい言葉ですが、こちらも違いがあります。

プロジェクトは「ある目標を達成するための取り組み」のことです。
タスクは「プロジェクトの達成に必要な作業のひとつ」を指します。

例えば、「新しいゲームをつくる」という計画を立てるとします。

この場合「新しいゲームをつくること」がプロジェクトです。
「ジャンルの決定」や「キャラクターの作成」など、ゲーム作成に必要な作業を細分化したものを「タスク」と呼びます。

タスクマネジメントのはじめ方を5ステップで解説

ここからはタスクマネジメントのはじめ方を、5ステップで解説します。

ステップ1.タスクの明確化

はじめのステップは、プロジェクトに必要なタスクをすべて明確化することです。

タスクを明確化する時点で抜け漏れがあると、手戻りなどが発生し大幅な時間のロスにつながります。
細かい作業も含めて、すべて明確にしましょう。

タスクを明確化する際は、メモやパソコンなどを使って誰からでも目に見えるようにすることも重要です。

ステップ2.優先順位を決める

次に、すべてのタスクに優先順位をつけましょう。

優先順位を決める際には、感覚ではなく重要性と緊急性を軸に決めるのがポイントです。
具体的には、以下の4つの基準でタスクを分けます。

  • 重要であり緊急であるタスク
  • 重要だが緊急ではないタスク
  • 重要ではないが緊急であるタスク
  • 重要でなく緊急でもないタスク

上記のタスク分けが完了したら、再度グループごとにタスク分けしましょう。
タスク分けを何度も繰り返すことにより、優先順位が明確化します。

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ステップ3.スケジュールの設定

優先順位が決まったら、納期と優先順位をもとにスケジュールを設定しましょう。

ポイントとして、各タスクに必要な時間を把握した上でスケジュールを立てることです。

いくら余裕のあるスケジュールを立てていても、そもそもの必要時間が間違っていた場合、大幅なスケジュール変更が必要になります。

ステップ4.進捗確認

プロジェクト進行中は、タスクに遅れや問題が発生していないか毎日確認しましょう。

データの確認だけではなく、メンバーとのコミュニケーションをしっかりとおこない、小さな変化にもすぐ気づけるようにしておくのも重要です。

ステップ5.調整・修正

問題への対処は遅れれば遅れるほど、プロジェクトへの影響は大きくなります。

問題が見つかった場合は、速やかに修正しましょう。

また、問題になりそうなタスクを事前に把握し、問題を未然に防ぐのも重要です。

タスクマネジメントを円滑にする3つのコツ

ここからは、タスクマネジメントを円滑にするコツを3つ解説します。

①タスクを細かく分ける

タスクを明確化する際は、タスクを細かく分けると管理がしやすくなります。

目安として、以下の基準でのタスク分けがおすすめです。

  • 1つのタスクにつき半日程度の作業量
  • 完了基準が明確
  • できるかぎり数字を用いる

各タスクの大きさにバラつきがあると管理が複雑になるため、時間などを基準にタスクの大きさをそろえるのもタスクマネジメントに効果的です。

②余裕を持ってスケジュールを立てる

プロジェクトが問題なく進むことはほとんどありません。
そのため、問題が発生して修正や調整がしやすいよう、スケジュールは余裕を持って立てておくのがおすすめです。

タスクによっては、社外からの確認が必要な場合もあります。
その場合、想像以上に時間がかかるケースもあるので、こちらも注意が必要です。

③情報共有を習慣づける

情報共有を習慣化・仕組化することでタスクマネジメントはしやすくなります。

情報共有がしっかりできていれば、迅速な進捗確認や問題の把握が可能です。
また問題が発生して調整が必要になった場合に、他のチームメンバーの協力も期待できます。

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タスクマネジメントをサポートしてくれるアイテムを4つ紹介

ここからは、タスクマネジメントを大きくサポートしてくれるアイテムを4つ紹介します。

プロジェクトの規模や内容によっても最適なアイテムは変わります。

より適切なアイテムを選択して、効率的なタスクマネジメントに役立ててください。

①ホワイトボード

1つ目は、ホワイトボードと付せんを使った管理方法です。
とても簡単にできるのが特徴で、小規模のプロジェクトであれば問題なく管理できます。

方法として、まずホワイトボードを以下の3つの領域に分けましょう。

領域 意味
ToDo やるべきタスク
Doing 作業中のタスク
Done 完了したタスク

次に、付せんにすべてのタスクを書きだします。
書きだしを終えたら、すべて「ToDo」へ貼りましょう。

その後は作業がはじまったタスクを「ToDo」から「Doing」へ、作業完了したタスクを「Doing」から「Done」へ移します。

全タスクが「Done」へ移行したらプロジェクトは完了です。

②メール

次に、メールを使った方法を紹介します。
普段からよくメールを使っている方におすすめの方法です。

Gmailなどのメールソフトには、ToDoリストなどのタスク管理機能が用意されており、それらを活用することでタスク管理ができます。

タスク管理機能がないメールソフトでも、メールのフォルダ分けやお気に入り機能などを活用すれば、タスクの可視化ができるため管理が可能です。

③表計算ソフト

中規模以上のプロジェクトを管理する場合には、表計算ソフトの利用が適しています。

特にGoogleのスプレッドシートは、下記のようにメリットが多くありとてもおすすめです。

  • 無料で使用できる
  • オンライン経由で簡単にデータの共有が可能
  • ガントチャートなどタスク管理に便利なテンプレートが用意されている

表計算ソフトの活用により、細かいタスク管理できます。

しかし、自身のプロジェクトにあわせてカスタマイズしたい場合は、一定の知識やスキルが必要になるため注意が必要です。

④タスク管理ツール

中規模以上のプロジェクトを管理する場合は、タスク管理ツールの導入も検討してみてください。

タスク管理ツールには当然ですが、タスク管理に便利な機能が多く用意されています。
そのため、表計算ソフトのように自身で表をつくる必要がありません。

導入がしやすいように操作が簡単なものも多く、タスクマネジメントを大きくサポートしてくれるでしょう。

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タスクマネジメントに適した管理ツールの選定基準3つ

ここでは、タスク管理ツールの選定基準を3つ紹介します。

基準1.導入目的にあっているか

タスク管理ツールには、タスク管理に特化したものや多機能なものなど、さまざまなツールが存在します。

タスク管理ツールを導入する目的を明確にして、その上で目的に沿ったツールがどれなのか、しっかりと確認した上で導入しましょう。

基準2.導入しやすいツールであるか

導入しやすいツールであるかもしっかりと確認しましょう。

いくら高価で多機能なツールを導入しても、メンバー全員が使えなければ意味はありません。

責任者だけで決めるのではなく、メンバー内でトライアルなどを実施して、最も活用できそうなツールを選ぶのがおすすめです。

基準3.情報共有がしやすいか

タスク管理ツールで情報共有がしやすいかも重要です。

情報共有がすばやく正確にできれば、それだけタスクがスムーズに進行します。

逆に情報共有がしにくい管理ツールであれば、情報のズレが発生したりタスクの抜け漏れが発生したりする可能性が高いです。

変更がすぐに反映されるツールや、現在お使いのコミュニケーションツールと連携可能な管理ツールを選ぶようにしましょう。

タスクマネジメントにおすすめの管理ツールを3つ紹介

ここからは、おすすめのタスク管理ツールを3つ紹介します。

今回紹介する管理ツールは、確かな実績を持つ管理ツールばかりです。
管理ツール導入を検討中の方は、ぜひご覧ください。

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Lychee Redmineは、多機能でありながら、直感的な操作性が特徴のタスク管理ツールです。

タスク管理機能「カンバン」のほか、ガントチャート機能やリソースマネジメント機能など、プロジェクト管理に必要な機能が網羅されています。

操作もドラッグ&ドロップで可能なため、ツールに不慣れな方でも問題ありません。
また、各機能も連携されており自身がおこなった変更は、すぐにチーム全員が把握できます。

無料のプランも用意されているので、まずはそちらからLychee Redmineの優れた機能を体感してみてはいかがでしょうか。

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Trello

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Trelloは、高い機能性・拡張性が特徴のタスク管理ツールです。

タスク管理には「カンバン方式」が使われております。
そのため、情報を一目で確認でき、とても使いやすいです。

Trelloには多くの無料プラグインが用意されており、専門の知識がなくてもプロジェクトにあわせたカスタマイズができます。

コストに関しても基本機能は無料で使え、人数制限もありません。
できるだけ費用を抑えたい方は、Trelloを一度お試しになってください。

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Backlogは、国内シェアNo.1の管理ツールです。

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多機能ではありますが、使いやすさにも重点をおいて設計されています。
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タスクマネジメントはスムーズなプロジェクト進行には必要不可欠

この記事では、タスクマネジメントについて解説しました。

タスクマネジメントとは、プロジェクトが計画通りに進むようタスク管理することです。
タスク管理することで、タスクの抜け漏れ防止や問題の早期対応が可能になります。

プロジェクト規模が大きくなるにつれタスクは複雑化し、タスク管理は非常に困難になります。

現状のタスク管理に課題を抱えている方は、タスクマネジメントを大きくサポートしてくれるタスク管理ツールを一度検討してみてはいかがでしょうか。

まずは無料のフリープランから、Lychee Redmineの優れた機能を試してみましょう。

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