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「プロジェクト管理をExcelでやっているけれどもう限界」「プロジェクト管理ツールについて知りたい」

システム開発でプロジェクト管理をしている方は、情報共有や工数管理に問題を抱え、円滑に進まないプロジェクトに悩みを抱えています。

プロジェクト管理ツールを導入すると、プロジェクトの情報共有が進み、進捗情報の把握やスケジュールが効率的に管理できます。

この記事では、プロジェクト管理ツールで実現できることから主な機能、選び方、おすすめツールを紹介します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを完遂に導くために、ヒト・モノ・カネ・情報・時間などを管理するためのツールです。

プロジェクトを遂行するためには人員やタスク、スケジュール、予算など限られたリソースを適切に管理しなければなりません。プロジェクト管理ツールを導入すると、簡単な操作でプロジェクト進行に必要な情報をチーム内に共有が可能です。

プロジェクト管理は、Excelを使った手作業での管理が行われることもあります。使い慣れているExcelで手軽に実践できる反面、情報の連携が自動的に行われるわけではない、複数人でファイルを編集すると履歴管理が煩雑になるデメリットがあります。

プロジェクトをスムーズに進めていくためには、プロジェクトに必要な情報がチーム内で容易に共有できるプロジェクト管理ツールの導入が不可欠です。

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プロジェクト管理ツールの重要性

プロジェクトはホワイトボードなどアナログな手法を使って管理できますが、プロジェクト管理ツールの導入が重要です。

プロジェクト管理ツールは遠隔地にいるチームメンバーを含めチーム全体にプロジェクトの状況を可視化できます。また、業務のデジタル化にもつながり、情報の共有と、業務の効率化をはかることができます。

プロジェクトを効率的に管理できる

プロジェクト管理の重要なポイントは、プロジェクト全体の状況を可視化できることです。

プロジェクト管理ツールの利用で、チームメンバーが遠隔地にいてもプロジェクトの状況を把握でき、プロジェクトを効率的に管理できるようになります。

チームが同じ場所にいる場合は、ホワイトボードを使ったアナログな手法でも管理できますが、規模が大きくなるとアナログな手法ではプロジェクトの状況の共有が困難になります。

業務のデジタル化につながる

プロジェクト管理ツールを導入するメリットは、業務のデジタル化を推進できる点にあります。

業務に関係する情報のデジタル化によって、業務効率を向上させることが可能です。プロジェクト管理ツールではデータの連携で自動化を行い業務の生産性を向上します。

紙などのアナログ情報は、デジタル化で業務に必要な情報の共有を容易にできます。情報がデジタル化されプロジェクト管理ツールで共有されてていると、遠隔地にいるチームメンバーも情報の参照ができます。

プロジェクト管理ツールで実現できること

プロジェクト管理ツールを導入すると、プロジェクトを運営する上で必要な下記の要素が実現できます。

• チームの迅速な情報共有
• メンバーとのコミュニケーション強化
• タスクごとの時間配分の最適化
• デッドラインの管理
• ファイルやバージョンの一元管理
• 重要なスケジュールやタスクの抜け漏れ防止

順番に説明していきましょう。

プロジェクト進捗のリアルタイム把握

プロジェクト管理ツールではプロジェクト情報を一元管理しているので、進捗状況をリアルタイムに把握できます。タスクに対するプロジェクトメンバーの稼働率を把握して、より適切な人材をタスクに割り当てるなどのマネジメントを行います。

プロジェクト管理ツールの導入は、プロジェクトチームの管理者だけではなく、チームメンバーを含めたチーム全体のパフォーマンスの向上に寄与します。

チームの迅速な情報共有

情報共有はプロジェクトをスムーズに進めていくために、欠かすことができない要素です。プロジェクト管理ツールを使うと、チーム内で迅速に情報共有できます。

プロジェクト管理ツールではスケジュール、タスク、チームメンバーの稼働状況がリアルタイムに可視化されているので、プロジェクトの変更や遅延などプロジェクトの完遂に影響を与える情報も随時共有されます。

メンバーとのコミュニケーション強化

プロジェクトを進めていくためにはコミュニケーションも重要な要素です。プロジェクト管理ツールでは、チャット機能などを使ってチームメンバー間のコミュニケーションを強化できます。

チームメンバーの進捗状況は数字だけではわからないことがあります。チャット機能などを併用してコミュニケーションをとることでチームメンバーの状況を把握できます。

タスクごとの時間配分の最適化

プロジェクトでは、人員やタスク、スケジュール、予算などのリソースを管理します。プロジェクト管理ツールを使うと、作業実績からチームメンバーの稼働状況をリアルタイムに把握できます。

人員やタスク、スケジュール、予算などの情報の活用でタスクごとに時間配分を最適化し、チームメンバーにとってパフォーマンスが発揮できる人員計画を立てることが可能です。

デッドラインの管理

デッドラインとは締切の期日のことを指します。プロジェクトには納期が決まっていて、期日までにプロジェクトを完成させることが求められます。

プロジェクト管理ツールではプロジェクトのスケジュールを管理できます。スケジュールではプロジェクト全体のデッドラインのほかに細かにデッドラインを設定してプロジェクトに遅延が発生しないようスケジュールを検討します。

ファイルやバージョンの一元管理

業務のデジタル化が進んだときに問題になるのが、ファイル管理です。プロジェクトで使うファイルをローカルPCで管理してチームメンバーがそれぞれ編集を行うと、プロジェクトの中でどれが最新のファイルなのかわからなくなってしまいます。

プロジェクト管理ツールを使うとプロジェクトで使うファイルをアップロードして一元管理できます。

重要なスケジュールやタスクの抜け漏れ防止

プロジェクトではスケジュールやタスクを管理します。アナログな手法で管理を行っていると、タスクの抜けや漏れが発生するおそれがあります。

プロジェクト管理ツールを使うと、タスクの進捗状況やスケジュールの状況をプロジェクトチーム全員で共有できるため抜けや漏れの発生を予防できます。また、リマインダー機能を使うと、期日が近づくと通知を送ることができます。

プロジェクト管理ツールの種類

プロジェクト管理ツールの運用は「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。 

クラウド型はデータをクラウドで管理する、オンプレミス型は自社でサーバーやデータの管理を行う特徴があります。どちらの運用もメリット、デメリットがあるため、プロジェクト管理ツールを導入する際は比較検討が必要です。

クラウド型

クラウド型は、データをクラウド上で管理するタイプです。 初期費用を低く抑えて短期間でツール導入ができるのがメリットです。インターネット環境があれば社内や社外を問わずプロジェクトの情報にアクセスできます。

一方で、ランニングコストの発生やサービスに障害が発生した場合、プロジェクト管理ツールへのアクセスができなくなるデメリットがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社でサーバーやプロジェクト管理ツールの導入や運用を行うタイプです。

データはすべて自社のサーバーに保存されるため、クラウド型に比べて外部サービスの障害に影響されない、セキュリティが高いことがメリットとして挙げられます。

一方で、初期費用が大きい、ツール導入までの期間が長くなることや社外からプロジェクト管理ツールにアクセスする手順が煩雑になるデメリットに留意が必要です。

プロジェクト管理ツールの主な機能

プロジェクト管理ツールには、主に以下のような機能が備わっています。

• タスク管理
• ガントチャート
• カレンダー
• カンバン
• チャット

上記機能を使うことで何ができるのかを順番に説明します。

タスク管理

タスク管理は、プロジェクトに関わる作業を管理する機能です。

各作業メンバーに必要なタスクを割り当て、進捗状況を管理しながらチェックできます。

進捗状況をチェックすることで作業に遅延が発生しているメンバーに報告が可能です。

各タスクの期限を設定できるため、プロジェクトを計画通りに進めるためには欠かせない機能です。

ガントチャート

ガントチャートは、横棒の表によって作業の進捗状況を管理できる機能です。

日付とタスクを表に並べることで視覚的に全体のスケジュールをチェックできます。

各作業メンバーが優先的に終わらせなくてはいけないタスクを把握できるため、プロジェクトの業務効率化にもつながります。

以前からガントチャートを利用していた方にとっても馴染みが深く使いやすい機能です。

カレンダー

カレンダーは、プロジェクト全体のスケジュールを管理できる機能です。

作業メンバーが着手するタスクの日程やクライアントからの納期をまとめて設定できます。

プロジェクトに変更があれば期日や詳細をリアルタイムで変更できるため、柔軟な情報共有が可能です。

ツールによってはGoogleカレンダーに連携できます。
スケジュールをまとめたい方には、便利な機能です。

カンバン

カンバンは、複雑なプロジェクトを見える化できる機能です。

いつ、どこで、誰が、何をすべきかを明記できるので、方向性がブレずにプロジェクトを進められます。

プロジェクトに関わる作業メンバーのタスクを共有して管理でき、進行中や完了などを記載できます。

何の作業をしていて何が終わっているのかを明確化したいときに便利な機能です。

チャット

チャットは、プロジェクト全体でやりとりができるコミュニケーション機能です。

例えば欠席するメンバーがいたときには、チャットから全体へと柔軟な連絡ができます。

作業メンバーだけでなくクライアントとの連絡手段としても使えるので、円滑にプロジェクトを進められます。

ツールによっては画像や動画、テキストファイルなどを添付できるため、必要に応じて共有可能です。

情報共有して効率性を向上させるためにもチャット機能は欠かせない機能です。

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初心者でも扱えるプロジェクト管理ツール5選

初心者におすすめのプロジェクト管理ツールは、以下の5つです。

1. Lychee Redmine
2. Backlog
3. Trello
4. Asana
5. jooto

各ツールの特徴を順番に説明するので、ぜひ自分に合ったものを見つけてみてください。

1.Lychee Redmine

Lychee Redmineは、日本企業向けに開発されたプロジェクト管理ツールです。

ガントチャートやカンバンをはじめ、タイムマネジメントやリソースマネジメントなど多機能な点が特徴です。

チケットによってタスクを追加・管理でき、ドラッグ&ドロップで直感的な操作ができます。これまで7,000社以上の実績があり、国内からの評価も高いツールとなっています。

今なら30日間無料のお試し期間が用意されているので、まずは使い勝手を試してみたい方にもおすすめです。利用にはクレジットカード登録も不要で、期間終了後に自動課金される心配もないので、気軽に試してみることができます。

2.Backlog

引用元：Backlog

Backlogは、ITや広告業界で広く使われているタスク・プロジェクト管理ツールです。

見た目はシンプルで、直感的に使えるデザインが特徴となっています。タスク管理機能に特化しており、専用のカードをドラッグ&ドロップして直感的に変更可能です。幅広い外部ツールと連携できるため、作業効率の向上にも役立ちます。PCだけでなくスマートフォン専用アプリも展開しているので、社内外から手軽に確認できます。

シンプルなデザインでわかりやすいツールを使いたい方におすすめです。

3.Trello

引用元：Trello

Trelloは、生産性の向上を目的として開発されたプロジェクト管理ツールです。

ボード、リスト、カードを使うことでプロジェクトを管理でき、必要に応じて機能をカスタマイズできます。カードはふせんのように貼ったりはがしたりできるので、感覚的な使い方をしたい方にも最適です。標準装備の自動化機能を使えば、普段のルーティンワークを自動化できます。

完全無料で使えるので、導入費用をおさえたい方におおすです。

4.Asana

引用元：Asana

Asanaは、細かいタスクから全体まで整理できるプロジェクト管理ツールです。

140種以上のテンプレートが用意されており、プロジェクト内容に合わせて設定できます。また、カスタムルールの設定で、仕事の割り当てや期日の設定などを自動化できます。

さらに、200以上の外部ツールと連携できるため、作業効率を向上させる使い方が可能です。無料版でも無制限の機能と最大15名が使えます。

少人数でプロジェクトを進めたい方におすすめです。

5.jooto

引用元：jooto

jootoは、シンプルで直感的に使えるプロジェクト管理ツールです。

これまで約1,800社に導入されており、大手企業から中小企業まで幅広く人気があります。導入から運用、利用の定着まで徹底的にサポートしてくれる点が魅力です。操作は、ふせんのような感覚でドラッグ&ドロップするだけなので、専門知識がなくても簡単に使えます。

4名まで無料で使えるプランが用意されているため、まずは少人数で使い勝手を試したい方におすすめです。

プロジェクト管理ツールの選び方

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、以下のポイントをチェックしましょう。

• 自社に必要な機能
• 予算に合った導入費用
• サポート体制
• 初心者でも使える操作性

それぞれ順番に解説します。

自社のプロジェクト運営に必要な機能が備わっているか

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、自社に必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。

多機能なツールは魅力的ですが、あまりに機能が多いとうまく使いこなせない恐れがあります。必要な機能がわからないときは、プロジェクト内容をチェックしてリストアップするとよいでしょう。機能の使いやすさはツールによって異なるため、まずは無料版やお試し期間から実際に利用してみるようにしましょう。

予算に合った導入費用

プロジェクト管理ツールは使う機能や利用人数によってプランが用意されているため、自社の予算と相談しながら決める必要があります。

ツールの多くは、無料版と有料版の2種類が展開されています。基本的に無料版は一部の機能や利用者数が制限されており、有料版はすべての機能が使えて利用人数も多いです。なるべく導入費用を減らしたいときは無料版から試し、必要に応じてプランの変更をおすすめします。

サポート体制

プロジェクト管理ツールを導入する前には、どのようなサポートを受けられるのかをチェックしておきましょう。

サポート体制の有無は、プロジェクト管理ツールを選ぶ上で重要なポイントです。サポートがあれば、ツールの使い方や機能に不明点があったときでも気軽に相談できます。注意点として、海外製ツールのなかには日本語サポートに対応していないことがあります。

初心者でも使える操作性

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、直感的な操作ができて初心者でも使えるものにしましょう。

ツールの操作が難しいと、一部の人しか使いこなせないので操作がわからない人は使い方を教えてもらわなくてはいけません。結果的に教える時間を設けなければならず、全体の作業効率も落ちてしまいます。プロジェクト管理ツールは、誰でも使いこなせるものを選びましょう。

プロジェクト管理ツールを導入して作業効率を向上させましょう

今回は、プロジェクト管理ツールの詳細や機能、選び方、おすすめツールまで詳しく紹介しました。プロジェクト管理ツールの導入でプロジェクトに関わるさまざまな管理ができます。

全体の進行状況を可視化し、抜け漏れをなくしながらプロジェクトを進めるためには欠かせないツールです。

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、機能面や導入費用、サポート体制、操作性をチェックしましょう。多くの企業から人気のツールを選びたいときは『Lychee Redmine』の導入をぜひ検討してみてください。