プロジェクト管理手法 
「プロジェクト管理ツールの詳細について知りたい」
「自社に合ったプロジェクト管理ツールを見つけたい」
プロジェクト管理ツールは、作業効率を向上させるために使われます。
スムーズにプロジェクトを進めるために、導入を検討している方も多いのではないでしょうか。
しかしプロジェクト管理ツールがどういったものなのかを理解しなければ、うまく使うことは難しいですよね。
今回は、プロジェクト管理ツールの詳細から機能、選び方、おすすめツールを紹介します。
プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトに関わるさまざまな管理をおこなえる便利ツールのことです。
タスク管理やスケジュール管理、進捗管理などができるのでプロジェクトをスムーズに進められます。
従来では、Microsoft Excelを使った管理手法が主流でした。
しかし、デメリットとして情報の更新が難しいという点があったのです。
プロジェクト管理ツールなら、難しい操作を必要としないものが多く、誰でも簡単に情報を更新できます。
ツールによってはチャット機能が備わっているため、メンバー間のやりとりも可能です。
作業効率を向上させて働きやすい環境を構築するためにも、プロジェクト管理は必要不可欠となっています。
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プロジェクト管理ツールの種類
プロジェクト管理ツールは主に「クラウド型」と「インストール型」の2種類があります。
種類によって導入方法や使い方が異なるため、利用するときには最適なものを選ばなくてはいけません。
それぞれの特徴について説明するので、ぜひ参考にご覧ください。
クラウド型
クラウド型は、管理データをクラウド上に保存するタイプです。
社内外で情報交換がしやすく、多くのツールがマルチデバイスに対応している点が特徴となります。
外部委託や社内外のプロジェクトメンバーと情報共有するときには最適です。
インターネット環境がなければ使えない点はデメリットですが、利便性を重視したい方にはクラウド型がおすすめです。
インストール型
インストール型は、パソコンにツールをインストールして利用するタイプです。
管理データはすべてパソコン上に保存されるため、インターネット環境がないところでも使えます。
クラウド型に比べてセキュリティ体制は高いですが、外部との情報共有が難しくなります。
外部とのやりとりには不向きです。
しかし、自社内のみで利用したいときにはインストール型がおすすめです。
プロジェクト管理ツールを導入するメリット
プロジェクト管理ツールを導入する最大のメリットは、全体の進行状況を可視化できる点です。
独自の手法でプロジェクト管理していると、思わぬところで抜け漏れが発生する恐れがあります。
プロジェクトの進行途中に抜け漏れが起きると納期の遅延となり、クライアントにも迷惑がかかってしまいます。
プロジェクト管理ツールなら、各作業メンバーが担当しているタスクの達成状況を一目で把握可能です。
遅延が発生している部分があればすぐに情報共有できるので、全体でカバーしながら進められます。
作業効率の向上やミスの発生を予防できる点は、プロジェクト管理ツールを導入するメリットです。
プロジェクト管理ツールの機能
- タスク管理
- ガントチャート
- カレンダー
- カンバン
- チャット
上記機能を使うことで何ができるのかを順番に説明します。
タスク管理
タスク管理は、プロジェクトに関わる作業を管理する機能です。
各作業メンバーに必要なタスクを割り当て、進捗状況を管理しながらチェックできます。
進捗状況をチェックすることで作業に遅延が発生しているメンバーに報告が可能です。
各タスクの期限を設定できるため、プロジェクトを計画通りに進めるためには欠かせない機能です。
ガントチャート
ガントチャートは、横棒の表によって作業の進捗状況を管理できる機能です。
日付とタスクを表に並べることで視覚的に全体のスケジュールをチェックできます。
各作業メンバーが優先的に終わらせなくてはいけないタスクを把握できるため、プロジェクトの業務効率化にもつながります。
以前からガントチャートを利用していた方にとっても馴染みが深く使いやすい機能です。
カレンダー
カレンダーは、プロジェクト全体のスケジュールを管理できる機能です。
作業メンバーが着手するタスクの日程やクライアントからの納期をまとめて設定できます。
プロジェクトに変更があれば期日や詳細をリアルタイムで変更できるため、柔軟な情報共有が可能です。
ツールによってはGoogleカレンダーに連携できます。
スケジュールをまとめたい方には、便利な機能です。
カンバン
カンバンは、複雑なプロジェクトを見える化できる機能です。
いつ、どこで、誰が、何をすべきかを明記できるので、方向性がブレずにプロジェクトを進められます。
プロジェクトに関わる作業メンバーのタスクを共有して管理でき、進行中や完了などを記載できます。
何の作業をしていて何が終わっているのかを明確化したいときに便利な機能です。
チャット
チャットは、プロジェクト全体でやりとりができるコミュニケーション機能です。
例えば欠席するメンバーがいたときには、チャットから全体へと柔軟な連絡ができます。
作業メンバーだけでなくクライアントとの連絡手段としても使えるので、円滑にプロジェクトを進められます。
ツールによっては画像や動画、テキストファイルなどを添付できるため、必要に応じて共有可能です。
情報共有して効率性を向上させるためにもチャット機能は欠かせない機能です。
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プロジェクト管理ツールの選び方
- 自社に必要な機能
- 予算に合った導入費用
- サポート体制
- 初心者でも使える操作性
それでは順番に解説します。
自社に必要な機能
プロジェクト管理ツールを選ぶときは、自社に必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。
多機能なツールは魅力的ですが、あまりに機能が多いとうまく使いこなせない恐れがあります。
必要な機能がわからないときは、プロジェクト内容をチェックしてリストアップすることがおすすめです。
機能の使いやすさはツールによって異なるため、まずは無料版やお試し期間から実際に利用してみるようにしましょう。
予算に合った導入費用
プロジェクト管理ツールの多くは、無料版と有料版の2種類が展開されています。
基本的に無料版は一部の機能や利用者数が制限されており、有料版はすべての機能が使えて利用人数も多いです。
使う機能や利用人数によってプランが用意されているため、自社の予算と相談しながら決める必要があります。
なるべく導入費用を減らしたいときは無料版から試し、必要に応じてプランの変更をおすすめします。
サポート体制
サポート体制の有無は、プロジェクト管理ツールを選ぶうえで重要なポイントです。
サポートがあれば、ツールの使い方や機能に不明点があったときでも気軽に相談できます。
注意点として、海外製ツールのなかには日本語サポートに対応していないことがあります。
プロジェクト管理ツールを導入する前には、どのようなサポートを受けられるのかをチェックしておきましょう。
初心者でも使える操作性
プロジェクト管理ツールは、誰でも使いこなせるものを選びましょう。
操作性が難しいツールは一部の人しか使いこなせないので、操作がわからない人は使い方を教えてもらわなくてはいけません。
結果的に教える時間を設けなければならず、全体の作業効率も落ちてしまいます。
そのためプロジェクト管理ツールを選ぶときは、直感的な操作ができて初心者でも使えるものにしましょう。
初心者でも扱えるプロジェクト管理ツール5選
- Lychee Redmine
- Backlog
- Trello
- Asana
- jooto
各ツールの特徴を順番に説明するので、ぜひ自分に合ったものを見つけてみてください。
1.Lychee Redmine
Lychee Redmineは、日本企業向けに開発されたプロジェクト管理ツールです。
ガントチャートやカンバンをはじめ、タイムマネジメントやリソースマネジメントなど多機能な点が特徴です。
チケットによってタスクを追加・管理でき、ドラッグ&ドロップで直感的な操作ができます。
これまで6,000社以上の導入実績があり、国内からの評価も高いツールとなっています。
今ならすべてのプランにおいて、30日間無料のお試し期間が用意されているので、まずは使い勝手を試してみたい方にもおすすめです。
2.Backlog
引用元：Backlog
引用元：Backlogは、ITや広告業界で広く使われているタスク・プロジェクト管理ツールです。
見た目はシンプルで、直感的に使えるデザインが特徴となっています。
タスク管理機能に特化しており、専用のカードをドラッグ&ドロップして直感的に変更可能です。
幅広い外部ツールと連携できるため、作業効率の向上にも役立ちます。
PCだけでなくスマホ専用アプリも展開しているので、社内外から手軽に確認できます。
シンプルなデザインでわかりやすいツールを使いたい方におすすめです。
3.Trello
引用元：Trello
引用元：Trelloは、生産性の向上を目的として開発されたプロジェクト管理ツールです。
ボード、リスト、カードを使うことでプロジェクトを管理でき、必要に応じて機能をカスタマイズできます。
カードは付せんのように貼ったりはがしたりできるので、感覚的な使い方をしたい方にも最適です。
標準装備の自動化機能を使えば、普段のルーティンワークを自動化できます。
完全無料で使えるので、導入費用をおさえたい方におおすです。
4.Asana
引用元：Asana
引用元：Asanaは、細かいタスクから全体まで整理できるプロジェクト管理ツールです。
50種以上のプロジェクトテンプレートが用意されており、プロジェクト内容に合わせて設定できます。
またカスタムルールを設定することで、仕事の割り当てや期日の設定などを自動化できます。
さらに200以上の外部ツールと連携できるため、作業効率を向上させる使い方が可能です。
無料版でも無制限の機能と最大15名が使えます。
少人数でプロジェクトを進めたい方におすすめです。
5.jooto
引用元：jooto
引用元：jootoは、シンプルで直感的に使えるプロジェクト管理ツールです。
これまで約1,800社以上に導入されており、大手から中小まで人気があります。
導入から運用、利用の定着まで徹底的にサポートしてくれる点が魅力です。
操作は、付せんのような感覚でドラッグ&ドロップするだけなので、専門知識がなくても簡単に使えます。
4名まで無料で使えるプランが用意されているため、まずは少人数で使い勝手を試したい方におすすめです。
プロジェクト管理ツールを導入して作業効率を向上させましょう
プロジェクト管理ツールを導入することでプロジェクトに関わるさまざまな管理ができるようになります。
全体の進行状況を可視化し、抜け漏れをなくしながらプロジェクトを進めるためには欠かせないツールです。
プロジェクト管理ツールを選ぶときは、機能面や導入費用、サポート体制、操作性をチェックしましょう。
多くの企業から人気のツールを選びたいときは「Lychee Redmine」の導入をぜひ検討してみてください。
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