WBSにはテンプレートを活用しよう！概要からメリットまで解説

WBSとは、プロジェクトに関わる作業を細かく分解した構成図のことです。
作成することで作業内容がわかりやすくなり、進捗管理も行いやすくなります。

この記事では、WBSの概要やメリット、具体的な作成手順などを紹介します。

また、WBSをスムーズに作成する方法として、便利なテンプレートについても取り上げています。
WBSで管理を行いたいプロジェクトマネージャーや、WBSの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

WBSとは

WBSとは、プロジェクトを進める際の作業を細かく分解した構成図のことです。
正しくはWork Breakdown Structureといい、頭文字をとってこのように呼ばれています。

WBSは作業を段階的にタスクに分解するため、計画を立てる際に役立ちます。

作業の各ステップがわかりやすくなっているため、複雑な作業の進捗状況も把握・管理しやすくなるという特徴を持ちます。

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WBSとガントチャートの違い

WBSと混同しやすいものにガントチャートがありますが、ガントチャートはWBSに基づいて作られるものです。

WBSは先ほど解説したように、プロジェクトの各作業を細かく分類した構成図のことです。

そしてガントチャートは横向きの棒グラフです。
具体的には、縦軸にはタスクの内容と担当者の名前が、横軸には日時が記載されています。

ガントチャートはタスクと日付の関係が視覚化されており、「いつまでに終わらせるのか」「他のタスクの関係はどうなっているのか」といったことがすぐに把握できます。

WBSの種類は2つ

WBSには大きく分けて「プロセス軸」と「成果物軸」の2種類があります。

プロセス軸の場合は、プロジェクトの階層に焦点を当ててタスクを細分化している点が特徴です。

主に、作業ステップや作業フェーズに基づいてプロジェクトを定義します。
一般的には、プロダクトがはっきりとしていない中長期のプロジェクトで使用されるものです。

一方で成果物軸は、プロダクトがはっきりとしている短期プロジェクトで使用されるケースが一般的です。

成果物軸では、成果物から逆算してタスクを細かく分解し、順序立てていきます。

▼成果物WBS

成果物一覧	成果物の目次	担当者名	期限
要件定義書	現行業務フロー	担当者	X月XX日
	機能の洗い出し	担当者	X月XX日
	機能一覧表	担当者	X月XX日
基本設計書	詳細業務フロー	担当者	X月XX日
	アプリケーション設計書	担当者	X月XX日

▼プロセス軸WBS

フェーズ	タスク	担当者名	期限
要件定義	現行業務の調査・分析	担当者	X月XX日
	システム要件の定義	担当者	X月XX日
基本設計	新業務フローの作成	担当者	X月XX日
	必要機能の洗い出し	担当者	X月XX日
	アプリケーション基本設計	担当者	X月XX日

 

WBSを利用するメリット

企業がWBSを利用することで得られるメリットはさまざまです。

ここでは具体的にどのようなメリットが得られるのか解説します。

興味のある方、実際に使ってみようとしている方は参考にしてください。

作業が明確になる

WBSは作業を細かく分類したものであるため、プロジェクトを進めるにあたってどのような作業をすればいいのかが明確になります。

作業内容を思いつくままに洗い出していると、後になって抜け漏れが発覚し、作業工程にも影響が出る恐れがあるでしょう。

一方でWBSであれば、プロセスもしくは成果物に基づいて作業を1つずつ洗い出していくため、そのような心配がありません。

また、作業が明確になれば頭の中も整理されるため、作業に取り組みやすくなるでしょう。

スケジュールを組みやすくなる

作業の洗い出しを行ってガントチャートに落とし込むことで、作業手順が明確になり、全体のスケジュールを組みやすくなります。

例えば「この成果物を作るには大きく分けて4つの工程があって、その4つの工程の各作業は……」といった形で、作業内容も手順も担当者もはっきりとしています。

あとは納期に合わせてスケジュールを具体的に組んでいくだけです。

役割分担がしやすくなる

作業が細かく分類されると、担当者の割り当ても行いやすくなります。

作業や担当者が明確ではない状態で進めてしまうと、「あの作業は他の人がやってくれるはず」など責任の所在がわかりにくくなり、作業の進捗にも影響を及ぼす可能性があります。

また、担当者が決まっていないと細かいスケジュールの作成ができません。

メンバー一人ひとりの役割を明確にするためにも、まずはタスクを細分化することが大切です。

進捗管理ができる

作業内容と担当者が明確になれば、進捗管理もしやすくなります。

やるべきことが細かく分けられているため、作業がどのくらい進行しているのか、あとどのくらいで終わるのかといった情報も共有しやすいでしょう。

進捗管理ができれば、作業に遅れがあったとしても、ほかのメンバーに作業を分担するなど遅れを取り戻しやすくなります。

特に、納期までの時間が短く、テンポよく作業をこなしていかなければならない場合、進捗管理を適切に行うことは非常に重要です。

そのような意味でも、作業の細分化はプロジェクト管理において欠かせないものだといえます。

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WBSの作り方

ここからは、WBSを実際に作る際の具体的な手順を紹介します。

WBSを作るのに何から始めればよいかわからない、という方は参考にしてみましょう。
1つずつ順を追って取り組むことがポイントです。

必要な作業を洗い出す

WBSを作るにあたっては、まず作業の洗い出しをしなければなりません。

先ほど紹介したプロセス軸もしくは成果物軸に基づいて、具体的にどのような作業を行うのか、一つずつ抜け漏れや重複がないか注意を払いながら明確にしていきます。

ただし、非常に細かいタスクはWBSの構造に含める必要はありません。
構造図が複雑になりすぎないようにするためです。

実際にプロジェクトが動き始めると進捗管理も必要となるため、タスクの数は多すぎてもよくありません。

工数・所要時間・作業の順序を整理する

作業内容の洗い出しが完了したら、作業の優先順位を決めていきます。

優先順位が決まると、工程管理を効率よく行えるようになるでしょう。

また、優先順位が決まったら、作業の具体的な工数や作業時間、手順なども明確にしておく必要があります。

優先順位を決める際には、各作業単体で考えるのではなく、作業間の関係性も考慮する必要があります。
関係性を考慮していないと、1つの作業が遅れることで、関係するほかの作業にも遅れが生じるためです。

作業を構造化する

優先順位や作業の工数、作業時間、手順などが明確になると、ようやく作業の構造化ができます。

構造化する際は、「親タスクと子タスクの関係に間違いがないか」「同じ階層の作業で業務負担に違いが生まれていないか」といった点に注意してください。

また、構造化できたら各作業の期日を設定しましょう。

プロジェクトが動き出してからトラブルが発生する可能性もあるため、期日には余裕を持たせておくことがポイントです。

担当者へ割り振る

作業が構造化され、具体的な期日も決まったら作業の担当者を決めていきます。

大事なポイントはすべてのタスクに必ず担当者を設定することです。

担当者が決まっていない、複数人で担当しているといった状態では、責任の所在がわかりにくくなり、進捗にも影響する可能性があります。

特に、細かい作業に対する担当者を決めないままにしているケースはよくあります。

ミスやトラブルが発生したときスムーズに対応するためにも、1つ1つの作業に担当者を割り振るようにしてください。

WBS作成時の注意点

WBSを作成する際には、いくつかの点に注意しなければなりません。

例えば、作業を始めてから気づくことや、トラブルが発生し修正が必要になることは少なくないでしょう。

そのため、WBSを作成する際にはスケジュールに余裕を持たせておくことが大切です。

ただし余裕を持たせすぎると作業に遅れが生じる可能性があります。
タスクの難易度やメンバーのリソースなどを鑑みて、現実的な判断をしましょう。

また、タスクはお互いに関係性があるものである以上、1つの遅れが全体の遅れにつながります。
納期に余裕を持たせすぎると、全体の作業スピードが低下しかねません。

タスクにかかる工数を的確に見積もり、適切な余裕を持たせましょう。

WBS作成にはテンプレートの使用がおすすめ

WBSは一から作成できるものですが、効率よく作成したい場合はテンプレートの使用がおすすめです。

テンプレートがあれば、必要な項目などがすでに設定された状態から、すぐに作業内容の洗い出しを始められます。

また、プロジェクト管理ツールの中には、WBSをはじめとした各種テンプレートを利用できるものもあります。
ツールの活用もおすすめです。

Lychee Redmineでもテンプレートを展開

WBSテンプレートを利用できる管理ツールにはさまざまなものがありますが、ここではLychee Redmineについてご紹介します。

Lychee Redmineは、ソフトウェアの開発はもちろん、製造業や自動車関連業など業種・業界・規模を問わず利用できるツールです。

WBS機能は各種プランで利用可能となっています。

一目見ただけで直感的に操作できるなど扱いやすさが特徴であり、進捗管理も行いやすいでしょう。

また、ガントチャートの作成もできます。
企業のニーズに合わせた機能のカスタマイズにも対応しているため、自社だけの仕組みを作っていくことも可能です。

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WBSはテンプレートを使って効率よく行おう

WBSは、プロジェクトを進める際の作業を細かく分解した構成図のことです。

作業が細分化されていることから、次のようなメリットがあります。

• 作業内容が明確になる
• スケジュール管理がしやすい
• 役割分担がしやすい

WBSの作成は一から行うこともできますが、テンプレートを利用したほうがスムーズです。

Lychee RedmineではWBSのテンプレートを提供しているため、まずは無料トライアルから利用を検討してみてはいかがでしょうか。