プロジェクト管理手法 
「作業工程について知りたい」
「作業工程の管理方法がわからない」
このような悩みはありませんか？
プロジェクトをはじめるには各作業の順番や時間を明確にする必要があります。
しかしこれまで作業工程を意識したことがなければ、何からはじめればいいのかわからないですよね。
そこで今回は、作業工程の詳細からメリット、管理方法について詳しく解説します。
作業工程を理解すると生産性の向上ができるので、ぜひ最後までご覧ください。
作業工程とは
例えば物作りする仕事であれば、各部品の加工や組み立てなどの工程を指します。
作業内容だけを細分化するのではなく、作業の順番や所要時間をもとにいつまでに何をすべきかを明確にすれば、高い効率性と品質を維持できます。
大きな作業でも細分化していけば正確な作業の見積もりを出せるので、現場の従業員にも適切な指示出しが可能です。
正しい順序でスムーズに作業をこなすためにも作業工程は欠かせないものとなっています。
合わせて読みたい
【初心者必見】プロジェクト計画書とは？詳細や作成方法を詳しく紹介
「プロジェクト計画書に何を書けばいいのかわからない」 「プロジェクト計画書の作成方法がわからない」 このような悩みはありませんか？ プロジェクトを進めるうえで必.....
作業工程の必要性
なぜ現場で作業工程が必要なのかというと、以下のような役割があるからです。
- 人員と設備の調整
- 生産期間の短縮
- トラブルへの対処
- 工程管理
生産現場において可動を続ける人員と設備の調整は必要不可欠なので、工程管理の調整が重要です。
工程管理すれば機械や人員の空き時間をなくせるため、生産を止めることなく稼働を続けられます。
続いて機械や人員に問題が発生したとしても、作業工程していれば全体を可視化して早急に対処可能です。
最後に生産のために必要なものを把握できるようになるので、正確な数量で漏れなく利用できるようになります。
作業工程の進捗状況は細かくチェックしなければいけませんが、継続的に取り組めば無駄をなくした作業工程を管理できます。
工程と行程の違い
「工程」と類似する言葉として「行程」があります。
それぞれの意味は以下の通りです。
| 工程 | 作業の順序 |
| 行程 | 作業のスケジュール |
工程と行程は作業の進行において段取りを表しているという共通点がありますが、それぞれの役割は異なります。
熟語の意味として「工」は仕事や作業を指しているため、ビジネスでは工程が使われることが多いです。
一方で「行」はこれまでの距離や日数を指しているので、ビジネス以外でも使われています。
会議やミーティングで全体の認識を合わせるためにも熟語の意味はしっかり理解しておきましょう。
作業工程を管理する3つのメリット
- 進行状況を可視化できる
- 品質と生産性を向上させる
- 在庫調整ができる
それでは順番に解説します。
1.進行状況を可視化できる
作業工程を管理すれば、全体の進行状況を一目で可視化できるようになります。
工程を可視化すれば問題点を早急に発見できるため、すぐに改善できます。
例えば作業工程において非効率な作業を削除できれば、人件費のコスト削減が可能です。
作業工程を管理するときは、全体が進行状況を一目で確認できるようにしなければいけません。
作業を進行していくなかで問題点をすぐに見つけられるのは作業工程の大きなメリットです。
2.品質と生産性を向上させる
作業工程を可視化して問題点を改善できれば、品質と生産性も向上させることができます。
全体で工程管理できれば従業員が改善点を発見できるようになるため、現場の士気を高めてより生産性の向上につながります。
生産性を向上させれば安定した売り上げを作れ、従業員の残業も削減して人件費カットも可能です。
継続的な工程管理は必要となりますが、結果を考えると作業工程の管理を実施するメリットは大きくなります。
3.在庫調整ができる
生産をおこなう現場において、在庫管理は重要です。
在庫管理しなければどれくらい在庫があるのかわからなくなってしまうので、無駄に発注してしまう恐れがあります。
工程管理すれば生産に必要な量だけを調整できるため、無駄をなくしてコントロールしやすくなります。
在庫の売れ行きに合わせて調整できるようになるので、売り上げと発注費用のバランスを考えて対応可能です。
不要な在庫が出ないようにするのは大切なメリットです。
作業工程の管理方法
- Microsoft Excel、Googleスプレッドシート
- 紙
- 工程管理ツール
- マニュアル作成・情報共有ツール
それぞれどのような管理ができるのかを順番に説明していきます。
Microsoft Excel、Googleスプレッドシート
Windowsパソコンに標準搭載されているMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートを使用して工程表を作成、管理できます。
豊富なテンプレートが用意されているため、必要に応じた工程表を簡単に作成可能です。
現場の従業員に工程表作成の経験がある人がいれば、一からオリジナルの工程表を作成することもできます。
Googleスプレッドシートは「Google Workspace Marketplace」から「ProjectSheet planning」をインストールして「アドオン」からテンプレート化した作業工程表を作成できます。
工程表は自身で更新しなければいけないため、全体へと共有することを忘れないようにしなければいけません。
難しい演算子を使わず無料で作業工程表を作成したい企業におすすめです。
紙媒体
紙媒体にして作業工程表を作成することもできます。
こちらはMicrosoft ExcelやGoogleスプレッドシートで作成した工程表を印刷したり簡易的な手書きで作成したりする方法です。
印刷や配布が手間になってしまう点がデメリットですが、紙であればデータが消えても紛失することがないため安心です。
修正や共有が困難ではありますが、少人数規模であれば問題なく機能する方法となります。
そこまで大規模なプロジェクトではなく、少人数で工程管理したい企業におすすめです。
工程管理ツール
効率性を重視したいときは工程管理ツールを使用する方法があります。
工程管理ツールとは、タスクやスケジュール、コスト、リソースなど幅広い管理ができる専用ツールのことです。
工程表作成に特化したツールも豊富に存在しているため、多くの企業が導入しています。
工程管理をしたことがない人でも簡単に使いこなせるツールが多いので、現場に浸透すれば高い効果を期待できます。
無料ではじめられる工程管理ツールもあるので、手軽に管理したい企業におすすめです。
マニュアル作成ツール・情報共有ツール
マニュアル作成ツールや情報共有ツールでも作業工程の管理は可能です。
工程表を細かく作成することは困難ですが、作成した工程表を全体へ共有できます。
また工程表に変更があったときでも通知機能や閲覧確認機能によってチェック漏れを防げます。
さらにタスク管理やチェックリストなどの機能も搭載されていれば、作業工程の進捗状況も確認可能です。
アプリケーション対応していれば外出先でもスマホから確認できるので、どんな場所でも手軽に扱えます。
現場の従業員全体の情報共有を重要視したい企業におすすめです。
合わせて読みたい
【2022年3月】おすすめのプロジェクト管理ツールを比較
「プロジェクトマネージャーに任命されたものの、自分の仕事で精一杯」 「プロジェクト管理用のツールが多すぎて何がよいかわからない」 こうした悩みは、組織で仕事をし.....
PDCAサイクルを繰り返すことを意識する
PDCAサイクルとは、以下の4段階の頭文字をつなげたものとなります。
| Plan | 従来の実績や将来の予測をもとにした業務計画の作成 |
| Do | 計画に沿った業務の実施 |
| Check | 実施した業務の生産活動を評価 |
| Action | 実施した業務の計画に沿っていない部分の改善 |
Planによって工程全体をイメージし、Doによって実行、実行したものをCheck、Actionで最終的な評価をします。
求める結果が出なければPDCAサイクルを繰り返し、精度の高い品質へとつなげていきます。
品質の高い「物作り」を続けていくために、修正と実行を繰り返していきましょう。
作業工程の管理にはLychee Redmineがおすすめ
ここまで作業工程について詳しく解説しました。
しかし「作業工程の管理をはじめるのは難しそう」という悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。
これまで挑戦したことがない工程管理をはじめるのは、少し抵抗が出てしまいますよね。
そんなときにおすすめのツールが「Lychee Redmine」です。
Lychee Redmineは、業界不問で開発設計や経理部門でも使える日本企業向けプロジェクト管理ツールです。
作業工程管理に必要なカンバンやプロジェクトレポート、CCPM、機械管理など豊富な機能があるため、ツールひとつで簡単に全体を管理できます。
また初心者でも使いやすいように直感的な操作性を実現しているので、抵抗なく従業員全体へと浸透しやすいツールです。
「手間なく簡単に作業工程を管理したい」と考えている方は、ぜひLychee Redmineの導入を検討してみてください。
作業工程を管理してプロジェクトを進めましょう
作業工程を管理することによって作業の順番や所要時間を明確化し、高い効率性と品質を維持できるようになります。
機械や人員の進行状況も一目で可視化できるので、問題が発生したときでも早急に対処可能です。
作業工程の管理方法はプロジェクト内容に合わせて最適なものを選んでください。
当記事で紹介した作業工程の管理方法のなかで「どれを選べばいいのかわからない」という方は、誰でも簡単に扱える「Lychee Redmine」ツールをおすすめします。
Lychee Redmineでは何人でも使えるフリープランが用意されているほか、有料プランも30日間は無料でお試しできます。
まずは、無料プランで機能を体感してはいかがでしょうか。
生産性をアップさせて快適に作業するためにも、作業工程を管理しましょう。
プロジェクト管理手法
仕事効率化・生産性アップ
調査レポート
仕事効率化・生産性アップ
