スケジュールは共有して管理しよう！仕事に役立つツールを紹介

「他のメンバーのスケジュールがわからないから、会議の時間を決められない」
「たったひとりの仕事の遅れが、大問題に発展してしまうことがよくある」

こうした悩みをお持ちではありませんか？

メンバー全員でスケジュールを共有して管理することで、こうした問題を解決できます。

本記事では、スケジュールを共有する際の注意点や、役立つツールを紹介します。

仕事をスムーズに進めるための参考にしてください。

スケジュールの管理に共有が必要な3つの理由

チームで仕事を進める際には、メンバー全員でスケジュールを共有して管理することがおすすめ。

その理由を3つ紹介します。

理由①チームとしてのスケジュールを立てやすくなる

メンバー全員でスケジュールを共有することで、チームとしての予定を立てやすくなります。
空き時間や優先度の高い予定が入っている時間などを、すぐに確認できるからです。

たとえば会議の予定を入れたい場合、スケジュールを共有していなければ、一人ひとりの予定を聞いて回る必要があるので、とても手間がかかることも。

あらかじめスケジュールを共有して管理しておけば、全員の空き時間に会議の予定をすぐに入れられるため、無駄な手間や時間をかけずに済みます。

理由②無理のあるスケジュールを指摘できる

スケジュールを共有して管理すると、無理のあるスケジュールに早めに気づいて指摘できるようになります。
メンバーそれぞれが、自分以外のメンバーのスケジュールを気軽に確認できるからです。

たとえば3時間はかかる仕事を、1時間で終わらせる予定を組んでいるメンバーがいれば、「もっと予定時間を長く確保しておかないとダメだよ」とアドバイスできます。

無理のない予定が組めれば、当日にトラブルが起こることを、あらかじめ防げるでしょう。

理由③遅れが生じた際にすぐに気づける

遅れが生じた際にすぐに気づけるのも、スケジュールを共有して管理するメリットです。

共有されたスケジュールを見ることで、メンバーからの報告や相談を待たなくても、予定通りに進んでいない仕事がわかります。

スケジュールが共有されていないと、自分ひとりで問題を抱え込んでしまうメンバーがいた場合に、後になって、さらに大きな問題に発展しかねません。

問題が生じた際には、その問題の影響が小さく、スケジュールの遅れも小幅なうちに、手を打つことが大切です。
そのために、あらかじめスケジュールを共有して管理しておくことが役立ちます。

関連記事はこちら>> スケジュールを厳守したい！タスク管理のポイントとツールを紹介

スケジュールを共有して管理する際の3つの注意点

何も考えずにスケジュールの共有だけをしても、うまく機能しないことがよくあります。

スケジュールを共有して管理する際の注意点を3つ紹介します。

注意点①スケジュールを記載するルールを決める

どのようにスケジュールを記載するのか、あらかじめルールを決めておきましょう。

メンバーそれぞれが自分の好きなようにスケジュールを記載すると、他のメンバーがスケジュールを見た際に、誤解が生まれてしまいがちだからです。

たとえばルールとして「スケジュールには移動時間を明記する」と決めておくといったことがあります。

「14:00〜16:00　A社で打ち合わせ」と記載すると、「16:00から社内での会議の予定を入れても問題ない」と他のメンバーに判断されそうですが、以下のように記載することで予定がより明確になります。

時間	予定
13:30〜14:00	自社からA社に移動
14:00〜16:00	A社で打ち合わせ
16:00〜16:30	A社から自社に移動

 

誤解が生じるのを防ぐために、スケジュールの記載のルールを決めておくことが大切です。

注意点②なるべく細かくスケジュールを立てる

スケジュールはなるべく細かく立てたうえで、共有しておきましょう。

おおざっぱなスケジュールでは、他のメンバーがスケジュールを見ても、予定通りに仕事が進んでいるのか判断できないからです。

たとえば「9:00〜17:00　内定者研修の準備」と記載したのでは、他のメンバーには予定の詳細が伝わらないので、以下のように細かく記載しましょう。

時間	予定
9:00〜12:00	内定者研修の資料作り
12:00〜13:00	昼食休憩
13:00〜15:00	資料の印刷とその他の配布物を全員分用意
15:00〜17:00	研修会場のセッテイングと機材のテスト

 

このように記載しておくことで、昼食休憩のときに他のメンバーは「プレゼン資料作りは終わった？」と気軽に声をかけられます。

もし進捗に問題があれば、他のメンバーが代わりに研修会場のセッティングをしてあげるなど、フォローができます。

スケジュールの共有を意味があるものにするには、細かくスケジュールを立てておくことが大切です。

注意点③他のメンバーのスケジュールに気を配る

スケジュールを共有したら、他のメンバーのスケジュールにも気を配りましょう。
他のメンバーの予定を確認せず、お互いにフォローもしないのであれば、そもそもスケジュールを共有した意味がないからです。

大切なのは「他のメンバーの予定を確認可能な状態にすること」ではなく、「他のメンバーの予定を確認すること」です。

メンバー全員がスケジュールを共有する目的を理解したうえで行動しなければ、大きな成果は期待できません。

スケジュールを共有できる管理ツールを選ぶ3つのポイント

スケジュールを共有して管理するには、専用のツールを使うと便利です。

スケジュール管理ツールを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

①誰でも簡単に操作できる

ツールは誰でも簡単に操作できることが大切です。

操作が複雑で使いにくいと、導入しても誰も使わなくなってしまうからです。

新しいツールを使うのがいちばん苦手そうなメンバーをイメージして、 その人でも使えそうなツールを選びましょう。

②即座にスケジュールが共有される

ツールは即座にスケジュールを共有できるものを選ぶべきです。

たとえばスケジュールを記載した後にアップロードが必要だと、アップロードを忘れてしまいがちです。

記載したスケジュールが自動的に共有されるツールであれば、共有を忘れる心配がなく手間もかかりません。

③「ガントチャート」が使える

「ガントチャート」の 機能が使えるツールを選びましょう。
ガントチャートとは、横棒グラフを使ってスケジュールを「見える化」する機能です。

予定より遅れている作業があった際にすぐに気づけるなど、利用することでさまざまな利点があります。

せっかくツールを導入するからには、ガントチャートを活用して、より効果的なスケジュール管理を目指すとよいでしょう。

関連記事はこちら>> ガントチャートとは？利用例とおすすめツールを紹介

スケジュールを共有して管理するためのツール3選

スケジュールを共有して管理できるツールはたくさんあるので、どれを選べばよいのか迷ってしまうでしょう。

そこでおすすめのツールを3つ紹介します。

①Lychee Redmine｜機能が豊富

Lychee Redmine（ライチレッドマイン）は、機能が豊富なスケジュール管理ツールです。

1週間の作業予定をカレンダーで管理できる「タイムマネジメント」や、予定工数と実績を表とグラフで可視化できる「リソースマネジメント」など、役立つ機能が満載です。

スケジュールを共有しつつ、より高度な管理を導入したいなら、Lychee Redmineをおすすめします。

関連記事はこちら>> Lychee Redmineとは？機能やメリットについて詳しくご紹介

プラン	月額料金	利用機能
フリー	無料	基本機能 カンバン
スタンダード	900円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード
プレミアム	1,400円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理  CCPM
ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］	2,100円	基本機能 ガントチャート カンバン ダッシュボード 工数リソース管理 EVM コスト管理 CCPM プロジェクトレポート カスタムフィールド チケット関連図 グループの階層化機能

②Jooto｜シンプルで操作しやすい

引用：Jooto

Jooto（ジョートー）は、シンプルで使いやすいのが特長のツールです。

ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作だけで使えるので、ふだんツールを使わない人でも扱えるでしょう。

スケジュール管理ツールを初めて使う方には、Jootoがおすすめです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	1ファイル上限	容量
無料	無料	4ユーザー	10MB	100MB
スタンダード	500円	1ユーザー追加ごとに課金	300MB	5GB/1ユーザー
エンタープライズ	1,300円	1ユーザー追加ごとに課金	1GB	10GB/1ユーザー

③backlog｜コミュニケーションが簡単

引用；backlog

backlog（バックログ）は、コミュニケーションがしやすいツールです。

他のメンバーのスケジュールに気軽に「いいね」を送ったり、コメントを残したりできるので、自然に交流が生まれます。

スケジュールの共有をきっかけにして、メンバー間のコミュニケーションを増やしたいのであれば、backlogがぴったりです。

プラン	料金(月額)	ユーザー数	プロジェクト数	容量
プラチナ	55,000円	無制限	無制限	2GB
プレミアム	21,780円	無制限	無制限	5GB〜
スタンダード	12,980円	無制限	100件	5GB/1ユーザー
スターター	2,640円	30ユーザー	5件	10GB/1ユーザー

スケジュールは共有して管理しよう

スケジュールを共有して管理するべき理由や、注意点などを紹介しました。

メンバーどうしでスケジュールをチェックし合い、必要であればフォローすることで、仕事がスムーズに進みます。

ぜひスケジュールの共有をしてみてください。

スケジュールを共有して管理するなら、専用のツールを使うのがおすすめです。

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