仕事効率化・生産性アップ 
「アナログでのタスク整理には限界を感じる。やはりタスク管理ツールを使って、タスクを整理しよう」
「タスク管理ツールってたくさんあるな。おすすめのタスク管理ツールが知りたい」
生産性の向上と現代のビジネスマンの関係は、切っても切れない関係です。
山のように積み重なっているタスクを消化するには、生産性の向上は必要不可欠だからです。
生産性を向上させる方法として、もっとも手近な方法はツールの導入でしょう。
タスク管理ツールは進捗の管理や情報の共有化など、アナログ的なタスク管理をより一歩進んだタスク管理を実現します。
一方でタスク管理ツールの導入には費用もかかるため、ツールの導入に二の足を踏んでしまう方も多いのではないでしょうか。
今回はタスク管理ツールを無料で使う方法を解説。
タスク管理ツールの選ぶポイントや、おすすめのツールもあわせて紹介します。
この記事を参考にして、生産性の高い業務を実現しましょう。
無料のタスク管理ツールでタスクを整理しよう
また有料のタスク管理ツールであっても、期間限定のトライアルバージョンが用意されているため、無料でタスク管理ツールが使用できます。
タスク管理は手帳やふせん、メモ帳などアナログ的な方法でも十分可能です。
タスクの確認が素早くできる点は、アナログ管理での大きな利点といえるでしょう。
一方でタスク管理ツールによるタスクの整理は効率的かつ、どこからでも整理ができる点が大きな魅力です。
管理するタスクの数が多い場合には、タスク管理ツールを使用した方が確実なタスク整理につながります。
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無料のタスク管理ツールを選ぶ5つの基準
この章では、無料のタスク管理ツールを選ぶ基準を5つ紹介します。
①操作性
タスク管理ツールを選ぶポイントその1は、タスク管理ツールの操作性です。
ツールにおける操作性は、生産性へダイレクトに影響します。
ツールが使いにくければ、日々の業務に影響がでるのはいうまでもないでしょう。
無料のツールと聞くと仮に操作性に難があっても、つい仕方ないと納得してしまう方がいるかもしれません。
無料とはいえども、タスク管理ツールは毎日使うツールなので、操作性は譲ってはいけないポイントです。
操作性を妥協して導入してしまうと、自身や現場が苦しむかもしれません。
無料のタスク管理ツールだからこそ、色々なツールを試して、自身が操作しやすいツールを選びましょう。
②目的の機能はあるか
タスク管理ツールを選ぶポイントその2は、目的の機能があるか否かです。
タスク管理ツールは機能が少ないシンプルなツールから、かゆい所に手が届く多機能なツールまでと多種多様にあります。
豊富な種類がある中で目的の機能があるかどうかは、タスク管理ツールを選ぶポイントです。
例えば、タスク管理の手法にカンバンボードを使い慣れている開発チームがあるとしましょう。
カンバンボードをよく使う開発チームが、タスク管理ツールに求める機能はカンバンボードです
目的の機能があってタスク管理ツールを導入する場合には、機能の有無で候補を絞ってくとツール選びがはかどるでしょう。
③サポート体制
タスク管理ツールを選ぶポイントその3は、サポートの体制です。
ユーザビリティの高いタスク管理ツールが増えているとはいえ、デジタルツールである点に変わりはありません。
ユーザーとしては、使い方がわからないときや機能について開発元に質問したいときがあるでしょう。
開発元からすんなりと回答が得られれば問題はありませんが、一向に回答がないとユーザーとしては困ってしまいます。
タスク管理ツールを問題なく使用するためには、ユーザー側の疑問をどれだけサポートしてくれるかも選定ポイントになります。
④インストール方式
タスク管理ツールを選ぶポイントその4は、インストール方式です。
以前は、タスク管理ツールにはオンプレミス方式しかありませんでした。
最近ではテクノロジーの発達により、クラウド方式のタスク管理ツールも現れています。
それぞれのメリット・デメリットをみてみましょう。
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メリット |
デメリット |
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|
オンプレミス |
・自社内で完結できるのでセキュリティ性が高い ・自社内で運用しているため、パフォーマンス安定している |
・インストールにコストがかかる ・バックアップは自身でする必要がある |
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クラウド |
・インストールがないため、低コストですむ ・バックアップはシステム側がおこなってくれる |
・Webを経由するため、セキュリティ上のリスクがある ・ネットワークやサーバの状態次第ではパフォーマンスが悪化する可能性がある |
⑤セキュリティ
タスク管理ツールを選ぶポイントその5は、セキュリティです。
最近ではタスク管理ツールといえども、セキュリティ性能は重要なポイントです。
特にクラウド方式のタスク管理ツールの場合には、Webを経由します。
Webを経由する以上、セキュリティ性能が高くなければ、情報漏洩のリスクに直面するでしょう。
もちろん、自身でもセキュリティ対策ソフトを導入して、セキュリティレベルを上げる必要があります。
タスク管理ツール自体のセキュリティも、万全なツールを選んだ方がよりセキュリティリスクに対応できるでしょう。
無料で試せるおすすめのタスク管理ツール5選
完全に無料のツールもあれば、期間限定で無料となっているツールもあります。
まずは色々触ってみて、各ツールの良さを体感しましょう。
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Lychee Redmine
Lychee Redmineは、シンプルなUIと操作性の高さが特徴のプロジェクト管理ツールです。
Lychee Redmineは総合的なプロジェクト管理ツールであるため、タスク管理機能もしっかりと実装されています。
これまで7,000社を超える企業がLychee Redmineを導入しているため、実績面もバツグンです。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。
まずは期間限定でお試しいただき、Lychee Redmineの操作性の高さを実感してみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム［★一番人気］ | 1,400円 |
|
| ビジネス | 2,100円 |
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Backlog
引用：Backlog
総合的なプロジェクト管理ツールとして、さまざまな職種で使用されているのがBacklogです。
プロジェクト管理ツールとしてのレベルの高さに加え、業務に必要なwikiやストレージ機能なども兼ね備えています。
機能の豊富さが、さまざまな職種でbacklogが使用されている要因といえるでしょう。
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料金プラン |
料金(月額) |
対応ユーザー数 |
対応機能 |
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スタータープラン |
2,640円
|
30人 |
カンバン |
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スタンダードプラン |
12,980円 |
無制限 |
カンバン ガントチャート バーンダウンチャート etc |
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プレミアムプラン |
21,780円 |
無制限 |
スタンダードプラン機能 課題のテンプレート 属性のカスタマイズ etc |
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プラチナプラン |
55,000円 |
無制限 |
プレミアムプランと同様 |
Jooto
引用：Jooto
近年メディアへの露出が高く、注目を集めているプロジェクト管理ツールがJootoです。
Jootoの特徴は、スムーズな情報共有でしょう。
カンバン方式でタスクを管理しており、カンバンにはさまざまな形式のファイルが添付できるため、スムーズな情報共有ができます。
画像や動画など大容量のファイルでも添付可能なことから、色々な業種にも使えるツールといえるでしょう。
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料金プラン |
料金(月額) |
対応ユーザー数 |
対応機能 |
|
フリープラン |
無料
|
4人 |
基本機能すべて |
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スタンダードプラン |
500円 |
4人まで無料 1人追加ごとに課金 |
基本機能すべて |
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エンタープライズプラン |
1,300円 |
1人～ |
基本機能すべて |
Todoist
引用：Todoist
個人のタスク管理から大規模プロジェクトのタスク管理まで幅広く使えるのが、Todoistです。
Todoistはタスク管理の専門ツールとして、2007年にリリースされてから多くのユーザー・企業で使われてきました。
Todoistの特徴は豊富なテンプレートと対応するデバイスが多い点です。
Todoistでは100を超えるテンプレートが用意されており、一からタスクを作成する必要はありません。
またパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット端末、ウェアラブル端末に対応しているのもTodoistの強みです。
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料金プラン |
料金(月額) |
対応ユーザー数 |
対応機能 |
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無料プラン |
0円 |
5人 |
優先度設定 コメント カレンダー同期etc |
|
プロプラン |
588円 |
25人 |
無料プランの機能 リマインダー 自動バックアップetc |
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ビジネスプラン |
888円 |
50人 |
すべての機能 |
Trello
引用：Trello
ビジネスツールが業務に欠かせない現代では、ツール同士の連携も重要な選定ポイントです。
Trelloは、SlackやDropboxと連携しており、スムーズに情報が連携されます。
またタスクを整理するためのカードは、カスタマイズが可能なため、汎用的な使い方ができる点もTrelloの特徴です。
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料金プラン |
料金(月額) |
ボード数 |
対応機能 |
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スタンダードプラン |
約670円 ※5USD |
無制限 |
検索条件の保存 チェックリスト カスタムフィールドetc |
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プレミアムプラン |
約1340円 ※10USD |
無制限 |
スタンダードプランの機能 タイムラインビュー ダッシュボードビューetc |
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エンタープライズプラン |
約2345円 ※17.5USD |
無制限 |
すべての機能 |
無料のタスク管理ツールを活用して生産性の高い毎日を
効率性や確実なタスク管理を重視するのであれば、タスク管理ツールが断然おすすめです。
タスク管理ツールを選ぶ場合には、以下5つの基準をもとに選びましょう。
- 操作性
- 目的の機能はあるか
- サポート体制
- インストール方式
- セキュリティ
確実なタスク管理を実現したいのであれば、Lychee Redmineがおすすめです。
優れた操作性とカンバン方式によるタスク管理で、これまでタスク管理にかけていた時間が大幅に削減されるでしょう。
Lychee Redmineを使用してみたい場合には、期間限定でのトライアルがおすすめです。
全機能を無料で使えるため、Lychee Redmineの機能性や操作性を実感していただけるでしょう。
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