仕事効率化・生産性アップ 
「タスク管理が上手い人はどのようにしているのか知りたい」「上手い人がやっているコツを取り入れて自分もタスク管理が上手くなりたい」
このような悩みをお持ちではないでしょうか。タスクを適切に管理するのは簡単ではありません。しかし、上手い人が実践している方法を取り入れることで、今までより管理が上手くなる可能性があります。
本記事では、タスク管理が上手い人の特徴や管理のコツなどについて解説します。
タスク管理が上手い人の5つの特徴
タスク管理が上手い人の特徴は以下の5つです。
- タスクの優先順位を理解している
- タスクを可視化している
- 各タスクの処理に必要な時間を把握している
- 余裕を持ったスケジュールを作成している
- 関係者と適切にコミュニケーションがとれている
それぞれについて詳しく解説します。
タスクの優先順位を理解している
タスク管理が上手い人の特徴の一つとして、タスクの優先順位を理解していることが挙げられます。タスクの優先順位を理解して業務を進めることで、限られた時間とリソースを効果的に使用できるからです。
例えば、タスクの優先順位を理解している人は、緊急かつ重要なタスクを最優先で処理し、重要ではあるが緊急でないタスクはそれに次ぐ形で処理することで、限られた時間とリソースをもっとも効果的に利用しています。
このように優先順位をつけてタスクを処理すれば、時間の浪費を防ぎストレスを軽減しながら、目標達成に向けて効率的に進めることが可能です。
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タスクを可視化している
タスクを可視化している点もタスク管理が上手い人の特徴です。
タスクを可視化することで、やるべきことの全体像が明確になり、優先順位や期限が視覚的に認識できます。これにより、計画的に作業を進めることが可能です。反対に、タスクが曖昧な状態ではスケジュールが立てにくくなり、期日通りのタスク達成が不確実なものとなる懸念があります。
具体的な可視化の方法としては、カレンダーへの記入や、ホワイトボードなどの活用が挙げられます。日々の作業の優先順位を瞬時に判断でき、効率的なタスク管理を行いましょう。
各タスクの処理に必要な時間を把握している
タスク管理が上手い人は、各タスクの処理に必要な時間を把握して業務を進めています。タスクにかかる時間を正確に見積もることで、日々のスケジュールを現実的に計画し、無駄なくタスクを処理できるからです。
例えば、レポートを書くのに通常3時間かかるとわかっていれば、そのタスクを計画する際に適切に時間を割り当てることができます。反対に、時間を正しく把握できていない場合、早く終わりすぎて無駄な時間が生じたり、スケジュールに遅れが生じたりします。
余裕を持ったスケジューリングをしている
タスク管理が上手い人の特徴は、余裕を持ってスケジュールを作成しています。予期せぬトラブルや急なタスクの追加が発生した際にも、スケジュールに影響を与えずに対処が可能です。また、スケジュールに余裕があることで、ストレスを減らし、生産性を維持するのにも役立ちます。
一方で、いくら余裕を持ったスケジュールを作成していたとしても、大きなトラブルなどでどうしても時間が足りなくなってしまうケースも少なくありません。タスク管理が上手い人はこのような場合でも、周囲に相談の上でタスクを割り振るなどして対応しています。
関係者と適切にコミュニケーションがとれている
タスク管理が上手い人は、周囲とコミュニケーションがとれている人も多いです。
タスクによっては、関係者の確認や許可をとったり、外部から資料を取り寄せたりしないと進められないケースがあります。タスク管理が上手い人は、必要になってから動き出すのではなく、事前に周囲とコミュニケーションをとり、タスクが滞らないように工夫しているはずです。
また、メンバー同士でも適切にコミュニケーションをとり、進捗を共有しておくことで誤解や重複作業を防いでいます。
タスク管理を上手くするための5つのコツ
タスク管理を上手くするためのコツは以下の5つです。
- タスクを抜け漏れなく抽出して可視化する
- 余裕を持ったスケジュールを設定する
- 返信までの時間を考慮したコミュニケーションを意識する
- シングルタスクを意識する
- タスク管理ツールを利用する
詳しく解説しますので、タスク管理をする際の参考にしてください。
タスクを抜け漏れなく抽出して可視化する
一つ目のコツは、タスクを抜け漏れなく抽出して可視化することです。
すべてのタスクを明確にすることで、何を、いつまでに終わらせるべきかが一覧で確認でき、優先順位付けやスケジュール調整に役立ちます。結果、タスクの抜け漏れや重複を防ぎ、スケジュール通りの進行が可能です。
タスクを細分化する際にはWBSの利用がおすすめです。WBSとは、プロジェクト全体を構成する作業を段階的に分解し、細かいタスクにまで落とし込む手法で、より精度の高いタスク抽出が可能です。
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余裕を持ったスケジュールを設定する
二つ目のコツは余裕を持ったスケジュールを設定することです。
例えば、スケジュールを組む際に、4時間で完了すると予想されるタスクに対しては、余裕を持って5～6時間を割り当てる、などです。余裕を持ったスケジューリングにより、予期せぬトラブルや追加タスクが生じた際にも柔軟に対応できます。また、時間的猶予が生まれることによるストレスの軽減と効率アップにつながります。
無理なスケジュール設定は、納期遅れだけでなく品質の低下にもつながります。無理なく高品質のプロダクトを作成するためにも余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。
返信までの時間を考慮したコミュニケーションを意識する
三つ目のコツは、返信までの時間を考慮したコミュニケーションを意識することです。
タスクを進めるにあたって、顧客や他メンバーに確認が必要になるケースがあります。しかし相手側にも進めるべき業務があるため、必ずしもすぐさま連絡がくるわけではありません。そのため、確認に必要になってから連絡を取っていては、業務を進められない時間ができてしまう可能性があります。
特に、資料や許可をもらう際は多くの時間を要する可能性があります。スムーズにタスクを進めるためにも余裕を持って連絡しておきましょう。
シングルタスクを意識する
四つ目のコツは、シングルタスクを意識して作業を進めることです。
マルチタスクは、一見効率的に見えますが「意識が分散する」「作業の切り替えに時間的なロスが発生する」などが理由でかえって効率が悪化します。反対に、一つずつタスクに集中することで、より効率的かつ高い品質で完了できます。
以上のことから、複数のタスクを処理しなければならない場合、優先順位をつけて一つずつタスクを進めましょう。どうしても期限までに間に合わない場合は周囲に相談するのも一つの方法です。
タスク管理ツールを利用する
最後のコツは、タスク管理ツールを利用することです。
タスク管理を適切に行うためには、スケジュールやプロジェクト全体の期日なども考慮しなければなりません。そのため、各データを個別に管理している場合、変更の度にすべてのデータを調整しなければならず、ミスや混乱が生じる可能性が上がります。
タスク管理ツールは、スケジュールや期日などを一元管理できるため、混乱することなくタスクを進められます。また、タスク管理をサポートする多くの機能が搭載されており効率的な管理が可能です。コストがかかる、操作を覚えるのに時間がかかる、などのデメリットもありますが、長期的に見れば高い費用対効果が期待できます。タスク管理に課題を感じている方は、ぜひ導入を検討してみましょう。
タスク管理が上手くなるおすすめのツール3選
タスク管理が上手くなるおすすめのツールを以下の3つ紹介します。
- Lychee Redmine
- Jooto
- Trello
タスク管理ツールを導入する際の参考にしてください。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、7,000社以上もの導入実績をもつタスク管理ツールです。
Lychee Redmineには、タスク管理機能「カンバン」やガントチャート、タイムマネジメント機能など、タスクやプロジェクトの進行をサポートする多くの機能が搭載されています。操作性にも優れ、ツール操作に不安のある方でも安心して利用できます。
また、サポート対応もきめ細かで、操作で不明な点を気軽に確認できる点も大きな魅力です。現在はすべての有料プランを30日間無料で試せますので、タスク管理ツールの導入をご検討中の方はぜひ一度お試しください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
|
| プレミアム | 1,400円 |
|
| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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Jooto
引用：Jooto
Jootoは、直感的な操作性と豊富な機能を備えたタスク管理ツールです。
jootoは、ドラッグ＆ドロップのみでほぼすべての操作ができるため、誰でも直感的に操作することが可能です。タスク管理やガントチャート、数値管理など機能も充実しているためタスク管理を大きくサポートしてくれます。
また、4名までであれば基本機能をすべて使える無料プランも用意されています。小規模プロジェクトやスモールスタートで試してみたい企業におすすめのツールです。
Trello
引用：Trello
Trelloは、タスク管理や生産性の向上を目的としたツールです。
ボードやリスト、カードの3種類からタスクを管理できるため、チームに使いやすい形式で必要な内容を管理できます。また、GoogleやGmail、Slackなどとの連携機能も備わっているため、現在使っているツールをそのまま利用できる点も魅力です。
無料版が用意されており、一部の制限はあるものの人数無制限で利用できます。
タスク管理が上手い人がやっているコツを取り入れよう
タスク管理が上手い人は、タスクの可視化や優先順位付けを行い、スケジュールを適切に管理をして業務を進めています。本記事で紹介しているコツを試してみながら、自分のやりやすい形を探してみましょう。
一方、抱えているタスクの量によっては独力でのタスク管理は困難です。現状のままでの改善が難しいと感じている方は、タスク管理ツールの利用がおすすめです。
Lychee Redmineは、豊富な機能と直感的な操作性を併せ持つタスク管理ツールです。現在、すべての有料プランを30日間無料でお試しできますので、この機会にぜひ一度使ってみてください。
プロジェクト管理手法
仕事効率化・生産性アップ
Redmine
調査レポート
Lychee Redmine活用
Lychee Redmine活用
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