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2021年12月29日

リソース管理とは？種類や重要性、管理手法を徹底解説

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プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを成功させるためになくてはならない仕事です。

とはいえ、プロジェクトマネージャーを任せられても「いったい何をすればいいんだろう…」と不安になっていませんか？

そこで、本記事ではプロジェクトマネジメントの基本や便利ツール、おすすめの本をご紹介。

はじめてプロジェクトマネージャーを任された人に向けて、分かりやすく解説します。
プロジェクトマネジメントの仕事内容について知りたい人は、ぜひ参考にしてください。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを管理することです。プロジェクトがスムーズに進められるようにさまざまな要素を管理・調整します。

プロジェクトを進めるうえで管理する具体的な内容は次の通り。

スケジュール
計画の進捗
プロジェクトの予算やコスト
人や物についてのリソース
プロジェクト内のタスク

現在ではプロジェクトマネジメントに関して体系的にまとめられたマニュアルがあったり、スキルを証明したりするための資格が存在したりします。

たとえば、PMI（Project Management Institute Japan）といわれるプロジェクトマネジメントの普及を目指す非営利団体は、国際的な資格の認定機関として有名です。

PMIはPMBOK（Project Management Body of Knowledge）といわれるプロジェクトマネジメントに関するガイドブックを発表しており、プロジェクト管理のためのバイブルとして多くのマネージャーが愛読しています。

プロジェクトマネジメントは、経験則によるノウハウというだけではなく、体系化されたスキルとして認知されているのです。

プロジェクトマネジメントの必要性

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトをスムーズに運営し、計画通りに遂行するにも欠かせないものです。プロジェクトには多くのメンバーが参加し、さまざまなタスクに取り組むこととなりますが、メンバーが能力を発揮でき、効率的に業務を行える環境を整える必要があります。

プロジェクトマネジメントの担当者は、目の前の作業だけに捉われるのではなく、プロジェクト全体を俯瞰し、各タスクの進捗状況を把握し、必要に応じて管理を行うなどして最終的にプロジェクトを成功させるために、マネジメントに取り組まなければなりません。

プロジェクトマネジメントを実施するメリット

プロジェクトマネジメントに取り組むことでさまざまなメリットが得られます。具体的には以下のような点です。

目標を明確にできる
問題の早期発見につながる
進捗状況をスムーズに把握できる

ここではこれらのメリットについて解説します。プロジェクトマネジメントが重要であることはなんとなくわかっているものの、いまいち取り組むメリットがわからないといった方はぜひ参考にしてください。

目標を明確にできる

プロジェクトマネジメントを行うメリットのひとつが、チームの目標の明確化です。プロジェクトマネージャが何を目指してプロジェクトに取り組むのか、そのために何をする必要があるのかといったことを示し、チーム全員に共有することで、プロジェクトが動き出してから方向性を見失うリスク抑えられます。明確な目標があれば、プロジェクトメンバーも各自のタスクに取り組みやすいです。

問題の早期発見につながる

プロジェクトマネジメントを通して定期的な状況把握に努めることで、問題の早期発見・解決も可能です。問題が大きくなる前に発見し、対策をすることで、必要以上にコストがかかってしまうといった事態も回避できます。また、問題対応に追われて納期に間に合わない、作業スケジュールが逼迫されるといったケースも起こりにくいです。

進捗状況をスムーズに把握できる

こまめなプロジェクトマネジメントを行うことで、プロジェクトの進捗状況をスムーズに把握できます。例えば、プロジェクトマネジメントのためにガントチャートやWBSといった手法を用いることで、進捗状況をリアルタイムで把握できるようになり、問題へのスムーズな対応やリソースの適切な割り当てが可能です。プロジェクトメンバー各自にタスクや進捗管理を任せてしまうと、進捗状況が共有されず、状況把握ができないため後になってから大きな問題が発覚するといったケースも起こり得ます。このような事態を回避するためにも、プロジェクトマネジメントは必要不可欠です。

プロジェクトマネジメントを行う上での注意点

プロジェクトマネジメントに取り組む際には以下のような点に注意しなければなりません。

プロジェクトの目的・ゴールを明確にする
目的達成のために必要な計画を検討する
プロジェクトメンバーとコミュニケーションをとる
各メンバーの役割分担の明確化及びタスクの見える化
リスクを把握する

ここでは、これらの点について詳しく解説します。先ほど紹介したメリットと合わせて覚えておいてください。

プロジェクトの目的・ゴールを明確にする

プロジェクトマネジメントを行う場合、そのプロジェクトの目的やゴールを明確にした上で、プロジェクトメンバーに共有しなければなりません。これは目的やゴールがはっきりしていないと、プロジェクトメンバーは何をすればいいのか、何をモチベーションに取り組めばいいのかといった点がわからなくなるためです。また、目的・ゴールが曖昧だと判断基準も明確にならないため、プロジェクトの途中で方向性がブレてしまう恐れもあります。

目的達成のために必要な計画を検討する

設定した目標を達成するためには、どういった計画・タスクが必要なのかを検討しなければなりません。全体像を把握したうえで適切な計画設定を行なってください。タスクを設定する際は、各メンバーの能力を踏まえて割り当てを行い、一人ひとりが何をするのか明確な状況にします。タスクを見える化し、工程表を作るとよりわかりやすいです。

プロジェクトメンバーとコミュニケーションをとる

プロジェクトメンバーとはこまめにコミュニケーションをとり、進捗状況の把握や情報共有に努めることも大切です。プロジェクトのスムーズな進行、適切な管理にはコミュニケーションが大きな役割を果たします。何かトラブルがあった時にメンバーが怒られるのを恐れて報告しないといったようなチームだとプロジェクトはうまく進みません。進捗状況の報告やトラブルの報告、作業の相談など、どのようなことでもメンバーが話せるよう、プロジェクトマネジメントの担当者が普段からこまめにコミュニケーションをとりにいくことが大切です。

各メンバーの役割分担の明確化及びタスクの見える化

プロジェクトはさまざまなタスクから構成されており、それぞれに担当者がつくため、各メンバーがどの役割・タスクを担うのかを明確にしたうえでタスクを目に見える形にするために工程表を作成する必要があります。

誰が何を担当するのか、いつまでに担当するのか、他のタスクとの関係はどのようなものなのかといったことが一目でわかるような工程表を作成できれば、プロジェクトマネジメントをよりスムーズに進められます。

リスクを把握する

プロジェクトで起こりうるリスクの把握にも努め、リスクの評価および適切な対策を実行する必要もあります。いくら明確なプロジェクトのゴールを設定し、抜け漏れのない計画を立てたとしても、外部の要因によって想定外の事態が発生する可能性はゼロではありません。例えば、クライアントから急な仕様変更を依頼されてスケジュール変更を強いられることも考えられます。

プロジェクトマネジメントにあたっては、プロジェクトチームを取り巻く環境を踏まえたうえでどういったリスクが起こるのか、考えられうるものを全て洗い出し把握したうえで、万が一発生した際にはどのように対策するのかまで検討しておくのが理想的です。

プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトマネジメントに必要なスキルは次の通りです。

①人間関係を円滑にするコミュニケーションスキル
②情報を整理して管理するスキル
③問題や課題を分析して解決するスキル
④QCDの管理能力

各項目を詳しく解説します。

①人間関係を円滑にするコミュニケーションスキル

プロジェクトマネジメントには、人間関係を円滑にするコミュニケーションスキルが求められます。

具体的には、次のような形での取り組みがプロジェクトマネジメントには必要です。

リーダーとしてプロジェクトを引っ張る
ファシリテーターとしてプロジェクトに関わりミーティングの意見交換を活発にする
ネゴシエーターとしてプロジェクト関係者同士の意見や利害を調整する

さまざまな人と良好に付き合える高いコミュニケーション能力も必要だといえるでしょう。

②情報を整理して管理するスキル

プロジェクトマネジメントには、プロジェクトに関係する情報を整理して、管理するスキルが求められます。

プロジェクトの進捗には、さまざまな情報が関係します。

スケジュール
予算
品質に関するデータ
プロジェクトメンバーの能力
関連タスク　など

そのため、プロジェクトを成功させるには多種多様な情報を、系統立てて整理する必要があるのです。

さらにステークホルダーに対してプロジェクトの進捗や品質について報告するために、必要な情報をすぐに取り出せるように管理しておく必要もあります。

③問題や課題を分析して解決するスキル

プロジェクトの進捗過程で、さまざまな問題や課題は出てくるもの。
そのためプロジェクトマネジメントには、問題や課題を解決するスキルが求められます。

問題や課題を解決するには、情報やデータを分析して原因を特定する能力も重要です。

突然起こるトラブルにも柔軟に対応できる、フットワークの軽さもプロジェクトマネジメントには必要でしょう。

④QCDの管理能力

QCDとは、「Quality（品質）」、「Cost（コスト）」、「Delivery（納期）」のことで、プロジェクトの最終的な目標は、このQCDにおいて利益を生み出すことです。そのため、QCDを適切に管理するスキルが求められます。

QCDの管理は、プロジェクト進行中も適宜行わなければなりません。これは、QCDの各要素はプロジェクト開始段階で条件が設定されているケースが多いためです。」バランスの把握・管理、適切な対策の実行が最終的なQCDの利益につながります。

プロジェクトマネジメントで用いられる5つの手法

それでは具体的にどんな手法がプロジェクトマネジメントにおいて用いられるのか、みていきましょう。

PMBOK

PMBOKとはProject Management Body Of Knowledgeの頭文字をとったもので、日本語にすると「プロジェクトマネジメントの知識体系」といえます。これは、簡単にいうとプロジェクトマネジメントの手法を体系化したガイドラインです。プロジェクトマネジメントにどういったプロセスが必要なのか、各プロセスの目的や使用できるツール、技法などがまとめられているため、プロジェクトマネジメントに取り組むうえで大いに参考にできます。

PMBOKの目的は、プロジェクトにおけるQCD（品質・コスト・納期）を達成することですが、最新版のPMBOK7では、ビジネスを取り巻く環境の変化やプロジェクトに対する関わり方の多様化などの点から、目的が「QCDの達成」から「価値の提供」へと変更されています。

ガントチャート

ガントチャートを使えば、タスクごとの達成率を棒グラフにすることで、進捗状況を視覚的に確認することが可能です。

縦軸には各タスクの項目、横軸には日付が入ります。

進捗の遅れているタスクがあってもすぐに判明するため、迅速な対応が可能です。

PERT

PERTは「Program Evaluation and Review Technique」の略で日本語では、アローダイアグラムとも呼ばれています。

プロジェクトの工程を図形で、次の工程につながる流れを矢印で、工程の所要時間を数値で表す手法です。

タスクごとの関係性とそれぞれにかかる工数を明確にするのに向いています。

WBS

WBSとは、Work Breakdown Structureの頭文字をとったもので、日本語だと「作業分解構成図」と訳せます。これは簡単にいうと、プロジェクトを構成するタスクを細分化したうえで表にする手法です。WBSはプロジェクトのタスクを洗い出し、構築システムや最終目標までの工程を明確にする目的があります。

表では、タスクが層分けされたうえでツリー構造に並べられている為、タスク同士のつながりやリソースの把握を行いやすいです。WBSの作成過程では、プロジェクト全体のタスクを洗い出すこととなるため、重要なタスクの抜け漏れ等の回避も期待できます。

CCPM

CCPMとはCritical Chain Project Managementの頭文字をとったもので、プロジェクトにおける各タスクのコストやスケジュールを抑え、その分をバッファに充てる管理手法のことです。そもそもクリティカルチェーンとは、プロジェクトの中でも一番時間がかかると考えられる作業の流れのことを意味します。その作業の流れを管理し、可能な範囲でスケジュールを短縮したうえでバッファを設けます。

例えば、10日かかる作業を7日で終えるようにし、3日のバッファを持たせるといった形です。このような形でバッファを設けておけば、万が一プロジェクトでトラブルや仕様変更等が発生したとしても当初のスケジュール内で対応できる可能性が高まります。

プロジェクトマネジメントに関する資格

ここでは、プロジェクトマネジメントのスキルを証明できる資格として、以下の4つを紹介します。

プロジェクトマネージャ試験（PM）
P2M試験
PMOスペシャリスト認定資格
PMP

プロジェクトマネージャ試験（PM）

プロジェクトマネージャ試験とは、システム開発プロジェクトの管理責任者としてのスキルを有していることを認定する資格試験です。このプロジェクトマネージャ試験は情報処理推進機構（IPA）が実施する「情報処理技術者試験」という国家試験の区分の1つです。

試験自体は高い専門性を問われ、出題範囲も広いことから難易度は高いといえます。それでも合格できれば自身のスキルを証明できるため、プロジェクトマネージャを目指す方は受験を検討してみてください。

なお、プロジェクトマネージャ試験に合格すると、中小企業診断士や弁理士、技術士といった他の資格試験で一部の試験項目が免除されます。

P2M試験

P2M試験は、プロジェクトマネジメントやプログラムマネジメントに関する知識やスキルを証明する資格試験です。こちらの試験はエンジニアリング振興協会が2001年に発行した民間資格です。

試験では産業界が広く認める水準でのプロジェクトマネージャ人材を育成することを志向しており、試験内容は、思考能力やプロジェクトマネジメントに関する体系的な知識、マネジメントに対する基本姿勢など総合的なスキル・能力が求められます。

プロジェクトマネジメントは、現在ではビジネスにおいて一般的なものとなっているため、資格を取得することで企業からの評価を高められます。

PMOスペシャリスト認定資格

PMOスペシャリスト認定資格は、PMOの現場において求められる知識を確認し、それを認定する資格です。一般社団法人日本PMO協会が資格の認定を行っています。

そもそもPMOとは「Project Management Office」の頭文字であり、企業やプロジェクトチームなどの組織内における個々のプロジェクトマネジメント支援を行う部門や構造システムのことを意味します。個人によるプロジェクトマネジメントではなく、組織的なプロジェクトマネジメント能力の工場に貢献する重要な役割を担うのがPMOです。試験はオンライン方式となっており、50問の選択式問題を90分で解く形となっているため、試験対策は行いやすいといえます。プロジェクトマネジメントの中でも、PMOとしての専門性やスキルを証明したい方におすすめの資格です。

PMP

PMPとは「Project Management Professional」の頭文字をとったもので、アメリカのPMI（Project Management Institute）が認定する資格試験です。1984年に創設されたこちらの資格は、アメリカの機関による認定ということで、国際資格として活用できる点が特徴だといえます。

PMPの目的は、プロジェクトマネジメントに関する経験や知識などを測定し、プロジェクトマネジメントの専門家であることを証明する点にあります。試験では知識面だけでなく、マネジメントに対する姿勢も問われるなど、より実践的です。

ちなみにPMPは、先ほど紹介したPMBOKのガイドブックに基づいて認定しているため、PMBOKについて理解を深めることも試験対策の一貫です。日本国内でのプロジェクトマネジメントはもちろん、将来的には海外でも活躍したいといった人におすすめの資格であるためぜひ取得を検討してみてください。