仕事効率化・生産性アップ 
ビジネスにおいてリソース管理はプロジェクトを成功に導くために重要な役割があります。
そのためプロジェクトマネージャーは、最適なリソースマネジメントをしなくてはいけません。
しかしリソースマネジメントをしたことがない方は、以下のような悩みがあるのではないでしょうか。
「そもそもリソースマネジメントがわからない」
「リソースマネジメントのはじめ方がわからない」
間違った方法で進めてしまうと時間を無駄にしてしまうので、正しくはじめたいですよね。
この記事では、リソースマネジメントの詳細から種類、はじめ方まで詳しく解説します。
ぜひ最後までご覧ください。
リソースマネジメントとは
プロジェクトによって割り当てるものは異なり、作業メンバーの能力や在庫、予算、生産リソースなどがあります。
目的達成のために必要な要素全てが当てはまるため、場合によっては多くのリソースが必要です。
必要となるリソースを洗い出し配分することで、プロジェクトは動き出します。
プロジェクトに関わる人材のスキルやノウハウ、タスクごとの時間配分を正確に見極めることが重要です。
よってプロジェクトマネージャーには、環境を把握するリソースマネジメント能力が求められます。
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経営に関するリソースマネジメントの種類
- 【ヒト】人的資源マネジメント
- 【モノ】物理的資源マネジメント
- 【カネ】運営資金マネジメント
- 【その他】時間や情報マネジメント
それぞれどのような特徴や役割があるのかを順番に解説します。
【ヒト】人的資源マネジメント
人的資源マネジメントは、経営資源で最も重要な「ヒト」を指します。
プロジェクトに関わる作業メンバーはそれぞれスキルや経験が異なるため、正しい配置をしなくてはいけません。
しかしスキルや経験があったとしても人にはモチベーションといった感情要素も含まれるので、状況によって生産性は大きく変化します。
逆にスキルや経験が少なくても向上心を持っていれば、学びのなかで成長していくこともあるでしょう。
そのためプロジェクトの担当になる作業メンバーやリーダーによって、成果率にも大きく影響が出ます。
人は感情によって動きが変化するので、リソースのなかでもとくに管理が難しいとされています。
【モノ】物理的資源マネジメント
物理的資源マネジメントは、作業に必要なオフィスや備品などの「モノ」を指します。
例えばエンジニアであればパソコンや導入しているアプリも対象となります。
人がいても物がなければ作業はできないため、必然的にお金を生み出すこともできません。
作業に必要な物は全てマネジメント対象となるので、生産性を上げるためにはどんな物が必要かを整理しましょう。
【カネ】運営資金マネジメント
運営資金マネジメントは、プロジェクトに関わる作業メンバーの給与や備品など準備費用に必要な「カネ」を指します。
プロジェクトを進めていくうえでコストは必ずかかるので、完了までにどれくらいの費用でマネジメントしなければいけないかを把握する必要があります。
そのためプロジェクトマネージャーは、限られた運営資金のなかで人件費や必要備品を調整することが大切です。
【その他】時間や情報マネジメント
前述で紹介したヒト・モノ・カネ以外に、時間や情報もマネジメントの対象に含まれます。
プロジェクトには必ず納期が設定されているため、各タスクをスケジュール通りに終わらせなくてはいけません。
時間のマネジメントをおこなうときは、各人材のスキルや経験を把握して最適なタスクを割り当てることが重要です。
次に著作権や特許、技術、データといった各種情報もマネジメントが大切です。
情報は会社の利益に関わる要素なので、同様のプロジェクトを開始したり作業メンバーへ共有したりするときに必要となります。
これらのマネジメントは意外に見落としがちになるため、忘れずに管理するようにしましょう。
リソースマネジメントのはじめ方
以下のマネジメント方法を紹介します。
- ヒトのマネジメント方法
- モノのマネジメント方法
- カネのマネジメント方法
- 時間のマネジメント方法
- 情報のマネジメント方法
ヒトのマネジメント方法
ヒトのマネジメントはHRM （Human Resource Management）とも呼ばれていて、人的資源管理という意味があります。
リソースマネジメントのなかでも最重視されるため、HRMの手法は理解が必要です。
HRMの手法には、以下のようなマネジメント内容が含まれます。
- ストレスマネジメント
- スキルマネジメント
- パフォーマンスマネジメント
- 人材管理マネジメント
上記項目を順番に説明します。
ストレスマネジメント
ストレスマネジメントは、作業メンバーの心身に関する管理です。
作業環境やプライベートなどが原因でモチベーションが下がると生産性も落ちるので、プロジェクトにも悪影響が出ます。
そのため週に一度もしくは月に一度でも、作業メンバーのストレスチェックテストを実施することをおすすめします。
適度なストレスチェックとケアをすれば、作業メンバーとしても働きやすい環境ができて生産性も自然に向上していくでしょう。
スキルマネジメント
スキルマネジメントは、各メンバーのスキルを可視化して最適なタスクを割り当てたり、人事評価をしたりと役立てられます。
優秀なスキルと実績を持つメンバーに見合ったポジションを与えることで、よい成果を期待できます。
プロジェクトに足りていないスキルがあれば、人材育成することも大切です。
パフォーマンスマネジメント
パフォーマンスマネジメントは、目標管理やフィードバックからメンバーの行動を結果につなげる管理手法です。
ビジネスとして目標達成を目指すために、社員のスキルとモチベーションを引き出して企業と個人の成長を促す効果があります。
そのためにも定期的にフィードバックをおこない、上司と部下がコミュニケーションを取ったり部下へコーチングしたりすることをおすすめします。
パフォーマンスマネジメントは新しい手法として注目されており、成功させるには最初に目標をしっかり定めることが大切です。
人材管理マネジメント
この記事を読んでいる方にとっては関係性が薄いかもしれませんが、人材管理マネジメントもHRMの手法に含まれるため併せて把握しておきましょう。
人材管理マネジメントは、各メンバーの評価制度や採用、配置などの人材管理です。
社内メンバーのモチベーションを高める役割があり、優秀な人員の定着率を上げることにも効果があります。
以前は企業の成長を促進させるための戦略が求められていました。
しかし現在は、生き残るために自社ならではの強みを出すことに意識改革されています。
そのためにも、自社内で優秀な人材を育成する環境作りは必要不可欠です。
モノのマネジメント方法
モノのマネジメントをするときは、作業に必要な備品の購入やレンタルして進めます。
例えば、社内でエンジニアを雇って作業するためにはパソコンと専用のソフトウェアが必要です。
物が不要になったときは処分にも費用が発生するので、購入するかレンタルするかは予算と相談しなくてはいけません。
また必要なとき使えるように書類や受話器などの備品は、しっかり整理することもマネジメントとなります。
カネのマネジメント方法
カネのマネジメントでは、プロジェクトの納期を守るための工数および人件費をはじめとするコストの管理をおこないます。
工数管理とは、プロジェクトを構成するタスクの作業量を把握して管理することです。
工数管理を適切におこなえばプロジェクトにかかる作業時間を把握できるため、プロジェクト管理で広く活用されています。
工数管理をおこなう際は、まず日々の作業量を正確に把握します。
その後、プロジェクト内の工数を情報共有することで、メンバー間でプロジェクトの状態を理解でき、最適なアクションの判断につながります。
次に、コストの管理とは、プロジェクトを予算内で完了させるために管理することです。
具体的には、コストの見積もりや予算設定、調整などをおこないます。
コスト管理をおこなうには、まず方針や手順を定めたコスト・マネジメント計画を作成します。
コストの方針や手順などの計画が決まったら、予算を組む前に見積もりをおこないましょう。
その後、コスト・マネジメント計画および見積もりを合わせて、予算を設定します。
プロジェクト開始後は、経過を監視し、必要に応じてコストを調整してください。
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時間のマネジメント方法
時間のマネジメント（タイムマネジメント）は、時間の使い方を見直して効率性を上げることが目的です。
まずは1日の作業時間における仕事内容を洗い出し「自分が想定している作業時間」と「実際に仕事をする作業時間」のズレを可視化します。
そして重要度や緊急性が高いタスクから優先的に着手していけば、効率性を上げられます。
作業をこなしていくと、各タスクにどれくらいの時間がかかるのか明確化されていくので、作業時間のズレを修正することが可能です。
期日や仕事の目標を設定し、どれくらい達成できたのかを振り返る時間をつくりましょう。
情報のマネジメント方法
情報のマネジメントは、企業や組織の資産であり価値そのものです。
そのため、社内で情報の更新や共有をすることで、全体の認識を統一化し目標に向かって行動できます。
情報は、業務プロセスごとに分けて必要な利用者がアクセスできるように改善しなければなりません。
最近では企業向けの情報共有ツールを導入している会社も増えており、いつでも必要な情報を取り出せます。
プロジェクトマネージャーは情報の閲覧権限を与えられるので、大切な情報をうまく更新・共有したいときは導入を検討しましょう。
業務効率化にはプロジェクト管理ツールがおすすめ
これまでリソースマネジメントの種類やはじめ方を詳しく紹介しました。
しかし「リソースマネジメントをうまくできるか不安」という悩みもあるのではないでしょうか。
内容を理解しても行動することを考えると難しさを感じてしまいますよね。
そんな悩みを簡単に解決できるおすすめツールが「Lychee Redmine」です。
Lychee Redmineは、日本企業向けに開発されたプロジェクト管理ツールです。
「作業予定」や「作業実績」といったプラグインを用意しており、これらを用いることで「時間管理」「ヒトの管理」などをおこなえます。
また、Lychee Redmineでは、ガントチャートを通じて納期の見える化をおこなうなど、「時間管理」も可能です。
これまで大手企業をはじめ中小企業など7,000社以上の導入実績があり、高い信頼性を得ています。
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめさらに多くの機能が利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しているので、リスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。ぜひ一度お試しで使い、操作性を確かめてみましょう。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
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| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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ビジネスではヒト・モノ・カネが必要不可欠となっており、うまく割り当てなければ目標の成果は得られません。
プロジェクトによってどんなリソースが必要なのかを洗い出して配分を見極める必要があります。
ぜひ当記事で紹介したリソースマネジメントのはじめ方を駆使しながら、最適な管理をおこなってみてください。
もし自身のスキルのみで対処できないときは、手軽に管理できるLychee Redmineの導入を検討してみましょう。
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