「タスク管理がうまくいかず、漏れが発生する……」

「作成したタスク管理表も結局いつも形骸化してしまう」

このような悩みはチームで仕事を進めていると多く見られる光景です。

特に大規模プロジェクトになればなるほど管理が難しくなり、PM(プロジェクトマネージャー)が疲弊することもしばしば。

今回は、タスク管理にも有用なMicrosoft Excelを紹介します。

Microsoft Excelは普段利用している方も多いかと思いますが、タスク管理に使用している方はあまり多くありません。

この記事を参考にし、Microsoft Excelを使用したタスク管理をぜひ試してみましょう。

Microsoft Excelを使うと便利なタスク管理とは?

タスク管理とは、仕事を達成するのに必要なタスクを列挙し、誰に割り振るかを考えたり、進捗状況を確認したりすることを指します。

タスク管理することで、無駄な業務を省き、チームメンバーそれぞれが取り組むべき業務が確定されます。

タスク管理せずに仕事を進めていると、同じ業務を同じ人が知らない間に進めてしまうなど業務に大きな無駄が発生し、効率が大幅に下がるでしょう。

効率よく業務を進めるには、タスク管理が非常に重要です。

Microsoft Excelでタスクを管理するコツ

普段の業務でも使用されることの多いMicrosoft Excelですが、実はタスク管理にも使えることをご存じでしょうか。

ここでは、Microsoft Excelでタスクを管理するコツを2つ紹介します。

関連記事はこちら>> Excelでの案件管理に対する課題と対策方法

①更新する習慣をつける

タスク管理を成功させるには、自分やチームメンバーがタスク管理表を更新する習慣をつけることが重要です。

誰が見てもわかりやすく素晴らしいタスク管理表を作成しても、更新しなければ本来の意義は失われます。

例えば、毎日1回は自動的にリマインドメールを送り、タスク表の更新を促すことで習慣は身についていきます。

最初は忘れがちになりますが、続けていると習慣になり忘れなくなるでしょう。

②優先度をつける

タスクに優先度をつけることで、よりタスクが明瞭に整理されます。

業務をこなしていると、タスクは膨大な数になっていることも少なくありません。

優先度をつけていなければ、どのタスクから対応すべきかわからなくなり、集中して業務に取り組めなくなることも。

結果として、優先度の低いタスクから着手してしまった上に注意力も散漫になるので、業務効率が大きく低下します。

特にタスクが細かく、量が多い業務に携わっている人には、タスクに優先度をつけることが重要です。

Microsoft Excelでタスクを管理する方法

ここでは、Microsoft Excelでタスクを管理する方法を2つ紹介します。

個人でタスクを管理するか、チームでタスクを管理するかで、作成する管理表が異なります。

Microsoft Excelでのタスク管理については以下記事でも紹介していますので、合わせてご確認ください。

関連記事はこちら>> 業務の進捗管理にはMicrosoft Excelが便利!

個人の場合

個人のタスクを進捗管理したい場合はタスク管理表の作成が向いています。

個人でタスク管理する場合は他人と共有する必要がないので、比較的管理しやすいシンプルな表がよいでしょう。

最低でも「タスク」と「期限」の2項目さえあれば管理できますが、少なくとも「優先度」は追加することをおすすめします。

例えば他にも、「ステータス」や「メモ」、「プロジェクト」などの項目も必要に応じて追加できます。

個人での進捗管理であれば、自分にとってわかりやすい簡単なタスク管理表を作成しましょう。

チームの場合

チームのタスクやプロジェクトを進捗管理したい場合はガントチャートの作成がおすすめです。

タスク管理表でも管理はできますが、ガントチャートは一目でタスクの期限と進捗状況が理解できます。

また共有方法についても、Microsoft Excelのファイルを共有フォルダーに格納すれば皆がリアルタイムに確認できるようになるため、チームでの進捗管理にも有用です。

ガントチャートを作る場合は、まず細かいタスクを書き出し、それぞれのタスクに対しスケジュールを組みます。

その後「条件付き書式」を利用して、色の濃さでタスクの進捗率をつけていきましょう。

Microsoft Excelでのガントチャートは、チームのタスク管理にも有用で効率的です。

Microsoft Excelでタスクを管理する際に使える機能

ここでは、Microsoft Excelでタスクを管理する際に使える機能である以下2つをご紹介します。

  • 関数
  • プルダウン

①関数

Microsoft Excelに備わっている関数を使用することで、タスク管理表がより効率よく運用できます。

タスク管理表も個人であれば良いですが、チームの場合はタスクの個数も増え管理が複雑になります。

例えばCOUNT関数を使えば、優先度のステータスが「最優先」となっているタスクがいくつ存在するのか一目瞭然です。

見やすくなれば、すぐに最優先すべきタスクに沿って人員の割り当てや対応の順序の変更など柔軟に対応できます。

Microsoft Excelを使うのであれば、関数の機能を上手に使いこなしましょう。

②プルダウン

ある程度入力する項目が決まっている場合、プルダウンを活用することで入力の手間が省けます。

また人によって表現は若干異なるため、各々がめいめいに記載していては認識のズレにつながります。

例えば、「優先度」という項目を下記のように4つに分割してみましょう。

  • 最優先
  • 優先
  • 普通
  • 非優先

これにより、PMが見た時に優先度が一目でわかります。

自分やチームの皆が使いやすいように、プルダウンの設定をカスタマイズしてみましょう。

Microsoft Excelでタスクを管理するメリット

Microsoft Excelでタスク管理するメリットを3つ紹介します。

①導入コストが安い

Microsoft Excelは元から会社として購入している場合がほとんどで、その場合は追加費用がかかりません。

Windowsの場合Microsoft Officeが標準装備ではありません。

原則「パッケージ版」もしくは「サブスクリプション版」を購入する必要があります。

もし法人で新しく購入する場合は、Microsoft Excelを含めたMicrosoft Officeの主要な機能が使える「Microsoft 365 Apps」のプランが1ユーザー当たり月額900円から使用が可能です。

また、Microsoft Excelは多くの人が普段から使い慣れているため、トレーニングコストが抑えられます。

もし業務で従業員が忙しい会社であったとしても、比較的スムーズに導入が進むはずです。

プロジェクトの予算が少なく、これ以上コストをどうしても掛けたくないという場合はMicrosoft Excelを使用しましょう。

②多機能

Microsoft Excelは表計算ソフト特有のさまざまな機能が備わっており、カスタマイズ性に優れます。

そのため、個々の状況やプロジェクトによって最適なタスク管理表を作成することが可能です。

例えば、小規模なプロジェクトでは最低限必要な「タスク」「期限」「優先度」の3つのみにしてシンプルなタスク管理表にできます。

カスタマイズ性のあるMicrosoft Excelであれば、柔軟な対応ができるでしょう。

タスク管理に使えるLychee Redmineの特徴

引用:Lychee Redmine

Microsoft Excelでのタスク管理も有用ですが、より使いやすく効率のよいタスク管理を望むのであればLychee Redmineがおすすめです。

ここでは、Lychee Redmineの特徴を2つ紹介します。

関連記事はこちら>>Lychee Redmineとは?機能やメリットについて詳しくご紹介

①直感的な操作が可能

Lychee RedmineのUIは非常にわかりやすく、直感的な操作が可能です。

ドラッグ&ドロップや入力支援も充実しているため、初心者にも使いやすい仕様です。

また、無料のメールサポートをはじめ有償での定着化支援など、さまざまなサポートを提供しています。

ITに疎いメンバーが多い職場や組織でも、無理なく導入が進むでしょう。

②セキュリティ面に優れる

外部サービスの使用はセキュリティ面で懸念が発生します。

Lychee Redmineは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の認証を取得しており、比較的信頼できるサービスです。

もし重大な脆弱性が確認された場合も、速やかにアップデートされます。

Lychee Redmineのセキュリティ体制が高いと言えるので、安心して利用しましょう。

プラン 月額料金) ユーザー数 機能 チケット数 容量
フリー 0円 無制限 タスク管理
カンバン
ファイル共有
5,000件 2GB
スタンダード 800円 無制限 タスク管理
ガントチャート
カンバン
ファイル共有
無制限 200GB
プレミアム 1,200円 無制限 スタンダード+
工数リソース管理
EVM
コスト管理
CCPM
無制限 1TB
エンタープライズ 要問合せ 無制限 すべての機能 無制限 要問合せ

引用:Lychee Redmine

タスク管理ならMicrosoft ExcelもいいけどLychee Redmineもおすすめ!

今回の記事の内容をまとめた内容が以下です。

  • Microsoft Excelを使用したタスク管理は更新する習慣が重要
  • 優先度をつけることで、Microsoft Excelでのタスク管理はよりうまくいく
  • Microsoft Excelは導入コストが安く、多機能
  • Lychee Redmineでのタスク管理がより優れている

Microsoft Excelも有用なタスク管理ツールに違いありませんが、Lychee Redmineの方がよりおすすめです。

今まで以上にチームの作業効率が向上することが見込めるでしょう。

まずはフリープランから、ぜひLychee Redmineの魅力を実感してみましょう!

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