「プロジェクトの管理を任されたが、何をすればよいかわからない」

「プロジェクトを管理する方法を知りたい」

組織でプレイヤーとして実績を上げていると、プロジェクトの管理を任される機会に遭遇することもあるでしょう。

しかし今まで経験がないと、何から手を付ければよいかわからず戸惑ってしまいます。

本記事では、プロジェクト管理についてと具体的な手法を紹介します。

プロジェクト管理に慣れていないPM(プロジェクトマネージャー)の方は、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクト管理とは

まずはプロジェクト管理について紹介します。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理は、プロジェクトを決められた納期までに予算内でクオリティ高く達成するために実施されます。

プロジェクトでは以下の3つのいずれかでも欠けると、ステークホルダーに多大な損害が生じます。

  • Quality(品質・仕様)
  • Cost(コスト・予算)
  • Delivery(納期)

例えば、いくら高品質なシステムを作成できたとしても予算が想定の3倍以上発生したのでは許されません。

プロジェクト管理は、以上であげた3要素が欠けないように実施しましょう。

プロジェクト管理の必要性

プロジェクト開始時に優れた計画を立てたとしても、想定外のことが起きる可能性は十分にあります。
きちんと管理していないと対応できず、プロジェクトの軌道がずれて間違った方向に進むでしょう。

また、プロジェクトでは目的を達成するために、細分化された業務を皆で分担しながら取り組みます。
それぞれのタスクは相互に関連しているため、ひとつのタスクが遅れると全体の進捗に大きく影響します。

しかし、プロジェクトを管理していれば全体に影響するようなタスクの進捗を把握して遅れないようにコントロール可能です。

プロジェクトの成功には、プロジェクト管理が欠かせません。

プロジェクト管理の注意点

プロジェクト管理では、以下の点に注意する必要があります。

  • プロジェクトの目的を明確にする
  • おこなうべき内容を可視化してプロジェクトメンバーで共有する
  • 作業スコープと成果物スコープを明確にして両者を調整しながらおこなう
  • 前提条件や制約を明確にする

プロジェクトの目的が曖昧だと、プロジェクト完了後に完成したプロダクトの品質と実際に欲しかった品質の差が発覚する可能性があります。

作業スコープと成果物スコープの調整をしないとメンバー間の足並みがそろわず、効率よくプロジェクトが進みません。
前提条件の洗い出しが甘いと、予期しない問題が発生した際に代替案がすぐに出せません。

プロジェクトを管理する前に、注意点を漏れなく確認しておきましょう。

合わせて読みたい

【初心者必見】プロジェクト管理とは?知っておくべきノウハウを解説

【初心者必見】プロジェクト管理とは?知っておくべきノウハウを解説

プロジェクトを計画的に進めるためには全体管理が必要です。 管理体制が整っていなければ、プロジェクトを納期までに終わらせることはできないので、クライアントにも迷惑.....

PMなら知っておきたいプロジェクト管理手法4選!

ここでは、プロジェクト管理手法のうち、有用なものを4つ紹介します。

①アジャイル開発

アジャイルとは、直訳すると「素早い」や「機敏な」という意味になります。

その名の通り、アジャイル開発では開発工程を機能単位で素早く繰り返すのが特徴的です。

仕様変更の際に柔軟な対応が可能で、早くサービスインしたいプロジェクトに向いています。

要件定義や設計を細かく決められないようなプロジェクトに向いている開発手法です。

②ウォーターフォール開発

ウォーターフォール開発は、開発を工程順に上流から下流へと進めていく手法です。

基本的には、前工程を終えないと次の工程には進めません。
最初に要件定義や設計フェーズがあるため、細かく物事や仕様を決めてから開発に取り組みます。

要件がすでに固まっている場合や、プロダクトの品質を担保したいプロジェクトに向いているでしょう。

合わせて読みたい

ウォーターフォール開発とは?アジャイル開発との違いや特徴を解説!

ウォーターフォール開発とは?アジャイル開発との違いや特徴を解説!

「開発現場が忙しすぎる」 「いつも開発の納期に間に合わない」 このような悩みをお持ちではありませんか? 開発は目の前のタスクをこなしていくだけでは無駄が多く、き.....

③リーン開発

リーンは英語で「lean」と表記され、「痩せた」「贅肉のない」と訳されます。

リーン開発とは、プロジェクトや開発から無駄を削減し必要な部分のみを抽出して効率よく業務を進めようとする手法です。

少ない資源で大きな成果を上げられるのが特徴で、新規事業の立ち上げや生産性の向上に向いています。

リーン生産方式は日本のトヨタ自動車が編み出した「トヨタ生産方式」から派生した手法です。

④XP(エクストリームプログラミング)開発

XP(エクストリームプログラミング)開発は、アジャイル開発の一種で、より柔軟な対応に特化した開発手法です。

顧客の要望は常に変化します。
開発途中で仕様変更が起こり、思うようにタスクが消化できずに納期の遅延や見積もりの修正が必要になることもあるでしょう。

XP開発では「5つの価値基準」と「19のプラクティス」を重要視することで、変化への対応を可能にします。

参考:エクストリームプログラミング(XP)とは?わかりやすく解説!|ITトレンド

プロジェクト管理を成功させるためのポイント6つ

プロジェクト管理を成功へと導くポイントを6つ紹介します。

①目標をきちんと決める

プロジェクトの目標をきちんと決めましょう。

目標を決めると、メンバー間の認識のずれを防ぐことが可能です。

同じ目標に向かう者同士はコミュニケーションも発生しやすく、チームに一体感が生まれてきます。

一体感はチーム内での自分の役割を自覚させ、メンバー一人ひとりの主体性の向上にもつながるでしょう。

②必要十分なリソースを確保する

プロジェクトでいうリソースとは「人」「モノ」「お金」です。

リソースが不足していると、計画通りに進められません。

例えば「人」が不足していると、メンバー当たりの負担が大きくなり長時間労働につながります。

リソースがどうしても足りない場合は、必要とされている各工程のリソースを漏れや無駄なく、明確にリスト化してみましょう。
その上で、必要のない部分をそぎ落とします。

今あるリソースで本当に足りているのか前もって吟味するようにすれば、リソース不足でプロジェクトの進行がストップする可能性は大幅に下がるでしょう。

③工数はなるべく細分化する

工数はなるべく細分化してスケジュールに組み込みましょう。

細分化すると、業務量や進捗が可視化でき管理しやすくなるからです。

タスクや工程の粒度が大きいと、全体像が把握できず管理が煩雑になります。

ただし、細かくしすぎてもメンバーが報告を手間だと考え正確な状況が上がってこない可能性があるので、注意しましょう。

④プロジェクトメンバーと密にコミュニケーションを取る

プロジェクトメンバーと密にコミュニケーションを取ることで、情報共有が促されます。

情報共有が足りないとPMが間違った判断をしてしまい、プロジェクトが目標とそれた方向に進んでしまう事態もあるでしょう。

それぞれのメンバーがうまく仕事をこなしていたとしても、お互いに何をしているのかわからなければ仕事が属人化してしまいます。
すると、以降のプロジェクトにも活かせるナレッジが貯まらず現場が成長していきません。

PMが率先して、メンバーの仕事の状況を確認するようにしましょう。

⑤リスクマネジメントを怠らない

たとえ綿密な計画を立てたとしても、プロジェクトには予期せぬ出来事がつきものです。

そのため、あらかじ考えられるリスクは徹底的に洗い出しましょう。

例えば、プロジェクトの進行であれば以下のリスクが考えられます。

  • 人材の欠員
  • 仕様変更
  • プロダクトの障害

リスクを洗い出した後はリスクの評価をし、発生確率が高く影響の大きいリスクから対応策を事前に考えておきます。

いざ本当に起きたときに迅速に対応でき、プロジェクトを支障なく進められるでしょう。

⑥組織に合った管理ツールを導入する

今まであげたプロジェクト管理を成功させるためのポイントを書きとめ、すべて実践するのは難しいでしょう。

組織に合ったプロジェクト管理ツールを導入することで、マネジメントがより効率的にできます。

例えば、スケジュールを調整したい場合ガントチャートが使えるツールを活用すれば納期や進捗が可視的になり管理しやすくなります。

ツールは組織に合う合わないがあるので、無料お試しプランも活用しながら試行錯誤を繰り返してみましょう。

プロジェクト管理に有用なLychee Redmineについて

Lychee Redmineは多機能ながら、はじめての方でも利用しやすいプロジェクト管理ツールです。

製造業や自動車関連業、ソフトウェア開発などさまざまな業種で利用されており、導入実績も7,000社以上と信頼性の高い製品です。

以下のようなプロジェクト管理に必要な機能はすべてそろっています。

  • ガントチャート
  • カンバン
  • WBS
  • EVM
  • タスク管理
  • 工数管理

また、アジャイル開発とウォーターフォール開発の双方に対応しているため、社内のあらゆるプロジェクトを統一的に管理できます。

多機能ながら操作性に優れたUIが特徴的で、はじめてプロジェクト管理ツールを扱う方におすすめです。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム[★一番人気] 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

自社に合ったプロジェクト管理手法を選ぼう!

プロジェクト管理について解説しました。

  • プロジェクト管理は目標を達成するためにも必要
  • 開発手法としてはウォーターフォール開発が広く使われている
  • 近年はアジャイル開発が注目されている
  • プロジェクト管理はツールを使用することでより効率的に実施できる

プロジェクト管理の方法はさまざまで、正解はありません。

組織や受注している仕事、顧客の要望によってプロジェクト管理の適切な手法を選ぶ必要があります。

また、プロジェクトを管理するのであればツールの活用がおすすめです。

本記事で紹介したLychee Redmineを含めさまざまなツールが提供されているので、自社に合った手法とツールを探してみましょう。

合わせて読みたい

Lychee Redmineとは?機能やメリットについて詳しくご紹介

Lychee Redmineとは?機能やメリットについて詳しくご紹介

「仕事やプロジェクトが多くて管理が大変」 「管理が苦手で効率良く仕事ができない」 このような悩みでお困りではありませんか? 仕事やプロジェクトは納期が設定されて.....

このエントリーをはてなブックマークに追加