仕事効率化・生産性アップ 
忙しい日々の中で、やるべきタスクを整理して効率的に業務を進めるには、タスクリストの活用が効果的です。
タスクリストは、業務やプロジェクトをスムーズに進行できるツールで、優先順位を明確にすることで重要なタスクを見逃さずに完了させることができます。
本記事では、業務効率をアップさせるためのタスクリスト活用のコツと、役立つツールを5つ紹介します。自分に合ったツールの選び方も解説しているので、タスクリストを活用して日々の業務の生産性向上を目指しましょう。
タスクリストとは
タスクリストは、プロジェクトの計画から完了までに必要な作業をリスト化したものです。
プロジェクトの正確なスケジュールを立てる場合、タスクリストを作成し、各作業に必要な時間、人員、資材を併記することが一般的です。
特に長期間にわたるプロジェクトの場合、作業を段階的に分けタスクリストを作成することで、必要な作業が明確になり、プロジェクトを確実に進められます。
ビジネスでタスクリストを作成する重要性
タスクが増えると、どれから手を付ければ良いかわからず、作業が進まなくなるケースがよくあります。このような状況を避けるには、タスクリストを作成し、作業の順番を整理すると解決できます。
例えば、メールやチャットツールなど複数のツールに情報が分散していると、何から始めれば良いか迷ってしまいます。頭の中でタスク管理をしようとすると、仕事が増えた時に抜け漏れが発生してしまうのも容易に想像できるため、タスクリストを用いてやるべきことを一カ所にまとめて視覚化し、いつでも確認できるようにしておくことが理想的です。
また、タスクリストは、外部の記憶装置のようにリマインドとしても機能します。発生したタスクをすぐにタスクリストに記入し、定期的に確認する習慣をつければ、タスクの見落としを防げます。
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業務効率化に向けたタスクリスト活用のコツ
タスクリストは、様々なメリットのあるツールですが、漠然と使用するだけでは思うような効果は表れにくいです。
業務効率化に向けてタスクリストを活用したい場合は、以下のコツを実践しましょう。
- ジャンルやカテゴリ別にまとめる
- いつでも閲覧・編集できるよう目に付きやすい場所に置く
それぞれのコツについて順番に詳しく解説します。
ジャンルやカテゴリ別にまとめる
タスクリストを作成したら、ジャンル・カテゴリ別に整理すると管理しやすいため、おすすめです。例えば、事業分野やクライアントごとにタスクを色分けしたり、緊急度と重要度に応じてタスクを分けたりする方法があります。
さらに、期限が近いタスクを目立たせておくと、タスク漏れを防げます。自分の仕事の特性に合わせて、タスクリストを定期的に更新していきましょう。
いつでも閲覧・編集できるよう目に付きやすい場所に置く
タスクリストには、外部記憶装置としての役割もあります。思い出し次第、いつでも書き込めるようにしておけば、頭の負担を軽減し、タスク漏れへの不安も解消できます。
仕事の状況やプロジェクトごとの進行具合によって、リスト内のタスクの緊急度や重要度が入れ替わる場合もあります。
そのため、いつでも閲覧・編集できるよう目に付きやすい場所に置いておくことをおすすめします。。付箋やメモ帳であればデスクの近くに置いたり、Webサービスであればリマインダーがメールボックスやチャットツールの中に通知されるように設定しておきましょう。
タスクリスト作成に役立つツールの選び方
タスクリストの作成・運用にあたっては、専用ツールの活用をおすすめします。タスクと併せてスケジュール管理ができたり、チームで共有できるなどのメリットがあります。
下表に、タスクリスト作成に役立つツールを選ぶ際の主なポイントをまとめました。
| 選び方のポイント | 補足 |
| クラウドによる同期の可否 |
スマートフォンやPCなど複数のデバイスを使う場合は、それぞれのデバイスでクラウド同期ができるか確認が必要。 クラウド対応のツールなら、スマートフォンを使って外出先でもリストの追加や業務の確認がしやすい。 |
| 価格と機能 |
自分の業務を管理するだけなら、無料のアプリでも問題ないケースが多い。個人で使う場合、機能の多すぎる有料ツールは使いにくいケースもある。 一方で、企業のチーム全体で情報を共有する目的で使う場合、有料ツールを選ぶと良い。無料ツールは、利用できる人数の制限や、機能の制限があるため、不便に感じる場合が多い。 |
| リマインダー機能の有無 | 期限付きのタスクを管理する目的でツールを探しているなら、リマインダー機能の有無を確認すべき。期限が近づくと通知が来るので、タスク漏れを防げるようになる。 |
| 共有機能の有無 |
複数人でツールを使う場合、共有機能があるか確認が必要。共有機能が充実したツールなら、メンバー同士で業務の進捗をスムーズに確認できる。 ツールによってはタスクにコメントを付ける機能があり、引き継ぎ事項を簡単に共有できるという利点もある。URL発行機能のあるツールなら、メンバーの招待や情報共有がより簡単に行える。 |
| デザインと操作性 |
使いやすいツールを探している場合、シンプルなデザインで広告の少ないツールがおすすめ。シンプルなツールは機能が少ないので、操作が簡単で、タスクリストの管理に集中しやすい。 使いやすさや、画面の見やすさは個人差があるので、実際に使ってみて、自分に合ったツールを見つけることが重要。 |
タスクリスト作成に役立つツールおすすめ5選
ここからは、タスクリスト作成に役立つツールを5つ厳選して紹介します。
- Lychee Redmine
- Trello
- Stock
- Jooto
- todoist
各ツールの機能や特徴を中心に紹介します。それぞれ把握して、自分に合ったツールを導入しましょう。
Lychee Redmine
Lychee Redmineは、導入社数7,000社を誇るプロジェクト管理ツールです。カンバン機能があり、タスクをシンプルに可視化できます。
初心者でも直感的で使いやすいUIが搭載されており、導入の手間を大きく省いてくれます。プロジェクトに携わるメンバー間でタスクを共有する機能もあるので、コミュニケーションの活性化にもつながります。
タスクリストを活用しながらプロジェクトを管理したい場合は、Lychee Redmineのようなツールを検討しましょう。
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」を使ってみる。(30日間無料・自動課金なし)
フリープランは基本機能（ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki）とカンバン機能が利用でき、有料プランはすべての機能を利用できます。
有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。クレジットカード登録も不要で、期間終了後に自動で有料化される心配もないため、ぜひ操作性を試してみてください。
| プラン | 月額料金 | 利用機能 |
| フリー | 無料 |
|
| スタンダード | 900円 |
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| プレミアム | 1,400円 |
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| ビジネス［無料トライアルはこちらをお試しできます］ | 2,100円 |
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Trello
引用：Trello
Trelloは、タスクをカンバン方式で視覚的に管理できるツールです。シンプルなインターフェースで、ツールの使用に慣れていない人でも直感的に操作できます。
タスクは未着手・作業中・完了など進捗状況に合わせて動かせるので、遅れが出ているかどうかを一目で把握できます。また、Chromeの拡張機能や外部サービスとも連携できるので、業務効率化を図りたい人にもおすすめです。
Stock
引用：Stock
Stockは、社内のあらゆる情報を、簡単に「ストック」できるツールです。社内の情報を、簡単にストックする方法がないという問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどの情報を誰でも簡単に残すことができます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取れます。情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行可能です。
Jooto
引用：Jooto
Jootoは、基本操作がドラッグ&ドロップだけで、直感的な操作性、シンプルで見やすいUIを追及したタスク・プロジェクト管理ツールです。使い方をイメージしやすく、誰でもすぐに使い慣れるので、マニュアルなどを用意する手間がありません。
また、日本で開発されたツールなので、国内の企業にとって使いやすい仕様となっています。
リストアプリとしての機能もあるため、個人向けやチーム全体のタスクリストとして活用できます。タスクボード（カンバンボード）を動かすだけで順番を入れ替えられるので、直感的な使用が可能です。
todoist
引用：todoist
Todoistは、クロスプラットフォームで利用可能なタスク管理ツールです。シンプルで直感的なデザインが特徴で、タスクやプロジェクトを効果的に整理し、個人やチームでのタスク管理をサポートします。
シンプルでありながら高度な機能が揃ったタスク管理ツールで、個人やビジネスで広く利用されています。プロジェクト管理や、日常的なタスクのリスト作成・管理に便利です。
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Lychee Redmineはタスク・プロジェクト管理を効率化できるツール
タスクリストは、現代社会で効率的に仕事を進めるために、必須のツールとなりつつあります。最近では、非IT系企業でもタスクリストが作成できるツールを導入し、業務の効率化や自動化を図る企業が増えてきています。
タスクリストを活用し、チームや個人業務の品質や生産性を高めることが大切です。タスクリストの作成や管理に必要以上に時間や手間をかけすぎて、業務に支障をきたさないように気をつけましょう。
効果的かつスムーズにタスクリストを作成したいなら、Lychee Redmineの導入がおすすめです。Lychee Redmineは、タスクとプロジェクト管理に役立つ機能を豊富に備えたツールです。
有料プランも30日間は無料で試すことができるので、ぜひ申し込みを検討してください。
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