仕事効率化・生産性アップ 
「タスクが多すぎて、優先順位がつけられない」
「同じような資料の入力ばかりに追われ、仕事が進まない」
上記のような悩みをもつビジネスパーソンは、多いのではないでしょうか。
この記事では、限られた時間を有効活用し生産性を上げたい方に向けて、タイムマネジメントについて解説します。
タイムマネジメントに便利なプロジェクト管理ツールも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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タイムマネジメントとは
時間やスケジュールの管理だけではないタイムマネジメント
タイムマネジメントを直訳すると「時間管理」です。
しかし、タイムマネジメントは単に時間やスケジュールを管理することではありません。
ビジネスにおけるタイムマネジメントとは「時間の使い方を見直し、生産性の向上を目指すこと」です。
1日は24時間で、延ばすことはできません。
タイムマネジメントによって、「時間を管理する」のではなく、「仕事をコントロールする」ことを目指しましょう。
タイムマネジメントの目的は生産性の向上
タイムマネジメントの目的は「生産性の向上」です。
いままでは1時間かかっていた業務でもタスクの進行方法を改めることで、作業時間を短縮できることがあります。
「もっと段取りがよければ、早く仕事が終わるのに」
「重複した業務をひとつにまとめられないだろうか」
日々の業務の中で、上記のように感じることはないでしょうか。
日常業務に限らず、新しく手掛けるプロジェクトにおいてもより短い時間で多くの成果をだせれば、生産性は向上します。
タイムマネジメントの本質は「仕事のやり方を試行錯誤することで、より効率よく業務を進めること」です。
日々のタスクを見直し、タイムマネジメントを実行しましょう。
タイムマネジメントをおこなうための4ステップ
ビジネススキルの向上を目指し、タイムマネジメントを正しく実行するための流れを確認しましょう。
ステップ1：タスクを可視化する
まずは、タスクを可視化しましょう。
タスクの可視化とは「作業の洗い出し」です。
日々の業務やプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。
仕事に追われていると、自身がどれだけの仕事をこなしているのかは、見えづらいものです。
作業を洗い出し一覧にすれば、仕事の全体像をつかむ手がかりになります。
優先度が低く短縮できるタスクや、段取りが悪く非効率になっている業務が見つかることもあります。
洗い出しの形式は自由ですが、1週間分の仕事を書き出すことからはじめてください。
後で追記したり修正したりできるよう、手書きよりもパソコンで一覧を作成するのがおすすめです。
緊急度や重要度などは気にせず、あらゆるタスクを洗い出して自身の仕事や管理しているプロジェクトの作業を可視化しましょう。
ステップ2：工数を見積る
続いて、洗い出したタスクの工数を見積ります。
工数とはタスクにかかる「作業量」のことです。
各業務にどの程度の時間を費やしているのか、把握している人は少ないのではないでしょうか。
最初に、ステップ1で洗い出したタスクにかかっている想定時間を書き出します。
時間はおおよそで構いません。
そして、実際に作業にかかった時間も業務をおこないながら記録してください。
「想定した時間」と「実際に要した工数」のズレを確認できます。
思ったより時間がかかっているタスクや、意外に短時間で済んでいる業務が判明するでしょう。
そして、実際にかかった時間を参考にしながら、実現したい工数を見積ります。
無理なく現実的な範囲でおこないましょう。
ステップ3：優先順位をつける
各タスクの工数を考慮しつつ、優先順位をつける工程はタイムマネジメントにおいて重要です。
優先順位の高い業務に、より多くの時間を費やせれば、業務の生産性が向上しやすいからです。
優先度の決め方はいくつかあります。
以下のように「重要度」と「緊急度」の観点で分類すれば、何に時間をかけるべきなのか明確になります。
- 重要度が高く、緊急度も高い仕事
- 重要度は高いが、緊急度は低い仕事
- 重要度は低いが、緊急度は高い仕事
- 重要度は低く、緊急度も低い仕事
また、優先順位を「高／中／低」のように3つに区分する方法も簡単です。
業務フローを見直し、生産性の向上をはかりましょう。
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ステップ4：実践する
工数や優先順位が決まったら、実践に移ります。
定期的に振り返りをおこないながら、ステップ1から4までを繰り返してください。
タイムマネジメントの質が上がります。
単にスケジュールを管理するのではなく、自身の仕事の進め方もコントロール下におきましょう。
タイムマネジメントのコツ
順に確認しましょう。
作業を細分化する
タスクの洗い出しの際は、作業をできる限り「細分化」することを意識してください。
小さなタスクでも、プロジェクトや日々の業務に欠かせない重要度の高い作業があります。
作業を細分化することで、優先度の高いタスクを見逃さないようにしましょう。
また、細分化することで、業務フローを整理できたり工数の見積りを楽におこなえたりといったメリットもあります。
細分化には、マインドマップのような思考を整理するツールを使うのもひとつの手です。
目標を明確にする
何のためにタイムマネジメントをおこなうのか、「目標を明確にする」ことも重要です。
タイムマネジメントの目的は「生産性の向上」ですが、何のために業務効率を改善させたいのか、より具体的な目標を立ててください。
また、目標はタスクごとに期限や成果を軸に立てていてもいいでしょう。
各タスクの目的を意識することで、不要な作業工程やより効果的な業務フローへのアイデアも生まれやすくなります。
定期的に振り返る
タイムマネジメントでは、「定期的に振り返る」ことも忘れないでください。
例えば、下記のような事項を確認するといいでしょう。
- タスクの細分化に見逃しはなかったか
- 工数の見積りは正確だったか
- 目標を意識できているか など
気づいたときには「このままでは目標を達成できない」という事態にならないよう、コンスタントに振り返りの時間を設けて、軌道修正をはかりましょう。
人を頼る
ときには、「人を頼る」こともタイムマネジメントには重要です。
部下や後輩に任せられる仕事があるときや目標の達成に向けて余裕がない場合などは、積極的に人を頼りましょう。
自身が設定したタスクは自分で処理するのが理想ですが、すべての作業を完璧にこなすことはできません。
日頃からタイムマネジメントに取り組み生産性を上げようと努力していれば、周囲からの協力も得やすくなります。
周りの力も適度に借りて、タイムマネジメントを実現しましょう。
QCDRSを意識する
タイムマネジメントで生産性を上げるには、「QCRDS」を意識することが有効です。
QCRDSとは、以下の単語の頭文字を並べたものです。
| Quality | 品質 |
| Cost | 費用 |
| Delivery | 締め切り |
| Risk | 危険性 |
| Service | 気遣い |
自身が取り組んでいるタスクにおいて、上記の項目をイメージしながら作業を進めましょう。
ときには、QCRDSが不明瞭なこともあるかもしれません。
「上司やクライアントから作業を頼まれた際、期限を伝えられなくて困った」という経験はないでしょうか。
QCRDSを明確にすることで、タイムマネジメントに必要な優先順位や工数の見積りも可能になります。
タイムマネジメントはプロジェクト管理ツールがおすすめ
プロジェクト管理ツールには、タイムマネジメントに役立つ機能が多く搭載されています。
タスクの進捗を可視化できる
タスクの進捗を可視化できる点は、プロジェクト管理ツールの大きなメリットのひとつです。
多くのプロジェクト管理ツールには、作業の進捗状況をチャートで視覚的に把握できる機能が備わっています。
作業に遅れがでていたり業務の負担に偏りが生じていたりする場合でも、すぐに発見し対応できます。
情報を共有しやすい
プロジェクト管理ツールを導入すれば、情報共有が円滑になります。
特に、クラウド型のプロジェクト管理ツールでは、インターネット環境があれば場所を選ばず自身のタスクやプロジェクトの進捗状況を確認できます。
近年、広がりをみせる在宅ワークにも便利です。
生産性を分析できる
プロジェクト管理ツールを使い続けると、いままで実施したタスクの情報が蓄積されます。
稼働時間や生産性をグラフで表示できるツールも多く、タイムマネジメントの振り返りに有用です。
「タイムマネジメントの実施」と「プロジェクト管理ツールの導入」を組み合わせて、生産性の向上をはかってはいかがでしょうか。
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タイムマネジメントにLychee Redmineが有効な3つの理由
プロジェクト管理ツールは数多くありますが、タイムマネジメントにおすすめのツールは「Lychee Redmine」です。
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Lychee Redmineのメリットを3つ、紹介します。
①多機能でカスタマイズ性がある
Lychee Redmineは多機能なため、必要に応じて使いたい機能を選べます。
- ガントチャート
- カンバン
- ダッシュボード など
スタンダードプランには、上記のようにタスク管理に便利な機能が備わっています。
さらに、プレミアムプランでは「タイムマネジメント」の機能も使え、予定と実績をカレンダーで確認できます。
②操作性に優れている
プロジェクト管理ツールは、操作が簡単で誰もがあつかいやすいツールを選ぶことが重要です。
Lychee Redmineは多機能でありながら、操作性にもすぐれているプロジェクト管理ツールです。
Lychee Redmineの基本操作はドラッグ＆ドロップで、ITツールが苦手な人でも簡単にあつかえます。
また、Lychee Redmineのタイムマネジメントには「予定を自動配置」機能もあり、より少ない操作で工数を管理できます。
③無料期間で使い勝手を確認できる
無料期間で使い勝手を確認できるのも、Lychee Redmineの魅力のひとつです。
どの料金プランであっても、「30日間」無料で使用できます。
実際に利用して、Lychee Redmineの優秀さを確かめてはいかがでしょうか。
タイムマネジメントを正しく理解して生産性を向上させよう
仕事をコントロールして、生産性を上げることが目的です。
タイムマネジメントをおこなうには、タスクの可視化や工数の見積りが欠かせません。
そこで、情報共有や進捗の把握に便利なプロジェクト管理ツールが役立ちます。
プロジェクト管理ツールの中でも、「Lychee Redmine」にはタイムマネジメントをはじめとする多くの機能が備わっています。
30日間、無料で試すことも可能です。
ぜひ、Lychee Redmineでタイムマネジメントを実行し、生産性の向上を目指してください。
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