仕事効率化・生産性アップ

2024年06月26日

仕事の優先順位を付ける方法は？基本的な考え方、仕事を効率向上させるコツを解説

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「仕事の優先順位を付ける方法が知りたい」
「優先順位を決める基準とは？」

仕事の重要度に基づいて先に取り組むべき業務を判断する方法の一つが優先順位付けです。効果的な優先順位の付け方を理解すると、時間を効率的に活用できます。

この記事では、仕事の優先順位を付ける具体的な方法と手順をわかりやすく紹介します。優先順位を上手につけるコツも解説するので、ぜひ参考にしてください。

仕事の優先順位を付ける必要性

効率的に仕事を進める上で、優先順位付けは必要不可欠です。

同じ量の仕事でも、優先順位を決めずに仕事を進めると効率が悪くなり、残業や業務過多につながります。また、優先順位を付けずに同時進行すると混乱し、結果的に時間がかかるケースも多く見られます。

そのため、仕事量が多い人ほど優先順位付けが重要です。優先順位を明確にして、今やるべき仕事に集中して取り組めば、業務効率が向上します。

仕事の優先順位を付ける方法・手順

ここからは、仕事の優先順位を付ける方法を以下4つの手順に沿って紹介します。

抱えている仕事をすべて書き出す
自分が担当しない仕事を除外する
2つのマトリクスを使って仕事の優先順位を付ける
スケジュールに入れる

それぞれのステップで取り組むべき内容を解説するので、仕事の優先順位付けにお役立てください。

1. 抱えている仕事をすべて書き出す

まず最初のステップとして、現在取り組んでいるすべての仕事をリストアップします。

その際、期限が設定されている仕事については、その日付も一緒に記載します。また、各仕事の完了までの時間も記入しておくと管理がしやすくなるのでおすすめです。

メールやチャットも確認し、細かな仕事も漏れなくリストアップしましょう。すべての仕事を一覧にすれば、次のステップで仕分けのしやすさに影響します。

2. 自分が担当しない仕事を除外する

作業時間は限られているため、すべての仕事を完了することは難しい場合があります。そのため、仕事をリストアップした後で、期限内に終わらないと予測される場合は、仕事を減らし、効率的に作業を進めることが重要です。

重要でない仕事を実行しないと決めたり、自分以外の人でもできる仕事は、他の人に任せたりすることも効果的です。

「いつかできれば良い」と考えている仕事や、重要度の低い仕事は、一度リストから外して、余裕ができた時に見直せるよう別の場所に記録しておきましょう。

3. 2つのマトリクスを使って仕事の優先順位を付ける

重要度と緊急性の2つの軸を使ったマトリクスを活用し、リストアップした仕事に優先順位を付けていきます。リストに書き出した仕事が、以下の4つの項目のどれに該当するかを考え、分類していきましょう。

重要度も緊急性も高い
重要度は低いが緊急性が高い
重要度は高いが緊急性が低い
重要度も緊急性も低い

優先順位は1がもっとも高く、4がもっとも低いものです。2と3の優先順位は、仕事の内容や状況に応じて変わる場合もあります。

特に、2のカテゴリーに該当する仕事は、発生したその場で簡単に終わらせることができる仕事が多いです。そのため、こまめに処理し溜め込まないようにしましょう。

4. スケジュールに入れる

各ステップで仕分けした優先順位に基づいてスケジュールに反映させます。優先順位が高い仕事から順に、期限とそれを守るための開始日を記入します。

優先順位が低い仕事は、高い仕事の合間に進められるように整理しておきます。

スケジュールに落とし込むと、現在取り組むべき仕事や、次に行う仕事が明確になり、業務を効率的に進められます。

仕事の優先順位で迷った時の判断基準

前章で紹介したマトリクスを基に、仕事の優先順位に迷った時の判断基準を紹介します。

優先順位が高いのは、重要度・緊急性ともに高い仕事です。例えば、以下のような仕事が該当します。

締切間近の重要案件
大口取引先のクレーム対応
予算額の大きな提案書の作成

これらの仕事は難易度が高い場合が多いので、作業時間は余裕を持って確保する必要があります。

次に、重要度または緊急性のいずれかが高い仕事については、重要度を判断基準として考えます。緊急性が高くても重要度が低い仕事には、重要でない電話・メール対応などがあります。

緊急性の高い仕事が重なると焦りがちですが、重要度が低い場合は他のメンバーへの依頼も検討してください。重要度の高い仕事を優先し、生産性を向上させましょう。

優先順位が低いのは、重要度も緊急性も低い仕事です。これには、直接業績に影響しない部署内の配置変更やデスク周りの整理などが該当します。

しかし、優先順位が低いからといって無視せず、忘れないようにリストにまとめておきましょう。

以上が仕事の優先順位を決める上で役立つ基準の紹介です。

仕事量が増えると、期限が迫っている重要な仕事が重なる場合など、判断に迷うケースもあります。

どの仕事を優先すべきか判断が付かない場合は、上司や先輩に相談してアドバイスを受けることが重要です。期限直前になってからでは対処が難しくなるので、早めの相談を心がけてください。

仕事の優先順位を付けて効率向上させるコツ

本章では、優先順位付けで仕事の効率を向上させるコツを4つピックアップし、順番に詳しく解説します。

こまめに優先順位を見直す

仕事の優先順位は日々、変化するものです。計画通りに仕事が進まないケースも多いので、状況に応じて優先順位を見直して柔軟に対応しましょう。

例えば、日常的に今後1週間の仕事内容を大まかにチェックした上で、必要に応じて順番を入れ替えると良いです。

また、日々の業務終わりに、その日の仕事の進捗をふりかえり、翌日の優先順位を整理するのも一つの手です。週末に週次のふりかえりを行い、来週の仕事の優先順位を決めるのも効果的です。

完璧よりも納期厳守を意識する

すべての仕事に完璧な遂行を求めていると、時間がいくらあっても足りません。完成度よりもスピード感が求められる仕事も多いので、常に完璧を目指す必要はありません。

複数の仕事を期限内に確実に終わらせるには、完璧さよりも完了の優先が重要です。スピードが求められる仕事は迅速に片付け、完成度が必要な仕事には十分な時間を確保できるよう心がけましょう。

スケジュールにゆとりを持たせておく

重要度と緊急性に基づいて仕事の優先順位と期限を設定しても、必ずしもスケジュール通りに進むとは限りません。途中で緊急対応が必要になる仕事が増えたり、予想以上に手間がかかって仕事が計画通りに終わらなかったりする場合もあります。

ある程度余裕を持たせたスケジュールを組んでおくと、納期遅れを回避できます。また、新たな仕事が増えた場合は、優先順位やスケジュールの見直しも重要です。

タスク・プロジェクト管理ツールを活用する

タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば、仕事を適切な優先順位で進められます。また、複数人で仕事を進める際も、優先順位やスケジュールを共有しやすくなり、業務効率の向上が期待できます。

仕事の優先順位の管理に役立つツール4選

ここからは、仕事の優先順位の管理に役立つツールを4つ厳選して紹介します。

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Google Keep
Microsoft To Do
Evernote

各ツールの機能や特徴を中心に紹介します。それぞれ把握して、自分に合ったツールを導入しましょう。

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Lychee Redmineは、導入社数7,000社を誇るプロジェクト管理ツールです。「カンバン」や「バックログ」といった機能が搭載されており、仕事の優先順位の可視化に役立ちます。

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