「仕事やプロジェクトにおいて、タスク管理はどのような影響を及ぼすのか?」

「仕事のタスク管理を上手に行いたいが、どうすればいいだろうか?」

仕事やプロジェクトを円滑に進めるためには、適切なタスク管理が必要です。タスク管理を怠ると仕事・プロジェクト全体に遅れが発生し、他のメンバーに大きな負担をかけてしまうおそれがあります。

また、最近では在宅勤務が増加しており、タスク管理の重要性がさらに高まっています。

そこで今回は、仕事におけるタスク管理のコツを5つ厳選してご紹介します。タスク管理の重要性や、おすすめのツールも紹介していますので、仕事・プロジェクトにおけるタスク管理を上手に行いたい方にとって必見の内容です。

仕事時におけるタスク管理の重要性

仕事やプロジェクトをスムーズに進行させるうえで、タスク管理を実施することは重要です。

本章では、その重要性を理解するために、仕事時におけるタスク管理の代表的なメリットを3つご紹介します。

それぞれのメリットを把握しておき、タスク管理の実施を検討する際にお役立てください。

仕事内容を可視化できる

複数の仕事・プロジェクトを同時並行で進行させていると、自分がどのタスクをどの程度こなしているのかが分かりにくくなることがあります。

そこで、タスク管理を行えばタスクの内容や状況が可視化されるため、仕事やプロジェクトの全容や進捗状況などが一目で分かるようになります。

優先順位を決めて効率的に仕事を進められる

タスクの期限や緊急度・重要度などをしっかりと整理しておかないと、ついつい目の前にあるタスクを優先して処理しようとしてしまいがちです。その結果、重要なタスクを後回しにしてしまい、仕事やプロジェクトの失敗につながってしまうこともあります。

タスク管理を行うことで、いま本当にやるべきタスクが明らかになります。緊急度や重要度が高いタスクから順番にこなしていけるようになるため、仕事・プロジェクトの効率化が目指せます。

チームにおいてタスクの担当者を明確にできる

チーム単位で仕事・プロジェクトを進めていると、特定のタスクについて現在の担当者が誰なのか分からなくなることがあります。その結果、タスク全体が滞ってしまい、仕事やプロジェクト全体に支障が出たり、目標を達成できなくなったりするおそれがあります。

タスク管理を実施することで、それぞれのタスクの担当者が明確になります。これにより、タスクの進捗状況をチームで共有できるようになり、チームでの仕事・プロジェクトをスムーズに進められるようになるでしょう。

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仕事時にタスク管理を行わないデメリット

ここまで、仕事でタスク管理を行うメリットを紹介しました。反対にタスク管理を行わないと、どのような不利益があるのでしょうか。

本章では、仕事時にタスク管理を行わないことで生じる代表的なデメリットとして、3つの内容をピックアップし、順番に解説します。

仕事の質・速度が落ちる

タスク管理を行わないと、仕事の質や速度が落ちます。現在残っているタスクの優先順位を判断できず、無計画に処理していく状態に陥りかねません。

要するに、タスク管理をしなければ、必然的に重要なタスクに割ける時間が減ってしまい、仕事の質やスピードの低下につながる懸念があります。

他のチームメンバーの仕事に悪影響を与える

タスク管理を行わないことで、他のチームメンバーの仕事に悪影響を及ぼします。そもそもタスクは仕事・プロジェクトを細分化したものであり、すべてのタスクは相互に影響しあう関係性にあるのが基本です。

したがって、一部のチームメンバーがタスク管理を怠ったことでタスクを期限までに済ませられなかった場合、他のタスクも遅延する可能性があります。

例えば、「顧客アンケートの報告書を作成・提出するタスク」を期限までに済ませられなければ、報告書の参照が求められるタスクの進行にあたってスケジュールの変更を強いられてしまいます。このように他のメンバーの業務スピードを低下させないためにも、タスク管理は実施すべき取り組みです。

プロジェクトの遅延を招く

タスク管理を行わないことで、自分の仕事の質・速度が落ち、他のチームメンバーの仕事にも悪影響が及ぶことで、最終的には仕事・プロジェクト全体の遅延を招くことになります。

また、タスク管理を実施しないと、チームメンバー間でのタスクの依頼が適切に行われず、結果として仕事・プロジェクトの遅延につながることもあります。

例えば、チームリーダーからあるメンバーに対してタスクの依頼があったケースを想定します。メールやチャットツールなどでタスクを依頼しただけでは、他のメッセージに埋もれてしまい、タスクの抜け漏れが生じる可能性が高くなるでしょう。

その結果、特定のタスクが期限までに終えられず、結果として仕事・プロジェクトが納期に間に合わなくなる恐れがあります。

仕事時にタスク管理を上手に行うコツ5選

仕事・プロジェクトを成功させるためには、タスク管理を上手に行うことが大切です。本章では、仕事・プロジェクトの進行にあたってタスク管理を上手に行うコツとして、5つの内容をピックアップし、順番に解説します。

タスクの内容をできるだけ細分化・具体化する

タスク管理をうまく行ううえで大切なポイントの一つは、タスクを細分化・具体化することです。タスク管理では、まずタスクを洗い出しますが、それだけではタスクの粒度がバラバラの状態になっています。

しかし、タスクを正確に一つずつ遂行していくためには、タスクの内容をできるだけ細分化・具体化し、管理しやすいよう粒度をそろえることが大切です。

例えば、「Webサイトに記事を掲載する」というタスクがある場合、取材・執筆・編集・校正・アップ作業などのタスクに細分化できます。

マトリクスでタスクの優先順位を付ける

多くのタスクが手元にあると、中には期限が被るものもあるでしょう。その場合、重要度・緊急度をもとにタスクの優先順位を付けることが望ましいです。

具体的には、重要度と緊急度という2つの軸を取ったマトリクスを用いて、タスクを以下の4つのパターンに分類します。

  • 重要-緊急(A)
  • 重要-緊急ではない(B)
  • 重要ではない-緊急(C)
  • 重要ではない-緊急ではない(D)

最優先に着手すべきなのは、「重要-緊急」のタスクです。また、「重要-緊急ではない」タスクは、中長期的な取り組みが必要なので計画的に進める必要があります。

このように、タスクに優先順位を付けることで、次にやるべきことが明確になります。

タスク進行に必要な情報もまとめておく

タスク管理を行う際は、そのタスクを実行するうえで必要な資料やデータも一緒にまとめて記載しておきます。

このようにタスクに必要な情報を紐づけておくことで、実行時に探す手間が省けます。無駄な時間を減らせて、効率的にタスクを消化することが可能です。

ただし、これはアナログでは難しいため、タスク管理と情報管理を一元化できるツールを活用することが望ましいといえます。

チームメンバー・関係者とタスクを共有する

仕事やプロジェクトにおいて、自分一人だけでタスクが完結することは基本的にありません。一人でタスクを消化する場合でも、タスクの消化状況について上司と確認する工程があるのが基本です。

また、チームでの仕事・プロジェクトの場合、他のメンバーと自分のタスクが密接な関係にあるケースが多いことから、タスクの共有が欠かせません。

チームメンバーや関係者に共有すべき事項を判断しつつ、常日頃から共有しておくことで、キャッチアップをスムーズに行ってもらえます。

そのうえ、担当者にやむを得ない事情が生じた場合に、他のメンバーが代わりにタスクを実行しやすくなる点もメリットです。

タスク管理ツールを活用する

煩雑なタスク管理を効率的に行う方法として、タスク管理ツールの活用があげられます。タスク管理ツールを導入することで、自身が担当するタスクを一覧表示できるので、タスクの抜け漏れを防げます。

また、一部のタスク管理ツールには、チーム全体のタスクの進捗を表示する機能が搭載されており、管理者がチームの統制を行う際に役立つでしょう。

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仕事時に役立つおすすめのタスク管理ツール4選

特にこれからタスク管理を始める人の中には、「タスク管理ツールを活用したいものの、どれを選べばよいのか分からない」という人が多くいます。

そこで本章では、仕事時に役立つおすすめのタスク管理ツールとして、4つのサービスをピックアップし、順番に解説します。それぞれ機能・料金を中心にまとめていますので、比較しながらご自身に合ったツールをお探しください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineはプロジェクト管理ツールですが、タスク管理に役立つ機能も豊富に搭載されています。

ドラッグ&ドロップで直感的にタスクを管理でき、操作性に優れたタスク管理ツールです。カンバンの機能を活用すれば、ふせんを貼るような感覚で日々のタスクを管理できます。

また、以下のように豊富な機能を搭載しており、カスタマイズ性にも優れます。

  • スケジュール管理
  • 工数リソース管理
  • プロジェクトレポート
  • Lychee EVM

Lychee Redmineの機能と料金プランは以下のとおりです。

 

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム[★一番人気] 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバンだけの限られた機能しか利用できませんが、有料プランではガントチャートをはじめすべての機能が利用可能です。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。トライアル期間終了後も自動課金される心配はないため安心してご利用いただけます。まずは一度、お試しで使ってみてはいかがでしょうか。

Stock

出典:https://www.stock-app.info/

Stockは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、かつシンプルな操作性が特徴的なタスク管理ツールです。

Stockの「ノート」には「メッセージ」や「タスク」を紐づけられるため、タスクに関する情報や細かな連絡の管理もテーマが混在しません。残した情報は即座に任意のメンバーへ共有されるため、管理者としてもチームの進捗をリアルタイムで確認可能です。

Stockの主な機能と料金プランは以下のとおりです(ビジネスプラン)。

プラン 月額料金 主な機能
フリー 無料 ・ノート数20
・テンプレート3つ
・メール自動転送機能
・容量1GB
ビジネス5 1,980円 ・情報管理機能
・セキュリティ機能
・ユーザー管理機能
・カスタマーサポート
・容量30GB
ビジネス10 3,480円 ・情報管理機能
・セキュリティ機能
・ユーザー管理機能
・カスタマーサポート
・容量80GB
ビジネス20 6,480円 ・情報管理機能
・セキュリティ機能
・ユーザー管理機能
・カスタマーサポート
・容量150GB
ビジネス30 11,400円 ・情報管理機能
・セキュリティ機能
・ユーザー管理機能
・カスタマーサポート
・容量250GB

Jooto

出典:https://www.jooto.com/

Jootoも、以下のように多くの機能を備えているタスク管理ツールです。

  • タスク管理機能
  • 進捗管理機能
  • ユーザー管理機能
  • コミュニケーション機能
  • データ共有機能

あらゆる組織やチームに対応できるよう設計されているため、タスク管理だけでなく、案件進捗管理やメンバーの業務を一覧化して管理するなど、管理者向けの使い方も可能です。

タスクに対するコメント機能を活用することで、チームにおけるタスクチェックをJootoだけで完結させられます。Jootoの主な機能と料金プランは以下のとおりです。

プラン 月額料金 主な機能
無料 0円 ・ユーザー数:〜4人
・データ上限:1組織あたり100MB
・1ファイル上限:10MB
・基本機能すべて
スタンダード 417円 ・ユーザー数:1人〜
・データ上限:1ライセンスごとに5GB
・1ファイル上限:300MB
・基本機能すべて
エンタープライズ 980円 ・ユーザー数:1人〜
・データ上限:1ライセンスごとに10GB
・1ファイル上限:1GB
・基本機能すべて
タスクDX 要お問い合わせ ・ユーザー数:無制限
・データ上限:2TB
・1ファイル上限:1GB
・基本機能すべて

Backlog

出典:https://backlog.com/ja/

Backlogは、タスク管理やプロジェクト管理に必要な機能が搭載されたWBSツールです。

プロジェクトに紐づいたタスクを管理することに向いています。特にチームでの利用に向いているタスク管理ツールです。

タスクはガントチャートで一覧化されるため、無駄な操作なく分かりやすくタスクを可視化できます。タスクに関する時間管理が苦手な方にもおすすめです。

Backlogの主な機能と料金プランは以下のとおりです。

プラン 月額料金 主な機能
フリー 0円 ・ユーザー数:10人まで
・プロジェクト数:1
・ストレージ:100MB
・カンバンボード
スターター 2,970円 ・ユーザー数:30人まで
・プロジェクト数:5
・ストレージ:1GB
スタンダード 17,600円 ・ユーザー数:無制限
・プロジェクト数:100
・ストレージ:300GB
・ガントチャート
・バーンダウンチャート
・課題のテンプレート
プレミアム 29,700円 ・ユーザー数:無制限
・プロジェクト数:無制限
・ストレージ:100GB
・属性のカスタマイズ
プラチナ 82,500円 ・ユーザー数:無制限
・プロジェクト数:無制限
・ストレージ:300GB

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タスク管理を上手にこなして仕事を効率的に進めよう

仕事・プロジェクトにおいて、タスク管理は、仕事内容を可視化したり、効率的に仕事を進めるメリットがあります。

仕事時にタスク管理を上手に行うには、以下の5つのコツを実践しましょう。

  • タスクの内容をできるだけ細分化・具体化する
  • マトリクスでタスクの優先順位を付ける
  • タスク進行に必要な情報もまとめておく
  • チームメンバー・関係者とタスクを共有する
  • タスク管理ツールを活用する

仕事・プロジェクトにおいて、タスク管理をより上手に行うためにはツールを導入しましょう。数あるタスク管理ツールの中でも、Lychee Redmineの導入をおすすめします。

タスク管理だけでなく、プロジェクト管理にも役立ちます。有料プランも30日間は無料でお試しできますので、申し込みを検討してみてはいかがでしょうか。

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