「業務分担表って必要?」

「業務分担表にはどのようなメリットがあるの?」

業務分担表の作成における手間を考えると、なくてもいいと考えている方もいるのではないでしょうか。

結論からいうと「業務分担表はビジネスには必要不可欠」です。

ではなぜ、業務分担表は必要なのでしょうか。

この記事では、業務分担表の必要性やメリットなどについて詳しく解説します。
業務分担表作成に便利なツールも紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

業務分担表の必要性

業務分担表の大きな役割は、プロジェクト全体における業務内容や担当者ごとの業務範囲をプロジェクトメンバー全員に明確にし「見える化」することです。

しかし、本当にプロジェクトの「見える化」は必要なのでしょうか。
業務分担表がないことで、どのようなリスクが発生するか考えてみましょう。

業務分担表がない場合、すべてのメンバーがプロジェクト全体の業務内容を把握することは非常に困難です。

別の担当者が「どのような業務をおこなっているか」「どのような状況か」もほとんどわかりません。
家庭の事情や体調不良など一時的に業務が進められないメンバーがでると、フォローが非常に困難です。

また業務分担表がなければ、タスク間のつながりがわからなかったり、自身の業務範囲が曖昧となったりするため、メンバー同士やタスク間での連携が取れません。

結果、非効率なプロジェクト進行につながってしまいます。

このように業務分担表がなければ、さまざまな問題や非効率が発生するリスクが高まります。

特に大規模のプロジェクトにおいては、タスクが膨大な上にタスク間のつながりも複雑です。
より一層問題発生のリスクは大きく高まるでしょう。

業務分担表の4つのメリット

ここでは、業務分担表を作成するメリットを4つ解説します。

各担当者の業務範囲が明確になる

業務分担表を作成により、各担当者の業務範囲を明確に示すことが可能です。

各担当者が「ここまでやっていいのかわからない」といった悩みをもつことがなくなり、業務に集中できるようになります。

また明確な業務範囲の設定により「別担当者が同じ業務をおこなっていた」といった事態も防ぐことが可能です。

業務の抜け漏れを防げる

業務分担表を作成する過程において、業務の洗い出しが必要です。

結果、事前にプロジェクトに必要な業務を精査することとなり、業務の抜け漏れを防ぐことにつながります。

業務分担表は、すべてのメンバーに共有するものです。
作成者だけでは気づけなかった業務を他のメンバーが気づく可能性もあります。

このように、業務分担表は複数チェックによる業務の抜け漏れ防止の役割も備えています。

スケジュールが立てやすくなる

業務分担表の作成における業務の洗い出しは、スケジュール作成にも役立ちます。

業務を洗い出し適切に分担することにより、各作業に必要な時間や各担当者のそれぞれの作業に取り掛かれるタイミングなどが浮き彫りになります。

結果として業務分担表作成前よりも、より適切で現実に即したスケジュール作成が可能になるでしょう。

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サポート体制の強化につながる

業務分担表の作成により、他メンバーの業務内容や各業務間のつながりを全員が知ることになります。

複数の目でプロジェクト全体を確認でき、分担表がないときよりも「問題の発生の察知」「問題が発生しそうな箇所の事前察知」がしやすくなるでしょう。

また、他メンバーが事前に業務内容を理解しているぶん、よりスムーズなフォローが可能です。

お互いの状況を知っていることにより、メンバー同士でのコミュニケーションが向上します。
結果として、メンバー間の自発的な連携やフォローにも期待できるでしょう。

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業務分担表の作成方法を3ステップで紹介

ここでは、業務分担表の作成方法を以下の3ステップで解説します。

  1. 業務全体を洗い出す
  2. 各業務の日程や範囲を明確にする
  3. 人員を配置する

それぞれ詳しくみてみましょう。

ステップ1.業務全体を洗い出す

まずは、目標達成に必要な業務をすべて洗い出します。

しっかりと洗い出しができているかどうかで、業務分担表の精度やプロジェクト全体の進行具合が大きく左右されます。

「直接業務に関わる部分ではない」と簡単に終わらせてしまうのではなく、多少時間をかけてでもしっかりと洗い出しをおこないましょう。

もし、時間に余裕があれば各メンバーのスキルや適性などもおさらいしておくと、より効果的な業務分担表が作成できます。

ステップ2.各業務の日程や範囲を明確にする

業務の洗い出しが完了したら、各業務の日程や作業範囲を明確化しましょう。

曖昧になってしまうと、各担当者の作業効率の低下や別担当者による業務の重複につながります。
しっかりと線引きの設定をおこなうことが重要です。

ステップ3.人員を配置する

最後は、各業務への人員配置です。

ここでの注意点は「特定の人物にだけ業務が集中する」「業務の流れに無理がある」などといった業務分担のムリ・ムダ・ムラを発生させないことです。

メンバーのスキルや各業務の負担度、スケジュールなどのリソースを考慮してバランスよりの分担をおこないましょう。

業務分担表を運用する際の4つの注意点

業務分担表を適切に作成・運用するためには注意すべき点があります。

業務分担表を運用する際の4つの注意点をみていきましょう。

①業務配分のバランスに気をつける

業務を分担する際は、全メンバーの配分バランスに気をつけましょう。

仕事ができるからといって、特定のメンバーに集中して業務を配分してしまうと「私ばかり」「あの人ばかり」とメンバーが不満や不信を抱く温床になりかねません。

また現在では正社員や契約社員、委託などさまざまな雇用形態があります。
ひとつのプロジェクトに、複数の雇用形態のメンバーが存在することも知っておきましょう。

各雇用形態によって、使える時間や人件費もそれぞれ違います。
それらも考慮した上で、業務配分をおこないましょう。

一方、どうしてもバランスに偏りが発生してしまう場合もあります。

そのようなときも「メンバーにしっかりと事情を説明する」「聞かれたときにきちんと筋道を立ててできるよう備えておく」などしっかり対応できるようにしておきましょう。

②余裕をもった計画を立てる

余裕のないスケジュールや計画を立ててしまうと、メンバーが事情により一時的に作業ができなくなったり、追加で業務が発生したりしたときに対応できません。

また、プロジェクトが長期になるにつれ上記のような事態はほぼ間違いなく発生します。

業務分担表を作成する際は、できる限り余裕をもった計画を立てましょう。

問題が発生しなくても業務の切り替えときなどに「思い出すための時間」などの時間的ロスはどうしても発生してしまうからです。

多くの業務を並行して進める必要があるプロジェクトなどでは、決して無視できないロスになります。
このような時間も考慮して、余裕のある計画を立てましょう。

③業務を細分化する

業務を洗い出しする際は、ひとつあたりの業務を半日~1日程度でできる作業の設定がおすすめです。

ひとつあたりの業務が1週間程度などと大きくなってしまうと、時間設定にズレが発生します。
また進捗も追いにくくなり、問題発生時の気づきにも遅れが生じ迅速な対応が難しくなります。

業務一つひとつを細分化し、ズレや遅れがないようにしましょう。

④継続して運用する

業務分担表は提示すれば終わりではありません。

プロジェクトの進捗状況は常に変わります。
また、問題発生によりスケジュールや担当者の変更なども発生するでしょう。

すべてのメンバーが常に最新の状況を確認できるよう、それらの変化した状況を常に更新し続けてこそ業務分担表が効果を発揮します。

業務分担表を効果的に運用し続けていくためには、常にプロジェクトの現状を把握し必要に応じて情報を更新し続けていくことが重要です。

業務分担表の適切な運用にはプロジェクト管理ツールの利用がおすすめ

業務分担表は、状況に応じて更新をおこない常に最新の情報を保ち続けることで初めて効果を発揮します。

業務分担表は仕様上、適切に運用するための変更管理など少なくない負担が発生します。

特に中規模以上のプロジェクトにおいては、業務数や関わる人数が膨大になるため、業務分担表の運用は大きな負担となるでしょう。

それらの負担を削減し、ストレスなく業務分担表を運用するにはプロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。

プロジェクト管理ツールには、業務分担やスケジュール管理機能をはじめ、タスク管理機能やリソース管理機能など、プロジェクト管理に便利な機能が多く備わっています。

機能間での連携機能を有しているツールもあり、ひとつの変更がその他の機能に反映してくれるツールもあります。

このようにプロジェクト管理ツールはプロジェクトの管理・進行をサポートしてくれる存在です。
プロジェクト規模が大きくなるにつれ、効果は大きくなります。

無料で使えるツールもありますので、業務分担やプロジェクト管理に課題を感じている方は利用を検討してみてください。

プロジェクト管理ツールLychee Redmineの紹介

Lychee Redmineは、7,000社以上の利用実績をもつプロジェクト管理ツールです。

業務分担をはじめ、プロジェクト全体のスケジュールや進捗を確認できるガントチャート機能や、タスク管理機能であるカンバンなど、プロジェクトの管理に欠かせない機能が備わっています。

くわえて、プランによりますがプロジェクト管理をサポートする機能も多くあるため、プロジェクト管理に関わる手間を削減した上で、よりきめの細かい管理も可能です。

ツールの操作も直感的に可能なため、メンバー内にツール操作に不安のある方がいても問題なく、スムーズな導入ができます。

料金に関しては月額制です。
また、使える機能によっていくつかのプランが用意されています。

フリープランは基本機能(ワークフロー・通知設定・ファイル共有・Wiki)とカンバン機能の限定された機能しか利用できませんが、有料プランはガントチャートをはじめすべての機能が利用できます。

有料プランは30日間の無料トライアル期間を提供しています。無料期間終了後も自動課金されることもないためリスクなく始められ、その価値を実感できるはずです。

プラン 月額料金 利用機能
フリー 無料
  1. 基本機能
  2. カンバン
スタンダード 900円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
プレミアム 1,400円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8.  CCPM
ビジネス[無料トライアルはこちらをお試しできます] 2,100円
  1. 基本機能
  2. ガントチャート
  3. カンバン
  4. ダッシュボード
  5. 工数リソース管理
  6. EVM
  7. コスト管理
  8. CCPM
  9. プロジェクトレポート
  10. カスタムフィールド
  11. チケット関連図
  12. グループの階層化機能

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プロジェクトのスムーズな進行に必要不可欠な業務分担表

業務分担表の必要性やメリット、注意点について解説しました。

業務分担表は、業務内容や担当者ごとの業務範囲を「見える化」する表で、作成によってさまざまなメリットが発生します。

逆に、業務分担表がなければプロジェクト進行が遅れるさまざまなリスクが発生するため、プロジェクトには必要不可欠な表ともいえます。

業務分担表を適切に運用するのは簡単でありません。
特に、多くの人やタスクが関わる中規模以上のプロジェクトでは運用そのものが大きな負担となります。

中規模以上のプロジェクトで業務分担表を使用する場合は、プロジェクト管理ツールを利用してみましょう。

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