「WBSの詳細を理解してプロジェクト管理をしたい」

「WBSでどのようにプロジェクト管理できるのか知りたい」

当記事は、WBSの悩みを持つ方に向けて書いています。

プロジェクト管理の手法の一つである「WBS」はご存じでしょうか。

WBSを作成するとプロジェクト管理を効率よくできるようになります。
しかし、どのようなものかわからず困っている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、WBSの詳細からメリット、作成方法について詳しく紹介します。

記事後半ではWBSを作成する注意点まで紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

WBSとはプロジェクトの工程管理をする手法

WBSとはプロジェクトの工程管理をする手法WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトに必要なタスクを細分化して表にする手法です。

WBSはプロジェクトのタスクを洗い出し、構築システムや最終目標までの工程を明確にする目的があります。

洗い出しをおこなうときは大きなタスクを小さく分解し、各作業メンバーや開始日、終了日などを設定していきます。

主にシステム開発の現場で利用されることが多く、タスクを細かく洗い出すことによって作業漏れを防げる点が特徴です。

プロジェクトを正しく管理してタスクを漏れなく終わらせていくためにも、WBSは欠かせない管理手法です。

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WBSに適したプロジェクトについて

WBSは、タスクやスケジュールを洗い出して計画通りに進めるプロジェクトに向いています。

プロジェクト開始前から上流工程や下流工程に関わる作業を洗い出すことで、スムーズに進行できるようになります。

しかし、綿密な計画を立てていてもプロジェクトに変更やトラブルはつきものです。

プロジェクトの進行途中で発生するかもしれない問題を想定し、定期的なWBSの見直しを意識する必要があります。

WBSとガントチャートの違い

WBSと類似した管理手法として、ガントチャートがあります。

ガントチャートとは、作業の進捗状況を視覚的に管理する表です。

ガントチャートは横棒によって、タスクの進捗状況を可視化できます。
遅延やトラブルを発見しやすい点が特徴です。

WBSは、細分化されたタスクをガントチャートによってグラフ化していくことで形成されます。

そのためガントチャートとWBSは深い関係性にあり、どちらも必要不可欠な存在です。

WBSによってプロジェクト管理する4つのメリット

WBSによってプロジェクト管理する4つのメリットWBSによってプロジェクト管理すると、以下の4つのメリットがあります。

  1. プロジェクト全体を可視化
  2. タスクの作業漏れを防ぐ
  3. 作業メンバー全体の情報共有が可能
  4. スケジュールの組み立てがしやすい
  5. タスク間の関係性がわかる

それでは順番に説明していきます。

1.プロジェクト全体を可視化

WBSを作成するとプロジェクト全体を可視化できます。

どのようなタスクなのかや工数、作業メンバーが必要になるのかを正確に把握できるため、優先順位を明確にしながら正しい順番で進められます。

WBSによってプロジェクト全体を可視化できるので、スムーズにタスクを進行したいときにはよいメリットです。

2.タスクの作業漏れを防ぐ

プロジェクトに必要なタスクを洗い出すことによって、作業漏れを未然に防げます。

タスク間の関係性が見えてくるので、何を優先して終わらせなければいけないかを把握可能です。

ほかにも急なスケジュール変更や担当者の追加なども全体で把握できます。
プロジェクト進行途中でも、柔軟に対処できるでしょう。

プロジェクトの進行途中で、作業漏れが発生すると手戻りが発生します。
問題が起きないよう防止できる点は、メリットの1つです。

3.作業メンバー全体の情報共有が可能

WBSによってプロジェクトのタスクを可視化できれば、作業メンバー全体の情報共有が可能です。

例えば、タスクの作業漏れや作業範囲のズレなどがあった場合、表から全体で問題点を見つけて早急に対処できます。

チームとしてプロジェクトを進めているという共通認識を持てば、一体感が生まれてチームワークや生産性も向上します。

プロジェクトの管理者1人だけでは確認漏れが発生すると、全体で情報共有しながら進められる点は大きなメリットです。

4.スケジュールの組み立てがしやすい

WBSによって各タスクの洗い出しや細分化ができれば、スケジュールの組み立てもしやすくなります。

各タスクをいつまでに完成させるのかをガントチャートで詳しく設定できるので、スケジュール通りに進めたいときには便利です。

また全体のタスクに必要な時間も算出できるため、クライアントに適切な納期を説明できます。

プロジェクトにおいてスケジュールの組み立てや予測は大切です。
納期に合わせて進行できる点はよいメリットになるでしょう。

5.タスク間の関係性がわかる

WBSを作成すれば終わっていないタスクもわかるので、それぞれの関係性も把握可能です。

タスクの関係性がわかれば各作業メンバーはタスクの優先順位を把握して適切な行動を取れます。

自分が担当しているタスクが全体に対してどのような影響があるのかを理解できるので、危機管理を持ちながら作業できるでしょう。

WBSには、各タスクが及ぼす影響も把握できるといったメリットもあります。

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プロジェクト管理に必要なWBSの作成方法

プロジェクト管理に必要なWBSの作成方法プロジェクト管理に必要なWBSを作成するときは、以下のような手順でおこないます。

  1. プロジェクトのゴール設定
  2. タスクの洗い出しと細分化
  3. タスクの順序を整理
  4. タスクの関係性を構造化
  5. 最終的なダブルチェック

はじめにプロジェクトのゴール(納品やサービスインなど)を設定します。

ゴールを設定できればプロジェクトを達成するために必要なタスクを洗い出し、大きなタスクを小さく細分化します。

そして終わらせないといけないタスク間の関係性から優先順序を決定しましょう。
作業メンバーのスケジュールに余裕を持たせての整理がおすすめです。

タスクの順序を整理できたら、上下関係を階層化して構造化します。

タスクの関係性を構造化すると抜け漏れ防ぎながら作業可能です。

最後にWBSを作成したプロジェクトマネージャーのほかに作業メンバーへチェックしてもらって漏れがないか検証します。

プロジェクトマネージャーだけでは細かなタスクまで把握できていないことがあります。

そのため必ず各部門のリーダーや管理者からもチェックしてもらうようにしましょう。

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WBS作成時の注意点

WBS作成時の注意点WBSを作成するときは、以下の注意点に気をつけるようにしましょう。

  • 作業範囲を明確にする
  • 工数の見積もりを出しておく
  • フォーマットを用意

それでは解説していきます。

作業範囲を明確にする

WBSを作成するときは、作業範囲を明確化が大切です。

不明確なタスクを作ってしまうと、担当者が何をすべきかわからず困惑する恐れがあります。

作業範囲や認識にもズレが生まれやすいので、タスクは具体的かる明確に書き出すようにしましょう。

しかしWBSを作成している時点では、不明確なタスクが出てしまいがちです。

確定できないタスクは一旦保留しておき、プロジェクトの進行に合わせて分解化をおすすめします。

不明確な状態で工数を出してしまうと、予定にズレが発生してしまうので注意しましょう。

工数の見積もりを出しておく

各タスクにどれくらいの工数が必要なのか、見積もりを出しておくことも大切です。

タスクは余裕を持ったスケジューリングもできますが、余裕を持たせ過ぎると次の担当者が開始できない恐れもあります。

タスクを細分化すれば作業内容を把握できるので、正確な工数を見積もることが可能です。

またプロジェクト進行中に計画変更があり、タスクが増減する可能性もあります。

そのためプロジェクトの進行に支障がないかチェックも重要です。

工数の見積もりがうまくできないときは、タスクの分割が適切かどうかを一度チェックしてみましょう。

フォーマットを用意

WBSの作成時にはプロジェクトに合わせて新しく作成するのではなく、フォーマットを用意しておくことをおすすめします。

プロジェクトに合わせて新規で作成するのは工数の無駄になり、作業内容にも抜け漏れが発生します。

似たプロジェクトに合わせてフォーマットを用意しておけば、タスクの抜け漏れも防止可能です。

フォーマットを使用して改善を加えていけば、WBSの品質向上にもつながるので忘れず用意しておきましょう。

WBSを作成するときはLychee Redmineがおすすめ

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ツールを使わずWBSを作成は初心者に難しい作業です。

ほかの作業をしながら作成に時間を作ることも大変なので、プロジェクトマネージャーの方は頭を悩ませるのではないでしょうか。

そんなときは手軽にWBSを作成できるLychee Redmineがおすすめです。

Lychee Redmineは、ソフトウェア開発や製造業、自動車関連業など業種・業界、チームの規模を問わずさまざまな企業で利用されているプロジェクト管理ツールです。

WBSによって細分化したタスクをガントチャート機能によって簡単に管理できるので、ツールの知識がない方でも迷わずに利用できます。

ドラッグ&ドロップの直感的な操作でタスクの追加やスケジュールの変更も簡単です。

今なら全プラン30日間無料のトライアルを実施しているので、まずは使い勝手を試しながら導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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WBSを作成してプロジェクト管理をはじめましょう

WBSを作成するときはLychee Redmineがおすすめ今回は、WBSの詳細やプロジェクト管理するメリット、作成方法、注意点について詳しく紹介しました。

WBSによってプロジェクトに必要なタスクを洗い出せるので、作業漏れをなくしてスムーズに進行できます。

ぜひ当記事で紹介した作成方法をもとにWBSの作成を実施してみてください。

もし自分の手でWBSを作成が難しいときはぜひLychee Redmineの導入をおすすめします。

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